1 RICOH Account Administration
1.1 Panoramica di RICOH Account Administration
Le funzioni disponibili variano in base agli abbonamenti all'applicazione acquistati dall'azienda. Per tutte le applicazioni di TotalFlow Cloud, si utilizza Account Administration per:
- Aggiungere, modificare ed eliminare gli utenti.
- Visualizzare i dettagli degli abbonamenti.
- Visualizzare e modificare i dettagli dell'account.
Per alcune applicazioni, sono state aggiunte altre funzioni che consentono di:
- Scaricare e installare RICOH Cloud Connector, per facilitare la comunicazione con le applicazioni Ricoh o le stampanti supportate in esecuzione in rete.
- Gestire oggetti come hot folder, stampanti, clienti e automazioni.
1.1.1 Novità
RICOH Account Administration include varie correzioni di difetti e aggiornamenti di sicurezza in ogni distribuzione. Le modifiche aggiuntive per ogni distribuzione sono elencate qui.
- 27 febbraio 2024
-
- Per gli abbonamenti RICOH TotalFlow Producer Advanced e Trial, RICOH Account Administration ha aggiunto il supporto per la configurazione e la gestione delle stampanti.
Per comunicare con le stampanti in esecuzione nell'ambiente, RICOH Cloud Connector include ora il componente RICOH Printer Connector. Il componente RICOH Printer Connector è attualmente disponibile solo nella versione Windows di RICOH Cloud Connector.
- Modifiche editoriali e correzioni di bug.
- Per gli abbonamenti RICOH TotalFlow Producer Advanced e Trial, RICOH Account Administration ha aggiunto il supporto per la configurazione e la gestione delle stampanti.
- 13 febbraio 2024
-
- Modifiche editoriali e correzioni di bug.
- 30 gennaio 2024
-
- Modifiche editoriali e correzioni di bug.
- 14 novembre 2023
- A supporto di RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration ha aggiunto il supporto per la funzione BETA Conversione Office.
Questa funzione è disponibile con gli abbonamenti RICOH TotalFlow Producer Advanced e Trial.
- A supporto di RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration ha aggiunto il supporto per la funzione BETA Conversione Office.
- 2 agosto 2023
- A supporto di RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration ha aggiunto il supporto per questi oggetti di sistema:
- Automazioni
- Connettori
- Clienti
- Hot folder
Questi oggetti sono visibili solo dopo aver attivato un abbonamento a RICOH TotalFlow Producer, ma le istruzioni per gestirli sono incluse nella guida.
- A supporto di RICOH TotalFlow Producer, RICOH Account Administration ha aggiunto il supporto per questi oggetti di sistema:
- 21 giugno 2023
- Aggiornamenti del sistema della guida.
- 1 marzo 2023
- Vari aggiornamenti di sicurezza, tra cui le correzioni per CVE-2022-41946 e CVE-2022-42003.
- 10 novembre 2022
- Vari aggiornamenti di sicurezza, tra cui le correzioni per CVE-2022-42889.
- 24 agosto 2022
- Vari aggiornamenti di sicurezza, tra cui le correzioni per CVE-2022-31197.
- 27 luglio 2022
- Vari aggiornamenti di sicurezza.
- 24 giugno 2022
- È stato aggiunto il supporto per la configurazione di RICOH Cloud Connector per l'utilizzo di HTTPS.
- Vari aggiornamenti di sicurezza, tra cui le correzioni per CVE-2022-21724.
- 17 maggio 2022
- È ora disponibile l'installazione di RICOH Cloud Connector attraverso l'interfaccia utente.
- 11 marzo 2022
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- Traduzioni aggiornate per includere il contenuto di RICOH Cloud Connector.
- Documentazione in inglese aggiornata per RICOH Cloud Connector e gli argomenti della panoramica.
- 23 febbraio 2022
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Canada.
- 19 gennaio 2022
- Vari aggiornamenti di sicurezza, tra cui le correzioni per CVE-2021-44228.
- 27 ottobre 2021
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- RICOH Cloud Connector è ora disponibile.
- 1 settembre 2021
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Francia.
- 25 agosto 2021
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Germania.
- 28 luglio 2021
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Vietnam.
- 12 maggio 2021
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Belgio e Lussemburgo.
- 7 maggio 2021
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- Aggiornata la politica sui cookie per i clienti in Giappone.
- 17 marzo 2021
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Portogallo.
- 17 febbraio 2021
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Spagna.
- 16 dicembre 2020
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- Aggiunto il supporto per i clienti nelle Filippine.
- 2 dicembre 2020
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Svizzera.
- 9 settembre 2020
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Giappone.
- 2 settembre 2020
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- Aggiornata la politica per la privacy per i clienti negli Stati Uniti.
- 5 agosto 2020
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- Aggiunto il supporto per i clienti in Svezia.
- 20 maggio 2020
-
- Supporto aggiunto per clienti in Malesia e Messico.
1.1.2 Oggetti del sistema
Gli oggetti del sistema definiti in Account Administration potrebbero essere utilizzati in tutte le applicazioni di TotalFlow Cloud.
1.1.2.1 Automazioni
Gli utenti con il ruolo Amministratore possono creare automazioni, definendo gli eventi che ogni automazione monitora, le condizioni che devono essere soddisfatte e le azioni che avvengono automaticamente.
1.1.2.2 Connettori
RICOH Cloud Connector viene utilizzato in modi diversi per applicazioni diverse.
- RICOH InfoPrint Manager per Windows e per Linux
Utilizza Cloud Connector per installare e gestire le licenze di abbonamento.
- RICOH TotalFlow Producer
Utilizza Cloud Connector per trasferire i processi alle hot folder e alle stampanti.
1.1.2.3 Clienti
È necessario creare un account cliente per ogni cliente. Quindi, si aggiunge Utenti associato a tali clienti, per i dipendenti, in modo che possano inviare processi.
Gli utenti possono inviare i processi in due modi: tramite la funzione RICOH TotalFlow Producer Invia processo o Invia ordine oppure utilizzando un indirizzo e-mail personalizzato creato per l'account cliente.
