1 RICOH TotalFlow™ Producer
1.1 Visión general
RICOH TotalFlow Producer está diseñado para centralizar las operaciones de impresión en una aplicación basada en la nube de fácil acceso. Permite a los usuarios enviar y programar trabajos de impresión a través de una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar.
- Consejo:
- Para ver un vídeo de introducción a RICOH TotalFlow Cloud, consulte: Visión general.
Existen tres niveles de suscripción a RICOH TotalFlow Producer: básico, avanzado y de prueba.
- Suscripción básica
- Le permite a usted y a sus clientes enviar trabajos en formato PDF a través de RICOH TotalFlow Producer o por correo electrónico. Puede ver los archivos PDF enviados en la interfaz y enviarlos
a carpetas activas o carpetas activas de la impresora de su red local. La suscripción
básica admite:
- Una instancia de RICOH Cloud Connector para proporcionar una conexión segura entre RICOH TotalFlow Producer y su red
- Hasta 25 carpetas activas o carpetas activas de impresora
- 500 GB de almacenamiento para trabajos enviados
- Hasta 25 clientes que pueden enviar trabajos
- Suscripción avanzada
- Incluye todas las funciones de la suscripción básica y añade la posibilidad de enviar
pedidos que contengan varios archivos de trabajo. También incluye estas funciones
adicionales:
- Un PDF Editor que le permite modificar los archivos PDF una vez enviados.
- Un editor de propiedades de trabajo que le permite especificar varios ajustes para los trabajos PDF, como el diseño, el papel, el color y el acabado.
- La posibilidad de realizar el control de documentos de los archivos PDF, ya sea en el momento del envío o a petición.
- La capacidad de definir procesos automatizados que se producen cuando los trabajos cumplen determinados criterios.
- La función BETA que convierte archivos de Microsoft Office y formatos de imagen compatibles a PDF, ya sea en el momento del envío o bajo demanda.
- La posibilidad de enviar trabajos a impresoras que funcionen localmente en su red local y seguir el progreso de la impresión
La suscripción avanzada proporciona estas mejoras:
- Hasta cinco instancias de RICOH Cloud Connector
- Hasta 100 carpetas activas o carpetas activas de impresora
- 1 TB de almacenamiento para trabajos enviados
- Hasta 100 clientes que pueden enviar trabajos
- Suscripción de prueba
- Incluye todas las funciones de la suscripción avanzada y es válida durante 30 días.
Admite:
- Una instancia RICOH Cloud Connector
- Hasta 25 carpetas activas o carpetas activas de impresora
- Hasta 25 clientes que pueden enviar trabajos
1.1.1 Novedades
RICOH TotalFlow Producer incluye varias soluciones de posibles fallos y actualizaciones de seguridad en cada despliegue. Aquí se enumeran los cambios adicionales para cada despliegue.
- 9 de abril de 2024
-
- Se ha añadido la posibilidad de configurar y gestionar impresoras desde el panel Impresoras de RICOH TotalFlow Producer.
Esta función requiere una suscripción avanzada o de prueba y un usuario con la función de Gestor de trabajos.
- Se ha añadido la posibilidad de descargar los registros de RICOH Cloud Connector.
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2021-28168 y la CVE-2022-25883.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- Se ha añadido la posibilidad de configurar y gestionar impresoras desde el panel Impresoras de RICOH TotalFlow Producer.
- 29 de marzo de 2024
-
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CWE 200.
- 28 de marzo de 2024
-
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2023-29499, CVE-2023-32611, CVE-2023-32665, CVE-2023-39198, CVE-2023-46838, CVE-2023-51779, CVE-2023-52340, CVE-2023-6040, CVE-2023-6606, CVE-2023-6915, CVE-2024-0646, CVE-2024-1086, CVE-2023-45853, CVE-2023-47038, CVE-2022-48303 y CVE-2023-39804.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 26 de marzo de 2024
-
- Se ha añadido la posibilidad de acoplar archivos PDF. Los trabajos PDF con anotaciones que se editaron previamente en el Editor PDF ahora se acoplan cuando se envían a una carpeta activa o a una impresora.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 14 de marzo de 2024
-
- Se ha añadido la posibilidad de suprimir y descargar perfiles de control de documentos personalizados desde el panel Control de documentos.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 7 de marzo de 2024
-
- Se ha añadido la posibilidad de importar múltiples perfiles de control de documentos personalizados desde el panel Control de documentos.
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para la CVE-2022-25883, CVE-2023-4527, CVE-2023-4911, CVE-2023-46233, CVE-2023-4806, CVE-2023-4813, CVE-2023-5156, CVE-2023-4806, CVE-2023-5363, CVE-2022-48522, CVE-2023-40217, CVE-2023-5981, CVE-2023-36054, CVE-2023-2975, CVE-2023-3446, CVE-2023-3817, CVE-2023-5363, CVE-2022-48522, CVE-2023-47038, CVE-2023-4016, CVE-2023-45857, CVE-2023-46233, CVE-2023-26159, CVE-2024-22365, CVE-2022-46908, CVE-2023-7104, CVE-2023-41105, CVE-2023-39804 y CWE-200.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 27 de febrero de 2024
-
- Se añadió la posibilidad de conectarse a impresoras que funcionan localmente en su
red local. Configure las impresoras en RICOH Account Administration y podrá enviar trabajos a estas y seguir el progreso de la impresión desde RICOH TotalFlow Producer.
Para comunicarse con las impresoras que funcionan en su entorno, RICOH Cloud Connector incluye ahora el componente RICOH Printer Connector. El componente RICOH Printer Connector solo está disponible actualmente en la versión para Windows de RICOH Cloud Connector.
Esta función está disponible con las suscripciones a RICOH TotalFlow Producer avanzado y de prueba.
- Se añadió la posibilidad de descargar perfiles de control de documentos personalizados desde el cuadro de diálogo Ajustes de control de documentos predeterminados.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- Se añadió la posibilidad de conectarse a impresoras que funcionan localmente en su
red local. Configure las impresoras en RICOH Account Administration y podrá enviar trabajos a estas y seguir el progreso de la impresión desde RICOH TotalFlow Producer.
- 15 de febrero de 2024
-
- Varias actualizaciones de seguridad, incluidas correcciones para CVE-2024-0222, CVE-2024-0223, CVE-2024-0224, CVE-2024-0225, CVE-2024-0584 y CVE-2024-0641.
- 13 de febrero de 2024
-
- Se añadió la posibilidad de suprimir perfiles de control de documentos personalizados desde el cuadro de diálogo Ajustes de control de documentos predeterminados.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 30 de enero de 2024
-
- Se añadió la posibilidad de importar múltiples perfiles de control de documentos personalizados desde el cuadro de diálogo Ajustes de control de documentos predeterminados.
- Cambios en la redacción y corrección de errores.
- 14 de noviembre de 2023
-
- Se añadió la compatibilidad con la función BETA Conversión de Office.
Esta función está disponible con las suscripciones a RICOH TotalFlow Producer de prueba y avanzado.
- Se añadió la compatibilidad con la función BETA Conversión de Office.
1.1.2 Objetos del sistema
1.1.2.1 Automatizaciones
Los usuarios con la función de Administrador pueden crear automatizaciones, definiendo los eventos que cada automatización supervisa, las condiciones que deben cumplirse y las acciones que tienen lugar automáticamente.
1.1.2.2 Conectores
RICOH Cloud Connector se utiliza de distintas maneras para diferentes aplicaciones.
- RICOH InfoPrint Manager para Windows y para Linux
Utiliza Cloud Connector para instalar y gestionar licencias de suscripción.
- RICOH TotalFlow Producer
Utiliza Cloud Connector para transferir trabajos a carpetas activas e impresoras.
1.1.2.2.1 RICOH Cloud Connector
- Nota:
- Si utiliza la Suscripción a RICOH InfoPrint Manager , RICOH Cloud Connector se instala automáticamente con el producto. Al desinstalar RICOH InfoPrint Manager, RICOH Cloud Connector se desinstala automáticamente.
- No es necesario instalar RICOH Cloud Connector para utilizar RICOH Supervisor.
Puede instalar RICOH Cloud Connector en los siguientes sistemas operativos:
- En Windows:
- Microsoft Windows 10 Pro/Enterprise
- Microsoft Windows 11 Pro
- Microsoft Windows Server 2019 Standard
- Microsoft Windows Server 2022 Standard
- En Linux:
- Red Hat Enterprise Linux 8
- Red Hat Enterprise Linux 9
- Fedora Linux 38
- CentOS Stream 8
- Ubuntu 22.04 LTS
- openSUSE Leap 15.4
- Nota:
- Estas son las últimas versiones probadas con RICOH Cloud Connector, pero también puede utilizar versiones posteriores de estos sistemas operativos.
- Estos sistemas operativos y sus actualizaciones son compatibles mientras el fabricante siga prestando asistencia a sus clientes en virtud de acuerdos estándar, sin incluir la asistencia ampliada.
La instalación de RICOH Cloud Connector precisa al menos 1,1 GB de espacio libre.
Para las suscripciones de RICOH TotalFlow Producer avanzado y de prueba, la versión Windows de RICOH Cloud Connector incluye el componente RICOH Printer Connector y precisa al menos 3,6 GB de espacio libre. El componente RICOH Printer Connector facilita la comunicación con impresoras compatibles que funcionen en su entorno.
1.1.2.3 Clientes
Debe crear una cuenta de cliente para cada cliente. A continuación, añada Usuarios asociados a esos clientes para que sus empleados puedan enviar trabajos.
Los usuarios tienen dos formas de enviar trabajos: a través de la función Enviar trabajo o Enviar pedido de RICOH TotalFlow Producer o utilizando una dirección de correo electrónico personalizada que se crea para la cuenta del cliente.
1.1.2.4 Carpetas activas
Cuando un cliente envía trabajos a carpetas activas, los archivos de trabajo entrantes se pueden almacenar en ellas o redirigir para que otras aplicaciones (como un programa de imposición) los recuperen y procesen. Además, una carpeta activa puede representar un directorio conectado a una impresora, de modo que cuando se envía un archivo a esa carpeta, se envía automáticamente a la impresora para su procesamiento.
Las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud que acceden a carpetas activas necesitan una RICOH Cloud Connector para comunicarse con la ubicación de la carpeta activa. Si la aplicación que envía los archivos no puede conectar con la carpeta activa, los archivos no se transfieren.
1.1.2.5 Trabajos y pedidos
Con una suscripción básica a RICOH TotalFlow Producer, puede enviar trabajos por correo electrónico o desde la interfaz de usuario RICOH TotalFlow Producer con la opción Enviar trabajo. Los trabajos pueden contener un único archivo PDF.
Con una suscripción avanzada o de prueba, puede enviar trabajos por correo electrónico o desde la interfaz de usuario de RICOH TotalFlow Producer con la opción Enviar orden. Los pedidos pueden contener uno o varios archivos con un formato compatible, como PDF, Microsoft Word, Excel y PowerPoint, PNG, JPEG/JPG o TIFF/TIF.
Los archivos de impresión individuales que carga al enviar un pedido también se denominan Trabajos. Los pedidos pueden contener uno o más trabajos, o pueden estar vacíos.
1.1.2.6 Impresoras
Puede conectarse a impresoras que funcionen localmente en su red local añadiéndolas en el panel Impresoras.
Esta función sólo está disponible con una suscripción a RICOH TotalFlow Producer avanzado o de prueba y requiere una instalación de RICOH Cloud Connector que incluya el componente RICOH Printer Connector. El componente RICOH Printer Connector está incluido únicamente en la versión para Windows de RICOH Cloud Connector.
Solo los usuarios con un rol de Gestor de trabajos pueden acceder al panel Impresoras para añadir o administrar impresoras o para ver el estado de las impresoras y enviar trabajos a las impresoras.
1.1.2.7 Usuarios
Cuando Ricoh configura inicialmente su cuenta, se crea un usuario Administrador. El administrador recibe un correo electrónico de bienvenida de TotalFlow Cloud, con un enlace para iniciar sesión y cambiar su contraseña inicial. Este administrador es responsable de crear usuarios para el resto de su organización.
A los Usuarios se les asignan funciones para cada aplicación para la que haya adquirido una suscripción. Las funciones se basan en las responsabilidades laborales del usuario y varían de una aplicación a otra. Por ejemplo, la Account Administration tiene dos funciones que puede asignar a los usuarios:
- Administrador
- Usuarios con permiso para ver detalles sobre su cuenta, crear y gestionar otros usuarios, y administrar otros objetos, según sea necesario.
- Ninguno
- Usuarios cuyas responsabilidades laborales incluyen trabajar en sus aplicaciones suscritas, pero no administrar usuarios u otros objetos.
Un usuario puede ser un Administrador en la Account Administration, pero un Emisor y visor de trabajos en una aplicación como RICOH TotalFlow Producer.
A los Usuarios también se les asigna una función dentro de la plataforma de TotalFlow Cloud. La mayoría de los usuarios tienen asignada la función de plataforma Estándar. Sin embargo, diferentes aplicaciones añaden funciones de plataforma especiales.
- RICOH Supervisor añade la función de plataforma de Visualización grande.
Se crea un usuario con la función de plataforma Visualización grande cuando, por ejemplo, se desea mostrar los cuadros de mando de RICOH Supervisor en una pantalla del área de producción para mostrar el estado actual. Alguien de su empresa inicia sesión como usuario de Visualización grande y maximiza la ventana del navegador en la pantalla grande. El usuario de Visualización grande solo tiene acceso de visualización y puede permanecer conectado el tiempo máximo permitido.
- RICOH TotalFlow Producer añade la función de plataforma de Cliente.
Los usuarios con la función de plataforma de Cliente representan a los empleados de sus clientes que envían trabajos a TotalFlow Producer.
1.1.3 Interfaz de usuario
Los usuarios de RICOH TotalFlow Producer autorizados pueden acceder a la interfaz de usuario desde cualquier sistema que esté conectado a Internet y tenga instalado un navegador web compatible.
Puede iniciar sesión en RICOH TotalFlow Producer con las últimas versiones de estos navegadores:
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Microsoft Edge
Las principales áreas de la interfaz de usuario de RICOH TotalFlow Producer son:
- El área de notificación del sistema, donde puede ver información sobre la última versión de RICOH Cloud Connector disponible para descargar cuando la versión registrada en su cuenta no está actualizada o ya no es compatible.
- El mensaje de cabecera de RICOH TotalFlow Producer.
- La página principal de RICOH TotalFlow Producer.
1.1.3.1 Mensaje de cabecera
Los iconos del mensaje de cabecera le permiten realizar diversas tareas:
- Obtener ayuda para empezar a utilizar RICOH TotalFlow Producer
Haga clic en el botón Empezar para abrir la página Bienvenido/a a TotalFlow Producer. La página se muestra para los usuarios de Gestor de trabajos con suscripción de prueba.
- Cambiar a otra aplicación de RICOH TotalFlow Cloud a la que tenga acceso.
Pulse
, el icono App Switcher, y elija qué aplicación desea abrir. La aplicación se abre en la misma pestaña. - Enviar ideas para mejorar nuestras aplicaciones.
Haga clic en
, el icono Enviar ideas y, a continuación, en Añadir una nueva idea para describir lo que deberíamos añadir. También puede revisar las ideas enviadas
por otros clientes. Si le gusta la idea, vote a favor. Las ideas que cuentan con el
apoyo de más de un cliente suelen captar nuestra atención y tienen más posibilidades
de llevarse a la práctica - Ver las notificaciones enviadas por los administradores del sistema o por las propias
aplicaciones.
Haga clic en
, el icono Notificaciones.
- Ver detalles sobre su ID de usuario o la cuenta de su empresa.
Haga clic en
, el icono Cuenta. Su identificación de usuario y nombre de cuenta se encuentran en la parte superior
del menú. Seleccione cualquier opción para ver los ajustes o la información asociados. - Obtener ayuda para utilizar la aplicación.
Haga clic en
, el icono Ayuda, y seleccione Ayuda. - Consultar las Condiciones de uso de las aplicaciones de TotalFlow Cloud.
Haga clic en
, el icono Ayuda, y seleccione Condiciones de uso.
1.1.3.2 Página principal de RICOH TotalFlow Producer
Estas son algunas de las acciones que puede realizar en la página principal:
- Obtener la dirección de correo electrónico de envío del trabajo.
Los usuarios de cliente con un correo electrónico para el envío de trabajos activado pueden enviar trabajos por correo electrónico. Para obtener su dirección de correo electrónico para el envío de trabajos personalizada, haga clic en el
, el icono Obtener la dirección de correo electrónico a la que enviar los trabajos.
- Con una suscripción a RICOH TotalFlow Producer básico, puede ver y gestionar los trabajos. Haga clic en Enviar trabajo para enviar un nuevo trabajo.
- Con una suscripción de RICOH TotalFlow Producer de Prueba o Avanzado, puede ver y gestionar trabajos y pedidos. Haga clic en Enviar orden para enviar un nuevo pedido.
Nota: Si tiene una suscripción básica, el botón Enviar trabajo está disponible. Si tiene una suscripción de prueba o avanzada, el botón Enviar orden está disponible.
También puede gestionar los elementos en las tablas Pedidos y Trabajos.
- Ver todos los pedidos o trabajos enviados
Haga clic en
, la flecha hacia abajo situada junto al título de la tabla, y seleccione una vista
de la lista. Seleccione Trabajos o Pedidos para ver una lista de trabajos o pedidos, o seleccione una de las opciones de agrupación
disponibles. Puede expandir los pedidos para visualizar todos los trabajos que incluyen. - Ordenar la tabla utilizando una propiedad específica
Haga clic en un nombre de columna para ordenar por esa columna. Haga clic en la flecha para invertir el orden de las entradas.
- Filtrar el contenido de la tabla
Haga clic en
y escriba una parte significativa del nombre del trabajo, el nombre del pedido u
otra propiedad. La tabla se filtra en función de su búsqueda y solo se muestran los
trabajos o pedidos coincidentes.Si se selecciona una vista de pedido para la tabla, la búsqueda se realiza solo para las propiedades del pedido y no incluye las propiedades del trabajo.
- Elegir las propiedades que desea mostrar en columnas y disponerlas en el orden que
prefiera
Haga clic en
, el icono Valores de tabla, y seleccione Gestionar las columnas....Si se selecciona una vista de pedidos para la tabla, puede seleccionar Gestionar las columnas del trabajo... para personalizar las columnas mostradas para los trabajos o Gestionar las columnas del pedido... para personalizar las columnas mostradas para los pedidos.
- Ver y modificar la información de los trabajos y gestionarlos
Seleccione y haga clic con el botón derecho del ratón en uno o vario trabajos para abrir el menú de acciones.
1.1.3.2.1 Tabla de pedidos
Puede crear pedidos a partir de archivos de trabajo que ya ha recibido y enviarlos mediante la interfaz de usuario de RICOH TotalFlow Producer. Los pedidos también pueden generarse cuando los archivos se envían por correo electrónico.
Los pedidos enviados están disponibles en RICOH TotalFlow Producer hasta que se borran.
Al abrir la aplicación por primera vez, aparecen algunos pedidos de muestra en la tabla Pedidos. Las columnas de la tabla muestran los nombres y las propiedades de los pedidos.
Al hacer clic en la flecha situada delante del nombre de un pedido, puede ver los trabajos que contiene y sus propiedades.
Las siguientes propiedades del pedido se muestran por defecto:
- ID de pedido: un número exclusivo que TotalFlow Producer asigna al pedido.
- Estado: el estado actual del trabajo.
El estado de un pedido puede ser:
- Pedido nuevo: el pedido ha llegado a RICOH TotalFlow Producer, pero aún no ha sido procesado.
- Procesando: se está tramitando el pedido.
- Preimpresión obligatoria: el pedido requiere la intervención de un operador antes de imprimirse.
- Listo para producción: el pedido está listo para imprimir.
- Esperando al cliente: el pedido requiere la intervención del cliente. Por ejemplo, el cliente debe enviar un nuevo archivo o aprobar un borrador.
- Pedido completado: se imprimen los trabajos y se completa la producción del pedido.
- Enviado: el pedido se ha enviado al cliente.
- Nombre del pedido: nombre puesto a un pedido al crearlo.
- Fecha de envío: la fecha en la que se envió el pedido.
- Fecha de vencimiento: fecha en la que deben imprimirse los trabajos.
- Cliente: si un usuario cliente envió el pedido, su Nombre del cliente se muestra aquí. Si un usuario interno envió el pedido, el campo está vacío.
- Enviado por: el correo electrónico del usuario que envió el pedido.
También puede optar por mostrar otra información del pedido en la tabla Gestionar las columnas:
- Asignado a: el empleado encargado de supervisar el pedido.
- Método de envío: muestra cómo se envió el pedido.
Los métodos de envío pueden ser:
- Producer: el usuario envió el pedido mediante la interfaz de usuario de RICOH TotalFlow Producer.
- Correo electrónico: el usuario envió el pedido por correo electrónico.
- Muestra: el pedido es una muestra que RICOH TotalFlow Producer proporciona a los nuevos usuarios.
En función de los derechos de acceso de su cuenta de usuario, puede realizar las siguientes acciones en la tabla Pedidos:
- Enviar pedidos.
- Nota:
- Los usuarios con una suscripción de prueba o avanzada de RICOH TotalFlow Producer pueden enviar pedidos.
Haga clic en el botón Enviar orden situado en la esquina superior derecha.
- Gestionar las columnas de las propiedades del pedido.
Haga clic en
, en el icono de Valores de tabla y, a continuación, Gestionar las columnas del pedido.... Seleccione qué propiedades del pedido se muestran en la tabla Pedidos y organícelas según sus necesidades. - Gestionar las columnas de la tabla de propiedades del trabajo dentro del pedido.
Haga clic en
, en el icono de Valores de tabla y, a continuación, Gestionar las columnas del trabajo.... Seleccione qué propiedades se muestran en la tabla Trabajos dentro del pedido y organícelas según sus necesidades. - Ordenar los pedidos por sus propiedades.
Haga clic en el nombre de una columna para ordenar los pedidos según la propiedad seleccionada.
- Filtrar los pedidos.
