1 RICOH Account Administration
1.1 Descripción general de RICOH Account Administration
Las funciones disponibles varían en función de las suscripciones a la aplicación que haya adquirido su empresa. En todas las aplicaciones de TotalFlow Cloud, se utiliza Account Administration para:
- Añadir, modificar y eliminar usuarios.
- Ver los detalles de sus suscripciones.
- Ver y modificar los detalles de su cuenta.
Para algunas aplicaciones, se añaden otras funciones para que pueda:
- Descargar e instalar RICOH Cloud Connector, para ayudarle a comunicarse con las aplicaciones de Ricoh o con impresoras compatibles que funcionen en su red.
- Gestionar objetos como carpetas activas, impresoras, clientes y automatizaciones.
1.1.1 Novedades
RICOH Account Administration incluye varias soluciones de posibles fallos y actualizaciones de seguridad en cada despliegue. Aquí se enumeran los cambios adicionales para cada despliegue.
- 27 de febrero de 2024
-
- Para las suscripciones a RICOH TotalFlow Producer avanzado y de prueba, RICOH Account Administration ha añadido la posibilidad de configurar y gestionar impresoras.
Para comunicarse con las impresoras que funcionan en su entorno, RICOH Cloud Connector incluye ahora el componente RICOH Printer Connector. El componente RICOH Printer Connector solo está disponible actualmente en la versión para Windows de RICOH Cloud Connector.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- Para las suscripciones a RICOH TotalFlow Producer avanzado y de prueba, RICOH Account Administration ha añadido la posibilidad de configurar y gestionar impresoras.
- 13 de febrero de 2024
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- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 30 de enero de 2024
-
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 14 de noviembre de 2023
- En apoyo de RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration añadió la compatibilidad con la función BETA Conversión de Office.
Esta función está disponible con las suscripciones a RICOH TotalFlow Producer de prueba y avanzado.
- En apoyo de RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration añadió la compatibilidad con la función BETA Conversión de Office.
- 2 de agosto de 2023
- En apoyo de RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration añadió la compatibilidad con estos objetos de sistema:
- Automatizaciones
- Conectores
- Clientes
- Carpetas activas
Estos objetos sólo son visibles después de activar una suscripción a RICOH TotalFlow Producer; no obstante, en el sistema de ayuda se incluyen instrucciones para gestionarlos.
- En apoyo de RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration añadió la compatibilidad con estos objetos de sistema:
- 21 de junio de 2023
- Actualizaciones del sistema de ayuda.
- 1 de marzo de 2023
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2022-41946 y la CVE-2022-42003.
- 10 de noviembre de 2022
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2022-42889.
- 24 de agosto de 2022
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2022-31197.
- 27 de julio de 2022
- Varias actualizaciones de seguridad.
- 24 de junio de 2022
- Se ha añadido soporte para configurar RICOH Cloud Connector para utilizar HTTPS.
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2022-21724.
- 17 de mayo de 2022
- Ya está disponible la instalación de RICOH Cloud Connector a través de la interfaz de usuario.
- 11 de marzo de 2022
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- Se actualizaron las traducciones para incluir el contenido de RICOH Cloud Connector.
- Se actualizó la documentación en inglés de RICOH Cloud Connector y los temas generales.
- 23 de febrero de 2022
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- Se añadió el soporte para los clientes de Canadá.
- 19 de enero de 2022
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2021-44228.
- 27 de octubre de 2021
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- RICOH Cloud Connector ya está disponible.
- 1 de septiembre de 2021
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- Se añadió el soporte para los clientes de Francia.
- 25 de agosto de 2021
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- Se añadió el soporte para los clientes de Alemania.
- 28 de julio de 2021
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- Se añadió el soporte para los clientes de Vietnam.
- 12 de mayo de 2021
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- Se añadió el soporte para los clientes de Bélgica y Luxemburgo.
- 7 de mayo de 2021
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- Se ha actualizado la política de cookies para los clientes de Japón.
- 17 de marzo de 2021
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- Se añadió el soporte para los clientes de Portugal.
- 17 de febrero de 2021
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- Se añadió el soporte para los clientes de España.
- 16 de diciembre de 2020
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- Se añadió el soporte para los clientes de Filipinas.
- 2 de diciembre de 2020
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- Se añadió el soporte para los usuarios de Suiza.
- 9 de septiembre de 2020
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- Se añadió el soporte para los clientes de Japón.
- 2 de septiembre de 2020
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- Se actualizó la Política de privacidad para los clientes de Estados Unidos.
- 5 de agosto de 2020
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- Se añadió el soporte para los clientes de Suecia.
- 20 de mayo de 2020
-
- Se añadió el soporte para los clientes de Malasia y México.
1.1.2 Objetos del sistema
Los objetos del sistema que defina en Account Administration podrían utilizarse en todas las aplicaciones de TotalFlow Cloud.
1.1.2.1 Automatizaciones
Los usuarios con la función de Administrador pueden crear automatizaciones, definiendo los eventos que cada automatización supervisa, las condiciones que deben cumplirse y las acciones que tienen lugar automáticamente.
1.1.2.2 Conectores
RICOH Cloud Connector se utiliza de distintas maneras para diferentes aplicaciones.
- RICOH InfoPrint Manager para Windows y para Linux
Utiliza Cloud Connector para instalar y gestionar licencias de suscripción.
- RICOH TotalFlow Producer
Utiliza Cloud Connector para transferir trabajos a carpetas activas e impresoras.
1.1.2.3 Clientes
Debe crear una cuenta de cliente para cada cliente. A continuación, añada Usuarios asociados a esos clientes para que sus empleados puedan enviar trabajos.
Los usuarios tienen dos formas de enviar trabajos: a través de la función Enviar trabajo o Enviar pedido de RICOH TotalFlow Producer o utilizando una dirección de correo electrónico personalizada que se crea para la cuenta del cliente.