1.1.2.4 Hot folder
Quando un cliente invia i processi alle hot folder, i file dei processi in arrivo possono essere memorizzati lì o reindirizzati per essere recuperati ed elaborati da altre applicazioni (ad esempio un programma di imposizione). Inoltre, una hot folder può rappresentare una directory collegata a una stampante, quindi quando un file viene inviato a tale cartella viene automaticamente inviato alla stampante per l'elaborazione.
Le applicazioni RICOH TotalFlow Cloudche accedono alle hot folder hanno bisogno di un RICOH Cloud Connector per comunicare con la posizione della hot folder. Se l'applicazione che invia i file non riesce a connettersi con la hot folder, i file non vengono trasferiti.
1.1.2.5 Stampanti
È possibile collegarsi alle stampanti in esecuzione locale sulla rete locale aggiungendole inRICOH Account Administration , nella scheda Stampanti. Le stampanti configurate sono quindi disponibili in RICOH TotalFlow Producer, nel pannello Stampanti.
Questa funzione è disponibile solo con un abbonamento RICOH TotalFlow Producer Advanced o Trial e richiede un'installazione di RICOH Cloud Connector che include il componente RICOH Printer Connector. Il componente RICOH Printer Connector è incluso solo nella versione Windows di RICOH Cloud Connector.
Solo gli utenti con il ruolo Job Manager possono accedere al pannello Stampanti e inviare processi alle stampanti.
1.1.2.6 Utenti
Quando Ricoh configura inizialmente l'account, viene creato un utente Amministratore. L'amministratore riceve un'e-mail di benvenuto da TotalFlow Cloud, con un link per accedere e modificare la password iniziale. Questo amministratore è responsabile della creazione di utenti per il resto dell'organizzazione.
A Utenti vengono assegnati ruoli per ogni applicazione per la quale si è acquistato un abbonamento. I ruoli si basano sulle responsabilità lavorative dell'utente e variano da un'applicazione all'altra. Ad esempio, Account Administration ha due ruoli che si possono assegnare agli utenti:
- Amministratore
- Utenti autorizzati a visualizzare i dettagli dell'account, a creare e gestire altri utenti e ad amministrare altri oggetti come richiesto.
- Nessuno
- Utenti le cui responsabilità lavorative includono il lavoro nelle applicazioni sottoscritte, ma non l'amministrazione di utenti o altri oggetti.
Un utente potrebbe essere un Amministratore in Account Administration, ma un Utente invio processo e visualizzatore in un'applicazione come RICOH TotalFlow Producer.
A Utenti viene anche assegnato un ruolo all'interno della piattaforma TotalFlow Cloud. La maggior parte degli utenti è assegnata al ruolo della piattaforma Standard. Tuttavia, le diverse applicazioni aggiungono ruoli speciali alla piattaforma.
- RICOH Supervisor aggiunge il ruolo piattaforma Schermo grande.
Si crea un utente con il ruolo piattaforma Schermo grande quando, ad esempio, si desidera visualizzare i dashboard di RICOH Supervisor su uno schermo nell'area di produzione per mostrare lo stato corrente. Un dipendente dell'azienda si collega come utente di Schermo grande e ingrandisce la finestra del browser sullo schermo grande. L'utente di Schermo grande ha accesso in sola visualizzazione e può rimanere connesso per il tempo massimo consentito.
- RICOH TotalFlow Producer aggiunge il ruolo piattaforma Cliente.
Gli utenti con il ruolo piattaforma Cliente rappresentano i dipendenti dei clienti che inviano processi a TotalFlow Producer.
1.1.3 Interfaccia utente
1.1.3.1 Intestazione
Le icone dell'intestazione consentono di eseguire una serie di operazioni:
- Passare a un'altra applicazione RICOH TotalFlow Cloud a cui si ha accesso.
Fare clic su
, l'icona App Switcher e scegliere l'applicazione da aprire. L'applicazione si apre nella stessa scheda. - Inviare idee per migliorare le nostre applicazioni.
Fare clic su
, l'icona Invia idee, quindi fare clic su Aggiungi una nuova idea per descrivere cosa aggiungere. È inoltre possibile esaminare le idee inviate da
altri clienti. Se l'idea piace, votarla. Le idee sostenute da più di un cliente attireranno
probabilmente la nostra attenzione e avranno maggiori possibilità di essere realizzate! - Visualizzare le notifiche inviate dagli amministratori di sistema o dalle applicazioni
stesse.
Fare clic su
, l'icona Notifiche.
- Visualizzare i dettagli relativi al proprio ID utente o all'account della propria
azienda.
Fare clic su
, l'icona Account. L'ID utente e il nome account si trovano nella parte superiore del menu. Selezionare
un'opzione per visualizzare le impostazioni o le informazioni associate. - Ottenere assistenza utilizzando l'applicazione.
Fare clic su
, l'icona Guida, e selezionare Guida. - Visualizzare le Condizioni d'uso per le applicazioni TotalFlow Cloud.
Fare clic su
, l'icona Guida, e selezionare Condizioni d'uso.
1.1.3.2 Pagina principale
Il numero di schede disponibili varia in base alle applicazioni a cui si è iscritti. Tutte le applicazioni includono queste schede:
- Sottoscrizioni
- Utenti
- Dettagli
Altre applicazioni aggiungono altre schede a seconda delle necessità.
La maggior parte delle schede mostra un elenco di oggetti in una tabella. In tutte le tabelle è possibile:
- Ordinare le voci.
Fare clic sull'intestazione della tabella una volta per ordinare in ordine crescente e un'altra volta per ordinare in ordine decrescente.
- Modificare e riorganizzare le colonne visualizzate.
Fare clic su
, l'icona dell'ingranaggio, e selezionare Gestisci colonne. - Cercare il testo nella tabella.
Fare clic su
, l'icona di ricerca, e digitare il testo da trovare.
1.1.3.2.1 Scheda Automazioni
Queste azioni sono disponibili nella scheda Automazioni:
- Creare nuove automazioni
Fare clic su Crea automazione e seguire le istruzioni.
- Visualizzare la cronologia delle automazioni
Selezionare un'automazione nella tabella Automazioni e fare clic su Ultima esecuzione.