Haga clic en
, el icono de Búsqueda, y escriba una cadena de caracteres que le ayude a filtrar
los pedidos. - Agrupar los pedidos por una propiedad determinada.
Haga clic en la flecha situada junto a la tabla Pedidos y, a continuación, seleccione una de las opciones de agrupación:
- Pedidos agrupados por cliente
Los usuarios clientes no pueden ver los pedidos de otros clientes y no tienen acceso a esta opción.
- Pedidos agrupados por emisor
Los usuarios con un rol de Emisor del trabajo solo pueden ver sus propios pedidos y no tienen acceso a esta opción.
- Pedidos agrupados por estado
- Pedidos agrupados por fecha de vencimiento
- Pedidos agrupados por cliente
- Cambiar manualmente el estado del pedido.
Haga clic con el botón derecho en un pedido o en un grupo de pedidos seleccionados y seleccione Cambiar estado a. A continuación, seleccione un estado en el menú.
- Añadir estados de pedido personalizados.
Haga clic con el botón derecho en un pedido o en un grupo de pedidos seleccionados y seleccione Cambiar estado a. A continuación, seleccione Ajustes del estado del pedido.... Cree un estado de pedido personalizado que podrá utilizar cuando cambie el estado del pedido manualmente.
- Eliminar pedidos.
Haga clic con el botón derecho en la fila del pedido y, a continuación, seleccione Eliminar pedidos....
Para suprimir varios pedidos a la vez, selecciónelos y, a continuación, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar pedidos...
- Editar las propiedades del pedido.
Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y, a continuación, seleccione Propiedades....
- Expanda el pedido para ver y gestionar sus trabajos.
Haga clic en la flecha situada delante del nombre del pedido. Dentro del pedido, puede ver la tabla Trabajos, que muestra los trabajos incluidos en el pedido y sus propiedades.
1.1.3.2.2 Tabla Trabajos
Los usuarios con la función Emisor del trabajo solo pueden ver los trabajos que ellos mismos han enviado. Los usuarios con las funciones Emisor y visor de trabajos pueden ver todos los trabajos.
Los trabajos enviados están disponibles en RICOH TotalFlow Producer hasta que se borran.
Al abrir la aplicación por primera vez, aparecen algunos trabajos de muestra en la tabla Trabajos.
Las columnas de la tabla Trabajos muestran la siguiente información sobre los trabajos por omisión:
- ID: número exclusivo que TotalFlow Producer asigna a cada trabajo. Consta del número de pedido seguido del número que tiene el archivo dentro del pedido.
- Estado: muestra el estado actual del trabajo. Un trabajo puede estar en uno de estos estados:
Trabajo en procesamiento Nuevo trabajo (estado de trabajo predeterminado asignado a todos los nuevos trabajos)
Comprobando si hay virus
Archivo en cuarentena
Trabajo en procesamiento
Trabajo completado
Error
Enviando a carpeta activa Enviando anombre de la carpeta activa
Enviado a nombre de la carpeta activa
Enviando a impresora Enviando a nombre de la impresora
Puesto en cola para impresión el nombre de la impresora
Retenida el nombre de la impresora
Procesando en nombre de la impresora
Imprimiendo el nombre de la impresora
Impreso el nombre de la impresora
Pausada el nombre de la impresora
Suspendida el nombre de la impresora
Cancelada el nombre de la impresora
Anulada el nombre de la impresora
Control de documentos Control de documentos pendiente
Realizando el control de documentos
Conversión a PDF Convirtiendo a PDF
Acoplado PDF Flattening PDF - Nombre del trabajo: si no elige un nombre diferente, el nombre del archivo PDF se convierte en el nombre del trabajo.
- Estado de Control de documentos: muestra si el archivo ha superado la validación del control de documentos.
Nota: El estado de Control de documentos está disponible con una suscripción a RICOH TotalFlow Producer avanzado.
- Fecha de envío: la fecha y hora en que se envió el trabajo.
- Fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento del trabajo.
- Cliente: si un cliente envió el pedido, su nombre de Cliente se muestra aquí. Si usted envió el pedido, el campo está vacío.
- Copias: el número de copias del trabajo a imprimir.
- Páginas: el número de páginas que contiene el archivo PDF del trabajo.
- 2 caras: especifica si el trabajo se imprime o no en ambas caras del papel.
- Grapado: especifica el tipo de grapado aplicado a las hojas de papel después de imprimir el trabajo.
- Perforado: especifica el tipo de perforación aplicado a las hojas de papel después de imprimir el trabajo.
- Color/Blanco y negro: especifica el color de tinta necesario para el trabajo.
- Tamaño de papel: especifica el tamaño de papel necesario para el trabajo.
También puede optar por mostrar otra información del trabajo en la tabla Gestionar las columnas:
- Asignado a: el empleado encargado de supervisar el trabajo.
- Destino: la impresora o la carpeta activa a la que se envió el trabajo.
- ID de pedido: el ID del pedido al que pertenece el trabajo.
- Nombre del pedido: el nombre del pedido al que pertenece el trabajo.
- Método de envío: especifica si el trabajo se envió desde la interfaz de usuario o por correo electrónico.
- Enviado por: muestra la dirección de correo electrónico del remitente.
En función de los derechos de acceso de su cuenta de usuario, puede realizar las siguientes acciones en la tabla Trabajos:
- Enviar trabajos.
Haga clic en el botón Enviar trabajo situado en la esquina superior derecha.
- Gestionar las columnas de las propiedades.
Haga clic en
, en el icono de Valores de tabla y, a continuación, Gestionar las columnas.... Seleccione qué propiedades del trabajo se muestran en la tabla Trabajos y organícelas según sus necesidades. - Editar las propiedades del trabajo.
Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y, a continuación, seleccione Propiedades...
- Ver los archivos PDF del trabajo.
Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y, a continuación, seleccione Visualizar.... Se abrirá el Visor de PDF y podrá utilizar las herramientas de visualización para ajustar el zoom, cambiar la vista o imprimir el documento en una impresora local.
- Descargar los archivos PDF del trabajo.
Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y, a continuación, seleccione Descargar.
- Editar los archivos PDF del trabajo.
Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila del trabajo y seleccione Editar PDF.... Se abre el PDF Editor y puede hacer varios tipos de anotaciones, ocultar texto, reordenar páginas, añadir notas, resaltados, dibujos, firmas, etc.
- Ordenar los trabajos por sus propiedades.
Haga clic en el nombre de una columna para invertir el orden de los trabajos según la propiedad seleccionada.
- Filtrar los trabajos.
Haga clic en
, el icono de Búsqueda, y escriba una cadena de caracteres que le ayude a filtrar
los trabajos. - Agrupar los trabajos por una propiedad determinada.
Haga clic en la flecha situada junto a la tabla Trabajos y, a continuación, seleccione una de las reglas de agrupación:
- Trabajos agrupados por cliente
Los usuarios clientes no pueden ver los trabajos de otros clientes y no tienen acceso a esta opción.
- Trabajos agrupados por emisor
Los usuarios con un rol de Emisor del trabajo solo pueden ver sus propios trabajos y no tienen acceso a esta opción.
- Trabajos agrupados por estado
- Trabajos agrupados por fecha de vencimiento
- Trabajos agrupados por cliente
- Suprimir trabajos.
Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y, a continuación, seleccione Eliminar trabajos...
Para suprimir varios trabajos a la vez, selecciónelos y, a continuación, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar trabajos...
- Cambiar manualmente el estado del trabajo.
Haga clic con el botón derecho en un trabajo o en un grupo de trabajos seleccionados y seleccione Cambiar estado a. A continuación, seleccione un estado de trabajo en el menú.
- Añadir estados de trabajo personalizados.
Haga clic con el botón derecho en un pedido o en un grupo de pedidos seleccionados y seleccione Cambiar estado a. A continuación, seleccione Ajustes del estado del trabajo... Cree un estado de trabajo personalizado que podrá utilizar cuando cambie el estado del trabajo manualmente.
- Convertir manualmente archivos de Microsoft Office e imágenes compatibles a PDF.
Nota: Solo los usuarios que dispongan de la suscripción de RICOH TotalFlow Producer avanzado o de prueba pueden convertir manualmente archivos de Microsoft Office o imágenes a PDF.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo de trabajo que desea convertir y seleccione Convertir a PDF.
- Gestionar las versiones del archivo de trabajo.
Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y seleccione Historial de versiones...
Puede restaurar un archivo modificado a la versión anterior, así como descargar o eliminar una versión del archivo.
- Enviar trabajos a aplicaciones.
Seleccione uno o varios trabajos y arrástrelos sobre uno de los iconos de la aplicación de la derecha.
- Control de documentos
- Carpetas activas
- Impresoras
1.1.3.2.3 Aplicaciones adicionales
Las aplicaciones adicionales son:
- Control de documentos
- Le permite aplicar comprobaciones de control de documentos adicionales a los archivos
PDF tras su envío, para verificar que sus archivos sean compatibles con los estándares
PDF/X y convertir sus PDF en archivos PDF/X válidos.
Para utilizar la función de control de documentos, necesita una suscripción Control de documentos Prémium y un usuario con una función de Gestor de trabajos. Además, para poder utilizar perfiles de control de documentos personalizados, es necesario tener acceso a la biblioteca de Perfiles de Control de documentos de PitStop.
- Carpetas activas
- Permite mover los trabajos enviados a carpetas activas creadas previamente, ya sea
en una unidad de red o local. También puede enviar trabajos a carpetas activas conectadas
a impresoras y enviar trabajos directamente a una impresora o a un front end digital.
Para utilizar las carpetas activas, debe tener la función de Gestor de trabajos en RICOH TotalFlow Producer.
Puede crear carpetas activas en RICOH Account Administration. Las carpetas deben estar en una estación de trabajo en la misma red de área local que el Cloud Connector asociado a RICOH TotalFlow Producer y la cuenta.
Nota: No todas las impresoras admiten el envío mediante carpetas activas.Para ver las carpetas activas disponibles y su estado, haga clic en
, el icono Carpetas activas. El estado puede ser:
ConectadoRICOH Cloud Connector está instalado y funcionando, y registrado en su cuenta. 
DesconectadoRICOH Cloud Connector se ha detenido o desinstalado. No se puede accederSe ha eliminado la ubicación de la carpeta activa o la carpeta está protegida con contraseña y las credenciales han caducado. Si se crea una nueva carpeta en la misma ubicación y con el mismo nombre, o se renuevan las credenciales de acceso a la carpeta, el estado cambia a Conectado. - Impresoras
- Le permite añadir impresoras compatibles que funcionen en su red, ver y editar las
propiedades de la impresora, ver el estado de la impresora, habilitar, inhabilitar
o suprimir impresoras y enviar trabajos a las impresoras disponibles.
Para utilizar impresoras, debe tener la función de Gestor de trabajos en RICOH TotalFlow Producer y una suscripción avanzada o de prueba.
Las impresoras deben estar en la misma red de área local que el Cloud Connector asociado a RICOH TotalFlow Producer y la cuenta.
Para ver las impresoras disponibles y su estado, haga clic en
, el icono Impresoras. Las impresoras pueden tener uno de estos estados:
Preparado La impresora está habilitada y puede recibir trabajos. 
Imprimiendo Se está imprimiendo un trabajo en la impresora. Si se trata de un trabajo enviado por usted, también se muestran el nombre del trabajo y el progreso de la impresión.
Error Se ha producido un error en la impresora. 
Inhabilitado La impresora está inhabilitada y no puede recibir trabajos. Habilite la impresora enviar trabajos y recibir información del estado.
Desconectado No se puede conectar a RICOH Cloud Connector ni a RICOH Printer Connector. Consulte Impresoras desconectadas para obtener información sobre la resolución de problemas.
1.1.3.2.4 Personalizar las columnas de la tabla
Por defecto, la tabla Trabajos muestra las siguientes columnas:
- ID
- Estado
- Nombre del trabajo
- Control de documentos
- Fecha de envío
- Fecha de vencimiento
- Cliente
- Copias
- Páginas
- 2 caras
- Grapado
- Perforado
- Color/Blanco y negro
La tabla Pedidos muestra las siguientes columnas por defecto:
- ID de pedido
- Estado
- Nombre del pedido
- Fecha de envío
- Fecha de vencimiento
- Cliente
- Enviado por
- En la página principal, haga clic en , la flecha hacia abajo, para seleccionar las vista Trabajos o Pedidos.
- Haga clic en , el icono de las herramientas.
- En la vista Trabajos, haga clic en Gestionar las columnas....
- En la vista Pedidos, seleccione Gestionar las columnas del trabajo... o Gestionar las columnas del pedido....
- Elija las propiedades que desea mostrar en columnas.
- Para mostrar todas las columnas, haga clic en Seleccionar todas.
- Para cambiar la selección, desmarque la opción Seleccionar todas y vuelva a seleccionar las columnas que prefiera.
- Seleccione al menos un nombre de columna y haga clic en De acuerdo.
- Para volver a la vista predeterminada, haga clic en Restaurar valores por omisión.
1.1.3.2.5 Agrupación de pedidos y trabajos
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic en , la flecha hacia abajo situada junto al título de la tabla.
- Elija el método de agrupación en función de sus necesidades.
1.1.3.3 Editor de propiedades de trabajo
1.1.3.3.1 Modos de vista
Haga clic en Mostrar vistas para mostrar la sección de vistas completas.
Utilice el icono en la parte superior derecha de la sección para cambiar la vista tal como se describe en la tabla.
| Icono | Nombre de vista | Descripción |
 |
Vista de hoja | Muestra el trabajo por páginas, en el orden de lectura. |
 |
Vista Libro | Muestra el trabajo como un cuaderno. |
 |
Resumen trabajo | Resume todos los valores de trabajo. Estos valores pueden exportarse como archivos HTML. |
 |
Opciones de vista | Muestra números de página, hojas separadoras y el punto de origen. |
1.1.3.3.1.1 Vista Libro
muestra el trabajo en forma de libro en el centro del área de contenido. Puede pasar
las páginas y ver en tiempo real los cambios aplicados al trabajo que se va a imprimir.
Para pasar las páginas, haga clic en el borde de la hoja o en los iconos de siguiente y anterior.
| Icono | Nombre |
 |
Página anterior |
 |
Página siguiente |
En los trabajos de impresión grandes, con más de 1.000 hojas, solo las primeras 1.000 hojas se cargan para mostrarse. Puede ver el número de páginas cargadas del total de páginas del trabajo. Las páginas de excepción solo son visibles si el intervalo de páginas que contienen las páginas de excepción ya se ha cargado.
1.1.3.3.1.2 Vista de hoja
muestra varias páginas en el orden en que se leen las páginas en el trabajo. 
Puede establecer los niveles de zoom mediante la opción de zoom de la esquina inferior derecha. Los niveles de zoom permiten ampliar o alejar para obtener una imagen más detallada o una vista general de todas las páginas. Utilice la opción Ajustar anchura para ver solo la hoja actual ampliada y ajustar la anchura disponible. El nivel máximo de zoom de 100 % muestra 96 puntos por pulgada.
1.1.3.3.1.3 Resumen trabajo
muestra un resumen de texto de las propiedades del trabajo actual. 
Esta vista incluye vínculos que abren la sección correcta, para que pueda encontrar
fácilmente el ajuste que necesita editar. También permite exportar el resumen a un
archivo HTML haciendo clic en 
, el botón de exportación situado en la esquina superior derecha de la sección Resumen trabajo. Puede abrir e imprimir el archivo HTML desde fuera del editor.
Los ajustes se enumeran en grupos con encabezados de sección.
Si uno de los valores muestra un triángulo rojo, la impresora no admite la selección actual. Debe cambiarlo para que la selección sea válida.
1.1.3.3.1.4 Opciones de vista
El menú solo está disponible en el Vista Libro y en el Vista de hoja.
Puede activar o desactivar los números de página, hojas separadoras, el punto de origen y las opciones de plegado animado para las páginas del trabajo.
La opción Números de página muestra el número correspondiente a la página del archivo de impresión en cada página en una hoja. Estos números no se imprimen. Solo son visibles en la interfaz.
La opción Separadores muestra todas las hojas separadoras insertadas en el trabajo. Si la opción Separadores no se marca, las hojas separadoras no se muestran y tampoco se incluyen en el recuento de hojas, pero se imprimen.
La opción Punto de origen representa el punto inicial para Alineación de imagen, Grados de giro y Desplazamiento de la imagen. Todos los ajustes realizados a Alineación de imagen, Grados de giro y Desplazamiento de la imagen se basan en este punto de origen. La opción Punto de origen se muestra en la esquina adecuada de cada hoja.
La opción Plegado animado muestra las páginas en Vista Libro como plegado siempre que Tipo de pliegue se haya ajustado a un valor específico, excepto Plegado en ventana. Cada página se puede desplegar y plegar mediante la flecha del borde de la hoja. La opción Plegado animado está seleccionada por omisión.
- Nota:
- La opción Plegado animado puede estar inhabilitada en algunos casos. Para habilitar Plegado animado, elimine las Páginas de excepción , cambie el valor de Imposición, o cambie el Papel por un papel con alimentación a lo largo sin pestañas.
- Si las líneas de plegado no se pueden dibujar en todas las páginas del trabajo, Plegado animado no se puede habilitar.
1.1.3.4 PDF Editor
Al abrir un archivo en el PDF Editor, se abre en una ventana con una barra de herramientas en la parte superior. Al seleccionar algunas de las herramientas, se abre una barra de herramientas adicional para que pueda elegir las opciones que desee, como el color del texto, el grosor de la línea o el ajuste de la opacidad. Al seleccionar una anotación existente, también se abre su barra de herramientas adicional.
La barra de herramientas permite acceder a la gestión de vistas, la edición de contenidos y las opciones de diseño.
Puede cambiar las opciones de visualización y disposición en PDF Editor utilizando
las herramientas de la parte izquierda de la barra de herramientas. 
Con estas herramientas, puede:
- Abrir un panel de navegación en la parte izquierda de la pantalla.
Haga clic en
, el icono de miniatura, y elija qué vista desea abrir en el panel de navegación:
miniaturas, esquema o marcadores. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en la opción resaltada. - Desplazarse por el trabajo.
Utilice las flechas para avanzar y retroceder en el trabajo. Para mostrar una página concreta, escriba el número de página en el campo situado entre las flechas y pulse Entrar.
- Configurar cómo se muestra el trabajo.
Haga clic en
, el icono de engranaje, y elija:- Mostrar una o dos páginas a la vez.
- Desplazarse suavemente por las páginas o saltar de una página a la siguiente.
- Cómo girar las páginas.
- Navegar por las páginas arrastrándolas hacia arriba y hacia abajo.
Haga clic en
, el icono del modo encuadre, y, a continuación, seleccione y arrastre las páginas
del PDF hacia arriba o hacia abajo. - Seleccionar varias anotaciones para agruparlas, eliminarlas o moverlas a otro lugar.
Haga clic en
, el icono Seleccionar varias anotaciones y, a continuación, haga clic y dibuje un rectángulo con el ratón alrededor de las
anotaciones que desee seleccionar. - Acercar, alejar o ampliar el tamaño de la página para que se ajuste a la anchura de
la ventana del PDF Editor.
Haga clic en
, el icono de acercar, 
, el icono de alejar, o 
, el icono de ajustar a la página para ajustar el tamaño del contenido mostrado.
Para editar contenido, utilice las herramientas de la parte derecha de la barra de
herramientas: 
Con estas herramientas, puede:
- Insertar o borrar dibujos o información destacada.
Haga clic en la flecha situada junto a
, el icono Dibujo, y seleccione dibujo, marcador de resaltado de texto, resaltado
de forma libre o borrador. - Ocultar texto o áreas del contenido del PDF.
Haga clic en la flecha situada junto a
, el icono de Redacción, y seleccione Redacción de texto o Redacción de área. - Insertar firma.
Haga clic en
, el icono de Firma, y seleccione una de las opciones de la ventana Añadir firma. - Insertar imágenes, sellos o enlaces.
Haga clic en la flecha situada junto a
, el icono de Imagen y, a continuación, seleccione el tipo de elemento que desea insertar. - Insertar notas.
Haga clic en
, en el icono de Nota y, a continuación, seleccione las opciones de color y forma
en la barra de herramientas adicional que se abre debajo de la barra de herramientas
principal. - Insertar formas.
Haga clic en la flecha situada junto a
, el icono de adición de forma, y, a continuación, seleccione el tipo de forma que
desea insertar. - Descargar e imprimir el documento localmente.
Haga clic en
, el icono de Guardar, y, a continuación, elija si desea guardar el archivo localmente
o enviarlo a una impresora conectada a su ordenador. - Gestionar las páginas del documento.
Haga clic en
, el icono Editor de documentos y, a continuación, seleccione las opciones del menú Editor de documentos:
- Búsqueda
1.1.3.5 Página principal de RICOH Account Administration
El número de pestañas disponibles varía en función de las aplicaciones a las que se haya suscrito. Todas las aplicaciones incluyen estas pestañas:
- Suscripciones
- Usuarios
- Detalles
Otras aplicaciones añaden otras pestañas según sea necesario.
Con una suscripción a TotalFlow Producer, verá estas pestañas adicionales:
- Conectores
- Clientes
- Carpetas activas
Con una suscripción a TotalFlow Producer avanzado o de prueba, estas pestañas también están disponibles:
- Automatizaciones
- Impresoras
La mayoría de las pestañas muestran una lista de objetos en una tabla. En todas las tablas se puede:
- Ordenar las entradas.
Haga clic en el encabezado de la tabla una vez para ordenar en orden ascendente y otra vez para ordenar en orden descendente.
- Cambiar y reorganizar las columnas que se muestran.
Haga clic en
, el icono de engranaje, y seleccione Gestionar las columnas. - Buscar texto en la tabla.
Haga clic en
, el icono de Búsqueda, y escriba el texto que desea buscar.
1.1.3.5.1 Pestaña Automatizaciones
Estas acciones están disponibles en la pestaña Automatizaciones:
- Crear nuevas automatizaciones
Haga clic en Crear automatización y siga las instrucciones.
- Visualizar el historial de una automatización
Haga clic con el botón derecho en una automatización de la lista y seleccione Visualizar el historial en el menú.
