Terminhelfer

Mit dieser Funktion können Sie Jobs hinsichtlich eines Termins, eines Zeitplans, sowohl eines Termins als auch eines Zeitplans oder eines Prüfpunkts verfolgen. Sie können Jobs auf der Grundlage des Abschlusses einer Phase im Workflow oder eines Schrittes in einer Phase verfolgen. Sie können auch benachrichtigt werden, wenn Arbeit im RICOH ProcessDirector-System nicht wie erwartet ankommt.

Das Feature Terminhelfer fügt der Hauptseite ein Portlet Deadlines hinzu. Das Portlet zeigt Punkte entsprechend der Anzahl von Jobs an, bei denen ein Termin oder Prüfpunkt verpasst wurde oder voraussichtlich verpasst werden wird.

Wenn Sie den Mauszeiger über einen Punkt bewegen, wird eine Legende mit der Bedeutung der vom Punkt dargestellten Status anzuzeigen. Klicken Sie auf Alle Jobs in diesem Status, um eine Tabelle mit allen Jobs anzuzeigen, die sich in diesem Status befinden.

Wenn keine Jobs vorliegen, bei denen Terminschwierigkeiten eingetreten sind, zeigt das Portlet Deadlines ein grünes Häkchen an.

Das Feature fügt die Spalte Planungsrisiko rechts neben die Spalte mit den Kontrollkästchen in der Job-Tabelle ein. Die Spaltenüberschrift ist leer. Sie können den Namen der Spalte anzeigen, indem Sie die Maus über den Bereich der Überschrift bewegen. Wenn ein Job in Verzug ist oder das Terminergebnis voraussichtlich nicht erfüllen kann, wird in der Spalte Planungsrisiko ein farbiger Punkt angezeigt. Wenn Sie Jobs nach dem Planungsrisiko sortieren und dabei den riskantesten Job ganz oben in der Spalte anzeigen möchten, können Sie auf die Spaltenüberschrift klicken.

Systemobjekte

Diese Funktion fügt diese Systemobjekte hinzu:

Servicerichtlinien

Servicerichtlinien definieren Jobprüfpunkte am Ende der einzelnen Verarbeitungsphasen. Beispielsweise definiert eine Servicerichtlinie Jobprüfpunkte für Jobs, die innerhalb von 4 Stunden nach der Ankunft im System gedruckt sein müssen. Der Administrator erstellt eine einzige Servicerichtlinie für jede Leistungszusage und ordnet die einzelnen Servicerichtlinien den entsprechenden Workflows zu.

Servicefreie Zeiträume

Servicefreie Zeiträume definieren die Zeiträume, an denen keine Services bereitgestellt werden (beispielsweise an Feiertagen und Wochenenden). Der Administrator erstellt servicefreie Zeiträume und gibt in den einzelnen Servicerichtlinien an, ob die servicefreien Zeiträume für diese Richtlinie gelten.

Erwartete Arbeit

Objekte für erwartete Aufträge definieren Druckjobs, deren Eintreffen in festgelegten Intervallen erwartet wird.

Schrittvorlage

Dieses Feature ergänzt die Liste der verfügbaren Schrittvorlagen durch die Schrittvorlage SetDeadline. Wenn Sie die Schrittvorlage einem Workflow hinzufügen, geben Sie einen Terminschritt an und legen ein Termindatum und eine Terminzeit fest. Jeder Job des Workflows muss den Schritt bis zum angegebenen Datum und zur angegebenen Uhrzeit abschließen, um seinen Termin zu erfüllen. Wenn ein Job einen Termin überschreitet, wird im Portlet Deadlines und in der Spalte Planungsrisiko in der Tabelle "Jobs" ein roter Punkt für den Job angezeigt.

Hinsichtlich eines Termins

Sie können Jobtermine festlegen, um zu überprüfen, ob ein Job seinen Termin erfüllt oder nicht.

Wenn Sie einen Termin für den Abschluss eines Schritts in einem Workflow festlegen, werden auf der Terminregisterkarte des Notizbuchs der Jobmerkmale Werte für die Merkmale Termin, Terminschritt und Terminergebnis angezeigt. Sie können diese Merkmale in der Jobtabelle als Spalten hinzufügen, um dem Bediener die Termininformationen anzuzeigen.

Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die darauf achtet, dass sich das Merkmal Terminergebnis für einen Job in Verpasst ändert und eine E-Mail an einen oder mehrere Benutzer sendet, um sie über den versäumten Termin zu informieren.

Hinsichtlich eines Zeitplans

Sie können die geschätzte Dauer für Schritte eines Workflows festlegen, um den Fortschritt von Jobs beim Durchlaufen des Systems nachzuverfolgen und zu sehen, ob Jobs in Verzug sind.