1.1.2.4 Carpetas activas
Cuando un cliente envía trabajos a carpetas activas, los archivos de trabajo entrantes se pueden almacenar en ellas o redirigir para que otras aplicaciones (como un programa de imposición) los recuperen y procesen. Además, una carpeta activa puede representar un directorio conectado a una impresora, de modo que cuando se envía un archivo a esa carpeta, se envía automáticamente a la impresora para su procesamiento.
Las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud que acceden a carpetas activas necesitan una RICOH Cloud Connector para comunicarse con la ubicación de la carpeta activa. Si la aplicación que envía los archivos no puede conectar con la carpeta activa, los archivos no se transfieren.
1.1.2.5 Impresoras
Puede conectarse a impresoras que funcionen localmente en su red local añadiéndolas en RICOH Account Administration, en la pestaña Impresoras. Las impresoras configuradas estarán disponibles en RICOH TotalFlow Producer, en el panel Impresoras.
Esta función sólo está disponible con una suscripción a RICOH TotalFlow Producer avanzado o de prueba y requiere una instalación de RICOH Cloud Connector que incluya el componente RICOH Printer Connector. El componente RICOH Printer Connector está incluido únicamente en la versión para Windows de RICOH Cloud Connector.
Solo los usuarios con el rol Gestor de trabajos pueden acceder al panel Impresoras y enviar trabajos a las impresoras.
1.1.2.6 Usuarios
Cuando Ricoh configura inicialmente su cuenta, se crea un usuario Administrador. El administrador recibe un correo electrónico de bienvenida de TotalFlow Cloud, con un enlace para iniciar sesión y cambiar su contraseña inicial. Este administrador es responsable de crear usuarios para el resto de su organización.
A los Usuarios se les asignan funciones para cada aplicación para la que haya adquirido una suscripción. Las funciones se basan en las responsabilidades laborales del usuario y varían de una aplicación a otra. Por ejemplo, la Account Administration tiene dos funciones que puede asignar a los usuarios:
- Administrador
- Usuarios con permiso para ver detalles sobre su cuenta, crear y gestionar otros usuarios, y administrar otros objetos, según sea necesario.
- Ninguno
- Usuarios cuyas responsabilidades laborales incluyen trabajar en sus aplicaciones suscritas, pero no administrar usuarios u otros objetos.
Un usuario puede ser un Administrador en la Account Administration, pero un Emisor y visor de trabajos en una aplicación como RICOH TotalFlow Producer.
A los Usuarios también se les asigna una función dentro de la plataforma de TotalFlow Cloud. La mayoría de los usuarios tienen asignada la función de plataforma Estándar. Sin embargo, diferentes aplicaciones añaden funciones de plataforma especiales.
- RICOH Supervisor añade la función de plataforma de Visualización grande.
Se crea un usuario con la función de plataforma Visualización grande cuando, por ejemplo, se desea mostrar los cuadros de mando de RICOH Supervisor en una pantalla del área de producción para mostrar el estado actual. Alguien de su empresa inicia sesión como usuario de Visualización grande y maximiza la ventana del navegador en la pantalla grande. El usuario de Visualización grande sólo tiene acceso de visualización y puede permanecer conectado el tiempo máximo permitido.
- RICOH TotalFlow Producer añade la función de plataforma de Cliente.
Los usuarios con la función de plataforma de Cliente representan a los empleados de sus clientes que envían trabajos a TotalFlow Producer.
1.1.3 Interfaz de usuario
1.1.3.1 Mensaje de cabecera
Los iconos del mensaje de cabecera le permiten realizar diversas tareas:
- Cambiar a otra aplicación de RICOH TotalFlow Cloud a la que tenga acceso.
Pulse
, el icono App Switcher, y elija qué aplicación desea abrir. La aplicación se abre en la misma pestaña. - Enviar ideas para mejorar nuestras aplicaciones.
Haga clic en
, el icono Enviar ideas y, a continuación, en Añadir una nueva idea para describir lo que deberíamos añadir. También puede revisar las ideas enviadas
por otros clientes. Si le gusta la idea, vote a favor. Las ideas que cuentan con el
apoyo de más de un cliente suelen captar nuestra atención y tienen más posibilidades
de llevarse a la práctica - Ver las notificaciones enviadas por los administradores del sistema o por las propias
aplicaciones.
Haga clic en
, el icono Notificaciones.
- Ver detalles sobre su ID de usuario o la cuenta de su empresa.
Haga clic en
, el icono Cuenta. Su identificación de usuario y nombre de cuenta se encuentran en la parte superior
del menú. Seleccione cualquier opción para ver los ajustes o la información asociados. - Obtener ayuda para utilizar la aplicación.
Haga clic en
, el icono Ayuda, y seleccione Ayuda. - Consultar las Condiciones de uso de las aplicaciones de TotalFlow Cloud.
Haga clic en
, el icono Ayuda, y seleccione Condiciones de uso.
1.1.3.2 Página principal
El número de pestañas disponibles varía en función de las aplicaciones a las que se haya suscrito. Todas las aplicaciones incluyen estas pestañas:
- Suscripciones
- Usuarios
- Detalles
Otras aplicaciones añaden otras pestañas según sea necesario.
La mayoría de las pestañas muestran una lista de objetos en una tabla. En todas las tablas se puede:
- Ordenar las entradas.
Haga clic en el encabezado de la tabla una vez para ordenar en orden ascendente y otra vez para ordenar en orden descendente.
- Cambiar y reorganizar las columnas que se muestran.
Haga clic en
, el icono de engranaje, y seleccione Gestionar las columnas. - Buscar texto en la tabla.
Haga clic en
, el icono de Búsqueda, y escriba el texto que desea buscar.
1.1.3.2.1 Pestaña Automatizaciones
Estas acciones están disponibles en la pestaña Automatizaciones:
- Crear nuevas automatizaciones
Haga clic en Crear automatización y siga las instrucciones.
- Visualizar el historial de automatizaciones
Seleccione una automatización de la tabla Automatizaciones y haga clic en Última ejecución.