- Gestión de las columnas que aparecen en la tabla
Haga clic en Gestionar las columnas y elija las columnas que desea visualizar.
1.1.3.5.2 Pestaña Conectores
Estas son las acciones que puede realizar en esta pestaña:
- Ver todos los conectores registrados y sus propiedades, tales como: Estado, Versión, Plataforma o cuándo fueron contactados por última vez.
- Descargar la última versión de RICOH Cloud Connector para su sistema operativo.
Haga clic en Descargar y seleccione el sistema operativo.
- Generar un código de un solo uso para registrar un conector de nube.
Pulse Generar código único.
- Editar, suprimir o visualizar las conexiones asociadas a un conector.
Haga clic con el botón derecho del ratón en un conector y seleccione una opción del menú.
- Nota:
- Para editar un conector, el servidor en el que está definido el conector debe estar en funcionamiento y usted debe tener una conexión de red operativa con él.
- Cuando se elimina un conector, la instancia de RICOH Cloud Connector no se desinstala, pero deja de estar registrada en la nube. Las carpetas activas
e impresoras asociadas se desconectan y las suscripciones asociadas pueden verse afectadas.
Si se registra un nuevo conector de nube, las carpetas activas y las impresoras que ya no tienen un conector de nube asignado se asocian automáticamente al nuevo conector de nube.
Al hacer clic en , el icono de herramientas, se abre un menú desde el que puede actualizar la información
de la tabla y gestionar las columnas de esta.
1.1.3.5.3 Pestaña Clientes
En esta pestaña, puede añadir clientes y especificar a qué usuario interno se asigna un cliente. También puede editar o suprimir clientes.
Si la opción de enviar trabajos por correo electrónico está habilitada, puede hacer clic con el botón derecho en un cliente y seleccionar Obtener correo electrónico para el envío de trabajos para ver el correo electrónico para el envío de trabajos personalizado donde los usuarios asociados a ese cliente pueden enviar trabajos.
1.1.3.5.4 Pestaña Detalles
Puede hacer clic en Editar detalles, en la esquina superior derecha de la página, para actualizar el nombre de su empresa, la información de contacto y facturación, el idioma predeterminado y el periodo de tiempo de espera para todos los usuarios de su empresa. En RICOH TotalFlow Producer, también puede establecer la unidad de medida predeterminada y especificar si los archivos de Microsoft Office se convierten automáticamente a PDF durante el envío del trabajo.
1.1.3.5.5 Pestaña Carpetas activas
Desde esta vista, puede añadir, editar o eliminar carpetas activas.
1.1.3.5.6 Pestaña Impresoras
En esta pestaña, puede ver información sobre las impresoras configuradas, incluida su dirección IP o nombre de host, la configuración del lenguaje de la impresora y el estado de esta.
También puede añadir, editar, habilitar, inhabilitar o eliminar impresoras.
1.1.3.5.7 Pestaña Suscripciones
Cada suscripción adquirida por su empresa se muestra como una tarjeta en la pestaña Suscripciones. La tarjeta muestra las fechas de inicio y vencimiento de la suscripción. Al hacer clic en Detalles, se abre un cuadro de diálogo que muestra más información, como por ejemplo:
- El número y tipo de cada una de las licencias incluidas con la aplicación
- Detalles sobre la suscripción, incluidos los complementos adquiridos con ella
1.1.3.5.8 Pestaña Usuarios
En la pestaña Usuarios, puede:
- Crear nuevos usuarios.
Pulse Añadir usuario.
- Editar, copiar y eliminar usuarios existentes.
Haga clic con el botón derecho en una fila y seleccione la opción correcta.
- Vuelva a enviar invitaciones a los usuarios que no hayan respondido a su invitación
inicial.
Haga clic con el botón derecho en una fila y seleccione Reenviar invitación.
1.1.4 Accesibilidad
Para obtener más información sobre nuestro compromiso con la accesibilidad, consulte la página sobre accesibilidad en el sitio web de Ricoh.
Funciones de accesibilidad
Las funciones de accesibilidad ayudan a los usuarios con discapacidades físicas, como movilidad restringida o visión limitada, a utilizar los productos de tecnología de la información correctamente.
Las funciones de accesibilidad más importantes de este producto le permiten:
- Utilizar lectores de pantalla, ampliadores de pantalla y otras tecnologías de asistencia.
- Utilizar el teclado en lugar del ratón.
- Cambiar atributos como el volumen, el color, el contraste y el tamaño de fuente.
- Distinguir teclas de forma táctil sin activarlas.
- Conectar dispositivos de entrada y salida alternativos como los dispositivos de señalización especial y los habilitados para Braille.
Además, el centro de información y las publicaciones para el producto se encuentran en un formato accesible.
Teclas de atajo de navegador de marcas
Cuando un objeto de marca que ha definido tiene foco en el navegador de marcas, puede utilizar estas teclas de atajo:
Teclas de atajo de navegador de marcas
| Descripción | Tecla |
|---|---|
| Abre el cuadro de diálogo Editar | Entrar |
| Elimina un objeto de marca | Suprimir |
Navegación con el teclado
Este producto utiliza las teclas de navegación estándar de Microsoft Windows.
1.1.5 Marcas registradas
El logotipo de EFI, Electronics For Imaging, Fiery y el logotipo de Fiery son marcas registradas de Electronics for Imaging, Inc. en los Estados Unidos y/o en otros países. EFI es una marca comercial de Electronics for Imaging, Inc. en Estados Unidos y/o en otros países.
Enfocus PitStop Server es una marca registrada de Enfocus BVBA. Enfocus forma parte de la empresa Esko.
Firefox es una marca registrada de Mozilla Foundation.
Google y Chrome son marcas registradas de Google Inc.
Java y todas las marcas registradas y logotipos basados en Java son marcas registradas de Oracle y/o sus afiliados.
Linux es una marca registrada de Linus Torvalds en Estados Unidos y en otros países.
Microsoft, Windows, Windows Server, Windows Vista e Internet Explorer son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/u otros países.
Los nombres propios de los sistemas operativos Windows son los siguientes:
- Windows Server 2019:
- Microsoft®Windows Server® 2019 Standard
- Microsoft®Windows Server® 2019 Essentials
- Windows Server 2022:
- Microsoft®Windows Server® 2022 Standard
- Microsoft®Windows Server® 2022 Essentials
- Windows 10:
- Microsoft® Windows 10 Pro
- Microsoft® Windows 10 Enterprise
- Windows 11:
- Microsoft® Windows 11 Pro
- Microsoft® Windows 11 Enterprise
OpenJDK es una marca comercial de Oracle America, Inc. Java y OpenJDK son marcas comerciales o marcas registradas de Oracle y/o sus afiliados. Copyright Oracle America, Inc.
RICOH TotalFlow™ Producer, RICOH InfoPrint Manager™ y RICOH Supervisor™ son marcas registradas de Ricoh Company, Ltd. en Estados Unidos, otros países o ambos.
El resto de los nombres de productos mencionados solo se utilizan con fines de identificación y podrían ser marcas comerciales de sus respectivas empresas. Renunciamos a todos los derechos sobre dichas marcas.
1.2 Introducción a RICOH TotalFlow™ Cloud
1.2.1 Iniciar sesión por primera vez en RICOH TotalFlow Producer
Al crear su cuenta, recibirá un correo electrónico de RICOH TotalFlow Cloud. Utilice el botón incluido ese correo electrónico para conectarse por primera vez.
- Abra el correo electrónico que ha recibido de RICOH TotalFlow Cloud.
- Haga clic en Iniciar sesión en la cuenta.La página de inicio de sesión se abre en su navegador web predeterminado.
- Introduzca una contraseña en los campos Nueva contraseña y Confirmar contraseña, y haga clic en crear contraseña.Las contraseñas deben tener más de ocho caracteres y cumplir los criterios indicados en la página.
- Nota:
- La invitación por correo electrónico caduca a los siete días. Si hace clic en el enlace
una vez caducada la invitación, se abrirá una página de error y se le enviará automáticamente
una nueva invitación por correo electrónico.
Importante: Haga clic en el enlace de Reenviar invitación de esa página únicamente si no recibe un nuevo correo electrónico de RICOH TotalFlow Cloud en los siguientes 15 minutos.
- Si tiene otros problemas para crear su cuenta, póngase en contacto con su administrador y pídale que le envíe de nuevo la invitación.
- La invitación por correo electrónico caduca a los siete días. Si hace clic en el enlace
una vez caducada la invitación, se abrirá una página de error y se le enviará automáticamente
una nueva invitación por correo electrónico.
1.2.2 Introducción a RICOH TotalFlow Cloud para administradores
- Consejo:
- Para ver un vídeo de introducción a RICOH TotalFlow Cloud, consulte: Visión general.
Los administradores realizan la mayoría de sus tareas en la aplicación RICOH Account Administration, pero también pueden acceder a otras aplicaciones y utilizarlas.
Para empezar a utilizar RICOH TotalFlow Cloud como administrador:
- Inicie sesión y cambie su contraseña.Una vez creado su ID de usuario, recibirá un correo electrónico que le invita a conectarse y a empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud. La primera vez que inicie sesión, deberá restablecer su contraseña.
- Nota:
- Ricoh sólo crea un usuario para su cuenta. Ese usuario es un administrador. Si usted es el primer usuario, es responsable de añadir más usuarios y darles acceso a las aplicaciones correctas. Puede crear otros administradores y delegarles responsabilidades.
Como administrador, se le redirige a la aplicación Account Administration.
- Tome medidas por lo que respecta a la configuración de cookies.Las aplicaciones de TotalFlow Cloud utilizan cookies, algunas de las cuales son obligatorias. Visite Gestión de la configuración de las cookies para obtener más información sobre las cookies y las medidas que puede tomar al respecto.
- Familiarícese con la interfaz de la aplicación. Revise estos temas:
- Revise la información de su cuenta y sus suscripciones.
- Gestión de datos de la cuenta
Puede actualizar los datos de contacto según sea necesario.
- Visualización de las suscripciones
Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con su representante de Ricoh.
- Gestión de datos de la cuenta
- Obtenga información sobre los componentes de su sistema para empezar a planificar los objetos que debe crear.
- Utilice los procedimientos incluidos en esta sección y en la sección Configuración para crear los ID de usuario y otros objetos necesarios en su cuenta.
1.2.2.1 Visualización de las suscripciones
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Haga clic en Suscripciones en el panel izquierdo.La página Suscripciones contiene sus tarjetas de suscripciones, junto con sus estados actuales y fechas de caducidad. Las suscripciones pueden tener los siguientes estados:
- Activo
- Actualmente, la suscripción está disponible para su uso.
- Pendiente
- Aún no ha llegado la fecha de inicio de la suscripción.
- Suspendido
- La suscripción se ha desactivado debido a algún evento, como la infracción de los términos y condiciones o un impago. Puede restaurarse una vez solucionado el problema.
- Caducado
- El periodo de la suscripción ha finalizado.
- Para ampliar los detalles de la suscripción, haga clic en Detalles.
La tabla Licencias incluye información sobre las licencias para varias funciones incluidas en la suscripción y todos los complementos y el número de cada tipo de licencia que ha adquirido con esta suscripción.
La tabla Detalles de la suscripción contiene un resumen del producto y de todos los complementos incluidos en esta suscripción.
1.2.2.2 Adición de usuarios
- Consejo:
- Para ver un vídeo de demostración sobre la creación de usuarios, consulte: Adición de usuarios
Puede crear un nuevo usuario o copiar un usuario existente. Copiar usuarios puede ahorrar tiempo, sobre todo si necesita crear varios usuarios con propiedades similares.
Para añadir un usuario:
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Usuarios.
- Elija una de estas opciones:
- En el cuadro de diálogo que se abre, introduzca los datos del usuario.
- En Tipo de usuario, seleccione Interno para crear una cuenta de usuario para uno de sus empleados. Seleccione Cliente para crear una cuenta de usuario para uno de sus empleados.
- Si la cuenta de usuario es para un cliente, seleccione un Nombre de la empresa de la lista de empresas clientes.
- En Función de plataforma, seleccione una de estas opciones:
- En Acceso y funciones, seleccione el acceso y la función del usuario para cada aplicación. Haga clic en la flecha de la columna Acceso y funciones de cada aplicación.
- Pulse Aceptar.
1.2.2.3 Conexión con carpetas activas e impresoras
1.2.2.3.1 Conexión con carpetas activas y carpetas activas de la impresora
Antes de iniciar estos procedimientos, elabore una lista de todos los directorios a los que TotalFlow Producer transferirá archivos. Por ejemplo, si ya tiene carpetas activas que envían trabajos a aplicaciones de imposición o a sus impresoras, inclúyalas en la lista. Asegúrese de incluir esta información:
- La ruta completa al directorio
- El servidor en el que reside el directorio
- La aplicación, impresora o función que utiliza el directorio
Una vez creada la lista, podrá determinar dónde instalar RICOH Cloud Connector. Le recomendamos:
- Instalar un Cloud Connector para gestionar todas las conexiones entre TotalFlow Producer y su red.
- Instalar Cloud Connector en el mismo servidor que los directorios a los que se envían los trabajos.
- Consejo:
- Si desea ver un vídeo sobre la instalación de RICOH Cloud Connector y la creación de carpetas activas, consulte: Configuración de RICOH Cloud Connector y carpetas activas
1.2.2.3.2 Conexión a impresoras
Antes de iniciar estos procedimientos, elabore una lista de todas las impresoras a las que RICOH TotalFlow Producer enviará trabajos. Asegúrese de incluir esta información:
- Todos los ajustes necesarios para conectarse a la impresora, incluida la dirección IP, el lenguaje de la impresora y los ajustes de puerto y credenciales de autenticación necesarios.
- Los ajustes de SNMP configurados para las impresoras que utilizan el lenguaje de impresora PostScript o PDF/JDF.
Una vez creada la lista, podrá determinar dónde instalar RICOH Cloud Connector. Le recomendamos instalar una instancia de RICOH Cloud Connector para gestionar todas las conexiones entre RICOH TotalFlow Producer y su red.
1.2.2.3.3 Descarga de RICOH Cloud Connector
- La página de configuración de Cloud Connector se abre en un navegador web. Asegúrese de que el sistema tenga instalada la última
versión de uno de estos navegadores:
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Microsoft Edge
- Tiene permiso de escritura en la ubicación de instalación predeterminada:
%Datos de programa%\RICOH\Cloud Connector\para Windows, o bien/opt/RICOH/RCC/para Linux.
- Si elige una ruta de instalación diferente, asegúrese de que exista y de que tiene permisos de escritura sobre ella. Si el directorio existe, debe estar vacío.
- Inicie sesión en el servidor en el que desea instalar Cloud Connector como administrador.
- Inicie sesión en RICOH TotalFlow Cloud como usuario con acceso a RICOH Account Administration.
- En RICOH Account Administration, haga clic en Conectores en el panel izquierdo.Verá la pestaña Conectores.
- Haga clic en Descargar en la esquina superior derecha de la página y seleccione Descargar para Windows o Descargar para Linux, según su sistema operativo.
- Descargue el paquete de instalación en una ubicación en la que tenga permisos de escritura
y ejecución. En Linux, descargue un archivo llamado
ricoh-cloud-connector-linux.gz, que contiene el archivo ejecutable.
1.2.2.3.4 Instalación o actualización de RICOH Cloud Connector
- Nota:
- Si ha descargado los archivos de instalación en otro equipo, cópielos en el sistema en el que desea instalar el programa.
- Asegúrese de que dispone de espacio suficiente en el disco:
- La instalación de RICOH Cloud Connector precisa al menos 1,1 GB de espacio libre.
- Para las suscripciones de RICOH TotalFlow Producer avanzado y de prueba, la versión Windows de RICOH Cloud Connector incluye el componente RICOH Printer Connector y precisa al menos 3,6 GB de espacio libre.
- Inicie sesión en el ordenador donde descargó el ejecutable de instalación de RICOH Cloud Connector como administrador.
- Si realiza la instalación en Linux, busque y haga doble clic en
ricoh-cloud-connector-linux.gzpara descomprimir los archivos de instalación.Importante: Entre los archivos descomprimidos, debería ver el archivo ejecutable del instalador, denominadoricoh-cloud-connector-linux. Asegúrese de que el archivo puede ejecutarse como un ejecutable. Siga el procedimiento correspondiente a su versión de Linux para hacer que sea ejecutable. - Busque y haga doble clic en el ejecutable de instalación de RICOH Cloud Connector.El nombre del archivo ejecutable es:
- En Windows:
ricoh-cloud-connector-win.exe - En Linux:
ricoh-cloud-connector-linux
Si instala RICOH Cloud Connector por primera vez, la página Instalación de RICOH Cloud Connector se abre en el navegador predeterminado.
Si está actualizando RICOH Cloud Connector, la página Actualización de RICOH Cloud Connector se abre en el navegador predeterminado.
Nota: Si no se abre la página Instalación de RICOH Cloud Connector, es posible que su antivirus o su navegador estén bloqueando el instalador.Compruebe la barra de direcciones de su navegador para ver si ha bloqueado la apertura de una página. Si la página estaba bloqueada, conceda permiso para mostrar la página. Si la página sigue sin aparecer, consulte el tema Resolución de problemas que aparece a continuación.
- En Windows:
- Si realiza la instalación por primera vez:
- Revise los términos legales y seleccione Acepto los términos del acuerdo de licencia..
- Verifique la ubicación de la instalación y que tiene permisos de escritura y ejecución para ella, y luego haga clic en INSTALAR.
- Si está actualizando RICOH Cloud Connector:Nota: Se importan los datos de configuración anteriores, incluida la aceptación de la licencia.
- Revise la información sobre su versión actual de RICOH Cloud Connector y la versión de actualización.
- Pulse ACTUALIZAR.
La instalación se inicia y puede ver su progreso.
En Windows, si dispone de una suscripción a RICOH TotalFlow Producer avanzado o de prueba, RICOH Printer Connector se instala automáticamente en su sistema junto con RICOH Cloud Connector.
Una vez finalizada la instalación, se abre automáticamente la página Configuración de RICOH Cloud Connector.
El servicio RICOH Cloud Connector se inicia automáticamente después de cada instalación, actualización o reinicio del sistema.
1.2.2.3.5 Configuración de RICOH Cloud Connector
- La propiedad Nombre del sistema se rellena automáticamente con el nombre del sistema establecido en el sistema operativo. Puede actualizarla con algo que sea más reconocible o fácil de recordar.
- Si su empresa utiliza servidores proxy, pida a su departamento informático la dirección IP o el nombre de host y el número de puerto correctos que debe utilizar. Seleccione la opción Voy a utilizar un servidor proxy. y escriba los valores correctos en los campos Configuración del proxy.
- Pulse Probar el proxy. Si la configuración del proxy no está validada, consúltela a su departamento de TI, introduzca los valores correctos e inténtelo de nuevo.
- Pulse Generar código.
Si no ha iniciado sesión en Account Administration, se abrirá el cuadro de diálogo de inicio de sesión. Inicie sesión en Account Administration.
- Copie el código, vuelva a RICOH Cloud Connector y pegue el código en el campo Código de un solo uso.
- Pulse Enviar.
- Cierre la pestaña o ventana del navegador para salir de la configuración de RICOH Cloud Connector.
1.2.2.3.6 Envío de trabajos a una carpeta activa de EFI Fiery
Antes de iniciar este procedimiento, asegúrese de que:
- Ha instalado y configurado RICOH Cloud Connector.
- Ha creado una carpeta activa utilizando la aplicación Fiery Hot Folders.
- Usted sabe si RICOH Cloud Connector y la carpeta activa están en el mismo servidor.
Si no están en el mismo servidor, asegúrese de conocer el nombre de host o la dirección IP del servidor en el que se creó la carpeta activa. Compruebe también que se haya compartido en la red con permiso de lectura y escritura y que dispone de las credenciales correctas para conectarse a la carpeta activa, si es necesario.
Para enviar trabajos a una carpeta activa de EFI Fiery:
- Abra RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Carpetas activas.
- Haga clic en Añadir carpeta activa en la parte superior derecha de la página.
- En el cuadro de diálogo Añadir carpeta activa, introduzca un nombre y una descripción para la carpeta activa. Elija algo que ayude a los que envían trabajos a saber dónde enviarlos.
- Para Ubicación, introduzca la ruta a la carpeta activa de Fiery, relativa a RICOH Cloud Connector.
- Si RICOH Cloud Connector y la carpeta activa de Fiery están en el mismo servidor, abra Fiery Hot Folders y busque la Ubicación de la carpeta activa. Copie ese valor y péguelo aquí.
- Si están en servidores diferentes, introduzca la ubicación de la carpeta compartida
así:
\\nombredelservidor\carpetacompartida
- nombredelservidor
- El nombre de host o la dirección IP del servidor en el que se creó la carpeta activa.
- carpetacompartida
- El directorio de la carpeta compartida donde se descargan los trabajos.
- Seleccione la casilla Carpeta activa de la impresora. Para Front end digital seleccione EFI Fiery y para Modelo de impresora, seleccione su impresora.
- Pulse Aceptar.
- Si tiene varias instancias de Cloud Connector instaladas, verá el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector. Elija el Cloud Connector que se utilizará cuando se envíen trabajos a la carpeta activa que está creando y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Si se necesitan credenciales para conectarse al directorio compartido, se abre un cuadro de diálogo solicitando ese ID de usuario y esa contraseña. Introduzca los valores y haga clic en Aceptar.
1.2.2.3.7 Envío de trabajos a un directorio o carpeta activa
Antes de iniciar este procedimiento, asegúrese de que:
- Ha instalado y configurado RICOH Cloud Connector.
- La carpeta activa o directorio al que TotalFlow Producer envía los trabajos se ha creado y, si es necesario, se ha configurado para enviar archivos a otra aplicación para su procesamiento.
- Usted sabe si RICOH Cloud Connector y la carpeta activa están en el mismo servidor.
Si no están en el mismo servidor, asegúrese de conocer el nombre de host o la dirección IP del servidor en el que se creó la carpeta activa. Compruebe también que se haya compartido en la red con permiso de lectura y escritura y que dispone de las credenciales correctas para conectarse a la carpeta activa, si es necesario.