- Gestire le colonne visualizzate nella tabella
Fare clic su Gestisci colonne e scegliere le colonne da visualizzare.
1.1.3.2.2 Scheda Connettori
Di seguito sono indicate le azioni che si possono eseguire in questa scheda:
- Visualizzare tutti i connettori registrati e le loro proprietà, come ad esempio: Stato, Versione, Piattaforma o quando sono stati contattati l'ultima volta.
- Scaricare l'ultima versione di RICOH Cloud Connector per il sistema operativo in uso.
Fare clic su Scarica e selezionare il sistema operativo.
- Generare un codice unico per registrare un connettore cloud.
Fare clic su Genera codice unico.
- Modificare, eliminare o visualizzare le connessioni associate a un connettore.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga della tabella di un connettore e selezionare un'opzione dal menu.
- Nota:
- Per modificare un connettore, il server su cui è definito il connettore deve essere in funzione e si deve disporre di una connessione di rete funzionante.
- Quando si elimina un connettore, le hot folder e le stampanti associate vengono scollegate e gli abbonamenti associati potrebbero risentirne.
Facendo clic su , l'icona degli strumenti, si apre un menu dal quale è possibile aggiornare le informazioni
della tabella e gestire le colonne della tabella.
1.1.3.2.3 Scheda Clienti
Da questa scheda è possibile aggiungere, modificare o eliminare i clienti.
Qui si trovano gli indirizzi e-mail personalizzati di invio processi da parte degli utenti associati ai clienti.
1.1.3.2.4 Scheda Dettagli
È possibile aggiornare il nome dell'azienda, le informazioni di contatto e di fatturazione e il periodo di timeout per tutti gli utenti dell'azienda facendo clic sull'icona dell'ingranaggio e selezionando Modifica.
1.1.3.2.5 Scheda Hot folder
Da questa visualizzazione è possibile aggiungere, modificare o eliminare le hot folder.
1.1.3.2.6 Scheda Stampanti
In questa scheda è possibile visualizzare le informazioni sulle stampanti configurate, compresi l'indirizzo IP o il nome host, le impostazioni della lingua della stampante e lo stato della stampante.
È inoltre possibile aggiungere, modificare, abilitare, disabilitare o eliminare le stampanti.
1.1.3.2.7 Scheda Sottoscrizioni
Ogni abbonamento acquistato dall'azienda viene visualizzato come scheda nella scheda Sottoscrizioni. La scheda riporta le date di inizio e di scadenza dell'abbonamento. Facendo clic su Dettagli si apre una finestra di dialogo che mostra ulteriori informazioni, tra cui:
- Il numero e il tipo di licenze incluse con l'applicazione
- Dettagli sull'abbonamento, compresi eventuali componenti aggiuntivi acquistati con esso
1.1.3.2.8 Scheda Utenti
Nella scheda Utenti è possibile:
- Creare nuovi utenti.
Fare clic su Aggiungi utente.
- Modificare, copiare ed eliminare gli utenti esistenti.
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una riga e selezionare l'opzione corretta.
- Reinviare gli inviti agli utenti che non hanno risposto all'invito iniziale.
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una riga e selezionare Invia nuovamente invito.
1.1.4 RICOH Cloud Connector
Cloud Connector è richiesto solo con prodotti specifici e in determinate configurazioni:
- RICOH InfoPrint Manager Subscription
Se si acquista RICOH InfoPrint Manager Subscription, Cloud Connector è installato con il prodotto. Si collega a RICOH TotalFlow Cloud per verificare che l'abbonamento non sia scaduto.
- RICOH TotalFlow Producer
1.1.5 Accesso facilitato
Per ulteriori informazioni sull'impegno che abbiamo assunto nei confronti dell'accesso facilitato, consultare la pagina Accesso facilitato sul sito web di Ricoh.
Funzioni di accesso facilitato
Le funzioni di accesso facilitato aiutano gli utenti con disabilità, come mobilità ridotta o vista limitata, a utilizzare correttamente i prodotti informatici.
Le principali funzioni di accesso facilitato di questo prodotto consentono di:
- Sfruttare utilità per la lettura dello schermo, lenti d'ingrandimento e altre tecnologie di assistenza.
- Utilizzare la tastiera anziché il mouse.
- Modificare attributi quali volume, colore, contrasto e dimensione dei caratteri.
- Distinguere i tasti al tatto senza attivarli.
- Collegare dispositivi di input e output alternativi, come dispositivi di puntamento speciali e schermi Braille.
Inoltre, il centro informazioni e le pubblicazioni del prodotto sono in formato accessibile.
Tasti di scelta rapida di Markup Navigator
Quando un oggetto di markup definito è evidenziato in Markup Navigator, è possibile utilizzare questi tasti di scelta rapida:
Tasti di scelta rapida di Markup Navigator
| Descrizione | Tasto |
|---|---|
| Apre la finestra di dialogo Modifica | Invio |
| Elimina un oggetto di markup | Elimina |
Navigazione da tastiera
Questo prodotto utilizza i tasti di navigazione standard di Microsoft Windows.
1.1.6 Marchi
Il logo EFI, Electronics For Imaging, Fiery e il logo Fiery sono marchi registrati di Electronics for Imaging, Inc. negli Stati Uniti e/o in alcuni altri paesi. EFI è un marchio registrato di Electronics for Imaging, Inc. negli Stati Uniti e/o in altri Paesi.
Firefox è un marchio registrato di Mozilla Foundation.
Google e Chrome sono marchi di Google Inc.
Java e tutti i marchi e i logo Java sono marchi di Oracle e/o società affiliate.
Linux è un marchio registrato di Linus Torvalds negli Stati Uniti e/o in altri Paesi.
Microsoft, Windows, Windows Server, Windows Vista e Internet Explorer sono marchi o marchi registrati di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi.