- Gestión de las columnas que aparecen en la tabla
Haga clic en Gestionar las columnas y elija las columnas que desea visualizar.
1.1.3.2.2 Pestaña Conectores
Estas son las acciones que puede realizar en esta pestaña:
- Ver todos los conectores registrados y sus propiedades, tales como: Estado, Versión, Plataforma o cuándo fueron contactados por última vez.
- Descargar la última versión de RICOH Cloud Connector para su sistema operativo.
Haga clic en Descargar y seleccione el sistema operativo.
- Generar un código de un solo uso para registrar un conector de nube.
Pulse Generar código único.
- Editar, suprimir o visualizar las conexiones asociadas a un conector.
Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila de la tabla de un conector y seleccione una opción del menú.
- Nota:
- Para editar un conector, el servidor en el que está definido el conector debe estar en funcionamiento y usted debe tener una conexión de red operativa con él.
- Al suprimir un conector, las carpetas activas e impresoras asociadas se desconectan y las suscripciones asociadas pueden verse afectadas.
Al hacer clic en , el icono de herramientas, se abre un menú desde el que puede actualizar la información
de la tabla y gestionar las columnas de esta.
1.1.3.2.3 Pestaña Clientes
Desde esta pestaña, puede añadir o editar clientes.
Aquí puede encontrar las direcciones de correo electrónico para el envío de trabajos personalizadas a las que los usuarios asociados a sus clientes envían trabajos por correo electrónico.
1.1.3.2.4 Pestaña Detalles
Puede actualizar el nombre de su empresa, la información de contacto y facturación, y el periodo de tiempo de espera para todos los usuarios de su empresa haciendo clic en el icono de engranaje y seleccionando Editar.
1.1.3.2.5 Pestaña Carpetas activas
Desde esta vista, puede añadir, editar o eliminar carpetas activas.
1.1.3.2.6 Pestaña Impresoras
En esta pestaña, puede ver información sobre las impresoras configuradas, incluida su dirección IP o nombre de host, la configuración del lenguaje de la impresora y el estado de esta.
También puede añadir, editar, habilitar, inhabilitar o eliminar impresoras.
1.1.3.2.7 Pestaña Suscripciones
Cada suscripción adquirida por su empresa se muestra como una tarjeta en la pestaña Suscripciones. La tarjeta muestra las fechas de inicio y vencimiento de la suscripción. Al hacer clic en Detalles, se abre un cuadro de diálogo que muestra más información, como por ejemplo:
- El número y tipo de cada una de las licencias incluidas con la aplicación
- Detalles sobre la suscripción, incluidos los complementos adquiridos con ella
1.1.3.2.8 Pestaña Usuarios
En la pestaña Usuarios, puede:
- Crear nuevos usuarios.
Pulse Añadir usuario.
- Editar, copiar y eliminar usuarios existentes.
Haga clic con el botón derecho en una fila y seleccione la opción correcta.
- Vuelva a enviar invitaciones a los usuarios que no hayan respondido a su invitación
inicial.
Haga clic con el botón derecho en una fila y seleccione Reenviar invitación.
1.1.4 RICOH Cloud Connector
Cloud Connector sólo es necesaria con determinados productos y en determinadas configuraciones:
- RICOH InfoPrint Manager Subscription
Si adquiere RICOH InfoPrint Manager Subscription, Cloud Connector se instala con el producto. Se conecta a RICOH TotalFlow Cloud para verificar que su suscripción no haya caducado.
- RICOH TotalFlow Producer
1.1.5 Accesibilidad
Para obtener más información sobre nuestro compromiso con la accesibilidad, consulte la página sobre accesibilidad en el sitio web de Ricoh.
Funciones de accesibilidad
Las funciones de accesibilidad ayudan a los usuarios con discapacidades físicas, como movilidad restringida o visión limitada, a utilizar los productos de tecnología de la información correctamente.
Las funciones de accesibilidad más importantes de este producto le permiten:
- Utilizar lectores de pantalla, ampliadores de pantalla y otras tecnologías de asistencia.
- Utilizar el teclado en lugar del ratón.
- Cambiar atributos como el volumen, el color, el contraste y el tamaño de fuente.
- Distinguir teclas de forma táctil sin activarlas.
- Conectar dispositivos de entrada y salida alternativos como los dispositivos de señalización especial y los habilitados para Braille.
Además, el centro de información y las publicaciones para el producto se encuentran en un formato accesible.
Teclas de atajo de navegador de marcas
Cuando un objeto de marca que ha definido tiene foco en el navegador de marcas, puede utilizar estas teclas de atajo:
Teclas de atajo de navegador de marcas
| Descripción | Tecla |
|---|---|
| Abre el cuadro de diálogo Editar | Entrar |
| Elimina un objeto de marca | Suprimir |
Navegación con el teclado
Este producto utiliza las teclas de navegación estándar de Microsoft Windows.
1.1.6 Marcas registradas
El logotipo de EFI, Electronics For Imaging, Fiery y el logotipo de Fiery son marcas registradas de Electronics for Imaging, Inc. en los Estados Unidos y/o en otros países. EFI es una marca comercial de Electronics for Imaging, Inc. en Estados Unidos y/o en otros países.
Firefox es una marca registrada de Mozilla Foundation.
Google y Chrome son marcas registradas de Google Inc.
Java y todas las marcas registradas y logotipos basados en Java son marcas registradas de Oracle y/o sus afiliados.
Linux es una marca registrada de Linus Torvalds en Estados Unidos y en otros países.
Microsoft, Windows, Windows Server, Windows Vista e Internet Explorer son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/u otros países.
Los nombres propios de los sistemas operativos Windows son los siguientes:
- Windows Server 2019:
- Microsoft®Windows Server® 2019 Standard
- Microsoft®Windows Server® 2019 Essentials
- Windows Server 2022:
- Microsoft®Windows Server® 2022 Standard
- Microsoft®Windows Server® 2022 Essentials
- Windows 10:
- Microsoft® Windows 10 Pro
- Microsoft® Windows 10 Enterprise
- Windows 11:
- Microsoft® Windows 11 Pro
- Microsoft® Windows 11 Enterprise
OpenJDK es una marca comercial de Oracle America, Inc. Java y OpenJDK son marcas comerciales o marcas registradas de Oracle y/o sus afiliados. Copyright Oracle America, Inc.