- Nota:
- Cloud Connector puede instalarse tanto en Windows como en Linux. Si lo instala en Linux y el directorio
al que necesita enviar trabajos está en Windows (o al revés), asegúrese de que el
directorio esté compartido para que sea accesible a un servidor en un sistema operativo
diferente.
Por ejemplo, es posible que tenga que configurar sus sistemas para utilizar el uso compartido de archivos Samba o NFS y montar los sistemas correctamente.
- Cloud Connector puede instalarse tanto en Windows como en Linux. Si lo instala en Linux y el directorio
al que necesita enviar trabajos está en Windows (o al revés), asegúrese de que el
directorio esté compartido para que sea accesible a un servidor en un sistema operativo
diferente.
- Abra RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Carpetas activas.
- Haga clic en Añadir carpeta activa en la parte superior derecha de la página.
- En el cuadro de diálogo Añadir carpeta activa, introduzca un nombre y una descripción para la carpeta activa. Elija algo que ayude a los que envían trabajos a saber dónde enviarlos.
- Para Ubicación, introduzca la ruta a la carpeta activa, relativa a RICOH Cloud Connector.
- Si RICOH Cloud Connector y la carpeta activa están en el mismo servidor, abra el Explorador de Windows y busque
la carpeta activa. Haga clic en la barra de direcciones y copie la ruta completa del
directorio.
- Si están en servidores diferentes, introduzca la ubicación de la carpeta compartida
así:
\\nombredelservidor\carpetacompartida
- nombredelservidor
- El nombre de host o la dirección IP del servidor en el que se creó la carpeta activa.
- carpetacompartida
- El directorio de la carpeta compartida donde se descargan los trabajos.
- Si RICOH Cloud Connector y la carpeta activa están en el mismo servidor, abra el Explorador de Windows y busque
la carpeta activa. Haga clic en la barra de direcciones y copie la ruta completa del
directorio.
- Pulse Aceptar.
- Si tiene varias instancias de Cloud Connector instaladas, verá el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector. Elija un Cloud Connector que se utilizará cuando se envíen trabajos a la carpeta activa que está creando y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Si se necesitan credenciales para conectarse al directorio compartido, se abre un cuadro de diálogo solicitando ese ID de usuario y esa contraseña. Introduzca los valores y haga clic en Aceptar.
1.2.3 Introducción a RICOH TotalFlow Cloud para usuarios
- Consejo:
- Para ver un vídeo de introducción a RICOH TotalFlow Cloud, consulte: Visión general.
La mayoría de los usuarios tienen acceso a una aplicación de RICOH TotalFlow Cloud. También puede actualizar los detalles sobre su propio ID de usuario y su contraseña.
- Nota:
- Si ve un procedimiento que requiere acceso a RICOH Account Administration, póngase en contacto con un administrador para obtener ayuda.
Para empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud como usuario:
- Inicie sesión y cambie su contraseña.Una vez creado su ID de usuario, recibirá un correo electrónico que le invita a conectarse y a empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud. La primera vez que inicie sesión, deberá restablecer su contraseña.
Después de cambiar su contraseña, verá la aplicación que puede utilizar.
- Tome medidas por lo que respecta a la configuración de cookies.Las aplicaciones de TotalFlow Cloud utilizan cookies, algunas de las cuales son obligatorias. Visite Gestión de la configuración de las cookies para obtener más información sobre las cookies y las medidas que puede tomar al respecto.
- Familiarícese con la interfaz de la aplicación. Revise estos temas que le atañen:
- Obtenga información sobre los componentes de su sistema.
- Obtenga información sobre el envío y la gestión de trabajos y pedidos.
1.2.4 Introducción a RICOH TotalFlow Cloud para clientes y remitentes de trabajos
- Consejo:
- Para ver un vídeo de introducción a RICOH TotalFlow Cloud, consulte: Visión general.
Como cliente o remitente de un trabajo, puede ver la aplicación RICOH TotalFlow Producer, incluidos los trabajos que ha enviado. Dependiendo de su nivel de acceso, es posible que también vea trabajos enviados por otros usuarios.
Para empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud como cliente o remitente de trabajos:
- Inicie sesión y cambie su contraseña.Una vez creado su ID de usuario, recibirá un correo electrónico que le invita a conectarse y a empezar a utilizar las aplicaciones de RICOH TotalFlow Cloud. La primera vez que inicie sesión, deberá restablecer su contraseña.
Después de cambiar su contraseña, verá la aplicación que puede utilizar.
- Tome medidas por lo que respecta a la configuración de cookies.Las aplicaciones de TotalFlow Cloud utilizan cookies, algunas de las cuales son obligatorias. Visite Gestión de la configuración de las cookies para obtener más información sobre las cookies y las medidas que puede tomar al respecto.
- Familiarícese con la interfaz de la aplicación. Revise estos temas que le atañen:
- Obtenga información sobre el envío y la gestión de trabajos y pedidos.
1.2.5 Gestión de la configuración de las cookies
- Cookies estrictamente necesarias
- Se trata de cookies esenciales para el funcionamiento de nuestras aplicaciones. Si decide no aceptar estas cookies, es posible que no pueda iniciar sesión en nuestras aplicaciones o utilizar otras funciones esenciales.
- Cookies de rendimiento
- Las cookies de rendimiento, también denominadas cookies estadísticas, recopilan información sobre la calidad del funcionamiento de nuestras aplicaciones. Esta información es agregada y se anonimiza, por lo que no puede utilizarse para identificarle.
- Los datos de rendimiento recopilados incluyen información recopilada por Google Analytics. Para evitar que Google Analytics recopile sus datos, desactive las cookies de rendimiento.
- Cookies de funcionalidad
- Las cookies de funcionalidad, también denominadas cookies de preferencias, recuerdan información como la última página que visitó o el idioma que prefiere.
- Cookies de marketing
- Las cookies de marketing recopilan información sobre su actividad en línea para ayudar a mostrarle publicidad relevante.
Para gestionar la configuración de las cookies:
- Inicie sesión en cualquier aplicación de TotalFlow Cloud.
- En el banner, haga clic en , el icono Cuenta, y seleccione Configuración de cookies.
- En el cuadro de diálogo Configuración de cookies, haga clic en Ver la declaración de cookies para ver una lista de las cookies utilizadas en las aplicaciones de TotalFlow Cloud y sus descripciones.
- Utilice los conmutadores para activar o desactivar cada tipo de cookie.Por defecto, todas las cookies están activadas:
- Pulse De acuerdo.
1.3 Configuración
1.3.1 Adición de usuarios
- Consejo:
- Para ver un vídeo de demostración sobre la creación de usuarios, consulte: Adición de usuarios
Puede crear un nuevo usuario o copiar un usuario existente. Copiar usuarios puede ahorrar tiempo, sobre todo si necesita crear varios usuarios con propiedades similares.
Para añadir un usuario:
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Usuarios.
- Elija una de estas opciones:
- En el cuadro de diálogo que se abre, introduzca los datos del usuario.
- En Tipo de usuario, seleccione Interno para crear una cuenta de usuario para uno de sus empleados. Seleccione Cliente para crear una cuenta de usuario para uno de sus empleados.
- Si la cuenta de usuario es para un cliente, seleccione un Nombre de la empresa de la lista de empresas clientes.
- En Función de plataforma, seleccione una de estas opciones:
- En Acceso y funciones, seleccione el acceso y la función del usuario para cada aplicación. Haga clic en la flecha de la columna Acceso y funciones de cada aplicación.
- Pulse Aceptar.
1.3.2 Creación de carpetas activas
- Asegúrese de que su usuario tiene una función de Administrador en RICOH Account Administration.
- Instale y configure RICOH Cloud Connector.
- Cree una carpeta en un ordenador al que RICOH Cloud Connector pueda acceder. La carpeta debe ser compartida en la red con acceso de lectura/escritura.
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Carpetas activas.Verá la pestaña Carpetas activas:
- Pulse Añadir carpeta activa en la esquina superior derecha de la página.Verá el cuadro de diálogo Añadir carpeta activa:
- Introduzca el nombre de la carpeta activa, una descripción con información útil sobre esta y la ubicación de la carpeta que ha creado.
- Si la ubicación de la carpeta activa ya está conectada a una impresora, seleccione
la opción Carpeta activa de la impresora y, a continuación, seleccione el front end digital y el modelo de impresora. De este
modo, los trabajos pueden enviarse directamente a una impresora o a un front end digital.
- Importante:
- Para utilizar esta función, es necesario conectar previamente una carpeta activa a una impresora. Consulte la documentación de la impresora para obtener más información.
- Las carpetas activas no se pueden utilizar con todas las impresoras. La lista de Modelo de impresora depende del front end digital que haya seleccionado.
- Pulse Aceptar.
- Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, seleccione la instancia que desea utilizar con la carpeta activa en el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector y haga clic en Aceptar.
- Importante:
- Cuando se desconecta o suprime un conector de nube, se desconectan las carpetas activas
asociadas.
Si se registra una nueva instancia de RICOH Cloud Connector, esta se asocia automáticamente a las carpetas activas que ya no tienen un conector de nube asignado.
- Si tiene automatizaciones que envían trabajos a carpetas activas y esas carpetas activas están desconectadas, los trabajos entran en estado Error.
1.3.3 Añadir impresoras
- Asegúrese de que su usuario tiene una función de Gestor de trabajos en RICOH TotalFlow Producer.
- Instalar y configurar RICOH Cloud Connector, así como el componente RICOH Printer Connector.
- Asegúrese de que la impresora esté conectada correctamente a la red. Consulte la documentación de la impresora para obtener información sobre cómo conectarla a la red.
- Haga clic en , el icono Impresoras, situado a la derecha.Se abre el panel Impresoras.
- Haga clic en
, el botón Añadir impresora, situado en la esquina superior derecha del panel.Verá el cuadro de diálogo Añadir impresora:
- En Dirección IP, introduzca la dirección IP o nombre de host de la impresora.
- Active o desactive el interruptor Habilitado para especificar el estado inicial de la impresora.Las impresoras inhabilitadas no pueden enviar información de estado ni recibir trabajos.
- Pulse Continuar.
- En Propiedades, especifique un nombre de impresora y descripción, establezca el lenguaje de la impresora
y, a continuación, configure cualquier ajuste adicional necesario para conectarse
a ella.
Los ajustes disponibles dependen del lenguaje de la impresora:
- Para las impresoras que se comunican a través de PostScript, especifique el ajuste Puerto.
- Para las impresoras que se comunican a través de RICOH API for Fiery, debe autenticarse con un nombre de usuario y una contraseña que coincidan con las credenciales utilizadas para registrarse en la impresora EFI Fiery.
Para obtener información detallada sobre un ajuste concreto, haga clic en el botón
para mostrar la ayuda de campo en pantalla. - Pulse Continuar.
- En SNMP, seleccione una versión de SNMP y configure los ajustes necesarios.
Asegúrese de que SNMP está habilitado en la impresora y de que todos los ajustes de SNMP que especifique coincidan con los respectivos ajustes de la impresora. La sección SNMP solo está disponible para las impresoras que utilizan el lenguaje de impresora PostScript o PDF/JDF.
Para obtener información detallada sobre un ajuste concreto, haga clic en el botón
para mostrar la ayuda de campo en pantalla. - Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, haga clic en Continuar y seleccione la instancia que desea utilizar para comunicarse con la impresora.
- Pulse Crear impresora.
- Importante:
- Cuando se elimina o desconecta un conector de nube, se desconectan las impresoras
asociadas.
Si se registra una nueva instancia de RICOH Cloud Connector, esta se asocia automáticamente a las impresoras que ya no tienen un conector de nube asignado.
- Si tiene automatizaciones que envían trabajos a impresoras y esas impresoras están desconectadas, los trabajos pasan al estado Error.
Los usuarios con un rol de Administrador también pueden añadir impresoras desde la pestaña Impresoras de RICOH Account Administration.
1.3.3.1 Impresoras compatibles
| Modelo de impresora | Lenguaje de impresora compatible |
|---|---|
|
RICOH Pro C9500 RICOH Pro C9500H |
RICOH API for Fiery |
|
RICOH Pro C7500 RICOH Pro C7500H |
RICOH API for Fiery |
| RICOH Pro Z75 | RICOH API for Fiery |
| Otras impresoras EFI compatibles con Fiery Command WorkStation. | PostScript |
| PDF/JDF |
1.3.4 Adición de clientes
- Consejo:
- Para ver un vídeo de demostración sobre la creación de clientes, consulte: Adición de clientes
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Clientes.
- Pulse Añadir cliente.
- En Información del cliente, introduzca los datos de la empresa cliente:Haga clic en, el botón de ayuda de la propiedad, para obtener información sobre cada uno de los
elementos.
- Si tiene previsto que sus clientes envíen trabajos por correo electrónico, rellene
la sección Dirección de correo electrónico para el envío de trabajos. Utilice esta sección para configurar una dirección de correo electrónico única que
este cliente utilizará para enviar trabajos.
- Para permitir que este cliente envíe trabajos por correo electrónico, deje seleccionada la opción Activar el envío de trabajos por correo electrónico. Para desactivar esta opción, desmarque la casilla de verificación.
- Utilice Texto personalizado para el correo electrónico para personalizar aún más la dirección de correo electrónico exclusiva de este cliente.
Puede ver la dirección de correo electrónico actualizada en el campo Correo electrónico para el envío de trabajos.Haga clic en, el botón de ayuda de la propiedad, para obtener información sobre cada uno de los
elementos.
- Pulse Aceptar.
- Continúe con el procedimiento para añadir usuarios a este Cliente.
1.3.4.1 Adición de usuarios a clientes
- Importante:
- Asegúrese de que dispone de los nombres y direcciones de correo electrónico de los empleados que envían trabajos en nombre de su cliente antes de empezar.
- Informe a su cliente de que sus empleados recibirán una invitación por correo electrónico para iniciar sesión en RICOH TotalFlow Cloud después de que usted los añada.
Para añadir un Usuario a un Cliente:
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Usuarios.
- Elija una de estas opciones:
- En el cuadro de diálogo, introduzca el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario.
- Para Tipo de usuario, elija Cliente.
- Para Nombre de la empresa, elija el nombre del Cliente que representa al cliente que emplea a este usuario.
- Para Función de plataforma, elija Cliente.
- Revise la lista de aplicaciones y establezca los valores de Acceso y funciones adecuados para este usuario.
- Pulse Aceptar.
- Repita estos pasos para crear todos los usuarios para un cliente específico.
- Dígale a su cliente que se han creado sus ID de usuario y sugiérale que verifiquen
que hayan recibido en sus correos electrónicos las invitaciones para empezar a utilizar
RICOH TotalFlow Cloud. El usuario recibe un correo electrónico que le invita a iniciar sesión en RICOH TotalFlow Cloud. La invitación por correo electrónico es válida durante siete días.
- Ayude a sus clientes a familiarizarse con la aplicación.
Le recomendamos que envíe a los usuarios clientes un enlace a este tema:
Además, si configura el envío de trabajos por correo electrónico, envíe a sus clientes su respectiva dirección de correo electrónico personalizada. Para encontrar la dirección de correo electrónico para el envío de trabajos:
- Abra RICOH Account Administration.
- Haga clic en la pestaña Clientes.
- Busque el cliente y haga clic con el botón derecho del ratón en la fila de dicho cliente.
- Seleccione Obtener correo electrónico para el envío de trabajos.
- En el cuadro de diálogo, haga clic en Copiar y, a continuación, en Cerrar.El correo electrónico para el envío de trabajos se copia en el portapapeles.
- Pegue el correo electrónico u otro documento que tenga previsto enviar a su cliente
con esta información.Los usuarios clientes de RICOH TotalFlow Producer para los que haya activado la opción de envío de trabajos por correo electrónico también pueden obtener su dirección de correo electrónico personalizada para el envío de trabajos haciendo clic en, el icono Obtener la dirección de correo electrónico a la que enviar los trabajos.
1.3.5 Creación de Automatizaciones
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Automatizaciones.Se abre la página Automatizaciones.
Si ya existen otras automatizaciones, se muestran en la tabla Automatizaciones.
- Pulse Crear Automatización.
- Escriba un nombre que le ayude a identificar la automatización.
- Seleccione la aplicación que utiliza esta automatización.
- Pulse Continuar.
- En Desencadenador, seleccione un evento que haga que la automatización evalúe el trabajo o pedido actual
para determinar si es necesario ejecutar una acción y, a continuación, haga clic en
Continuar.Por ejemplo, cuando un cliente envía un trabajo por correo electrónico, el evento desencadenante es que se recibe un trabajo.
- Importante:
- Los eventos de cambio de estado activan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia manualmente el estado del trabajo o del pedido. Los cambios de estado automáticos no se pueden utilizar en automatizaciones y no activan las acciones definidas.
- Los eventos de cambio de atributo desencadenan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia el trabajo o los atributos de pedido manualmente, mediante el cuadro de diálogo Editar trabajo o Crear orden.
- En Condiciones, especifique los criterios que deben cumplirse para que la automatización realice
la acción que especifique en el paso siguiente:
- Seleccione:
- Para definir las condiciones, seleccione o escriba un valor en cada uno de los tres
campos. Elija un ajuste de la primera lista, luego un operador de la segunda y, por
último, un valor de la tercera.
Los tres campos son partes de cada condición: un atributo, un valor y el comparador entre ellos. Los comparadores cambian en función del atributo que elija. Por ejemplo, los comparadores para números son diferentes de los comparadores para texto. El comparador y el valor que elija dependerán de lo que quiera que compruebe la automatización.
Por ejemplo, seleccione Enviado por en la lista de atributos y es en la lista de comparadores de en medio. El campo de valores de la derecha se rellena con la lista de clientes y puede elegir uno de ellos.O, si selecciona Cliente en la lista de atributos y contains en la lista de comparadores, el campo de valores se vuelve editable y puede escribir una parte del nombre de un cliente. - Para añadir más condiciones, pulse
, el botón Añadir condición. Para eliminar una condición, haga clic en
, en el botón Eliminar condición. - Después de añadir todas las condiciones, haga clic en Continuar.
- En Acciones, especifique las acciones que se producen cuando se cumplen las condiciones.Por ejemplo, elija Cambiar el estado del trabajo a en el campo de la izquierda y Listo para producción en el de la derecha.O elija Enviar a la carpeta activa en el campo de la izquierda y seleccione o escriba el nombre de una carpeta activa ya definida en el campo de la derecha.
- Cuando haya terminado de definir los detalles de la automatización, haga clic en Aceptar.
Por omisión, el estado de la automatización es Desactivada al crearla. Para activar la automatización, haga clic en Desactivada y active el botón Habilitado.
1.3.5.1 Creación de automatizaciones de ejemplo
- Cambiar el estado de los trabajos a Enviado cuando los trabajos hayan finalizado.
- Abra el cuadro de diálogo Crear Automatización.
- Introduzca un nombre en el campo Nombre.
- En Aplicación, seleccione RICOH TotalFlow Producer.
- Configure el Desencadenador de la automatización en El estado del trabajo ha cambiado.
- Defina las condiciones que deban cumplirse antes de que se ejecute la acción automatizada:
- Elija si se deben cumplir todas las condiciones o solo una para que se ejecute la acción.
- Elija el atributo Estado, el comparador es y el valor Completado.
- Como segunda condición, elija Enviado por en la lista de atributos y es en la lista de comparadores del centro. El campo de valores de la derecha se rellena con la lista de clientes y puede elegir uno de ellos.
- Defina la acción que desea que se realice automáticamente:
- Seleccione la acción Cambiar el estado del trabajo a.
- Seleccione el valor de estado del trabajo Enviado de la lista de estados.
Cuando se produce el evento El estado del trabajo ha cambiado, la automatización comprueba las condiciones y si se cumple alguna o todas las condiciones, cambia el estado de los trabajos a Enviado.Importante: Los eventos de cambio de estado activan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia manualmente el estado del trabajo Los cambios de estado automáticos no se pueden utilizar en automatizaciones y no activan las acciones definidas. - Enviar trabajos a una impresora determinada cuando los atributos del trabajo coincidan
con las capacidades de la impresora.Nota: Asegúrese de que las impresoras que desea utilizar estén habilitadas y listas para recibir trabajos.
- Abra el cuadro de diálogo Crear Automatización.
- Introduzca un nombre en el campo Nombre.
- En Aplicación, seleccione RICOH TotalFlow Producer.
- Configure el Desencadenador de la automatización en El atributo del trabajo ha cambiado.
- Defina las condiciones que deban cumplirse antes de que se ejecute la acción automatizada:
- Seleccione Páginas en la lista de atributos y menor que en la lista de comparadores. En el campo de valores, escriba el mayor número de páginas que puede tener el trabajo para que coincida con las capacidades de la impresora.
- Como segunda condición, elija Color en la lista de atributos y es en la lista de comparadores del centro. En el campo de valores, seleccione una de las opciones de color.
- Defina la acción que desea que se realice automáticamente:
- Seleccione la acción Enviar a la impresora.
- Elija una impresora que coincida con los atributos del trabajo de la lista de impresoras disponibles a la derecha.
Cuando se produce el evento El atributo del trabajo ha cambiado, la automatización comprueba las condiciones y, si se cumple alguna o todas las condiciones, envía los trabajos a la impresora designada.Importante: Los eventos de cambio de atributo desencadenan las acciones definidas solo cuando el usuario cambia los atributos del trabajo manualmente, mediante el cuadro de diálogo Editar trabajo o Crear orden. - Cambiar el estado del pedido a Preimpresión obligatoria cuando el cliente lo envíe
- Abra el cuadro de diálogo Crear Automatización.
- Introduzca un nombre en el campo Nombre.
- En Aplicación, seleccione RICOH TotalFlow Producer.
- Configure el Desencadenador de la automatización en Pedido recibido.
- Defina las condiciones que deban cumplirse antes de que se ejecute la acción automatizada:
- Defina la acción que desea que se realice automáticamente:
Cuando se recibe un pedido del cliente especificado, el estado del pedido cambia a Preimpresión obligatoria.