I nomi propri dei sistemi operativi Windows sono i seguenti:
- Windows Server 2019:
- Microsoft®Windows Server® 2019 Standard
- Microsoft®Windows Server® 2019 Essentials
- Windows Server 2022:
- Microsoft®Windows Server® 2022 Standard
- Microsoft®Windows Server® 2022 Essentials
- Windows 10:
- Microsoft® Windows 10 Pro
- Microsoft® Windows 10 Enterprise
- Windows 11:
- Microsoft® Windows 11 Pro
- Microsoft® Windows 11 Enterprise
OpenJDK è un marchio di Oracle America, Inc. Java e OpenJDK sono marchi o marchi registrati di Oracle e/o società affiliate. Copyright Oracle America, Inc.
RICOH TotalFlow™ Producer, RICOH InfoPrint Manager™ e RICOH Supervisor™ sono marchi registrati di Ricoh Company, Ltd. negli Stati Uniti, in altri paesi o entrambi.
Altri nomi prodotto qui utilizzati sono solo a scopo identificativo e possono essere marchi delle rispettive aziende. Decliniamo qualsiasi diritto su questi marchi.
1.2 Introduzione a RICOH TotalFlow™ Cloud
1.2.1 Primo accesso a RICOH TotalFlow Cloud
Quando viene creato l'account, si riceve un'e-mail da RICOH TotalFlow Cloud. Utilizzare il pulsante contenuto nell'e-mail per effettuare il primo accesso.
- Aprire l'e-mail ricevuta da RICOH TotalFlow Cloud.
- Fare clic su Accedi al tuo account.Il browser si apre su una pagina in cui è possibile impostare la password.
- Digitare una password nei campi Nuova password e Conferma password, quindi fare clic su crea password.Le password devono avere più di otto caratteri e soddisfare i criteri elencati nella pagina.
- Nota:
- L'invito via e-mail scade dopo sette giorni. Se si fa clic sul collegamento dopo la
scadenza dell'invito, si apre una pagina di errore e viene inviato automaticamente
un nuovo invito via e-mail.
Importante: Fare clic sul collegamento Invia nuovamente invito in tale pagina solo se non si visualizza una nuova e-mail da RICOH TotalFlow Cloud entro 15 minuti.
- Se si verificano altri problemi nella creazione dell'account, contattare l'amministratore e chiedere di inviare nuovamente l'invito.
- L'invito via e-mail scade dopo sette giorni. Se si fa clic sul collegamento dopo la
scadenza dell'invito, si apre una pagina di errore e viene inviato automaticamente
un nuovo invito via e-mail.
1.2.2 Introduzione a RICOH TotalFlow Cloud per gli amministratori
Gli amministratori svolgono la maggior parte delle loro attività nell'applicazione RICOH Account Administration, ma possono accedere e utilizzare anche altre applicazioni.
Per iniziare a utilizzare RICOH TotalFlow Cloud come amministratore:
- Accedere e modificare la password.Una volta creato l'ID utente, si riceverà un'e-mail che invita a effettuare l'accesso e a iniziare a utilizzare le applicazioni RICOH TotalFlow Cloud. Al primo accesso è necessario reimpostare la password.
- Nota:
- Ricoh crea un solo utente per l'account. L'utente è un amministratore. Il primo utente ha la responsabilità di aggiungere altri utenti e concedere l'accesso alle applicazioni corrette. È possibile creare altri amministratori e delegare loro delle responsabilità.
Come amministratore, si viene indirizzati all'applicazione Account Administration.
- Intervenire sulle impostazioni dei cookie.Le applicazioni TotalFlow Cloud utilizzano i cookie, alcuni dei quali sono obbligatori. Consultare Gestione delle impostazioni dei cookie per saperne di più sui cookie e sulle azioni che è possibile intraprendere.
- Familiarizzare con l'interfaccia dell'applicazione. Rivedere questi argomenti:
- Rivedere le informazioni sul proprio account e gli abbonamenti.
- Gestione dei dettagli dell'account
È possibile aggiornare i dati di contatto secondo le necessità.
- Visualizzazione degli abbonamenti
Per qualsiasi domanda, contattare il rappresentante Ricoh.
- Gestione dei dettagli dell'account
- Analizzare i componenti del sistema, in modo da poter iniziare a pianificare gli oggetti da creare.
- Utilizzare le procedure incluse in questa sezione e nella sezione Configurazione per creare gli ID utente e gli altri oggetti necessari all'account.
1.2.2.1 Visualizzazione degli abbonamenti
- Accedere a RICOH Account Administration.
- Fare clic su Sottoscrizioni nel riquadro a sinistra.La pagina Sottoscrizioni contiene le schede degli abbonamenti, insieme al loro stato corrente e alle date di scadenza. Una sottoscrizione può avere i seguenti stati:
- Attivo
- L'abbonamento è attualmente disponibile per l'uso.
- In attesa
- la data di inizio della sottoscrizione è nel futuro.
- Sospeso
- la sottoscrizione è stata disattivata a causa di un evento, ad esempio la violazione dei termini e delle condizioni o il mancato pagamento. È possibile ripristinarla quando il problema sarà risolto.
- Scaduta
- Il termine dell'abbonamento è trascorso.
- Per espandere i dettagli dell'abbonamento, fare clic su Dettagli.
La tabella Licenze contiene informazioni sulle licenze per le varie funzioni incluse nell'abbonamento e su tutti i componenti aggiuntivi, nonché sul numero di licenze acquistate nell'ambito dell'abbonamento.
La tabella Dettagli dell'abbonamento contiene un riepilogo del prodotto e di tutti i componenti aggiuntivi inclusi nell'abbonamento.
1.2.2.2 Aggiunta di utenti
È possibile creare un nuovo utente o copiare un utente esistente. La copia di utenti può far risparmiare tempo, specialmente quando è necessario creare più utenti con proprietà simili.
Per aggiungere un utente:
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Utenti.
- Scegliere una delle seguenti opzioni:
- Nella finestra di dialogo che si apre, inserire i dettagli dell'utente.
- In Tipo di utente, selezionare Interno per creare un account utente per uno dei propri dipendenti.
- In Ruolo piattaforma, selezionare una delle seguenti opzioni:
- In Accesso e ruoli, selezionare l'accesso e il ruolo dell'utente per ogni applicazione. Fare clic sulla freccia nella colonna Accesso e ruoli per ciascuna applicazione.