RICOH TotalFlow™ Producer, RICOH InfoPrint Manager™ y RICOH Supervisor™ son marcas registradas de Ricoh Company, Ltd. en Estados Unidos, otros países o ambos.
El resto de los nombres de productos mencionados solo se utilizan con fines de identificación y podrían ser marcas comerciales de sus respectivas empresas. Renunciamos a todos los derechos sobre dichas marcas.
1.2 Introducción a RICOH TotalFlow™ Cloud
1.2.1 Iniciar sesión por primera vez en RICOH TotalFlow Cloud
Al crear su cuenta, recibirá un correo electrónico de RICOH TotalFlow Cloud. Utilice el botón incluido ese correo electrónico para conectarse por primera vez.
- Abra el correo electrónico que ha recibido de RICOH TotalFlow Cloud.
- Haga clic en Iniciar sesión en la cuenta.Se abre un navegador con una página en la que puede establecer su contraseña.
- Introduzca una contraseña en los campos Nueva contraseña y Confirmar contraseña, y haga clic en crear contraseña.Las contraseñas deben tener más de ocho caracteres y cumplir los criterios indicados en la página.
- Nota:
- La invitación por correo electrónico caduca a los siete días. Si hace clic en el enlace
una vez caducada la invitación, se abrirá una página de error y se le enviará automáticamente
una nueva invitación por correo electrónico.
Importante: Haga clic en el enlace de Reenviar invitación de esa página únicamente si no recibe un nuevo correo electrónico de RICOH TotalFlow Cloud en los siguientes 15 minutos.
- Si tiene otros problemas para crear su cuenta, póngase en contacto con su administrador y pídale que le envíe de nuevo la invitación.
- La invitación por correo electrónico caduca a los siete días. Si hace clic en el enlace
una vez caducada la invitación, se abrirá una página de error y se le enviará automáticamente
una nueva invitación por correo electrónico.
1.2.2 Introducción a RICOH TotalFlow Cloud para administradores
Los administradores realizan la mayoría de sus tareas en la aplicación RICOH Account Administration, pero también pueden acceder a otras aplicaciones y utilizarlas.
Para empezar a utilizar RICOH TotalFlow Cloud como administrador:
- Inicie sesión y cambie su contraseña.Una vez creado su ID de usuario, recibirá un correo electrónico que le invita a conectarse y a empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud. La primera vez que inicie sesión, deberá restablecer su contraseña.
- Nota:
- Ricoh sólo crea un usuario para su cuenta. Ese usuario es un administrador. Si usted es el primer usuario, es responsable de añadir más usuarios y darles acceso a las aplicaciones correctas. Puede crear otros administradores y delegarles responsabilidades.
Como administrador, se le redirige a la aplicación Account Administration.
- Tome medidas por lo que respecta a la configuración de cookies.Las aplicaciones de TotalFlow Cloud utilizan cookies, algunas de las cuales son obligatorias. Visite Gestión de la configuración de las cookies para obtener más información sobre las cookies y las medidas que puede tomar al respecto.
- Familiarícese con la interfaz de la aplicación. Revise estos temas:
- Revise la información de su cuenta y sus suscripciones.
- Gestión de datos de la cuenta
Puede actualizar los datos de contacto según sea necesario.
- Visualización de las suscripciones
Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con su representante de Ricoh.
- Gestión de datos de la cuenta
- Obtenga información sobre los componentes de su sistema para empezar a planificar los objetos que debe crear.
- Utilice los procedimientos incluidos en esta sección y en la sección Configuración para crear los ID de usuario y otros objetos necesarios en su cuenta.
1.2.2.1 Visualización de las suscripciones
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Haga clic en Suscripciones en el panel izquierdo.La página Suscripciones contiene sus tarjetas de suscripciones, junto con sus estados actuales y fechas de caducidad. Las suscripciones pueden tener los siguientes estados:
- Activo
- Actualmente, la suscripción está disponible para su uso.
- Pendiente
- Aún no ha llegado la fecha de inicio de la suscripción.
- Suspendido
- La suscripción se ha desactivado debido a algún evento, como la infracción de los términos y condiciones o un impago. Puede restaurarse una vez solucionado el problema.
- Caducado
- El periodo de la suscripción ha finalizado.
- Para ampliar los detalles de la suscripción, haga clic en Detalles.
La tabla Licencias incluye información sobre las licencias para varias funciones incluidas en la suscripción y todos los complementos y el número de cada tipo de licencia que ha adquirido con esta suscripción.
La tabla Detalles de la suscripción contiene un resumen del producto y de todos los complementos incluidos en esta suscripción.
1.2.2.2 Adición de usuarios
Puede crear un nuevo usuario o copiar un usuario existente. Copiar usuarios puede ahorrar tiempo, sobre todo si necesita crear varios usuarios con propiedades similares.
Para añadir un usuario:
- En el panel izquierdo, haga clic en Usuarios.
- Elija una de estas opciones:
- En el cuadro de diálogo que se abre, introduzca los datos del usuario.
- En Tipo de usuario, seleccione Interno para crear una cuenta de usuario para uno de sus empleados.
- En Función de plataforma, seleccione una de estas opciones:
- En Acceso y funciones, seleccione el acceso y la función del usuario para cada aplicación. Haga clic en la flecha de la columna Acceso y funciones de cada aplicación.
- Pulse Aceptar.
1.2.3 Introducción a RICOH TotalFlow Cloud para usuarios
La mayoría de los usuarios tienen acceso a una aplicación de RICOH TotalFlow Cloud. También puede actualizar los detalles sobre su propio ID de usuario y su contraseña.