1.3.5.2 Duplicación de Automatizaciones
- Abra RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Automatizaciones.Se abre la página Automatizaciones y muestra la tabla Automatizaciones.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila de la automatización que desee
duplicar y, a continuación, seleccione Duplicar.Se abre el cuadro de diálogo Copiar automatización. Contiene todas las propiedades de la automatización original, excepto el nombre.
- Escriba un nombre que le ayude a identificar la automatización.
- Cambie las propiedades de automatización según sea necesario.
- Cuando termine de definir los detalles de la automatización, haga clic en Aceptar.
Por omisión, la automatización está desactivada al crearla. Para activar la automatización, haga clic con el botón derecho del ratón en su fila de la tabla y, a continuación, haga clic en el botón Habilitado para que se vuelva verde y haga clic en Aceptar.
1.3.6 Creación de estados personalizados
- Nota:
- Sólo los usuarios con acceso de Gestor de trabajos en TotalFlow Producer pueden añadir estados personalizados.
- Consejo:
- Para ver un vídeo sobre esta función, consulte: Personalización de estados de trabajos y pedidos
Para crear un estado personalizado:
- Inicie sesión en TotalFlow Producer.
- Haga clic con el botón derecho en un trabajo o pedido y seleccione Cambiar estado a y, a continuación, Ajustes del estado del trabajo... o Ajustes del estado del pedido....
- Pulse Crear estado personalizado.
- Introduzca los valores de cada elemento:
- En Estado de la producción interna, introduzca el nombre de su estado personalizado.
- Haga clic en el círculo de color situado junto a Estado de la producción interna para elegir un color para este estado. Haga clic en De acuerdo para establecer el color.
- Para Estado que se mostrará al cliente, elija un estado existente de la lista o escriba el mensaje personalizado que se mostrará.
- En Mostrar estado de lo siguiente, elija si este estado estará disponible para pedidos, para trabajos o para ambos.
- En Descripción, escriba una descripción para este estado, para que los usuarios sepan para qué se utiliza.
- Pulse De acuerdo.
- Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Personalizar los ajustes del estado.
1.3.7 Configuración de cuentas de clientes para el envío por correo electrónico
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Pulse Clientes.
- En la tabla Clientes, haga clic con el botón derecho del ratón en la fila del cliente y seleccione Editar.Se abre el cuadro de diálogo Editar cliente: {1}.
- En Dirección de correo electrónico para el envío de trabajos, asegúrese de que esté seleccionada la opción Activar el envío de trabajos por correo electrónico.Si está habilitada la opción Activar el envío de trabajos por correo electrónico, se crea automáticamente una dirección de correo electrónico personalizada solo para ese cliente.
- Utilice Texto personalizado para el correo electrónico para personalizar aún más la dirección de correo electrónico exclusiva de este cliente.
Puede ver la dirección de correo electrónico actualizada en el campo Correo electrónico para el envío de trabajos.Haga clic en, el botón de ayuda de la propiedad, para obtener información sobre cada uno de los
elementos.
- Comparta la dirección de correo electrónico con su cliente.
- Para que sus clientes puedan enviar trabajos o pedidos por correo electrónico, cree al menos una cuenta de usuario para ellos, con el rol Emisor del trabajo.
- Informe a su cliente de que:
- Los usuarios pueden adjuntar este tipo de archivos a un correo electrónico y enviarlos
a la dirección de correo electrónico personalizada:
- Archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint
- PNG, JPEG/JPG y TIFF/TIF
- Nota:
- El envío de trabajos en formato Microsoft Office es una función BETA compatible con la suscripción de RICOH TotalFlow Producer avanzado.
- Las imágenes y archivos enviados en formato Microsoft Word, Excel y PowerPoint se
pueden convertir a PDF.
Todas las fuentes utilizadas deben estar incrustadas en el documento de Microsoft Office. De lo contrario, la fuente se sustituye y el PDF resultante puede tener un aspecto diferente del archivo original.
- Los archivos adjuntos no pueden superar el tamaño total permitido por el proveedor de servicios de correo electrónico.
- Cuando se recibe el correo electrónico, se crea un pedido en RICOH TotalFlow Producer y los archivos adjuntos se convierten en los archivos del trabajo.
El asunto del correo electrónico se convierte en el nombre del pedido. La dirección de correo electrónico del remitente y el cuerpo del mensaje se convierten en las instrucciones de trabajo.
- Si el correo electrónico contiene tipos de archivos compatibles y no compatibles,
solo se envían a RICOH TotalFlow Producer los archivos compatibles. El cliente recibe un correo electrónico de confirmación
con información sobre el estado del pedido, el número de pedido, la fecha y hora de
envío, y la lista de trabajos enviados.
Si el correo electrónico contiene solo archivos no compatibles, no se envían los archivos y el cliente recibe un aviso de error.
- Los usuarios pueden adjuntar este tipo de archivos a un correo electrónico y enviarlos
a la dirección de correo electrónico personalizada:
1.3.8 Definir la dirección de respuesta para los correos electrónicos automatizados
- Abra RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Clientes.
- En la página Clientes que se abre, haga clic en el botón Añadir cliente.
- En el campo Dirección de correo electrónico de respuesta personalizada, añada la dirección de uno de sus empleados que sea responsable de gestionar la información recibida de ese cliente.
1.3.9 Configuración de los ajustes de RICOH TotalFlow Producer
Los usuarios con el rol Administrador pueden cambiar o inhabilitar estos ajustes.
1.3.9.1 Habilitar o inhabilitar la conversión automática de archivos de Microsoft Office a PDF
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Haga clic en Detalles en el panel izquierdo.
- Pulse Editar detalles.
- Desplácese hacia abajo hasta Ajustes de TotalFlow Producer.
- Habilite o inhabilite la opción Convierta automáticamente archivos de Microsoft Office a PDF.
- Pulse Aceptar.
1.3.9.2 Configuración de las unidades de medida predeterminadas para RICOH TotalFlow Producer
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Haga clic en Detalles en el panel izquierdo.
- Pulse Editar detalles.
- Desplácese hacia abajo hasta Ajustes de TotalFlow Producer.
- En Unidades de medida predeterminadas, haga clic en la flecha y seleccione una de las opciones. Haga clic en , el botón de ayuda de la propiedad, para obtener información sobre las opciones.
- Nota:
- RICOH TotalFlow Producer determina el tamaño de la primera página de cada trabajo PDF y lo utiliza para mostrar el Tamaño de papel en la tabla Trabajos.
- RICOH TotalFlow Producer reconoce los tamaños de papel estándar, utilizando una tolerancia de 5 puntos. Si el tamaño de la primera página se aproxima a un tamaño de papel estándar, RICOH TotalFlow Producer muestra el nombre del papel estándar. De lo contrario, muestra el tamaño real de la primera página PDF, en pulgadas o en milímetros, según las unidades de longitud que haya elegido.
- Pulse Aceptar.
1.4 Trabajar con trabajos
Si tiene una suscripción de RICOH TotalFlow Producer básico, puede enviar trabajos PDF.
Si tiene una suscripción de RICOH TotalFlow Producer avanzado, puede enviar trabajos y pedidos, y puede enviarlos a otras aplicaciones como Control de documentos, Carpetas activas o Impresoras.
La suscripción avanzada también incluye la función Conversión de Office, que convierte archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, así como formatos de imagen compatibles, a PDF.
1.4.1 Enviar Trabajos
Puede enviar trabajos a través de la interfaz de usuario de RICOH TotalFlow Producer o por correo electrónico, utilizando una dirección de correo electrónico personalizada.
Para habilitar el envío de pedidos para un cliente, cree una cuenta de cliente en RICOH Account Administration y al menos un usuario con derechos de Emisor del trabajo.
- Consejo:
- Para ver un vídeo de demostración sobre el envío de pedidos y trabajos, consulte: Envío de pedidos y trabajos
1.4.1.1 Envío de trabajos desde la interfaz de usuario
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic en el botón Enviar trabajo, situado en la esquina superior derecha.Se abre el cuadro de diálogo Crear trabajo:
- Haga clic en Crear trabajo y escriba un nombre para el trabajo. Se trata de un valor obligatorio.
- Cambie la Fecha de vencimiento si es necesario.
- Para añadir el archivo de impresión, haga clic en Añadir trabajo y seleccione un archivo PDF de su ordenador.
También puede arrastrar y soltar el archivo dentro del área de Trabajo del cuadro de diálogo Crear trabajo.
Si es necesario, puede sustituir el archivo después de la carga.
Importante: Solo puede enviar archivos PDF. Los archivos no pueden superar los 2 GB. - Defina las propiedades del trabajo.
- Pulse Enviar trabajo.
1.4.1.2 Enviar trabajos por correo electrónico
- Inicie sesión en su correo electrónico y abra una nueva plantilla de correo.
- Introduzca la dirección de correo electrónico personalizada recibida de su imprenta en el campo Para:.
- Escriba un nombre para el trabajo en el campo Asunto:.Cuando el trabajo llega a RICOH TotalFlow Producer, este nombre aparece en la tabla Trabajos y en el campo Instrucciones especiales del cuadro de diálogo de propiedades del trabajo.
- En el cuerpo del correo electrónico, escriba las instrucciones del trabajo o cualquier
otro detalle para la imprenta. Cuando el trabajo llega a RICOH TotalFlow Producer, el texto que ha escrito en el cuerpo del correo se muestra en el campo Instrucciones especiales del cuadro de diálogo de propiedades del trabajo.
- Adjunte el archivo PDF.
- Nota:
- Puede adjuntar hasta 100 archivos. Los archivos no pueden superar el tamaño total de datos adjuntos permitido por el proveedor de servicios de correo electrónico.
- Si adjunta más de un archivo, los RICOH TotalFlow Producer agrupa todos en un pedido y cada archivo se convierte en un trabajo de ese pedido. El nombre de cada archivo PDF se convierte en el nombre del respectivo trabajo y el contenido del campo Asunto: se muestra en el campo Instrucciones especiales.
- Envíe el correo electrónico.
Para ver el trabajo en RICOH TotalFlow Producer, haga clic en el botón Ir al portal de impresión del correo electrónico.
1.4.2 Conversión manual de archivos de Microsoft Office e imágenes a PDF
- Archivos de Microsoft Office que no se convirtieron automáticamente a PDF durante el envío del trabajo porque la opción Convierta automáticamente archivos de Microsoft Office a PDF estaba desactivada en RICOH Account Administration.
- Archivos de Microsoft Office e imágenes que se restauraron en el archivo original del cliente tras la conversión automática a PDF.
- En la tabla Trabajos, seleccione y haga clic con el botón derecho en uno o varios archivos de trabajo.
- Nota:
- Puede convertir hasta 100 archivos a la vez.
- Los archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint y los formatos de imagen compatibles, como PNG, JPEG/JPG y TIFF/TIF, se pueden convertir a PDF.
- Todas las fuentes utilizadas deben estar incrustadas en el documento de Microsoft Office. De lo contrario, la fuente se sustituye y el PDF resultante puede tener un aspecto diferente del archivo original.
- Seleccione Convertir a PDF.
Si la conversión falla, aparece el icono del tipo de archivo original en la columna Nombre del trabajo.
1.4.3 Aplicar el control de documentos a trabajos
- Consejo:
- Para ver un vídeo sobre la función Control de documentos, consulte: Control de documentos
El Control de documentos está disponible con las suscripciones a RICOH TotalFlow Producer Avanzado y de Prueba.
Se aplica automáticamente el Control de documentos a los archivos enviados utilizando
un perfil integrado. Puede ver el estado del Control de documentos del trabajo en
la columna Estado. Cuando el Control de documentos se ha completado, aparece 
, el icono de Control de documentos, en la columna Control de documentos. Puede pasar el ratón por encima del icono para ver el resumen del Control de documentos.
Si ha adquirido una suscripción a Control de documentos o Control de documentos Prémium,
el resumen del Control de documentos muestra el nombre del perfil de control de documentos
y el número de páginas del archivo PDF, así como una lista de los errores, advertencias
y correcciones que se han aplicado. También genera un informe denominado Informe_nombre_archivo_trabajo.pdf que puede visualizar, guardar o imprimir.
Con una suscripción a Control de documentos o Control de documentos Prémium, los gestores de trabajos también pueden procesar los trabajos manualmente, utilizando un perfil de control de documentos personalizado, establecer un nuevo perfil por omisión, inhabilitar el control de documentos automático, y descargar o suprimir perfiles.
Para comprobar que dispone de los complementos necesarios, abra la página Suscripciones de RICOH Account Administration y haga clic en Detalles en la tarjeta de suscripción RICOH TotalFlow Producer.
1.4.3.1 Cambio del perfil de control de documentos predeterminado
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic en , el icono Control de documentos, situado a la derecha.Se abre el panel Control de documentos.
- Haga clic en
, el botón Ajustes de control de documentos predeterminados.Se abre el cuadro de diálogo Ajustes de control de documentos predeterminados.
- Seleccione la opción Aplique automáticamente el control de documentos a todos los trabajos nuevos mediante el siguiente perfil..
- En PERFIL, haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista de perfiles disponibles
y seleccione el perfil que desea utilizar.Si desea añadir un nuevo perfil, haga clic en IMPORTAR y seleccione un perfil personalizado de una ubicación de red. El archivo del perfil personalizado debe tener la extensión
.ppp.Nota: También puede filtrar la lista de perfiles escribiendo cualquier parte del nombre de un perfil directamente en el cuadro de selección. - Pulse De acuerdo.Todos los trabajos se procesan automáticamente mediante el nuevo perfil predeterminado, a menos que usted los procese manualmente.
1.4.3.2 Aplicar el control de documentos a trabajos manualmente
- Nota:
- Para aplicar el control de documentos a trabajos manualmente, debe disponer de una suscripción a Control de documentos o Complemento Control de documentos Prémium.
- Para utilizar perfiles personalizados, debe disponer de una suscripción a Control de documentos o Complemento Control de documentos Prémium y acceso a la Biblioteca de Enfocus PitStop.
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic en , el icono Control de documentos, situado a la derecha.Se abre el panel Control de documentos.
- En PERFIL, haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista de perfiles disponibles
y seleccione el perfil que desea utilizar.Si desea añadir un nuevo perfil, haga clic en IMPORTAR y seleccione un perfil personalizado de una ubicación de red. El archivo del perfil personalizado debe tener la extensión
.ppp.Nota: También puede filtrar la lista de perfiles escribiendo cualquier parte del nombre de un perfil directamente en el cuadro de selección. - En la tabla Trabajos o Pedidos, seleccione los trabajos a los que desea aplicar el control de documentos y, a continuación,
arrástrelos y suéltelos en el campo Arrastra y suelta archivos aquí.
También puede hacer clic con el botón derecho en los trabajos y seleccionar en el menú.
- Pulse EJECUTAR.
, el icono de Control de documentos, en la columna Control de documentos.
1.4.3.3 Inhabilitación del Control de documentos automático
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic en , el icono Control de documentos, situado a la derecha.Se abre el panel Control de documentos.
- Haga clic en , el botón Ajustes de control de documentos predeterminados.Se abre el cuadro de diálogo Ajustes de control de documentos predeterminados.
- Borre la opción Aplique automáticamente el control de documentos a todos los trabajos nuevos mediante el siguiente perfil..
- Pulse De acuerdo.
1.4.3.4 Descarga de perfiles de Control de documentos
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic en , el icono Control de documentos, situado a la derecha.Se abre el panel Control de documentos.
- Haga clic en , el botón Ajustes de control de documentos predeterminados.Se abre el cuadro de diálogo Ajustes de control de documentos predeterminados.
- En PERFIL, haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista de perfiles disponibles.Nota: También puede filtrar la lista de perfiles escribiendo cualquier parte del nombre de un perfil directamente en el cuadro de selección.
- Pase el ratón por encima del perfil que desea descargar y haga clic en
, el botón Descargar.El procedimiento de guardado del archivo dependerá del navegador web.
, el icono Control de documentos, y, a continuación, expanda la lista PERFIL, pase el ratón por encima del perfil que desea descargar y haga clic en , el botón Descargar.1.4.3.5 Eliminación de perfiles de Control de documentos
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic en , el icono Control de documentos, situado a la derecha.Se abre el panel Control de documentos.
- Haga clic en , el botón Ajustes de control de documentos predeterminados.Se abre el cuadro de diálogo Ajustes de control de documentos predeterminados.
- En PERFIL, haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista de perfiles disponibles.Nota: También puede filtrar la lista de perfiles escribiendo cualquier parte del nombre de un perfil directamente en el cuadro de selección.
- Pase el ratón por encima del perfil que desea eliminar y haga clic en
, el botón Suprimir.No puede eliminar perfiles que se estén utilizando actualmente para el procesamiento automático. - En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en De acuerdo.Los perfiles borrados se eliminan permanentemente del sistema y ya no pueden utilizarse para el procesamiento automático ni manual.
, el icono Control de documentos, y, a continuación, expanda la lista PERFIL, pase el ratón por encima del perfil que desea eliminar y haga clic en , el botón Suprimir.1.4.4 Modificación de archivos PDF
- Consejo:
- Para ver un vídeo sobre las funciones de edición de PDF en RICOH TotalFlow Producer, consulte: Edición de archivos PDF
Después de recibir un trabajo en RICOH TotalFlow Producer, puede utilizar PDF Editor para editar los archivos de la siguiente manera: añadiendo firmas o imágenes; añadiendo, eliminando o girando páginas; o tapando el contenido.
Para abrir PDF Editor, haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y seleccione
Editar PDF.... PDF Editor se inicia y muestra el archivo PDF del trabajo.
1.4.4.1 Edición de archivos con el Editor de documentos
- Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y seleccione Editar PDF....
- Haga clic en , el icono del Editor de documentos.
- Para seleccionar determinadas páginas que desee mover, girar, eliminar o duplicar, haga clic en las páginas correspondientes. Para anular la selección, vuelva a hacer clic sobre las páginas.
- Al hacer clic en
, el icono Más opciones, se abre un menú en el que puede elegir deshacer o rehacer
una acción, seleccionar todas las páginas o restablecer la selección. - Para guardar los cambios y cerrar el editor de documentos, haga clic en Guardar.
1.4.4.1.1 Reordenación de las páginas de un archivo de trabajo
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....Se abre PDF Editor.
- Haga clic en , el icono del Editor de documentos.
- Haga clic en las páginas que desea mover para seleccionarlas. Para borrar la selección de una o varias páginas, vuelva a hacer clic en ellas.
- Para mover las páginas en un solo paso, arrástrelas y suéltelas en la nueva posición. Todas las páginas seleccionadas se vuelven a colocar en el orden numérico anterior en el nuevo lugar.
- Para mover páginas a diferentes posiciones, haga clic en uno de estos iconos:
- Para insertar las páginas seleccionadas después de una página determinada, haga clic
en
, el icono Mover. A continuación, escriba el número de la página después de la cual deben ir las páginas
seleccionadas. Para insertar las páginas al principio del documento, escriba 0. - Para mover cada una de las páginas seleccionadas un paso por detrás, haga clic en
, el icono Mover antes de. - Para mover cada una de las páginas seleccionadas un paso por delante, haga clic en
, el icono Mover después de.
- Para insertar las páginas seleccionadas después de una página determinada, haga clic
en
- Haga clic en Guardar.
1.4.4.1.2 Añadir páginas nuevas a un archivo de trabajo
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....Se abre PDF Editor.
- Haga clic en , el icono del Editor de documentos.
- Elija una o todas estas opciones:
- Para añadir una página en blanco, haga clic en Nueva página.
- Para duplicar una página existente, selecciónela y haga clic en Duplicar.
- Para importar un documento existente desde una unidad local o compartida, haga clic
en , el icono Más opciones, y seleccione Importar documento. En el Explorador de Windows, seleccione el documento que desea importar y haga clic
en Abrir.
1.4.4.2 Edición del contenido de archivos PDF
Para utilizar PDF Editor, necesita una suscripción a RICOH TotalFlow Producer Avanzado y el Complemento PDF Editor.
Para editar el contenido, utilice las herramientas de la barra de menús de PDF Editor:
1.4.4.2.1 Ocultar el contenido de un archivo PDF mediante redacción
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....Se abre PDF Editor.
- Desplácese por el PDF hasta el texto que desea ocultar.
- Haga clic en , el icono de Redacción de texto.Aparece la barra de menú Redacción.
- Aplique cualquiera de las opciones disponibles:
- Color de relleno, si desea que el texto redactado se rellene con un color determinado. El color de relleno por defecto es el negro.
- Superponer texto, si desea aplicar texto sobre el área redactada. Escriba el texto en el campo y, a continuación, elija el Color del texto.
- Color del contorno
- Repetir texto, si desea que se aplique el mismo texto repetidamente sobre el área redactada.
- Color del contorno
- Opacidad
- Seleccione el área que desea ocultar.
- Para guardar las redacciones que ha definido, haga clic en Aplicar redacciones.
- Para eliminar las redacciones que ha definido, haga clic en
y, a continuación, en Suprimir. - Pulse Aceptar.
1.4.4.2.2 Selección del contenido a mostrar en archivos PDF
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....
- En el PDF Eidtor que se abre, desplácese por el PDF hasta la página que desea editar.
- Haga clic en Invertir máscara.Se aplica una herramienta de forma rectangular sobre la página.
- Arrastre las esquinas y los márgenes de la herramienta de forma rectangular hasta que enmarque toda el área que desea mostrar.
- Para rellenar el área enmascarada con un borde de color, haga clic en
y seleccione un color. - Para guardar el cambio, pulse Aplicar.
- Repita los pasos del 3 al 6 para todas las páginas que desee editar.
- Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
1.4.4.2.3 Insertar objetos en archivos PDF
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....Se abre PDF Editor.
- Desplácese por el PDF hasta la página en la que desea insertar el objeto.
- Para insertar una firma:
- Haga clic en , el icono Añadir firma.
- Seleccione el tipo de firma que desea añadir:
- Para aplicar una firma manuscrita, seleccione Dibujar y, a continuación, utilice el ratón para dibujar su firma.
- Para cargar una imagen de una firma, seleccione Imagen y, a continuación, cargue una imagen guardada.
- Para escribir la firma, haga clic en Escribir, seleccione una de las fuentes y colores disponibles, y escriba una firma.