- Fare clic su Ok.
1.2.3 Introduzione a RICOH TotalFlow Cloud per gli utenti
La maggior parte degli utenti ha accesso a un'applicazione RICOH TotalFlow Cloud. È inoltre possibile aggiornare i dettagli relativi al proprio ID utente e alla propria password.
Per iniziare a utilizzare le applicazioni di RICOH TotalFlow Cloud come utente:
- Accedere e modificare la password.Una volta creato l'ID utente, si riceverà un'e-mail che invita a effettuare l'accesso e a iniziare a utilizzare le applicazioni RICOH TotalFlow Cloud. Al primo accesso è necessario reimpostare la password.
Dopo aver modificato la password, viene visualizzata l'applicazione che è possibile utilizzare.
- Intervenire sulle impostazioni dei cookie.Le applicazioni TotalFlow Cloud utilizzano i cookie, alcuni dei quali sono obbligatori. Consultare Gestione delle impostazioni dei cookie per saperne di più sui cookie e sulle azioni che è possibile intraprendere.
- Familiarizzare con l'interfaccia dell'applicazione. Esaminare gli argomenti applicabili alla propria situazione:
- Informazioni sui componenti del sistema.
1.2.4 Gestione delle impostazioni dei cookie
- Cookie strettamente necessari
- Si tratta di cookie essenziali per il funzionamento delle nostre applicazioni. Se si decide di non accettare questi cookie, potrebbe non essere possibile accedere alle nostre applicazioni o utilizzare altre funzioni essenziali.
- Cookie di prestazione
- I cookie di prestazione, noti anche come cookie statistici, raccolgono informazioni sul funzionamento delle nostre applicazioni. Queste informazioni sono aggregate e rese anonime, quindi non possono essere utilizzate per identificare l'utente.
- I dati sulle prestazioni raccolti comprendono le informazioni raccolte da Google Analytics. Per evitare che i dati vengano raccolti da Google Analytics, disattivare i cookie di prestazione.
- Cookie di funzionalità
- I cookie di funzionalità, noti anche come cookie di preferenze, ricordano informazioni come l'ultima pagina visitata o la lingua preferita.
- Cookie di marketing
- I cookie di marketing raccolgono informazioni sull'attività online per contribuire a fornire pubblicità pertinenti.
Per gestire le impostazioni dei cookie:
- Accedere a qualsiasi applicazione TotalFlow Cloud.
- Nel banner, fare clic su , l'icona Account, e selezionare. Impostazioni dei cookie
- Nella finestra di dialogo Impostazioni dei cookie, fare clic su Visualizza informativa sui cookie per visualizzare un elenco dei cookie utilizzati nelle applicazioni TotalFlow Cloud e le relative descrizioni.
- Utilizzare gli interruttori per attivare o disattivare ciascun tipo di cookie.Per impostazione predefinita, tutti i cookie sono attivati:
- Fare clic su OK.
1.3 Configurazione
1.3.1 Aggiunta di utenti
È possibile creare un nuovo utente o copiare un utente esistente. La copia di utenti può far risparmiare tempo, specialmente quando è necessario creare più utenti con proprietà simili.
Per aggiungere un utente:
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Utenti.
- Scegliere una delle seguenti opzioni:
- Nella finestra di dialogo che si apre, inserire i dettagli dell'utente.
- In Tipo di utente, selezionare Interno per creare un account utente per uno dei propri dipendenti.
- In Ruolo piattaforma, selezionare una delle seguenti opzioni:
- In Accesso e ruoli, selezionare l'accesso e il ruolo dell'utente per ogni applicazione. Fare clic sulla freccia nella colonna Accesso e ruoli per ciascuna applicazione.
- Fare clic su Ok.
1.3.2 Aggiunta di clienti
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Clienti.
- Fare clic su Aggiungi cliente.
- In Informazioni sul cliente, inserire i dettagli dell'azienda del cliente:Fare clic su
, il pulsante guida per le proprietà, per ottenere informazioni su ciascun elemento. - Se si intende consentire ai clienti di inviare processi via e-mail, compilare la sezione
Indirizzo e-mail per invio lavori. Utilizzare questa sezione per impostare un indirizzo e-mail unico che il cliente
utilizza per inviare i processi.
- Per consentire a questo cliente di inviare i processi via e-mail, lasciare selezionata l'opzione Attiva invio di lavori via e-mail. Per disabilitare questa opzione, deselezionare la casella di controllo.
- Utilizzare Inserto personalizzato per e-mail per personalizzare ulteriormente l'indirizzo e-mail unico per questo cliente. L'indirizzo
e-mail aggiornato è visibile nel campo E-mail di invio lavori.Fare clic su, il pulsante guida per le proprietà, per ottenere informazioni su ciascun elemento.
- Fare clic su Ok.
- Continuare con la procedura per aggiungere utenti a questo Cliente.
1.3.2.1 Aggiunta di utenti ai clienti
Per aggiungere un Utente a un Cliente:
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Utenti.
- Scegliere una delle seguenti opzioni:
- Nella finestra di dialogo, inserire il nome e l'indirizzo e-mail dell'utente.
- Per Tipo di utente, scegliere Cliente.
- Per Ragione sociale, scegliere il nome del cliente che rappresenta il cliente che impiega questo utente.
- Per Ruolo piattaforma, scegliere Cliente.
- Esaminare l'elenco delle applicazioni e impostare i valori Accesso e ruoli appropriati per questo utente.
- Fare clic su Ok.
- Ripetere questi passaggi finché non si creano tutti gli utenti per un cliente specifico.
- Informare i clienti che i loro ID utente sono stati creati e suggerire loro di controllare
l'e-mail per ricevere l'invito a iniziare a usare RICOH TotalFlow Cloud. L'utente riceve un'e-mail che lo invita ad accedere a RICOH TotalFlow Cloud. L'invito via e-mail è valido per sette giorni.
- Aiutare i clienti a familiarizzare con l'applicazione.