Para empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud como usuario:
- Inicie sesión y cambie su contraseña.Una vez creado su ID de usuario, recibirá un correo electrónico que le invita a conectarse y a empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud. La primera vez que inicie sesión, deberá restablecer su contraseña.
Después de cambiar su contraseña, verá la aplicación que puede utilizar.
- Tome medidas por lo que respecta a la configuración de cookies.Las aplicaciones de TotalFlow Cloud utilizan cookies, algunas de las cuales son obligatorias. Visite Gestión de la configuración de las cookies para obtener más información sobre las cookies y las medidas que puede tomar al respecto.
- Familiarícese con la interfaz de la aplicación. Revise estos temas que le atañen:
- Obtenga información sobre los componentes de su sistema.
1.2.4 Gestión de la configuración de las cookies
- Cookies estrictamente necesarias
- Se trata de cookies esenciales para el funcionamiento de nuestras aplicaciones. Si decide no aceptar estas cookies, es posible que no pueda iniciar sesión en nuestras aplicaciones o utilizar otras funciones esenciales.
- Cookies de rendimiento
- Las cookies de rendimiento, también denominadas cookies estadísticas, recopilan información sobre la calidad del funcionamiento de nuestras aplicaciones. Esta información es agregada y se anonimiza, por lo que no puede utilizarse para identificarle.
- Los datos de rendimiento recopilados incluyen información recopilada por Google Analytics. Para evitar que Google Analytics recopile sus datos, desactive las cookies de rendimiento.
- Cookies de funcionalidad
- Las cookies de funcionalidad, también denominadas cookies de preferencias, recuerdan información como la última página que visitó o el idioma que prefiere.
- Cookies de marketing
- Las cookies de marketing recopilan información sobre su actividad en línea para ayudar a mostrarle publicidad relevante.
Para gestionar la configuración de las cookies:
- Inicie sesión en cualquier aplicación de TotalFlow Cloud.
- En el banner, haga clic en , el icono Cuenta, y seleccione Configuración de cookies.
- En el cuadro de diálogo Configuración de cookies, haga clic en Ver la declaración de cookies para ver una lista de las cookies utilizadas en las aplicaciones de TotalFlow Cloud y sus descripciones.
- Utilice los conmutadores para activar o desactivar cada tipo de cookie.Por defecto, todas las cookies están activadas:
- Pulse De acuerdo.
1.3 Configuración
1.3.1 Adición de usuarios
Puede crear un nuevo usuario o copiar un usuario existente. Copiar usuarios puede ahorrar tiempo, sobre todo si necesita crear varios usuarios con propiedades similares.
Para añadir un usuario:
- En el panel izquierdo, haga clic en Usuarios.
- Elija una de estas opciones:
- En el cuadro de diálogo que se abre, introduzca los datos del usuario.
- En Tipo de usuario, seleccione Interno para crear una cuenta de usuario para uno de sus empleados.
- En Función de plataforma, seleccione una de estas opciones:
- En Acceso y funciones, seleccione el acceso y la función del usuario para cada aplicación. Haga clic en la flecha de la columna Acceso y funciones de cada aplicación.
- Pulse Aceptar.
1.3.2 Adición de clientes
- En el panel izquierdo, haga clic en Clientes.
- Pulse Añadir cliente.
- En Información del cliente, introduzca los datos de la empresa cliente:Haga clic en
, el botón de ayuda de la propiedad, para obtener información sobre cada uno de los
elementos. - Si tiene previsto que sus clientes envíen trabajos por correo electrónico, rellene
la sección Dirección de correo electrónico para el envío de trabajos. Utilice esta sección para configurar una dirección de correo electrónico única que
este cliente utilizará para enviar trabajos.
- Para permitir que este cliente envíe trabajos por correo electrónico, deje seleccionada la opción Activar el envío de trabajos por correo electrónico. Para desactivar esta opción, desmarque la casilla de verificación.
- Utilice Texto personalizado para el correo electrónico para personalizar aún más la dirección de correo electrónico exclusiva de este cliente.
Puede ver la dirección de correo electrónico actualizada en el campo Correo electrónico para el envío de trabajos.Haga clic en, el botón de ayuda de la propiedad, para obtener información sobre cada uno de los
elementos.
- Pulse Aceptar.
- Continúe con el procedimiento para añadir usuarios a este Cliente.
1.3.2.1 Adición de usuarios a clientes
- Importante:
- Asegúrese de que dispone de los nombres y direcciones de correo electrónico de los empleados que envían trabajos en nombre de su cliente antes de empezar.
- Informe a su cliente de que sus empleados recibirán una invitación por correo electrónico para iniciar sesión en RICOH TotalFlow Cloud después de que usted los añada.
Para añadir un Usuario a un Cliente:
- En el panel izquierdo, haga clic en Usuarios.
- Elija una de estas opciones:
- En el cuadro de diálogo, introduzca el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario.
- Para Tipo de usuario, elija Cliente.
- Para Nombre de la empresa, elija el nombre del Cliente que representa al cliente que emplea a este usuario.
- Para Función de plataforma, elija Cliente.
- Revise la lista de aplicaciones y establezca los valores de Acceso y funciones adecuados para este usuario.
- Pulse Aceptar.
- Repita estos pasos hasta que haya creado todos los usuarios para un cliente específico.
- Dígale a su cliente que se han creado sus ID de usuario y sugiérale que verifiquen
que hayan recibido en sus correos electrónicos las invitaciones para empezar a utilizar
RICOH TotalFlow Cloud. El usuario recibe un correo electrónico que le invita a iniciar sesión en RICOH TotalFlow Cloud. La invitación por correo electrónico es válida durante siete días.
- Ayude a sus clientes a familiarizarse con la aplicación.
Le recomendamos que envíe a los usuarios clientes un enlace a este tema:
Además, si configura el envío de trabajos por correo electrónico, envíe a sus clientes su respectiva dirección de correo electrónico personalizada. Para encontrar la dirección de correo electrónico para el envío de trabajos:
- Abra RICOH Account Administration.