- Haga clic en
- Para insertar una imagen desde una unidad local o compartida:
- Haga clic en , el icono Añadir soporte y, a continuación, seleccione Imagen.
- Seleccione la imagen que desea aplicar.
- Arrastre la herramienta de forma rectangular para ajustar la imagen y aplicarla en el lugar adecuado.
- Haga clic en
- Para insertar un sello:
- Haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a , el icono Añadir soporte, y seleccione Sello.
- Seleccione uno de los diseños de sello existentes.
- Para diseñar su propio sello, haga clic en Sello personalizado.
- Elija el texto y el color del sello y haga clic en Crear sello.
- Arrastre la herramienta de forma rectangular para ajustar el tamaño de la imagen y aplicarla en el lugar adecuado.
- Haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a
- Para insertar un dibujo:
- Haga clic en , el icono de Dibujo.Aparece una nueva barra de opciones debajo de la barra de herramientas principal.
- Para definir las propiedades del dibujo, seleccione una de las opciones disponibles:
- Utilice el ratón para aplicar el dibujo.
- Para borrar el dibujo, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a , el icono Dibujo, y seleccione Borrador.
- Haga clic en
- Para insertar una forma:
- Haga clic en , el icono Añadir forma.
- Seleccione una de las formas disponibles, como línea, flecha, rectángulo, nube, etc.Aparece una nueva barra de opciones debajo de la barra de herramientas principal.
- Seleccione todas las opciones necesarias para definir las propiedades de la forma, como el color, grosor o estilo de la línea.
- Utilice el ratón para aplicar la forma en la página PDF.
- Para eliminar una forma, haga clic en la forma para seleccionarla y, a continuación,
en , el icono de la papelera de reciclaje, que se encuentra en el extremo derecho de
la barra de opciones.
- Haga clic en
1.4.4.2.4 Resaltar texto en un archivo PDF
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....Se abre PDF Editor.
- Para utilizar la herramienta de resaltado:
- Haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a , el icono Dibujo, y seleccione Resaltado de forma libre o Marcador de resaltado de texto.Aparece una nueva barra de opciones debajo de la barra de herramientas principal.
- Seleccione una de las opciones de marcado de resaltado disponibles:
- Utilice el ratón para aplicar el marcador de resaltado.
- Para borrar el dibujo, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a , el icono Dibujo, y seleccione Borrador. Utilice el ratón para borrar el marcador de resaltado.
- Haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a
- Para utilizar el menú de anotaciones:
- Seleccione el texto que desea resaltar.Aparece un menú con opciones para resaltar, tachar, subrayar, subrayar con línea serpenteante o redactar:
.
- Seleccione el texto que desea resaltar.
- Para resaltar el texto seleccionado, haga clic en un símbolo de la barra de opciones.
- Para abrir las opciones de resaltado, haga clic en el texto resaltado.Aparece una nueva barra de opciones debajo de la barra de herramientas principal.
- Seleccione una de las opciones de marcado de resaltado disponibles:
- Para eliminar la notación, haga clic en , el icono de la papelera de reciclaje, que se encuentra en el extremo derecho de
la barra de opciones.
1.4.4.2.5 Insertar enlaces en un archivo PDF
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....Se abre PDF Editor.
- Desplácese por el PDF hasta la página en la que desea insertar el enlace.
- Haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a , el icono Añadir soporte, y seleccione Enlace.Aparece una nueva barra de opciones debajo de la barra de herramientas principal.
- Seleccione el Color de borde, la Opacidad y el Grosor deseados para el área interactiva del enlace que va a crear.
- Utilice el ratón para seleccionar la zona interactiva del enlace.Se abre el cuadro de diálogo Configuración de enlaces:
- Seleccione la configuración del enlace:
- Para crear un enlace a un sitio web, haga clic en Sitio web y, a continuación, escriba la dirección del sitio web.
- Para crear un enlace a una página del propio PDF, haga clic en Página y, a continuación, escriba el número de página.
- Para aplicar los ajustes, haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro de diálogo Configuración de enlace.
- Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
1.4.4.2.6 Añadir notas y comentarios a un archivo PDF
- Abra la tabla RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Editar PDF....Se abre PDF Editor.
- Desplácese por el PDF hasta la página en la que desea insertar la nota.
- Para añadir una nota:
- Sitúa el cursor donde quiera añadir la nota.Aparece una nueva barra de opciones debajo de la barra de herramientas principal.
- Seleccione un color de recuadro y un símbolo de nota.
- Escriba el contenido de la nota dentro del recuadro.
- Para eliminar una nota, haga clic en ella y, a continuación, en , el icono de la papelera de reciclaje que se encuentra en el extremo derecho de la
barra de opciones.
- Sitúa el cursor donde quiera añadir la nota.
- Para insertar una nota con una forma:
- Haga clic en , el icono Añadir forma.
- Seleccione una de las formas disponibles, como línea, flecha, rectángulo, nube, etc.Aparece una nueva barra de opciones debajo de la barra de herramientas principal.
- Seleccione todas las opciones necesarias para definir las propiedades de la forma.
- Utilice el ratón para aplicar la forma en la página PDF.
- Para añadir una nota con la forma, haga clic en , el icono Añadir nota, en el extremo derecho de la barra de opciones.
- Para eliminar una forma y la nota adjunta, haga clic en la forma para seleccionarla
y, a continuación, en , el icono de la papelera de reciclaje que se encuentra en el extremo derecho de la
barra de opciones.
- Haga clic en
- Para añadir una nota a un texto resaltado:
- Seleccione el texto que desea comentar.Aparece un menú con opciones para resaltar, tachar, subrayar, subrayar con línea serpenteante o redactar:
- Seleccione un método de resaltado.
- Haga clic en el texto resaltado y, a continuación, en , el icono Añadir nota, en el extremo derecho de la barra de opciones.
- Seleccione el texto que desea comentar.
- Para añadir un comentario a un texto resaltado:
- Seleccione el texto que desea comentar.Aparece un menú con opciones para resaltar, tachar, subrayar, subrayar con línea serpenteante o redactar:
- Haga clic en
, el icono Añadir comentario. - Escriba el comentario y, a continuación, haga clic fuera del cuadro del comentario.
- Para editar o eliminar el comentario, haga clic en el símbolo del comentario en el
PDF y, a continuación, en
, el icono Más opciones, situado en la esquina superior derecha del cuadro del comentario.
- Para editar el comentario, seleccione Editar contenido y escriba un nuevo texto.
- Para eliminar el comentario, seleccione Suprimir.
- Seleccione el texto que desea comentar.
1.4.5 Gestionar las versiones de los archivos del trabajo
Solo los usuarios con la función de Gestor de trabajos pueden gestionar las versiones de los archivos.
- Abra la página RICOH TotalFlow Producer Trabajos.
- Haga clic con el botón derecho en la fila del trabajo y seleccione Historial de versiones....
- Haga clic con el botón derecho en una versión del archivo y seleccione una de las
acciones disponibles:
- Restaurar
Para promocionar la versión seleccionada, haga clic en Restaurar. La versión restaurada se muestra en la tabla Trabajos.
- Descargar
- Suprimir
No puede suprimir ni restaurar la versión actual del archivo, pero puede descargarla. - Restaurar
1.4.6 Visualización del estado del trabajo
- Abra la vista Trabajos.
- Eche un vistazo a la información que aparece en la columna Estado.
Un trabajo puede estar en uno de los siguientes estados:
Trabajo en procesamiento Nuevo trabajo (estado de trabajo predeterminado asignado a todos los nuevos trabajos)
Comprobando si hay virus
Archivo en cuarentena
Trabajo en procesamiento
Trabajo completado
Error
Enviando a carpeta activa Enviando anombre de la carpeta activa
Enviado a nombre de la carpeta activa
Enviando a impresora Enviando a nombre de la impresora
Puesto en cola para impresión el nombre de la impresora
Retenida el nombre de la impresora
Procesando en nombre de la impresora
Imprimiendo el nombre de la impresora
Impreso el nombre de la impresora
Pausada el nombre de la impresora
Suspendida el nombre de la impresora
Cancelada el nombre de la impresora
Anulada el nombre de la impresora
Control de documentos Control de documentos pendiente
Realizando el control de documentos
Conversión a PDF Convirtiendo a PDF
Acoplado PDF Flattening PDF - Si se ha modificado la visualización predeterminada de los atributos del trabajo y
no puede ver el estado de un trabajo, puede restaurar la columna Estado en la tabla Trabajos:
- Haga clic en , el icono Valores de tabla, y seleccione Gestionar las columnas....
- En el cuadro de diálogo Gestionar las columnas - Trabajos, elija uno de estos métodos:
- Pulse De acuerdo.
- Haga clic en
1.4.7 Cambio del estado del trabajo
- En la tabla Trabajos de la página principal de RICOH TotalFlow Producer, seleccione uno o varios trabajos y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en una de las filas seleccionadas.
- Haga clic en Cambiar estado a y
- Elija entre los estados predefinidos o
- Personalice el estado del trabajo
1.4.8 Visualización del archivo de trabajo
- Abra el panel Trabajos de la página principal de RICOH TotalFlow Producer.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila del trabajo y haga clic en Visualizar....Se abre el visor de PDF y puede visualizar, descargar o imprimir el documento en una impresora local.
1.4.9 Modificación de la información del trabajo
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic con el botón derecho sobre el trabajo y seleccione Propiedades...
Si dispone de una suscripción básica a RICOH TotalFlow Producer, se abrirá el cuadro de diálogo Editar trabajo.
Si tiene una suscripción Avanzada o de Prueba, se abre el cuadro de diálogo Editar pedido y el trabajo ya está seleccionado.
- Cambie el valor de la Fecha de vencimiento, si es preciso.
- Actualice las propiedades del trabajo:
- Instrucciones especiales: actualice las instrucciones del trabajo.
- Copias: haga clic en
, el icono de más, o 
, el icono de menos, para aumentar o disminuir el número de copias, o introduzca un
número de copias dentro del campo. - 2 caras: seleccione o desactive esta opción para especificar si el trabajo se imprime en ambas caras de la página o solo en una.
- Grapado: seleccione una opción de grapado para el documento impreso.
- Perforado: seleccione una opción de perforación para el documento impreso.
- Color/Blanco y negro: seleccione una opción de color.
Nota: En el cuadro de diálogo Editar pedido, puede ver la configuración original especificada durante el envío del trabajo en la sección Pedido original del cliente:. - Pulse De acuerdo.
1.4.10 Edición de las propiedades del trabajo
- En la tabla Trabajos o Pedidos, haga clic con el botón derecho del ratón en un trabajo PDF y seleccione Editar JDF....Aparecerá el cuadro de diálogo Editor de propiedades de trabajo:
- Seleccione una pestaña de la izquierda para ver todos los ajustes disponibles.
- Actualice las propiedades del trabajo, según sea necesario.Puede previsualizar el resultado en el panel de la derecha. Utilice los botones de vista de la esquina superior derecha para cambiar la forma en que se muestra el trabajo en el panel de vista previa.
- Pulse De acuerdo.
1.4.10.1 Modificación de las opciones del trabajo
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para personalizar el trabajo.
1.4.10.1.1 Configuración de las opciones del trabajo
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Introduzca el número de copias que desea imprimir en el campo Copias.
- Para especificar qué páginas imprimir, especifique una única página, varias páginas
separadas por comas o un intervalo de páginas en el campo Intervalo de páginas.Nota: Este campo sólo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
- Seleccione esta opción si desea imprimir, dejar en espera o ambas opciones, mediante
la selección de las opciones de la lista Modo de impresión.Nota: Este valor sólo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
- Expanda el grupo Información de trabajos.
- Especifique el nombre del trabajo en el campo Nombre de trabajo.
- Introduzca el código en el campo Código de usuario, si está disponible. El código se utiliza con fines de seguimiento y facturación.
- Configure una fecha y hora de impresión de trabajos seleccionando Por fecha en la lista Vencimiento.
- Para especificar el usuario que crea el trabajo, escriba un nombre en el campo Nombre de usuario o seleccione un usuario ya registrado en la lista.
- Para especificar la persona propietaria del trabajo, introduzca el nombre en el campo Cliente.
- Si ha elegido agregar una página de mensaje de cabecera al trabajo, edite la información que imprimir en la cabecera, en el campo Información de página banner.
- Si necesita especificar más instrucciones para procesar el trabajo, use el campo Instrucciones especiales.
- Agregue información adicional sobre el trabajo en los campos Notas 1 y Notas 2.
- En el campo Descripción, introduzca un texto para describir el trabajo.
1.4.10.1.2 Modificación de los ajustes de datos variables
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Desplácese y expanda la sección Ajustes de datos variables.
- Para especificar si desea guardar en caché y reutilizar los objetos de los trabajos que contienen archivos PDF, seleccione un valor de la lista Copia caché objetos en trabajos PDF.
1.4.10.1.3 Configuración de la prioridad de los trabajos
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Prioridad en Ajustes avanzados.
- Si es necesario, marque la casilla de verificación para activar el campo de entrada Prioridad.
- Especifique 100 si desea que el trabajo tenga la máxima prioridad o 1 si el trabajo tiene la prioridad más baja.
1.4.10.1.4 Configuración de las opciones del almacén de trabajos
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Desplácese hasta Almacenar en Ajustes avanzados.
- Para desactivar la opción Almacenar para el trabajo actual, seleccione Desactivado en la lista.
- Para almacenar el trabajo, seleccione Almacenar indefinidamente.
- Para almacenar el trabajo un periodo de tiempo determinado después de su impresión, seleccione Almacenar durante y establezca los días y las horas que se debe almacenar el trabajo.
1.4.10.1.5 Sustitución de una fuente
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Desplácese hasta abajo y vaya a Ajustes avanzados.
- En la lista Sustitución de fuente, seleccione Activado.
1.4.10.1.6 Configuración de una imposición distinta para un intervalo de páginas
- Vaya a Configuración de trabajo.
- Defina el intervalo de páginas en el campo Intervalo de páginas.
- Desplácese hasta abajo y vaya a Ajustes avanzados.
- Seleccione Redistribuir páginas seleccionadas en la lista Imposición intervalo de páginas.
1.4.10.1.7 Selección de ajustes predefinidos de la impresora
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Desplácese hasta abajo y vaya a Ajustes avanzados.
- Vaya a Ajuste predeterminado impresora.
- Seleccione uno de los ajustes predefinidos de la impresora en la lista, si están disponibles.
- Para imprimir con cualquier valor predefinido de la impresora, seleccione Cualquiera.
1.4.10.1.8 Selección de características de impresora
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Desplácese hasta abajo y vaya a Ajustes avanzados.
- Vaya a Función de impresora.
- Seleccione una característica de la impresora de la lista, si está disponible.
1.4.10.1.9 Selección de las opciones postflight
- Haga clic en Configuración de trabajo a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Postflight.
- Seleccione una de las opciones de la lista.
1.4.10.2 Modificación de los ajustes del diseño
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para editar los ajustes de diseño.
1.4.10.2.1 Configuración del diseño del folleto
1.4.10.2.2 Configuración del diseño de unión
1.4.10.2.3 Cambio de la configuración de rotación automática de imagen
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a la sección Normal.
- Vaya a Giro automático y seleccione Desactivado para cambiar manualmente la rotación de la imagen.
- Nota:
- La opción Giro automático permite que el borde largo de la imagen se alinee con el borde largo de la hoja o página. Cuando la imagen y la orientación de la hoja sean distintas, los bordes superior o izquierdo de la imagen quedan alineados con el valor Orientación de abertura.
- Si la opción Giro automático está deshabilitada, vaya a Páginas por hoja y establezca el valor en 1.
1.4.10.2.4 Selección de la cara de impresión
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el tipo de diseño y vaya a Cara de impresión.
- Para imprimir en una sola cara, seleccione Anverso (a una cara).
- Para imprimir solamente en el reverso del papel
, seleccione
Reverso (a una cara).Nota: Este valor sólo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
- Si desea imprimir en ambas caras del papel>, seleccione .
1.4.10.2.5 Cambio de la orientación de la página
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el tipo de diseño y vaya a Orientación.
- Seleccione Horizontal en la lista.
Por ejemplo, si el archivo de impresión tiene diez páginas y siete se muestran en modo vertical y tres en modo horizontal, debe establecer la orientación en horizontal para que coincida con la orientación de la mayor parte de las páginas.
1.4.10.2.6 Selección de la orientación de apertura
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el tipo de diseño y vaya a Orientación de abertura.
- Para abrir la hoja de derecha a izquierda, seleccione Abrir hacia la izquierda. Cuando la selecciona, Borde de encuadernación se configura automáticamente como Izquierda.
- Para abrir la hoja de abajo a arriba, seleccione Abrir hacia arriba, Cuando la selecciona, Borde de encuadernación se configura automáticamente como Arriba.
- Para abrir la hoja de izquierda a derecha, seleccione Abrir hacia la derecha. Cuando la selecciona, Borde de encuadernación se configura automáticamente como Derecha. Nota: Este valor sólo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
1.4.10.2.7 Rotación de una imagen en una página
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el tipo de diseño y vaya a Grados de giro.
- Haga clic en uno de los botones para seleccionar el número de grados para girar la imagen de la página.
1.4.10.2.8 Cómo escalar una imagen
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el tipo de diseño y vaya a Reducir/Ampliar en Imagen.
- Para reducir o ampliar una imagen o el tamaño del plano para que coincida con el tamaño
de papel, seleccione Ajustar a tamaño de impresión.Nota: Este valor sólo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
- Para reducir una imagen para que coincida con el tamaño de papel o el tamaño de la reproducción múltiple, cuando la imagen se reproduce varias veces en la hoja, seleccione Reducir para ajustar.
- Para conservar el tamaño original de la imagen, seleccione Desactivado.
1.4.10.2.9 Alineación de una imagen
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el tipo de diseño y vaya a Alineación de imagen en Imagen.
- Para centrar una imagen en la hoja, seleccione Centro.
- Para anclar la esquina de una imagen en una esquina concreta de la hoja, seleccione
uno de estos valores: Parte inferior izquierda, Parte superior izquierda, Parte superior derecha o Parte inferior derecha.Nota: Estos valores están disponibles sólo si son compatibles con la configuración de la impresora.
1.4.10.2.10 Modificación de la posición de una imagen
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el tipo de diseño y vaya a Desplazamiento de la imagen en Imagen.
- Si es necesario, haga clic en Desplazamiento de la imagen para activarlo.
- En configuraciones dúplex, puede definir los mismos valores para el anverso y el reverso si marca la casilla de verificación Aplicar el mismo desplazamiento de imagen para anverso y reverso.
- Especifique un valor como número positivo o negativo con hasta tres decimales en los campos Anverso y Reverso.
- Seleccione la unidad de medida en la lista Unidades.
- Nota:
- Cuando se gira la hoja para visualizarla, el desplazamiento de la imagen también gira.
- Las flechas X e Y del sistema de coordenadas indican la dirección de desplazamiento de la imagen.
1.4.10.2.11 Adición de un nuevo diseño personalizado
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a la sección Normal y seleccione un valor mayor que 1 en la lista Páginas por hoja.
- Pulse Añadir diseño personalizado.
- Para conservar los mismos ajustes para ambas caras, seleccione la casilla de verificación Utilizar el mismo diseño para ambas caras.
- Para seleccionar la ubicación del diseño que desea personalizar, haga clic en la página para seleccionarla, utilice la lista Ubicación, utilice las flechas o simplemente arrastre y coloque la página sobre otra.
- Para especificar cuántos grados deben girar las imágenes colocadas en esta ubicación, haga clic en una de las opciones de Grados de giro.
- Para reducir o ampliar las imágenes para que encajen en la ubicación, seleccione un valor en la lista Reducir/Ampliar.
- Para especificar cuánto deben desplazarse las imágenes colocadas en esta ubicación, haga clic en Desplazamiento de la imagen para activarlo y especifique un valor en los campos X e Y.
1.4.10.3 Cambio de la configuración del papel
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Papel a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para personalizar las opciones de papel.
1.4.10.3.1 Adición de un papel manual
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Papel a la izquierda de la pantalla.
- Amplíe la lista Papel y haga clic en Papel manual para abrir el cuadro de diálogo Añadir papel manual.
- Establezca todas las propiedades para el papel seleccionado, incluidas: Bandeja de entrada, Tamaño, Gramaje, Tipo, etc.
1.4.10.3.2 Actualización de un papel manual
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Papel a la izquierda de la pantalla.
- Vaya al campo Papel y expanda la lista.
- En la sección Papel manual, desplace el ratón por encima del papel que desea editar y haga clic en el icono de actualización para mostrar el cuadro de diálogo Actualizar papel manual.
1.4.10.3.3 Ajuste del tamaño personalizado del papel
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Papel a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a la lista Tamaño y seleccione Personalizada.
- Introduzca los valores personalizados en los campos Anchura y Altura.
1.4.10.3.4 Selección de un papel en el catálogo de papel
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Papel a la izquierda de la pantalla.
- Amplíe la lista Papel y haga clic en Catálogo de papel.
- En la ventana Catálogo de papel, haga clic con el botón izquierdo en un papel de la sección Papel de catálogo.
1.4.10.3.5 Clasificación del papel
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Papel a la izquierda de la pantalla.
- Amplíe la lista Papel.
- Pulse Catálogo de papel.
- Haga clic en el encabezado de una columna para clasificar el papel en función de un
atributo de papel.Nota: Para clasificar el papel en orden ascendente o descendente, haga clic de nuevo en el encabezado de la columna.
1.4.10.3.6 Búsqueda del catálogo de papeles
1.4.10.4 Cambio de la configuración de sangrados y marcas
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Marcas de corte y sangrados a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para editar la configuración.
1.4.10.4.1 Ajuste del área de sangrado
- Haga clic en Marcas de corte y sangrados a la izquierda de la pantalla.
- Defina el tipo de papel y especifique si desea reducir o ampliar la imagen para que encaje seleccionando una opción de la lista Reducir/Ampliar.
- Haga clic en Ajustes margen/corondel para activarlo.
- Vaya a Sangrados y especifique la anchura del sangrado en los campos horizontal y vertical.
1.4.10.4.2 Ajuste de la distancia entre varias páginas en una hoja
- Haga clic en Marcas de corte y sangrados a la izquierda de la pantalla.
