System für die Verwendung eines alternativen E-Mail-Servers einrichten

Sie können RICOH ProcessDirector so einrichten, dass ein alternativer E-Mail-Server anstatt des Standard-Servers zum Versenden von Jobs oder Dokumenten verwendet wird.
RICOH ProcessDirectorversendet E-Mails mithilfe von mehreren Mechanismen:
  • Benachrichtigungen

    E-Mails, die von Benachrichtigungen erstellt werden, müssen den Standard-E-Mail-Server verwenden.

  • Jobs

    Jobs oder Seiten aus Jobs werden mit dem Schritt SendEmail in einem Workflow gesendet.

  • Dokumente

    Sie müssen die Funktion "PDF-Dokumentunterstützung" installieren, um den Schritt EmailDocuments verwenden zu können. E-Mails mit angehängten Dokumenten werden durch einen Schritt EmailDocuments in einem Workflow erstellt.

E-Mails, die durch Workflows gesendet werden, können vertraulichere Daten enthalten oder umfangreicher sein (viele separate Dokumenten-E-Mails von einem großen Job). Durch das Angeben eines alternativen E-Mail-Servers können Sie diese Arten von E-Mails anders weiterleiten als die Benachrichtigungs-E-Mails.

So richten Sie das System für die Verwendung eines alternativen E-Mail-Servers ein:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltung.
  2. Wählen Sie Einstellungen ⇒ System aus, und blättern Sie zum Bereich E-Mail/SMTP.
  3. Geben Sie in das Feld Alternativer SMTP-Server die Adresse Ihres SMTP-Servers ein.
  4. Geben Sie in das Feld Alternativer SMTP-Port die Portnummer für den alternativen SMTP-Server ein. Überprüfen Sie dies mit Ihren Netzwerk-Administrator, um zu gewährleisten, dass dieser Port offen ist.
  5. Geben Sie in das Feld Alternativer SMTP-Benutzername den Benutzernamen ein, den RICOH ProcessDirector verwendet, wenn eine Anmeldung am alternativen SMTP-Server erforderlich ist.
      Hinweis:
    • Sie haben unter Umständen mehrere Benutzernamen für Ihr SMTP-Konto, z. B. einen für den Administrator und einen nur für ausgehende E-Mails. Achten Sie darauf, den richtigen Benutzernamen für die Verwendung für ausgehende E-Mails zu wählen.
  6. Geben Sie in das Feld Alternatives SMTP-Kennwort das Passwort für den SMTP-Benutzernamen ein, den Sie darüber eingegeben haben.
  7. Optional: Je nach Art der Sicherheit, die der SMTP-Server verwendet, füllen Sie das entsprechende Feld für den Port aus, Alternativer E-Mail-SSL-Port oder Alternativer E-Mail-TLS-Port. Dieser Port wird dazu verwendet, eine sichere und verschlüsselte Verbindung zwischen dem alternativen SMTP-Server und RICOH ProcessDirector herzustellen. Überprüfen Sie dies mit Ihren Netzwerk-Administrator, um zu gewährleisten, dass dieser Port offen ist.
      Hinweis:
    • Abhängig davon, wie Ihr SMTP-Server eingerichtet ist, wird entweder ein SSL-Port, ein TLS-Port oder keiner der Ports verwendet. Ein SSL-Port und ein TLS-Port können nicht gleichzeitig verwendet werden. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihres alternativen SMTP-Servers, um sicherzustellen, welcher Port verwendet wird.
  8. Klicken Sie auf SPEICHERN.
Übergeordnetes Thema: E-Mails und Fortschrittsaktualisierungen