- Haga clic en la pestaña Clientes.
- Busque el cliente y haga clic con el botón derecho del ratón en la fila de dicho cliente.
- Seleccione Obtener correo electrónico para el envío de trabajos.
- En el cuadro de diálogo, haga clic en Copiar y, a continuación, en Cerrar.El correo electrónico para el envío de trabajos se copia en el portapapeles.
- Pegue el correo electrónico u otro documento que tenga previsto enviar a su cliente
con esta información.Los usuarios clientes de RICOH TotalFlow Producer para los que haya activado la opción de envío de trabajos por correo electrónico también pueden obtener su dirección de correo electrónico personalizada para el envío de trabajos haciendo clic en
, el icono Obtener la dirección de correo electrónico a la que enviar los trabajos.
1.3.3 Añadir impresoras
- Asegúrese de que su usuario tiene una función de Administrador en RICOH Account Administration.
- Instalar y configurar RICOH Cloud Connector, así como el componente RICOH Printer Connector.
- Asegúrese de que la impresora esté conectada correctamente a la red. Consulte la documentación de la impresora para obtener información sobre cómo conectarla a la red.
- En el panel izquierdo, haga clic en Impresoras.Verá la pestaña Impresoras.
- Pulse Añadir impresora en la esquina superior derecha de la página.Verá el cuadro de diálogo Añadir impresora:
- En Información de la impresora, especifique un nombre de impresora y configure los ajustes necesarios para conectarse
a ella.
Los ajustes disponibles dependen del lenguaje de la impresora.
Para obtener información detallada sobre un ajuste concreto, haga clic en el botón
para mostrar la ayuda de campo en pantalla. - En Ajustes de SNMP, seleccione una versión de SNMP y configure los ajustes necesarios.
Asegúrese de que SNMP está habilitado en la impresora y de que todos los ajustes de SNMP que especifique coincidan con los respectivos ajustes de la impresora. La sección SNMP solo está disponible para las impresoras que utilizan el lenguaje de impresora PostScript o PDF/JDF.
Para obtener información detallada sobre un ajuste concreto, haga clic en el botón
para mostrar la ayuda de campo en pantalla. - Pulse Aceptar.
- Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, seleccione la instancia que desea utilizar para comunicarse con la impresora en el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector y haga clic en Aceptar.
- Importante:
- Cuando se elimina o desconecta un conector, se desconectan las impresoras asociadas. Cuando se registra un nuevo conector, las impresoras que estaban desconectadas se asocian automáticamente a él.
- Si tiene automatizaciones que envían trabajos a impresoras y esas impresoras están desconectadas, los trabajos pasan al estado Error.
1.3.3.1 Impresoras compatibles
| Modelo de impresora | Lenguaje de impresora compatible |
|---|---|
|
RICOH Pro C9500 RICOH Pro C9500H |
RICOH API for Fiery |
|
RICOH Pro C7500 RICOH Pro C7500H |
RICOH API for Fiery |
| RICOH Pro Z75 | RICOH API for Fiery |
| Otras impresoras EFI compatibles con Fiery Command WorkStation. | PostScript |
| PDF/JDF |
1.3.4 Creación de Carpetas activas
- Asegúrese de que su usuario tiene una función de Administrador en RICOH Account Administration.
- Instale y configure RICOH Cloud Connector.
- Cree una carpeta en un ordenador al que RICOH Cloud Connector pueda acceder. La carpeta debe ser compartida en la red con acceso de lectura/escritura.
- En el panel izquierdo, haga clic en Carpetas activas.Verá la pestaña Carpetas activas:
- Haga clic en Añadir carpeta activa en la parte superior derecha de la página.Verá el cuadro de diálogo Añadir carpeta activa:
- Introduzca el nombre de la carpeta activa, una descripción con información útil sobre esta y la ubicación de la carpeta que ha creado.
- Si la carpeta activa ya está conectada a una impresora, seleccione la opción Carpeta activa de la impresora y, a continuación, seleccione el front end digital y el modelo de impresora. De este
modo, los trabajos se envían directamente a la impresora o al front end digital donde
se encuentra la carpeta activa de destino.
- Importante:
- Para utilizar esta función, es necesario definir previamente una carpeta activa en una impresora. Para obtener información sobre cómo crear una carpeta activa en una impresora, lea la documentación de la impresora.
- Las carpetas activas no se pueden utilizar con todas las impresoras. La lista de Modelo de impresora depende del front end digital que haya seleccionado.
- Pulse Aceptar.
- Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, seleccione la instancia que desea utilizar con la carpeta activa en el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector y haga clic en Aceptar.
- Importante:
- Cuando se elimina o desconecta un conector, se desconectan las carpetas activas asociadas. Cuando se registra un nuevo conector, las carpetas activas que estaban desconectadas se asocian automáticamente a él.
- Si tiene automatizaciones que envían trabajos a carpetas activas y esas carpetas activas están desconectadas, los trabajos entran en estado Error.
1.3.5 Creación de Automatizaciones
- En el panel izquierdo, haga clic en Automatizaciones.Se abre la página Automatizaciones.
Si ya existen otras automatizaciones, se muestran en la tabla Automatizaciones.
- Pulse Crear Automatización.
- Escriba un nombre que le ayude a identificar la automatización.
- Seleccione la aplicación que utiliza esta automatización.
- Pulse Continuar.
- En Desencadenador, seleccione un evento que haga que la automatización evalúe el trabajo o pedido actual
para determinar si es necesario ejecutar una acción y, a continuación, haga clic en
Continuar.Por ejemplo, cuando un cliente envía un trabajo por correo electrónico, el evento desencadenante es que se recibe un trabajo.
- Importante:
- Los eventos de cambio de estado activan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia manualmente el estado del trabajo o del pedido. Los cambios de estado automáticos no se pueden utilizar en automatizaciones y no activan las acciones definidas.
- Los eventos de cambio de atributo desencadenan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia el trabajo o los atributos de pedido manualmente, mediante el cuadro de diálogo Editar trabajo o Crear orden.