- Defina el tipo de papel y especifique si desea reducir o ampliar la imagen para que encaje seleccionando una opción de la lista Reducir/Ampliar.
- Haga clic en Ajustes margen/corondel para activarlo.
- Vaya a Corondeles y especifique la anchura del corondel en los campos horizontal y vertical.
1.4.10.4.3 Configuración de los márgenes
- Haga clic en Marcas de corte y sangrados a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic en Ajustes margen/corondel para activarlo.
- Vaya a Márgenes.
- Para definir los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho, que indican la
cantidad de espacio que debe dejarse entre el tamaño final y los bordes exteriores
de la hoja, especifique los valores en los campos correspondientes.Nota: Marque la casilla de verificación Utilizar el mismo margen para que todos los márgenes tengan los mismos valores.
1.4.10.4.4 Marcas de recorte de impresión
- Haga clic en Marcas de corte y sangrados a la izquierda de la pantalla.
- Para imprimir las marcas de corte en la esquina:
- En la lista Marcas de corte esquina, seleccione el lateral donde imprimir las marcas de corte.
- Seleccione el estilo para las marcas de corte de esquina. El estilo Simple marca dónde recortar el tamaño de acabado y el estilo Doble muestra el borde del sangrado y dónde recortar el tamaño de acabado.
- Para especificar el grosor de la línea en puntos, especifique un valor en el campo Grosor.
- Para imprimir las marcas de corte de esquina en el borde de la hoja, seleccione Imprimir hasta el borde.
- Si desea usar una longitud específica, seleccione Personalizada.
- Especifique los valores para la longitud horizontal y vertical y seleccione las unidades de medida.
Importante: Defina los márgenes lo suficientemente anchos como para que se impriman las marcas. - Para imprimir las marcas de corte en el centro:
- En la lista Marcas de corte centro, seleccione el lateral donde imprimir las marcas de corte.
- Seleccione el estilo para las marcas de corte de centro.
- Para especificar la cantidad que se debe desplazar el centro de la marca de corte desde el borde de la cara terminada, introduzca un valor en el campo Desplazamiento.
- Para especificar las unidades para el desplazamiento, use la lista Unidades.
1.4.10.5 Modificación de las opciones de acabado
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para personalizar los ajustes de acabado.
1.4.10.5.1 Configuración de los métodos de grapado y de encuadernación
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Grapado/Encuadernación.
- En la lista, seleccione si desea grapar o encuadernar las páginas del trabajo.
1.4.10.5.2 Selección del método de perforación
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Perforación.
- Seleccione el método de perforado en la lista Perforación.
1.4.10.5.3 Selección del método de plegado
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Tipo de pliegue.
- Seleccione uno de los métodos de plegado de la lista.
1.4.10.5.4 Cambio de la bandeja de salida
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Bandeja de salida.
- Seleccione una de las bandejas de salida disponibles para la impresora.
1.4.10.5.5 Selección de la bandeja para las fichas no utilizadas
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Ir a Expulsar papel con pestaña no usado.
- Seleccione una de las bandejas disponibles para la impresora.
1.4.10.5.6 Cómo intercalar las copias del trabajo
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya al campo Ordenar y elija una de las opciones disponibles para su impresora.
1.4.10.5.7 Expulsión de las copias de los trabajos
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione Cara abajo en lista para imprimir la primera página cara abajo en la parte inferior de la pila.
- Seleccione Cara abajo, orden inverso en lista para imprimir la primera página cara abajo en la parte superior de la pila.
- Seleccione Cara arriba en lista para imprimir la primera página cara arriba en la parte inferior de la pila.
- Seleccione Cara arriba, orden inverso en lista para imprimir la primera página cara arriba en la parte superior de la pila.
1.4.10.5.8 Selección del método de perforación
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Perforar.
- Seleccione uno de los métodos de perforación de la lista.
1.4.10.5.9 Selección del método de hendido
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Plegar.
- Seleccione uno de los métodos de hendido de la lista.
1.4.10.5.10 Impresión en el área de impresión máxima
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione la casilla de verificación Imprimir en área de impresión máxima.
1.4.10.6 Uso de las páginas de excepciones
Las páginas de excepción son:
- Inserción
- Sustituir
- Subconjunto
1.4.10.6.1 Adición de páginas en blanco o preimpresas
- Vaya a Páginas de excepción.
- Pulse Inserción.
- Haga clic en Antes o Después e introduzca el número de página en el campo Páginas.
- Seleccione el papel en la lista Papel. Para conservar el mismo papel que en el trabajo, seleccione el valor Utilizar valor predeterminado.
- Introduzca el número de hojas que desea insertar en el campo Número de hojas.
- Pulse Añadir.
1.4.10.6.2 Modificación de las páginas de un trabajo
- Pulse Sustituir.
- En el campo Páginas, introduzca un número o un intervalo para especificar las páginas que desea modificar.
Nota: Introduzca una sola página, como 1, o un intervalo de páginas separadas por un guion, como 1-10. Cuando introduce un intervalo de páginas, se crea una sola sustitución para todas las páginas del intervalo.
- Seleccione el papel, el color, las caras de impresión o los ajustes de imagen.Nota: Para usar el mismo papel, color, caras de impresión y ajustes de imagen que en el trabajo, seleccione el valor Utilizar valor predeterminado.
- Para comenzar un nuevo capítulo con el sustituto, marque la casilla de verificación Iniciar capítulo nuevo.
- Pulse Añadir.
1.4.10.6.3 Subconjuntos de acabado de páginas
- Vaya a Páginas de excepción.
- Pulse Subconjunto.
- En el campo Páginas, introduzca un número o un intervalo para especificar las páginas del subconjunto.
- Para especificar cómo grapar el subconjunto, seleccione uno de los valores de la lista Grapado.
- Para grapar las inserciones con las páginas del subconjunto, vaya a Inserción. Puede seleccionar si desea incluir todas las inserciones, las inserciones antes de las páginas del subconjunto o las inserciones después de las páginas del subconjunto.
- Para especificar cómo perforar el subconjunto, seleccione uno de los valores de la
lista Perforación.Nota: Este campo sólo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
- Para especificar cómo plegar el subconjunto, seleccione uno de los valores de la lista
Tipo de pliegue.Nota: Este campo sólo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
- Pulse Añadir.
1.4.10.6.4 Eliminación de pestañas
- Vaya a Páginas de excepción.
- Pulse Pestaña.
- Vaya a Posición de la pestaña.
- Vaya a la lista de páginas de excepción y seleccione una pestaña.
- Haga clic en el icono Eliminar para eliminar una pestaña o en Eliminar todo para eliminar todas las pestañas.
1.4.10.7 Adición de portadas y contraportadas
1.4.10.7.1 Adición de portadas y contraportadas a un trabajo
- Vaya a Portadas y contraportadas.
- Para añadir una cubierta delantera preimpresa o en blanco, vaya a Portada y seleccione Preimpreso.
- Para añadir una portada impresa, vaya a Portada y seleccione una de las opciones de la cara de impresión.
- Marque la casilla de verificación Utilizar los mismos ajustes para portada y contraportada para añadir la misma Contraportada.
- Desactive la casilla de verificación Utilizar los mismos ajustes para portada y contraportada para añadir un Contraportada distinto.
1.4.10.7.2 Adición de una portada preimpresa o en blanco a un folleto
- Haga clic en Diseño a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a la sección Folleto.
- Ajuste el valor de Imposición a Folleto.
- Vaya a la sección Tapa folletos y establezca Portada en Preimpreso.
1.4.10.7.3 Adición de una portada a un trabajo con encuadernación perfecta
- Haga clic en Acabado a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Grapado/Encuadernación y seleccione Encuadernación perfecta para habilitar la sección Portada de encuadernación perfecta.
- Seleccione la bandeja de entrada para cargar el papel para la cubierta de encuadernación perfecta en la lista Bandeja de entrada de portadas.
- En la configuración de TotalFlow Print Server, también están disponibles los siguientes pasos para configurar Portada de encuadernación perfecta.
- Seleccione el papel en la lista Papel de portadas.Nota: Para usar el papel cargado en una de las bandejas del intercalador de la encuadernadora, seleccione el valor Utilizar valor predeterminado.
- Para imprimir en la cubierta, vaya a Cara de impresión de portada para seleccionar sobre qué caras de la cubierta de encuadernación perfecta imprimir.
Si es necesario, configure Desplazamiento imagen portada para cambiar las imágenes impresas en la cubierta.Importante: Para habilitar el campo Cara de impresión de portada, cambie la selección Papel de portadas o el valor Páginas por hoja. Las últimas páginas de su archivo de impresión deben tener el formato correcto con el contenido de toda la cubierta, incluido el lomo.
1.4.10.8 Cómo insertar hojas
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Hojas a la izquierda de la pantalla.
- Utilice las opciones mostradas para habilitar o deshabilitar la inserción de hojas.
1.4.10.8.1 Inserción de una página separadora de trabajos
- Haga clic en Hojas.
- En la sección Hoja separadora trabajos, seleccione el botón Activado para incluir una hoja de separación entre trabajos.
- Seleccione un papel en la lista Papel.
- Seleccione una opción de la lista Posición para especificar dónde insertar una hoja de separación.
1.4.10.8.2 Inserción de una hoja separadora de copias
- Pulse Hojas.
- En la sección Hoja separadora copias, seleccione el botón Activado.
- Seleccione un papel en la lista Papel.
- Especifique el número de copias que desee entre las hojas de separación en el campo Todas las -- copias.
1.4.10.8.3 Cómo insertar una hoja separadora
- Haga clic en Hojas a la izquierda de la pantalla.
- En la sección Separador, seleccione la opción que desee utilizar.
1.4.10.9 Cambio de los valores de color
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Color a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para personalizar las opciones de color.
1.4.10.9.1 Impresión en color o en blanco y negro
- Haga clic en Color o Ajustes básicos a la izquierda de la pantalla.Nota: Según la configuración de la impresora, es posible que la sección Color no se muestre.
- Vaya a Color/Blanco y negro.
- Para imprimir a todo color, seleccione Color.
- Para imprimir en monocromo, seleccione Blanco y negro.
- Para imprimir a todo color utilizando C, M, Y, K y un color de tinta adicional, seleccione
CMYK+. Nota: También puede especificar que el modelo de color CMYK+ se utilice solo al representar colores directos y elegir el nombre del perfil de salida.
1.4.10.9.2 Especificación de las páginas de color que imprimir
- Haga clic en Color a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Imprimir planos seleccionados.
- Para imprimir todos los planos de color excepto el plano Efecto especial, seleccione CMYK.
- Para imprimir todos los planos de color, incluido el plano Efecto especial, seleccione Todo.
- Para imprimir sólo un plano específico o un conjunto de planos específicos, seleccione Personalizada. Puede añadir o eliminar los planos en el panel Impresión.
- Nota:
- El plano Efecto especial solo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
1.4.10.9.3 Imprimiendo Barra de control
- Haga clic en Color a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Barra de control.
- Para imprimir una barra de control en cada hoja para comprobar la densidad del tóner y realizar un seguimiento de la estabilidad de la impresora, seleccione Activado.
1.4.10.9.4 Configuración de los perfiles de color
- Haga clic en Color a la izquierda de la pantalla.
- Para configurar Perfiles de entrada:
- Vaya a la sección Perfiles de entrada y expándala.
- Para el perfil de entrada CMYK, vaya a Perfil de entrada CMYK, haga clic en Mostrar detalles y seleccione el perfil para cada uno de los objetos Imágenes, Texto, Líneas y Sombreado suave.
- Si desea que la impresora use una calidad de salida PDF/X integrada como perfil de entrada CMYK, seleccione Activado en la lista Utilizar orden de salida PDF/X.
- Para el perfil de entrada RGB, vaya a Perfil de entrada RGB, Mostrar detalles y seleccione el perfil para cada uno de los objetos Imágenes, Texto, Líneas y Sombreado suave.
- Para el perfil de entrada de gris, vaya a Perfil de entrada gris, Mostrar detalles y seleccione el perfil para cada uno de los objetos Imágenes, Texto, Líneas y Sombreado suave.
- Para que un dispositivo simule otro mediante la separación RGB, seleccione un perfil en la lista Perfil de referencia.
- Para configurar Perfiles de impresora:
- Vaya a la sección Perfiles de impresora y expándala.
- Para configurar el perfil de la impresora en el anverso, vaya a Perfil de entrada, anverso, Mostrar detalles y seleccione el perfil para cada uno de los objetos Imágenes, Texto, Líneas y Sombreado suave.
- Para configurar el perfil de la impresora en el reverso, vaya a Perfil de entrada, reverso, Mostrar detalles y seleccione el perfil para cada uno de los objetos Imágenes, Texto, Líneas y Sombreado suave.
- Para definir intentos independientes para imágenes, texto, diseño gráfico y sombras ligeras, seleccione uno de los valores de la lista Representación del color.
1.4.10.9.5 Coincidencia de colores directos
- Haga clic en Color a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Coincidencia colores directos.
- Seleccione Activado en la lista.
1.4.10.9.6 Configuración de los ajustes avanzados de color
- Haga clic en Color a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a la sección Ajustes avanzados y expándala.
- Para sustituir un color, configure Sustitución de color como Activado.
- Para definir cómo producir el color negro para textos y dibujos lineales, seleccione una de las opciones de Negro (texto/líneas).
- Para limitar la cantidad de tinta
utilizada:
- Vaya a Límite tóner/tinta.
- Seleccione Bajo, Medio o Alto según cuánto desee limitar la cantidad.
- Para especificar cómo reproducir el blanco y el gris al imprimir en color, seleccione una de las opciones en Reproducción de negro/gris.
1.4.10.9.6.1 Configuración de valores específicos de PDF
- Expanda el área Ajustes avanzados de la sección Color.
- Si desea especificar si debe usarse la retención de color para compensar el deficiente registro de color o no, seleccione un valor de la lista Captura.
- Utilice la opción Compensación de punto negro para conservar los detalles de sombreado para trabajos de PDF. Puede definir la compensación por separado para imágenes, gráficos y espacio de color, o seleccionar solo Activado sin mostrar los detalles de las selecciones Imágenes y Gráficos. Para expandir las secciones, haga clic en Mostrar detalles.
1.4.10.10 Cambio de los ajustes de calidad de impresión
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para personalizar los ajustes de calidad de impresión.
1.4.10.10.1 Uso de la detección de medios tonos para convertir la entrada
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Trama medios tonos y utilice la lista para mostrar los valores.
- Seleccione uno de los métodos para convertir la entrada.
- 200 puntos
- Texto: 200 puntos
- Dibujo lineal: 200 puntos
- Sombra suave: 200 puntos
- Imagen: 200 puntos
- Realiza una detección de medios tonos adecuada para bordes oscuros entre texto y fotos.
- Texto: 200 líneas + texto fino
- Texto: 300 líneas
- Dibujo lineal: 200 líneas
- Sombra suave: 200 líneas
- Imagen: 200 líneas
- Realiza una detección de medios tonos adecuada para gráficos y fotos.
- 200 puntos + texto fino
- Texto: 300 líneas
- Dibujo lineal: 200 puntos
- Sombra suave: 200 puntos
- Imagen: 200 puntos
- Realiza una detección de medios tonos estándar adecuada para todo tipo de documentos.
- 200 puntos + texto fino, dibujo lineal y sombras suaves
- Texto: 300 líneas
- Dibujo lineal: 300 líneas
- Sombra suave: 300 líneas
- Imagen: 200 puntos
- Realiza una detección de medios tonos adecuada para dibujos lineales y datos de CAD.
- Reducción de interferencias
- Texto: reducción de interferencias
- Dibujo lineal: reducción de interferencias
- Sombra suave: reducción de interferencias
- Imagen: reducción de interferencias
- Realiza una detección de medios tonos adecuada para patrones de sombreado y líneas delgadas. Este ajuste reduce moiré y la rotura de líneas delgadas con un ángulo específico.
- 175 puntos
- Texto: 175 puntos
- Dibujo lineal: 175 puntos
- Sombra suave: 175 puntos
- Imagen: 175 puntos
- Realiza una detección de medios tonos más suave que 200 puntos. En ocasiones, este ajuste mejora el problema de halos.
- 175 líneas + texto fino
- Texto: 300 líneas
- Dibujo lineal: 175 líneas
- Sombra suave: 175 líneas
- Imagen: 175 líneas
- Realiza una detección de medios tonos más suave que 200 líneas + texto fino. En ocasiones, este ajuste mejora el problema de halos.
- 300 líneas
- Texto: 300 líneas
- Dibujo lineal: 300 líneas
- Sombra suave: 300 líneas
- Imagen: 300 líneas
- Realiza una detección de medios tonos adecuada para líneas estrechas y texto en imágenes.
1.4.10.10.2 Aplicar la densidad máxima
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Según el tipo de impresora, vaya a Utilizar la densidad máxima o a Utilizar densidad de impresión máxima y seleccione una de las opciones de la lista.
1.4.10.10.3 Impresión de caracteres en negro sobre fondos en color
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Sobreimpresión de negro y seleccione Activado en la lista.
1.4.10.10.4 Mejora de la calidad del texto y de las líneas
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Eliminación de bordes y seleccione Activado en la lista. Esto mejora los bordes de texto y líneas eliminando las líneas dentadas.
- Vaya a Adelgazamiento/Mejora de contorno y seleccione Activado en la lista.Esto mejora las líneas delgadas de texto y gráficos.Nota: Utilice la opción Adelgazamiento/Mejora de contorno cuando envíe trabajos a impresoras con el DFE de TotalFlow Print Server.
1.4.10.10.5 Mejora de la calidad del texto y los gráficos
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione una opción de las listas de campos Gráficos de eliminación de bordes, Texto de eliminación de bordes, Gráficos de anchura de línea/mejora de contorno y Texto de anchura de línea/mejora de contorno.
1.4.10.10.6 Ajuste de la configuración del fusor
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Ajuste del fusor.
- Seleccione Alta calidad para eliminar el brillo residual.
1.4.10.10.7 Configuración de la resolución de la imagen
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Si fuera necesario, marque la casilla de verificación Resolución salida imagen.
- Introduzca la resolución o utilice las flechas de arriba y abajo para especificarla. La resolución se expresa en dpi.
1.4.10.10.8 Configuración de la resolución de impresión
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- En la lista Resolución de impresión, seleccione un valor. La resolución se expresa en dpi.
1.4.10.10.9 Configuración de la resolución de la imagen rasterizada
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Resolución de la imagen raster y seleccione una opción de la lista.
1.4.10.10.10 Selección de la curva de corrección del color
- Haga clic en Calidad de impresión a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Curva de corrección del color y seleccione Identidad para preservar la configuración de la curva de corrección del color.
- Seleccione uno de los valores predefinidos personalizados para cambiar la curva de corrección del color si la configuración de la impresora admite más valores predefinidos.
1.4.10.11 Cambio de los ajustes de la quinta estación
Para acceder a las opciones Quinta estación:
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Quinta estación a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para personalizar los ajustes Quinta estación.
1.4.10.11.1 Ajuste de las propiedades de tóner de efecto especial
- Haga clic en Quinta estación a la izquierda de la pantalla.
- Vaya a Tóner efecto especial y seleccione uno de los tipos de tóner instalados en la impresora.
- Vaya al control Procesar destino y seleccione una de estas opciones:
- Color directo con nombreNota: La opción Color directo con nombre solo está disponible si es compatible con la configuración de la impresora.
- Toda la página
- Objetos especificados
- Ninguno
Si selecciona Color directo con nombre en la lista, elija un color directo específico de la lista o introduzca su propio nombre de color directo. El nombre de color directo introducido debe coincidir exactamente con el nombre de color directo correspondiente usado en el archivo PDF de impresión. El nombre de color directo usado en el archivo PDF de impresión debe contener solo caracteres imprimibles ASCII.
Para aplicar el tóner del efecto especial solo a objetos específicos, seleccione Objetos especificados.
Si selecciona Ninguno, cualquier color directo utilizado se procesa utilizando valores CMYK alternativos.
- Color directo con nombre
- Vaya a Prioridad Color directo para configurar el color directo que tiene prioridad sobre otro. Este campo solo se muestra cuando se selecciona Color directo con nombre en la lista Procesar destino.
- Vaya a Ajustar tono e introduzca un valor de 0 a 100 %.
- Vaya a Prioridad de impresión y defínalo en Calidad o Velocidad. Si el modo de impresión está definido en Velocidad, la cantidad de tóner de efecto especial se reduce para habilitar una velocidad de impresión más rápida.
- Vaya a Intervalo de páginas e introduzca el intervalo de páginas para imprimir con tóner efecto especial.
- Vaya a Espejo y seleccione si desea aplicar la función de espejo a todas las hojas en el trabajo. La función de espejo se aplica a todo el trabajo de impresión, incluso si configura un intervalo de página para las otras opciones Quinta estación.
1.4.10.12 Cambio de la configuración de la marca de agua
- Abra Editor de propiedades de trabajo.
- Haga clic en Marca de agua a la izquierda de la pantalla.
- Use las opciones que se muestran para personalizar las opciones de la marca de agua.
1.4.10.12.1 Cómo añadir una marca de agua al trabajo
- Haga clic en Marca de agua a la izquierda de la pantalla.
- Para especificar el texto impreso, especifique el contenido en el área de texto o seleccione un texto especificado anteriormente en la lista.
- Para establecer las propiedades de fuente, seleccione el nombre, color y tamaño de la fuente mostrada.
- Para girar el texto 90 grados, especifique el valor 90 en el campo Ángulo.
- Para que la marca de agua sea opaca, deje el porcentaje de transparencia en 0 en el campo Transparencia.
- Para personalizar la posición del texto en relación con el centro de la página, vaya a Posición y especifique cuánto desea mover la marca de agua en los campos X y Y.
- Si desea imprimir la marca de agua solo en la primera página, marque la casilla de verificación Solo primera página. De lo contrario, la marca de agua se imprimirá en todas las páginas del trabajo.
1.4.11 Eliminar trabajos
- En la tabla Trabajos en la página principal de RICOH TotalFlow Producer, seleccione y pulse con el botón derecho los trabajos que quiera eliminar.Puede borrar hasta 1.000 trabajos a la vez.