Suggeriamo di inviare agli utenti clienti un link a questo argomento:
Inoltre, se è stato impostato l'invio di lavori via e-mail, inviare ai clienti il loro indirizzo e-mail personalizzato. Per trovare l'indirizzo e-mail per invio processi:
- Aprire RICOH Account Administration.
- Fare clic sulla scheda Clienti.
- Individuare il cliente e fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga relativa a tale cliente.
- Selezionare Ricevi e-mail di invio lavori.
- Nella finestra di dialogo, fare clic su Coppia, quindi su Chiudi.L'e-mail di invio processi viene copiata negli appunti.
- Incollare l'e-mail nell'e-mail o in un altro documento che si intende inviare al cliente
con queste informazioni.Gli utenti clienti RICOH TotalFlow Producer per i quali è stata attivata l'opzione di invio processi via e-mail possono ottenere l'indirizzo e-mail personalizzato per l'invio di processi facendo clic su
, l'icona Ricevi indirizzo e-mail di invio processo.
1.3.3 Aggiunta di stampanti
- Assicurarsi che l'utente abbia un ruolo Amministratore in RICOH Account Administration.
- Installare e configurare RICOH Cloud Connector insieme al componente RICOH Printer Connector.
- Assicurarsi che la stampante sia collegata correttamente alla rete. Per informazioni su come collegare la stampante, vedere la documentazione sulla stampante.
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Stampanti.Viene visualizzata la scheda Stampanti:
- Fare clic su Aggiungi stampante nell'angolo in alto a destra della pagina.Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi stampante:
- In Informazioni sulla stampante, specificare il nome della stampante e configurare le impostazioni necessarie per
la connessione alla stampante.
Le impostazioni disponibili dipendono dal linguaggio di stampa.
Per dettagli su un'impostazione specifica, fare clic sul pulsante
per visualizzare la Guida campo su schermo. - In Impostazioni SNMP, selezionare una versione SNMP e configurare le impostazioni necessarie.
Assicurarsi che SNMP sia abilitato sulla stampante e che tutte le impostazioni SNMP specificate corrispondano alle impostazioni corrispondenti della stampante. La sezione SNMP è disponibile solo per le stampanti che utilizzano il linguaggio di stampa PostScript o PDF/JDF.
Per dettagli su un'impostazione specifica, fare clic sul pulsante
per visualizzare la Guida campo su schermo. - Fare clic su Ok.
- Se si dispone di più istanze di RICOH Cloud Connector, selezionare l'istanza da utilizzare per la comunicazione con la stampante dalla finestra di dialogo Seleziona RICOH Cloud Connector e fare clic su Ok.
- Importante:
- Quando un connettore viene eliminato o scollegato, anche le stampanti associate vengono scollegate. Quando si registra un nuovo connettore, le stampanti che sono state scollegate vengono automaticamente associate ad esso.
- Se si dispone di automazioni che inviano processi alle stampanti e queste ultime sono scollegate, i processi passano allo stato Errore.
1.3.3.1 Stampanti supportate
| Modello stampante | Linguaggio di stampa supportato |
|---|---|
|
RICOH Pro C9500 RICOH Pro C9500H |
RICOH API for Fiery |
|
RICOH Pro C7500 RICOH Pro C7500H |
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1.3.4 Creazione di Hot folder
- Assicurarsi che l'utente abbia un ruolo Amministratore in RICOH Account Administration.
- Installare e configurare RICOH Cloud Connector.
- Creare una cartella su un computer a cui RICOH Cloud Connector può accedere. La cartella deve essere condivisa in rete con accesso in lettura/scrittura.
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Hot folder.Viene visualizzata la scheda Hot folder:
- Fare clic su Aggiungi hot folder nella parte in alto a destra della pagina.Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi hot folder:
- Inserire il nome della hot folder, una descrizione con informazioni utili sulla hot folder e la posizione della cartella creata.
- Se la hot folder è già collegata a una stampante, selezionare l'opzione Hot folder stampante, quindi selezionare il front-end digitale e il modello stampante. In questo modo,
i processi vengono inviati direttamente alla stampante o al front-end digitale dove
risiede la hot folder di destinazione.
- Importante:
- Per utilizzare questa funzione, una hot folder deve essere precedentemente definita su una stampante. Per informazioni su come creare una hot folder su una stampante, leggere la documentazione della stampante.
- Le hot folder non possono essere usate con tutte le stampanti. L'elenco Modello stampante dipende dal front-end digitale selezionato.
- Fare clic su Ok.
- Se si dispone di più istanze di RICOH Cloud Connector, selezionare l'istanza da utilizzare con la hot folder dalla finestra di dialogo Seleziona RICOH Cloud Connector e fare clic su Ok.
- Importante:
- Quando un connettore viene eliminato o scollegato, le hot folder associate vengono scollegate. Quando si registra un nuovo connettore, le hot folder che sono state scollegate vengono automaticamente associate ad esso.
- Se si dispone di automazioni che inviano lavori a hot folder e queste ultime sono scollegate, i processi passano allo stato Errore.
1.3.5 Creazione di Automazioni
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Automazioni.Si apre la pagina Automazioni.
Se esistono già altre automazioni, vengono visualizzate nella tabella Automazioni.
- Fare clic su Crea automazione.
- Digitare un nome che possa aiutare a identificare l'automazione.
- Selezionare l'applicazione che utilizza questa automazione.
- Fare clic su Continua.
- In Trigger, selezionare un evento che induce l'automazione a valutare il processo o l'ordine
corrente per determinare se è necessario eseguire un'azione, quindi fare clic su
Continua.Ad esempio, quando un cliente invia un processo tramite e-mail, l'evento trigger è la ricezione di un processo.
- Importante:
- Gli eventi di modifica dello stato attivano le azioni definite solo quando l'utente modifica manualmente lo stato del processo o dell'ordine. I cambiamenti di stato automatici non possono essere utilizzati nelle automazioni e non attivano le azioni definite.
- Gli eventi di modifica dell'attributo attivano le azioni definite solo quando l'utente modifica manualmente gli attributi del processo o dell'ordine utilizzando la finestra di dialogo Modifica processo o Crea ordine.