- En Condiciones, especifique los criterios que deben cumplirse para que la automatización realice
la acción que especifique en el paso siguiente:
- Seleccione:
- Para definir las condiciones, seleccione o escriba un valor en cada uno de los tres
campos. Elija un ajuste de la primera lista, luego un operador de la segunda y, por
último, un valor de la tercera.
Los tres campos son partes de cada condición: un atributo, un valor y el comparador entre ellos. Los comparadores cambian en función del atributo que elija. Por ejemplo, los comparadores para números son diferentes de los comparadores para texto. El comparador y el valor que elija dependerán de lo que quiera que compruebe la automatización.
Por ejemplo, seleccione Enviado por en la lista de atributos y es en la lista de comparadores de en medio. El campo de valores de la derecha se rellena con la lista de clientes y puede elegir uno de ellos.O, si selecciona Cliente en la lista de atributos y contains en la lista de comparadores, el campo de valores se vuelve editable y puede escribir una parte del nombre de un cliente. - Para añadir más condiciones, pulse
, el botón Añadir condición. Para eliminar una condición, haga clic en
, en el botón Eliminar condición. - Cuando haya añadido todas las condiciones, haga clic en Continuar.
- En Acciones, especifique las acciones que se producen cuando se cumplen las condiciones.Por ejemplo, elija Cambiar el estado del trabajo a en el campo de la izquierda y Listo para producción en el de la derecha.O elija Enviar a la carpeta activa en el campo de la izquierda y seleccione o escriba el nombre de una carpeta activa ya definida en el campo de la derecha.
- Cuando haya terminado de definir los detalles de la automatización, haga clic en Aceptar.
Por omisión, el estado de la automatización es Desactivada al crearla. Para activar la automatización, haga clic en Desactivada y active el botón Habilitado.
1.3.5.1 Creación de automatizaciones de ejemplo
- Cambiar el estado de los trabajos a Enviado cuando los trabajos hayan finalizado.
- Abra el cuadro de diálogo Crear Automatización.
- Introduzca un nombre en el campo Nombre.
- En Aplicación, seleccione RICOH TotalFlow Producer.
- Configure el Desencadenador de la automatización en El estado del trabajo ha cambiado.
- Defina las condiciones que deban cumplirse antes de que se ejecute la acción automatizada:
- Elija si se deben cumplir todas las condiciones o solo una para que se ejecute la acción.
- Elija el atributo Estado, el comparador es y el valor Completado.
- Como segunda condición, elija Enviado por en la lista de atributos y es en la lista de comparadores del centro. El campo de valores de la derecha se rellena con la lista de clientes y puede elegir uno de ellos.
- Defina la acción que desea que se realice automáticamente:
- Seleccione la acción Cambiar el estado del trabajo a.
- Seleccione el valor de estado del trabajo Enviado de la lista de estados.
Cuando se produce el evento El estado del trabajo ha cambiado, la automatización comprueba las condiciones y si se cumple alguna o todas las condiciones, cambia el estado de los trabajos a Enviado.Importante: Los eventos de cambio de estado activan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia manualmente el estado del trabajo Los cambios de estado automáticos no se pueden utilizar en automatizaciones y no activan las acciones definidas. - Enviar trabajos a una impresora determinada cuando los atributos del trabajo coincidan
con las capacidades de la impresora.Nota: Asegúrese de que las impresoras que desea utilizar ya están creadas en Account Administration y de que están habilitadas y listas para recibir trabajos.
- Abra el cuadro de diálogo Crear Automatización.
- Introduzca un nombre en el campo Nombre.
- En Aplicación, seleccione RICOH TotalFlow Producer.
- Configure el Desencadenador de la automatización en El atributo del trabajo ha cambiado.
- Defina las condiciones que deban cumplirse antes de que se ejecute la acción automatizada:
- Seleccione Páginas en la lista de atributos y menor que en la lista de comparadores. En el campo de valores, escriba el mayor número de páginas que puede tener el trabajo para que coincida con las capacidades de la impresora.
- Como segunda condición, elija Color en la lista de atributos y es en la lista de comparadores del centro. En el campo de valores, seleccione una de las opciones de color.
- Defina la acción que desea que se realice automáticamente:
- Seleccione la acción Enviar a la impresora.
- Elija una impresora que coincida con los atributos del trabajo de la lista de impresoras disponibles a la derecha.
Cuando se produce el evento El atributo del trabajo ha cambiado, la automatización comprueba las condiciones y, si se cumple alguna o todas las condiciones, envía los trabajos a la impresora designada.Importante: Los eventos de cambio de atributo desencadenan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia los atributos del trabajo manualmente, mediante el cuadro de diálogo Editar trabajo o Crear orden. - Cambiar el estado del pedido a Preimpresión obligatoria cuando el cliente lo envíe
- Abra el cuadro de diálogo Crear Automatización.
- Introduzca un nombre en el campo Nombre.
- En Aplicación, seleccione RICOH TotalFlow Producer.
- Configure el Desencadenador de la automatización en Pedido recibido.
- Defina las condiciones que deban cumplirse antes de que se ejecute la acción automatizada:
- Defina la acción que desea que se realice automáticamente:
Cuando se recibe un pedido del cliente especificado, el estado del pedido cambia a Preimpresión obligatoria.
1.3.5.2 Duplicación de Automatizaciones
- En el panel izquierdo, haga clic en Automatizaciones.Se abre la página Automatizaciones y muestra la tabla Automatizaciones.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila de la automatización que desee
duplicar y, a continuación, seleccione Duplicar.Se abre el cuadro de diálogo Copiar automatización. Contiene todas las propiedades de la automatización original, excepto el nombre.
- Escriba un nombre que le ayude a identificar la automatización.
- Cambie las propiedades de automatización según sea necesario.
- Cuando termine de definir los detalles de la automatización, haga clic en Aceptar.
