Otimizar arquivos PDF para Arquivo

Use o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para aprimorar os arquivos PDF de amostra para que você possa armazenar os documentos ou as respectivas informações do histórico em um repositório.

Os arquivos devem ter um grupo de páginas, que identifique os documentos, bem como as propriedades de documentos exigidas para pesquisar documentos no repositório. Use o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar os grupos de páginas. Para obter informações detalhadas sobre as funções de Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat que você utiliza neste procedimento, tais como Definir propriedades do documento, consulte a Ajuda on-line para o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.

Para otimizar arquivos PDF para uso com o recurso Arquivo:

  1. Abra um arquivo PDF no Adobe Acrobat Professional e clique em Ricoh ⇒ Selecionar para tornar Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat a ferramenta ativa.
  2. Desenhe uma caixa ao redor do texto a ser usado para definir grupos de páginas baseados em texto ou então desenhe uma caixa em qualquer lugar para definir grupos de páginas que não são baseados em texto. Clique em Definir grupo de páginas.
    1. No menu suspenso Grupo de páginas, selecione Criar grupos de páginas de comprimento fixo ou Iniciar grupo de páginas quando o texto selecionado for encontrado.
      É possível definir um grupo de páginas com base em um número fixo de páginas ou com base em texto que apareça de forma repetitiva ao longo do arquivo PDF. Por exemplo, se a Página 1 for exibida na primeira página de cada documento, você pode utilizar esse texto para definir os grupos de páginas.
        Obs.:

      • Se você utilizar texto para definir o início do grupo de páginas, esse texto deve aparecer no mesmo local na primeira página de cada documento.

      • Se estiver usando um arquivo PDF de exemplo para definir grupos de páginas, certifique-se de que o conteúdo e o local do texto que você selecionar sejam consistentes entre os arquivos PDF de produção.

    2. Clique em OK.
  3. Clique em Ricoh ⇒ Exibir navegador de grupo de páginas e verifique se os documentos PDF foram definidos corretamente.
  4. Defina a primeira propriedade de documento que você queira usar para pesquisar documentos em um repositório:
    1. Clique logo acima do canto superior esquerdo dos dados que você deseja capturar. Arraste o mouse para desenhar uma caixa em volta dos dados.
      Faça uma caixa grande o bastante para capturar a ocorrência mais longa de dados em seus arquivos PDF. Alguns caracteres de um arquivo PDF têm mais buffer com espaço em branco que outros. Você pode ver os dados capturados na área Texto selecionado da caixa de diálogo.
    2. Selecione Definir propriedade do documento no menu pop-up.
    3. Selecione uma propriedade de documento do RICOH ProcessDirector na lista suspensa.
      Se precisar de propriedades do documento que não estão na lista suspensa, você deve definir essas propriedades de documento personalizadas no arquivo docCustomDefinitions.xml. Em seguida, execute o utilitário docCustom para atualizar os arquivos de configuração e adicionar essas propriedades ao banco de dados. Após carregar as novas propriedades de documento, elas ficam disponíveis no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat sempre que você definir propriedades de documento. Para obter mais informações sobre como editar o arquivo docCustomDefinitions.xml executar o utilitário docCustom e carregar as propriedades de documento do RICOH ProcessDirector, consulte RICOH ProcessDirector: Instalar recursos do processamento de documento.
    4. Use a seção Condições de Posicionamento para especificar as páginas das quais extrair os dados de propriedade do documento.
      Se quiser extrair os dados de propriedades do documento da primeira página de cada documento, selecione Páginas baseadas em uma regra e, em seguida, Todas as páginas frontais.
    5. Clique em OK para criar a propriedade do documento.
    6. Selecione Ricoh ⇒ Exibir valores de propriedade do documento e percorra vários grupos de páginas no seu arquivo PDF para verificar se o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat está extraindo os valores corretos de propriedade do documento de cada grupo de páginas.
  5. Repita as etapas acima para definir cada propriedade de documento que você queira usar para pesquisar documentos em um repositório.
  6. Quando estiver pronto para salvar as definições de seu grupo de páginas e suas propriedades de documento, clique em Ricoh ⇒ Salvar arquivo de controle.
  7. Nomeie o arquivo de controle ou aceite o valor padrão. Clique em Salvar. Você verá uma mensagem de confirmação. Clique em OK.
  8. Envie o arquivo de controle para o servidor de RICOH ProcessDirector em um diretório ao qual o usuário do sistema RICOH ProcessDirector tenha acesso.
    Obs.: Ao criar o fluxo de trabalho de Arquivo, especifique o nome e o local do arquivo de controle em cada etapa baseada no modelo de etapa IdentifyPDFDocuments ou BuildPDFFromDocuments.

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Tópico principal: Configurar o recurso Arquivo