- In Condizioni, specificare i criteri che devono essere soddisfatti affinché l'automazione esegua
l'azione specificata nel passaggio successivo:
- Selezionare:
- Per definire le condizioni, selezionare o digitare un valore in ciascuno dei tre campi.
Scegliere un'impostazione dal primo elenco, quindi un operatore dal secondo e un valore
dal terzo.
I tre campi sono parti di ogni condizione: un attributo, un valore e il comparatore tra di essi. I comparatori cambiano in base all'attributo scelto. Ad esempio, i comparatori per i numeri sono diversi da quelli per il testo. La scelta del comparatore e del valore dipende da ciò l'automazione deve controllare.
Ad esempio, selezionare Inviato da dall'elenco degli attributi e è dall'elenco dei comparatori al centro. Il campo dei valori a destra si popola con l'elenco dei clienti ed è possibile selezionare uno di essi.Oppure, se si seleziona Cliente dall'elenco degli attributi e contains dall'elenco dei comparatori, il campo dei valori diventa modificabile e si può digitare una parte del nome del cliente. - Per aggiungere altre condizioni, fare clic su
, il pulsante Aggiungi condizione. Per eliminare una condizione, fare clic su
, il pulsante Rimuovi condizione. - Una volta aggiunte tutte le condizioni, fare clic su Continua.
- In Azioni, specificare le azioni da eseguire quando le condizioni sono soddisfatte.Ad esempio, scegliere Modifica stato dei processi in nel campo a sinistra e Pronto per la produzione nel campo a destra.In alternativa, scegliere Invia a hot folder nel campo a sinistra e selezionare o digitare il nome di una hot folder già definita nel campo a destra.
- Al termine della definizione dei dettagli dell'automazione, fare clic su Ok.
Per impostazione predefinita, quando viene creata, lo stato dell'automazione è Disattivo. Per abilitare l'automazione, fare clic su Disattivo e attivare il pulsante Abilitato.
1.3.5.1 Creazione di automazioni campione
- Cambiare lo stato dei processi in Spedito quando i processi sono stati completati
- Aprire la finestra di dialogo Crea automazione.
- Inserire un nome nel campo Nome.
- In Applicazione, selezionare RICOH TotalFlow Producer.
- Impostare l'automazione Trigger su Stato del processo modificato.
- Definire le condizioni che devono essere soddisfatte prima dell'esecuzione dell'azione
automatica:
- Scegliere se per l'esecuzione dell'azione devono essere soddisfatte tutte le condizioni o solo una.
- Scegliere l'attributo Stato, il comparatore è e il valore Completato.
- Come seconda condizione, scegliere Inviato da dall'elenco degli attributi e è dall'elenco dei comparatori al centro. Il campo dei valori a destra si popola con l'elenco dei clienti ed è possibile selezionare uno di essi.
- Definire l'azione che si desidera eseguire automaticamente:
- Selezionare l'azione Modifica stato dei processi in.
- Selezionare il valore dello stato del processo Spedito dall'elenco degli stati.
Quando si verifica l'evento Stato del processo modificato, l'automazione controlla le condizioni e, se una o tutte le condizioni sono soddisfatte, cambia lo stato del processo in Spedito.Importante: Gli eventi di modifica dello stato attivano le azioni definite solo quando l'utente modifica manualmente lo stato del processo. I cambiamenti di stato automatici non possono essere utilizzati nelle automazioni e non attivano le azioni definite. - Inviare i processi a una particolare stampante quando gli attributi del processo corrispondono
alle capacità della stampanteNota: Assicurarsi che le stampanti da utilizzare siano già state create in Account Administration e che siano abilitate e pronte a ricevere i processi.
- Aprire la finestra di dialogo Crea automazione.
- Inserire un nome nel campo Nome.
- In Applicazione, selezionare RICOH TotalFlow Producer.
- Impostare l'automazione Trigger su Attributo del processo modificato.
- Definire le condizioni che devono essere soddisfatte prima dell'esecuzione dell'azione
automatica:
- Selezionare Pagine dall'elenco degli attributi e inferiore a dall'elenco dei comparatori. Nel campo dei valori, digitare il numero massimo di pagine che il processo può avere per soddisfare le capacità della stampante.
- Come seconda condizione, scegliere Colore dall'elenco degli attributi e è dall'elenco dei comparatori al centro. Nel campo dei valori, selezionare una delle opzioni di colore.
- Definire l'azione che si desidera eseguire automaticamente:
- Selezionare l'azione Invia alla stampante.
- Dall'elenco di stampanti disponibili sulla destra, selezionare una stampante che corrisponda agli attributi del processo.
Quando si verifica l'evento Attributo del processo modificato, l'automazione controlla le condizioni e, se una o tutte le condizioni sono soddisfatte, invia i processi alla stampante designata.Importante: Gli eventi di modifica dell'attributo attivano le azioni definite solo quando l'utente modifica manualmente gli attributi del processo utilizzando la finestra di dialogo Modifica processo o Crea ordine. - Cambiare lo stato dell'ordine in Prestampa obbligatoria quando il cliente lo inoltra
- Aprire la finestra di dialogo Crea automazione.
- Inserire un nome nel campo Nome.
- In Applicazione, selezionare RICOH TotalFlow Producer.
- Impostare l'automazione Trigger su Ordine ricevuto.
- Definire le condizioni che devono essere soddisfatte prima dell'esecuzione dell'azione automatica:
- Definire l'azione che si desidera eseguire automaticamente:
Quando viene ricevuto un ordine dal cliente specificato, lo stato dell'ordine passa a Prestampa obbligatoria.
1.3.5.2 Duplicazione di Automazioni
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Automazioni.Si apre la pagina Automazioni e visualizza la tabella Automazioni.
- Fare clic con il tasto destro del mouse sulla riga dell'automazione che si desidera
duplicare, quindi selezionare Duplica.Si apre la finestra di dialogo Copia automazione. Contiene tutte le proprietà dell'automazione originale, tranne il nome.
- Digitare un nome che possa aiutare a identificare l'automazione.
- Modificare le proprietà dell'automazione secondo le necessità.
- Al termine della definizione dei dettagli dell'automazione, fare clic su Ok.