Por omisión, la automatización está desactivada al crearla. Para activar la automatización, haga clic con el botón derecho del ratón en su fila de la tabla y, a continuación, haga clic en el botón Habilitado para que se vuelva verde y haga clic en Aceptar.
1.3.6 Configuración de los ajustes de RICOH TotalFlow Producer
Los usuarios con el rol Administrador pueden cambiar o inhabilitar estos ajustes.
1.3.6.1 Habilitar o inhabilitar la conversión automática de archivos de Microsoft Office a PDF
- Haga clic en Detalles en el panel izquierdo.
- Pulse Editar detalles.
- Desplácese hacia abajo hasta Ajustes de TotalFlow Producer.
- Habilite o inhabilite la opción Convierta automáticamente archivos de Microsoft Office a PDF.
- Pulse Aceptar.
1.3.6.2 Configuración de las unidades de medida predeterminadas para RICOH TotalFlow Producer
- Haga clic en Detalles en el panel izquierdo.
- Pulse Editar detalles.
- Desplácese hacia abajo hasta Ajustes de TotalFlow Producer.
- En Unidades de medida predeterminadas, haga clic en la flecha y seleccione una de las opciones. Haga clic en , el botón de ayuda de la propiedad, para obtener información sobre las opciones.
- Nota:
- RICOH TotalFlow Producer determina el tamaño de la primera página de cada trabajo PDF y lo utiliza para mostrar el Tamaño de papel en la tabla Trabajos.
- RICOH TotalFlow Producer reconoce los tamaños de papel estándar, utilizando una tolerancia de 5 puntos. Si el tamaño de la primera página se aproxima a un tamaño de papel estándar, RICOH TotalFlow Producer muestra el nombre del papel estándar. De lo contrario, muestra el tamaño real de la primera página PDF, en pulgadas o en milímetros, según las unidades de longitud que haya elegido.
- Pulse Aceptar.
1.4 Gestión de objetos
1.4.1 Gestión de datos de la cuenta
- Haga clic en Detalles en el panel izquierdo.
- Pulse Editar detalles.
- Modifique la información según sea necesario y haga clic en Aceptar.
1.4.2 Modificación de la información de usuario
- Haga clic en Usuarios en el panel izquierdo.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el usuario cuyos datos quiera modificar y pulse Editar.
- Modifique los datos del usuario según sea necesario y haga clic en Aceptar.
1.4.3 Cambio de contraseña
- Nota:
- Si no conoce su contraseña actual, abra la página de inicio de sesión de RICOH TotalFlow Cloud y haga clic en Contraseña olvidada. Escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en Siguiente. Busque en su correo electrónico un mensaje de RICOH TotalFlow Cloud con instrucciones para restablecer su contraseña.
Para cambiar la contraseña:
- Inicie sesión en RICOH TotalFlow Cloud.
- En el banner, haga clic en , el icono de Cuenta, y seleccione Configuración del perfil.
- En la parte izquierda de la página Perfil y preferencias del software de Ricoh, haga clic en Introduzca una contraseña válida..
- Introduzca dos veces su contraseña actual y su nueva contraseña.
- Pulse Cambiar contraseña.
- Pulse Cerrar.
1.4.4 Gestión de impresoras
1.4.4.1 Editar impresoras
- En el panel izquierdo, haga clic en Impresoras.Verá la pestaña Impresoras.
- Haga clic con el botón derecho en una impresora de la lista y seleccione Propiedades de la impresora... en el menú.Verá el cuadro de diálogo Editar impresora:
- Cambie los ajustes de la impresora según sea necesario.
Para obtener información detallada sobre un ajuste concreto, haga clic en el botón
para mostrar la ayuda de campo en pantalla.Nota: El nombre de la impresora, el lenguaje de la impresora y la versión de SNMP no se pueden modificar. Puede suprimir la impresora y volver a crearla si quiere cambiar estos ajustes. - Pulse Aceptar.
- Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, seleccione la instancia que desea utilizar para comunicarse con la impresora en el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector y haga clic en Aceptar.
1.4.4.2 Habilitar e inhabilitar impresoras
- En el panel izquierdo, haga clic en Impresoras.Verá la pestaña Impresoras.
- Para habilitar una impresora, haga clic con el botón derecho en una impresora inhabilitada de la lista y seleccione Habilitar la impresora en el menú.
- Para inhabilitar una impresora, haga clic con el botón derecho en una impresora habilitada
de la lista y seleccione Inhabilitar la impresora en el menú.Si inhabilita una impresora, ya no podrá enviar información de estado ni recibir trabajos.
1.4.4.3 Eliminar impresoras
- En el panel izquierdo, haga clic en Impresoras.Verá la pestaña Impresoras.
- Haga clic con el botón derecho en una impresora de la lista y seleccione Suprimir en el menú.
- En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.Las impresoras suprimidas se eliminan permanentemente del sistema.
1.4.5 Edición de carpetas activas
- En el panel izquierdo, haga clic en Carpetas activas.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en una carpeta activa de la lista y seleccione
Editar:
- En la ventana de propiedades de la Carpeta activa que se abre, edite las propiedades de la carpeta activa.Asegúrese de que la nueva ubicación de la carpeta activa coincida con la de una carpeta existente.
- Si la ubicación de la carpeta activa ya está conectada a una impresora, seleccione
la opción Carpeta activa de la impresora y, a continuación, seleccione el front end digital y el modelo de impresora. De este
modo, los trabajos se envían directamente a la impresora o al front end digital donde
se encuentra la carpeta activa de destino.
- Importante:
- Para utilizar esta función, es necesario definir previamente una carpeta activa para una impresora. Para obtener información sobre cómo crear una carpeta activa que envíe trabajos a una impresora, lea la documentación de la impresora.
- Las carpetas activas no se pueden utilizar con todas las impresoras. La lista de Modelo de impresora depende del front end digital que haya seleccionado.
- Pulse Aceptar.
- Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, seleccione la instancia que desea utilizar con la carpeta activa en el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector y haga clic en Aceptar.