Diese Funktion fügt dem Portlet "Workflow Editor" die Aktion Geschätzte Dauer hinzu. Mithilfe dieser Aktion kann die geschätzte Dauer für alle Schritte eines Workflows in kürzester Zeit festgelegt werden.

Wenn Sie die geschätzte Dauer für die Schritte eines Workflows festlegen, werden auf der Terminregisterkarte des Notizbuchs der Jobmerkmale Werte für die folgenden Merkmale angezeigt:

• Prozent abgeschlossen: zeigt an, wie viel Prozent der geschätzten Dauer der Job bereits verbraucht hat.
• Verfolgungsstatus: zeigt an, ob der Job planmäßig ausgeführt wird oder in Verzug ist.
• Voraussichtliche Endzeit: ein Datum und eine Uhrzeit, das/die durch Addition der geschätzten Dauer aller Schritte des voraussichtlichen Pfads eines Jobs durch den Workflow berechnet wird.

Diese Merkmale können als Spalten in die Jobtabelle eingefügt werden, damit der Bediener darüber informiert wird, ob ein Job planmäßig abgewickelt wird oder in Verzug ist. Wenn ein Job im Verzug ist, wird im Portlet Deadlines und in der Spalte Planungsrisiko in der Tabelle "Jobs" ein gelber Punkt für den Job angezeigt.

Für Jobs in einem bedingten Workflow verwendet RICOH ProcessDirector nur die geschätzte Dauer der Schritte der Workflow-Abzweigung, die der Job wahrscheinlich durchlaufen wird.

Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die darauf achtet, dass sich das Merkmal Verfolgungsstatus für einen Job in In Verzug ändert, und eine E-Mail an einen oder mehrere Benutzer sendet, um sie darüber zu informieren, dass ein Job Gefahr läuft, den Zeitplan nicht einzuhalten.

Hinsichtlich eines Zeitplans und eines Termins

Sie können Jobtermine und die geschätzte Dauer festlegen, sodass Sie den Fortschritt von Jobs beim Durchlaufen des Systems nachverfolgen können. Zudem können Sie sehen, wenn ein Job seinen Termin nicht erfüllt oder die Gefahr besteht, dass er ihn nicht erfüllt.

Wenn Sie sowohl einen Termin für den Abschluss eines Schritts als auch eine geschätzte Dauer für die Schritte eines Workflows festlegen, werden auf der Terminregisterkarte des Notizbuchs der Jobmerkmale Werte für alle Merkmale angezeigt, mit denen ein Termin und ein Zeitplan verfolgt wird. Das Notizbuch zeigt außerdem einen Wert für ein weiteres Merkmal an: Voraussichtliches Ergebnis. Es gibt drei voraussichtliche Ergebnisse: OK, Verpassen möglich und Kann nicht ermittelt werden.

RICOH ProcessDirector berechnet das voraussichtliche Ergebnis für einen Job anhand der geschätzten Dauer, des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit sowie anhand des Termins für den Job. Wenn das voraussichtliche Ergebnis Verpassen möglich lautet, wird im Portlet Deadlines und in der Spalte Planungsrisiko in der Tabelle "Jobs" ein orangefarbener Punkt für den Job angezeigt. Nachdem der Terminschritt ausgeführt und das Terminergebnis festgelegt wurde, ändert RICOH ProcessDirector das voraussichtliche Ergebnis nicht mehr.

Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die darauf achtet, dass sich das Merkmal Voraussichtliches Ergebnis für einen Job in Verpassen möglich ändert und eine E-Mail an einen oder mehrere Benutzer sendet, um sie darüber zu informieren, dass ein Job Gefahr läuft, den Termin nicht einzuhalten.

Verfolgen von Prüfpunkten

Sie können Jobprüfpunkte festlegen, um den Fortschritt von Jobs durch die Phasen in einem Workflow zu verfolgen. Anstatt die geschätzte Dauer für jeden Schritt festzulegen, legen Sie eine Zeit zum Abschließen jeder Phase fest. Wenn die Phase nicht in der zugewiesenen Zeit abgeschlossen wird, ist der Job verspätet. Im Portlet Deadlines und in der Spalte Planungsrisiko in der Tabelle "Jobs" wird ein gelber Punkt für den Job angezeigt. Doch wenn der Job die nächste Phase schneller als erwartet und vor dem nächsten Prüfpunkt abschließt, wechselt der Prüfpunktstatus des Jobs von Verspätet zu OK. Der gelbe Punkt wird entfernt.

Überwachung für erwartete Jobs

Sie können RICOH ProcessDirector so konfigurieren, dass Sie wissen, wenn die geplante Anzahl an Jobs nicht zur erwarteten Zeit an einem Ausgabegerät ankommen. Wenn ein Teil der erwarteten Arbeit nicht an einer Eingabeeinheit ankommt, wird ein Warnsymbol () rechts neben der Eingabeeinheit angezeigt. Dann kann der Bediener reagieren und die fehlenden Jobs aufspüren.