Per impostazione predefinita, quando viene creata l'automazione è disattivata. Per attivare l'automazione, fare clic con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente nella tabella, quindi fare clic sul pulsante Abilitato in modo che diventi verde e fare clic su Ok.
1.3.6 Configurazione delle impostazioni di RICOH TotalFlow Producer
Gli utenti con il ruolo Amministratore possono modificare o disattivare queste impostazioni.
1.3.6.1 Abilitazione o disabilitazione della conversione automatica dei file di Microsoft Office in PDF
- Fare clic su Dettagli nel pannello a sinistra.
- Fare clic su Modifica dettagli.
- Scorrere fino a Impostazioni di TotalFlow Producer.
- Abilitare o disabilitare l'opzione Converti automaticamente file Microsoft Office in PDF.
- Fare clic su Ok.
1.3.6.2 Impostazione delle unità di misura predefinite per RICOH TotalFlow Producer
- Fare clic su Dettagli nel pannello a sinistra.
- Fare clic su Modifica dettagli.
- Scorrere fino a Impostazioni di TotalFlow Producer.
- In Unità di misura predefinite, fare clic sulla freccia e selezionare una delle opzioni. Fare clic su , il pulsante guida per le proprietà, per ottenere informazioni sulle opzioni.
- Nota:
- RICOH TotalFlow Producer determina le dimensioni della prima pagina di ciascun processo PDF e le utilizza per visualizzare Formato carta nella tabella Processi.
- RICOH TotalFlow Producer riconosce i formati di carta standard, utilizzando una tolleranza di 5 punti. Se il formato della prima pagina è simile a quello di una carta standard, RICOH TotalFlow Producer visualizza il nome della carta standard. Altrimenti, visualizza le dimensioni effettive della prima pagina PDF, in pollici o in millimetri, a seconda delle unità di lunghezza scelte.
- Fare clic su Ok.
1.4 Gestione degli oggetti
1.4.1 Gestione dei dettagli dell'account
- Fare clic su Dettagli nel pannello a sinistra.
- Fare clic su Modifica dettagli.
- Modificare le informazioni in base alle necessità e fare clic su Ok.
1.4.2 Modifica delle informazioni dell'utente
- Fare clic su Utenti nel riquadro a sinistra.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'utente di cui si desidera modificare le informazioni e selezionare Modifica.
- Modificare le informazioni dell'utente in base alle necessità e fare clic su Ok.
1.4.3 Modifica della password
- Nota:
- Se non si conosce la password attuale, aprire la pagina di accesso a RICOH TotalFlow Cloud e fare clic su Password dimenticata. Digitare l'indirizzo e-mail e fare clic su Avanti. Controllare l'e-mail per ricevere un messaggio da RICOH TotalFlow Cloud contenente le istruzioni per reimpostare la password.
Per modificare la password:
- Accedere a RICOH TotalFlow Cloud.
- Nel banner, fare clic su , l'icona Account e scegliere Impostazioni profilo.
- Sul lato sinistro della pagina Profilo e preferenze Ricoh, fare clic su Immettere una password valida..
- Immettere due volte la password attuale e la nuova password.
- Fare clic su Modifica password.
- Fare clic su Chiudi.
1.4.4 Gestione stampanti
1.4.4.1 Modifica stampanti
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Stampanti.Viene visualizzata la scheda Stampanti:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su una stampante nell'elenco e selezionare
Proprietà della stampante... dal menu.Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica stampante:
- Modificare le impostazioni della stampante come necessario.
Per dettagli su un'impostazione specifica, fare clic sul pulsante
per visualizzare la Guida campo su schermo.Nota: Il nome della stampante, il linguaggio di stampa e la versione SNMP non possono essere modificati. È possibile eliminare la stampante e ricrearla se si desidera modificare queste impostazioni. - Fare clic su Ok.
- Se si dispone di più istanze di RICOH Cloud Connector, selezionare l'istanza da utilizzare per la comunicazione con la stampante dalla finestra di dialogo Seleziona RICOH Cloud Connector e fare clic su Ok.
1.4.4.2 Abilitazione e disabilitazione stampanti
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Stampanti.Viene visualizzata la scheda Stampanti:
- Per abilitare una stampante, fare clic con il pulsante destro del mouse su una stampante disabilitata nell'elenco e selezionare Abilita stampante dal menu.
- Per disabilitare una stampante, fare clic con il pulsante destro del mouse su una
stampante abilitata nell'elenco e selezionare Disabilita stampante dal menu.Se si disabilita una stampante, questa non può più inviare informazioni di stato o ricevere processi.
1.4.4.3 Eliminazione stampanti
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Stampanti.Viene visualizzata la scheda Stampanti:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su una stampante nell'elenco e selezionare Elimina dal menu.
- Nella finestra di dialogo di conferma fare clic su Ok.Le stampanti eliminate vengono rimosse definitivamente dal sistema.
1.4.5 Modifica di hot folder
- Nel riquadro di sinistra, fare clic su Hot folder.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su una hot folder nell'elenco e selezionare
Modifica:
- Nella finestra delle proprietà Hot folder che si apre, modificare le proprietà della hot folder.Assicurarsi che la nuova posizione della hot folder corrisponda a quella di una cartella esistente.
- Se la posizione della hot folder è già collegata a una stampante, selezionare l'opzione
Hot folder stampante, quindi selezionare il front-end digitale e il modello stampante. In questo modo,
i processi vengono inviati direttamente alla stampante o al front-end digitale dove
risiede la hot folder di destinazione.
- Importante:
- Per utilizzare questa funzione, una hot folder deve essere precedentemente definita per una stampante. Per informazioni su come creare una hot folder che invia processi a una stampante, leggere la documentazione della stampante.
- Le hot folder non possono essere usate con tutte le stampanti. L'elenco Modello stampante dipende dal front-end digitale selezionato.
- Fare clic su Ok.
- Se si dispone di più istanze di RICOH Cloud Connector, selezionare l'istanza da utilizzare con la hot folder dalla finestra di dialogo Seleziona RICOH Cloud Connector e fare clic su Ok.