- Pulse Eliminar trabajos...Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Verifique la lista de trabajos a eliminar.
- Si la lista es correcta, haga clic en De acuerdo.
- Nota:
- Si los trabajos que elimina se han enviado a una carpeta activa, los trabajos se eliminan de RICOH TotalFlow Producer, pero no de la carpeta activa.
- Si elimina todos los trabajos de un pedido, RICOH TotalFlow Producer conserva el pedido vacío y más tarde usted podrá añadirle trabajos o eliminarlo.
1.4.12 Buscar trabajos o pedidos
- Si conoce el nombre del trabajo o del pedido u otra información mostrada en cualquiera de las columnas, haga clic en la cabecera de una columna para ordenar los elementos por la propiedad que conoce y, a continuación, desplácese por la lista hasta encontrar el trabajo.
- Haga clic en , el icono de búsqueda, en la zona superior izquierda y escriba cualquier parte de
la información del trabajo o del pedido que conozca. La tabla se filtra para mostrar
los trabajos o pedidos que contienen su texto en cualquier columna.
- Nota:
- Para obtener resultados significativos de la acción de búsqueda, introduzca al menos tres caracteres en el campo de búsqueda.
1.4.13 Envío de trabajos a carpetas activas
- Consejo:
- Para ver un vídeo sobre esta función, consulte: Envío de trabajos a carpetas activas e impresoras.
- Nota:
- Solo los usuarios con un rol de Gestor de trabajos pueden acceder al panel Carpetas activas y enviar trabajos a las impresoras.
- Antes de enviar trabajos a carpetas activas, asegúrese de que las carpetas activas de destino ya existan en un ordenador al que pueda acceder.
- En la tabla Trabajos o Pedidos, seleccione los trabajos que desee enviar a una carpeta activa.Puede enviar hasta 100 trabajos a la vez.
- Arrastre los trabajos seleccionados sobre , el icono Carpetas activas, a la derecha, y suéltelos en una carpeta activa disponible.
- Nota:
- Puede enviar un trabajo a varias carpetas activas.
- Si la carpeta activa a la que ha arrastrado los trabajos está desconectada o no se
puede acceder a ella, los trabajos no se podrán enviar y deberá repetir la acción
eligiendo una carpeta activa disponible.
Las posibles razones por las que los trabajos pueden entrar en estado de Error son:
- La ubicación de la carpeta activa está en un ordenador que se ha apagado.
- La conexión a Internet se ha interrumpido durante el envío de los trabajos.
1.4.14 Envío de trabajos a impresoras
- Nota:
- Esta función sólo está disponible con una suscripción a RICOH TotalFlow Producer avanzado o de prueba y requiere una instalación de RICOH Cloud Connector que incluya el componente RICOH Printer Connector.
- Solo los usuarios con el rol Gestor de trabajos pueden acceder al panel Impresoras y enviar trabajos a las impresoras.
- Antes de enviar trabajos a una impresora, asegúrese de que esté conectada y habilitada.
- En la tabla Trabajos o Pedidos, seleccione los trabajos que desee enviar a una impresora.Puede enviar hasta 100 trabajos a la vez.Nota: Para supervisar con precisión el estado de los trabajos en impresoras que se comunican a través de PostScript o PDF/JDF, el componente RICOH Printer Connector solo envía 25 trabajos a la vez a una impresora. Una vez alcanzado el límite, los trabajos adicionales se mantienen en la cola de RICOH Printer Connector hasta que haya espacio disponible en la impresora. En RICOH TotalFlow Producer, el estado del trabajo es Enviando anombre de la impresora, pero los trabajos aún no aparecen en la impresora.
- Arrastre los trabajos seleccionados sobre , el icono Impresoras, a la derecha, y suéltelos en una impresora disponible.
- Nota:
- Puede enviar un trabajo a varias impresoras.
- Si la impresora está desconectada o no se puede acceder a ella, los trabajos no se
podrán enviar y deberá repetir la acción eligiendo una impresora disponible.
Las posibles razones por las que los trabajos pueden pasar al estado de Error son:
- La impresora se ha apagado o se ha producido un error.
- La conexión a Internet se ha interrumpido durante el envío de los trabajos.
1.5 Trabajar con pedidos
Los Pedidos pueden contener uno o varios archivos. Los pedidos contienen archivos individuales que se denominan Trabajos.
También puede enviar Pedidos que no contengan ningún trabajo y añadir los trabajos más tarde.
1.5.1 Envío de pedidos
Para habilitar el envío de pedidos para un cliente, cree una cuenta de cliente en RICOH Account Administration y al menos un usuario con derechos de Emisor del trabajo.
- Consejo:
- Para ver un vídeo de demostración sobre el envío de pedidos y trabajos, consulte: Envío de pedidos y trabajos
1.5.1.1 Envío de pedidos desde la interfaz de usuario
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, haga clic sobre Enviar orden.Verá el cuadro de diálogo Crear orden:
- Haga clic en Crear orden y escriba un nombre para el pedido.
- Cambie la Fecha de vencimiento si es necesario.
- Añada las instrucciones en el área de Instrucciones de la orden.
- Para añadir archivos, haga clic en Añadir trabajos y seleccione uno o varios archivo de su ordenador.
O puede arrastrar y soltar los archivos dentro del área de Trabajos del panel de diálogo. Si es necesario, puede eliminar y sustituir los archivos después de la carga.
- Importante:
- Un pedido no puede contener más de 100 archivos. Recomendamos que no superen un tamaño total de 2 GB.
- Puede cargar estos tipos de archivo:
- Microsoft Word, Excel y PowerPoint
- PNG, JPEG/JPG o TIFF/TIF
- Nota:
- Las imágenes y los formatos de archivo de Microsoft Word, Excel y PowerPoint se pueden convertir a PDF.
- Todas las fuentes utilizadas deben estar incrustadas en el documento de Microsoft Office. De lo contrario, la fuente se sustituye y el PDF resultante podría tener un aspecto diferente del archivo original.
- Para ver los detalles del trabajo, haga clic en la fila de un archivo de trabajo cargado.
Los detalles aparecen en el panel inferior derecho. Actualice los ajustes de cada
trabajo según sea necesario.
- Edite el nombre del trabajo, el contenido de la sección Instrucciones especiales y el número de Copias según sea necesario. Si ha cargado más de un archivo, haga clic en cada uno de ellos para abrir sus respectivos detalles del trabajo.
- Pulse Enviar orden.Puede ver los pedidos enviados en la tabla Pedidos de la página principal de RICOH TotalFlow Producer.
Una vez que los trabajos están en RICOH TotalFlow Producer, puede enviarlos directamente a carpetas activas o impresoras. También puede ver, editar o realizar el control de documentos de los trabajos antes de enviarlos a imprimir.
1.5.1.2 Enviar pedidos por correo electrónico
- Inicie sesión en su correo electrónico y abra una nueva plantilla de correo.
- Introduzca la dirección de correo electrónico personalizada recibida de su imprenta en el campo Para:.
- Escriba un nombre para el pedido en el campo Asunto:.Cuando el pedido llega a RICOH TotalFlow Producer, este nombre aparece en la tabla Pedidos y en el campo Instrucciones de la orden del cuadro de diálogo de propiedades del trabajo.
- En el cuerpo del correo electrónico, escriba las instrucciones del pedido o cualquier
otro detalle que quiera dar a conocer a la imprenta.Cuando el pedido llega a RICOH TotalFlow Producer, el texto que ha escrito en el cuerpo del correo se muestra en el campo Instrucciones de la orden del cuadro de diálogo de propiedades del trabajo.
- Adjunte uno o varios archivos de los tipos compatibles.
- Envíe el correo electrónico.
Para ver el pedido en RICOH TotalFlow Producer, haga clic en el botón Ir al portal de impresión del correo electrónico.
1.5.2 Edición de pedidos
- Cambie a una vista de Pedidos.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el pedido que desee editar y seleccione
Propiedades... en el menú.Aparecerá el cuadro de diálogo Editar pedido.
- Cambie el valor de la Fecha de vencimiento, si es preciso.
- Actualice el contenido del campo Instrucciones de la orden.
- Para añadir trabajos al pedido, pulse Añadir trabajos.
- Para eliminar un trabajo del pedido, haga clic con el botón derecho en el trabajo y seleccione Eliminar trabajo... en el menú.
- Para actualizar las propiedades de un trabajo, selecciónelo y actualice los ajustes
disponibles:
- Nombre del trabajo: actualice el nombre del trabajo.
- Instrucciones especiales: actualice las instrucciones del trabajo.
- Copias: haga clic en , el icono de más, o , el icono de menos, para aumentar o disminuir el número de copias, o introduzca un
número de copias dentro del campo.
- 2 caras: seleccione o desactive esta opción para especificar si el trabajo se imprime en ambas caras de la página o solo en una.
- Grapado: seleccione una opción de grapado para el documento impreso.
- Perforado: seleccione una opción de perforación para el documento impreso.
- Color/Blanco y negro: seleccione una opción de color.
Nota: Puede ver la configuración original especificada durante el envío del trabajo en la sección Pedido original del cliente:. - Pulse De acuerdo.
1.5.3 Cambio del estado del pedido
- En la página principal de RICOH TotalFlow Producer, cambie a la vista de tabla Pedidos.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre del pedido o en el área de varios pedidos seleccionados.
- Haga clic en Cambiar estado a y elija entre estas opciones
- Seleccionar uno de los estados de pedido predeterminados
- Personalizar el estado del pedido mostrado
El nuevo estado del pedido se muestra en la columna Estado de la tabla Pedidos.
1.5.4 Eliminación de pedidos
- Cambie a una vista de Pedidos.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en los pedidos que desee eliminar.
- Pulse Eliminar pedidos...Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Verifique la lista de pedidos a eliminar.
- Si la lista es correcta, haga clic en De acuerdo.
1.6 Gestión de objetos
1.6.1 Gestión de datos de la cuenta
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Haga clic en Detalles en el panel izquierdo.
- Pulse Editar detalles.
- Modifique la información según sea necesario y haga clic en Aceptar.
1.6.2 Modificación de la información de usuario
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Haga clic en Usuarios en el panel izquierdo.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el usuario cuyos datos quiera modificar y pulse Editar.
- Modifique los datos del usuario según sea necesario y haga clic en Aceptar.
1.6.3 Cambio de contraseña
- Nota:
- Si no conoce su contraseña actual, abra la página de inicio de sesión de RICOH TotalFlow Cloud y haga clic en Contraseña olvidada. Escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en Siguiente. Busque en su correo electrónico un mensaje de RICOH TotalFlow Cloud con instrucciones para restablecer su contraseña.
Para cambiar la contraseña:
- Inicie sesión en RICOH TotalFlow Cloud.
- En el banner, haga clic en , el icono de Cuenta, y seleccione Configuración del perfil.
- En la parte izquierda de la página Perfil y preferencias del software de Ricoh, haga clic en Introduzca una contraseña válida..
- Introduzca dos veces su contraseña actual y su nueva contraseña.
- Pulse Cambiar contraseña.
- Pulse Cerrar.
1.6.4 Edición de carpetas activas
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- En el panel izquierdo, haga clic en Carpetas activas.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en una carpeta activa de la lista y seleccione
Editar:
- En la ventana de propiedades de la Carpeta activa que se abre, edite las propiedades de la carpeta activa.Asegúrese de que la nueva ubicación de la carpeta activa coincida con la de una carpeta existente.
- Si la ubicación de la carpeta activa ya está conectada a una impresora, seleccione
la opción Carpeta activa de la impresora y, a continuación, seleccione el front end digital y el modelo de impresora. De este
modo, los trabajos pueden enviarse directamente a una impresora o a un front end digital.
- Importante:
- Para utilizar esta función, es necesario conectar previamente una carpeta activa a una impresora. Consulte la documentación de la impresora para obtener más información.
- Las carpetas activas no se pueden utilizar con todas las impresoras. La lista de Modelo de impresora depende del front end digital que haya seleccionado.
- Pulse Aceptar.
- Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, seleccione la instancia que desea utilizar con la carpeta activa en el cuadro de diálogo Seleccione RICOH Cloud Connector y haga clic en Aceptar.
1.6.5 Gestión de impresoras
Los usuarios con un rol de Administrador también pueden editar, habilitar, inhabilitar o suprimir impresoras desde la pestaña Impresoras de RICOH Account Administration.
1.6.5.1 Visualización del estado de la impresora
- Haga clic en , el icono Impresoras, situado a la derecha.Se abre el panel Impresoras.
- Consulte la lista de impresoras para ver información sobre su estado, los trabajos
que están imprimiendo en ese momento y el progreso de la impresión.Las impresoras pueden tener uno de estos estados:
Preparado La impresora está habilitada y puede recibir trabajos. Imprimiendo Se está imprimiendo un trabajo en la impresora. Si se trata de un trabajo enviado por usted, también se muestran el nombre del trabajo y el progreso de la impresión.
Error Se ha producido un error en la impresora. Inhabilitado La impresora está inhabilitada y no puede recibir trabajos. Habilite la impresora enviar trabajos y recibir información del estado.
Desconectado No se puede conectar a RICOH Cloud Connector ni a RICOH Printer Connector. Consulte Impresoras desconectadas para obtener información sobre la resolución de problemas.
1.6.5.2 Editar impresoras
- Haga clic en , el icono Impresoras, situado a la derecha.Se abre el panel Impresoras.
- Haga clic con el botón derecho en una impresora de la lista y seleccione Propiedades de la impresora... en el menú.Verá el cuadro de diálogo Editar impresora:
- Cambie los ajustes de la impresora según sea necesario.
Para obtener información detallada sobre un ajuste concreto, haga clic en el botón
para mostrar la ayuda de campo en pantalla.- Nota:
- El nombre de la impresora, el lenguaje de la impresora y la versión de SNMP no se pueden modificar. Puede suprimir la impresora y volver a crearla si quiere cambiar estos ajustes.
- Si dispone de varias instancias de RICOH Cloud Connector, también debe seleccionar la instancia que desea utilizar para comunicarse con la impresora.
- Pulse De acuerdo.
1.6.5.3 Habilitar e inhabilitar impresoras
- Haga clic en , el icono Impresoras, situado a la derecha.Se abre el panel Impresoras.
- Para habilitar una impresora, haga clic con el botón derecho en una impresora inhabilitada de la lista y seleccione Habilitar la impresora en el menú.
- Para inhabilitar una impresora, haga clic con el botón derecho en una impresora habilitada
de la lista y seleccione Inhabilitar la impresora en el menú.Si inhabilita una impresora, ya no podrá enviar información de estado ni recibir trabajos.
1.6.5.4 Eliminar impresoras
- Haga clic en , el icono Impresoras, situado a la derecha.Se abre el panel Impresoras.
- Haga clic con el botón derecho en una impresora de la lista y seleccione Eliminar impresora... en el menú.
- En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en De acuerdo.Las impresoras suprimidas se eliminan permanentemente del sistema.
1.6.6 Visualización de las suscripciones
- Inicie sesión en RICOH Account Administration.
- Haga clic en Suscripciones en el panel izquierdo.La página Suscripciones contiene sus tarjetas de suscripciones, junto con sus estados actuales y fechas de caducidad. Las suscripciones pueden tener los siguientes estados:
- Activo
- Actualmente, la suscripción está disponible para su uso.
- Pendiente
- Aún no ha llegado la fecha de inicio de la suscripción.
- Suspendido
- La suscripción se ha desactivado debido a algún evento, como la infracción de los términos y condiciones o un impago. Puede restaurarse una vez solucionado el problema.
- Caducado
- El periodo de la suscripción ha finalizado.
- Para ampliar los detalles de la suscripción, haga clic en Detalles.
La tabla Licencias incluye información sobre las licencias para varias funciones incluidas en la suscripción y todos los complementos y el número de cada tipo de licencia que ha adquirido con esta suscripción.
La tabla Detalles de la suscripción contiene un resumen del producto y de todos los complementos incluidos en esta suscripción.
1.6.7 Desinstalación de RICOH Cloud Connector
- Nota:
- Para desinstalar RICOH Cloud Connector en Linux, siga las instrucciones de su distribuidor de Linux.
- Inicie sesión en el ordenador donde está instalado RICOH Cloud Connector como administrador.
- Haga clic en el botón de búsqueda de Windows y busque la página de Aplicaciones y características.
- Busque y haga clic en el nombre de la aplicación RICOH Cloud Connector.
- Pulse Desinstalar.
- Haga clic de nuevo en Desinstalar para confirmar que entiende que la aplicación y su información relacionada serán
desinstaladas.Verá la página Desinstalación de RICOH Cloud Connector:
- Revise la información y seleccione Entiendo y quiero desinstalar RICOH Cloud Connector. Dependiendo de la configuración, su máquina podría reiniciarse después del proceso de desinstalación..
- Pulse DESINSTALAR.
- Inicie sesión en RICOH Account Administration y asegúrese de que el Cloud Connector desinstalado ya no aparezca en la tabla Conectores.Puede eliminarlo manualmente si no se ha eliminado automáticamente.
1.7 Seguridad
1.7.1 Autoridades del usuario
RICOH TotalFlow Producer proporciona las siguientes autoridades: Emisor del trabajo, Emisor y visor de trabajos y Gestor de trabajos.
Los usuarios de cuentas que tengan una suscripción a RICOH TotalFlow Producer básico pueden enviar y gestionar Trabajos.
Los usuarios de cuentas que tengan una suscripción a RICOH TotalFlow Producer avanzado pueden enviar y gestionar Pedidos.
Dependiendo del tipo de suscripción de la cuenta, los usuarios con estas autoridades pueden realizar estas acciones:
| Acción | Emisor y visor de trabajos | Emisor del trabajo | Gestor de trabajos |
|---|---|---|---|
| Visualizar pedidos | Sí | Sí, solo los suyos | Sí |
| Enviar pedidos | Sí | Sí | Sí |
| Editar o eliminar pedidos | Sí | Sí, solo los suyos | Sí |
| Cambiar el estado del pedido | No | No | Sí |
| Enviar trabajos | Sí | Sí | Sí |
| Visualizar trabajos | Sí | Sí, solo los suyos | Sí |
| Descargar trabajos | Sí | Sí, solo los suyos | Sí |
| Suprimir trabajos | No | No | Sí |
| Editar la información del trabajo | No | No | Sí |
| Editar PDF | No | No | Sí |
| Cambiar el estado del trabajo | No | No | Sí |
| Crear estados personalizados para trabajos o pedidos | No | No | Sí |
| Gestionar las columnas | Sí | No | Sí |
| Visualizar las carpetas activas | No | No | Sí |
| Enviar trabajos a la carpeta activa | No | No | Sí |
| Ver las impresoras | No | No | Sí |
| Añadir, editar o suprimir impresoras | No | No | Sí |
| Habilitar o inhabilitar impresoras | No | No | Sí |
| Enviar trabajos a la impresora | No | No | Sí |
| Aplicar el control de documentos manualmente a los trabajos | No | No | Sí |
| Cambiar el perfil de control de documentos predeterminado | No | No | Sí |
| Inhabilitar el Control de documentos automático | No | No | Sí |
| Descargar el perfil de control de documentos | No | No | Sí |
| Suprimir el perfil de Control de documentos | No | No | Sí |
| Convertir automáticamente archivos de Microsoft Office e imágenes a PDF | Sí | Sí | Sí |
| Convertir manualmente archivos de Microsoft Office e imágenes a PDF | No | No | Sí |
1.8 Resolución de problemas
1.8.1 Resolución de problemas relacionados con RICOH TotalFlow Producer
1.8.1.1 No se ha podido enviar el archivo adjunto mediante el Envío de trabajos por correo electrónico
Una de las posibles razones de que no se puedan enviar archivos adjuntos por correo electrónico es que sean incompatibles.
Puede enviar únicamente archivos PDF utilizando la opción Envío de trabajos por correo electrónico.
Convierta el archivo al formato compatible y envíelo de nuevo.
1.8.1.2 La conexión con la carpeta activa no funciona con las credenciales correctas
Este problema puede producirse al intentar crear una nueva carpeta activa en una ubicación de red compartida protegida por contraseña.
Intente conectarse a la ubicación de red añadiendo el nombre del servidor de dominio al nombre de usuario.
Cuando configure las credenciales de acceso a la carpeta, el nombre de usuario debe tener un aspecto similar a este: nombre de dominio\nombre de usuario.
1.8.1.3 Impresoras desconectadas
El estado de una impresora se muestra como Desconectado en el panel Impresoras cuando no se puede establecer una conexión con RICOH Cloud Connector o con el componente RICOH Printer Connector.
Cuando el mensaje de estado de la impresora dice que RICOH TotalFlow Producer no puede conectarse a RICOH Cloud Connector, asegúrese primero de que se cumplan estos requisitos:
- El ordenador donde está instalado RICOH Cloud Connector está encendido y conectado a la red.
- La instancia de RICOH Cloud Connector está registrada en su cuenta.
- Reinicie el servicio RICOH Cloud Connector. Para obtener información sobre cómo reiniciar servicios, consulte la documentación de su sistema operativo.
- Si el servicio no se reinicia correctamente, reinicie el ordenador en el que está instalado RICOH Cloud Connector.
Cuando el mensaje de estado de la impresora dice que RICOH TotalFlow Producer no puede conectarse a RICOH Printer Connector, pruebe una de estas posibles soluciones:
- Reinicie el servicio RICOH Printer Connector. Para obtener información sobre cómo reiniciar servicios, consulte la documentación de su sistema operativo.
- Si el servicio no se reinicia correctamente, reinicie el ordenador en el que está instalado RICOH Cloud Connector.
1.8.2 Resolución de problemas relacionados con RICOH Cloud Connector
1.8.2.1 No se ha podido instalar RICOH Cloud Connector
Posibles razones por las que no se abre la página de instalación:
- No ha iniciado sesión como administrador.
Inicie sesión como usuario con derechos de administrador y vuelva a intentarlo.
- En Linux, el archivo de instalación no está definido como archivo ejecutable.
Siga las instrucciones de su versión de Linux para hacer que el archivo sea ejecutable.
- Un bloqueador de anuncios impide que Instalación de RICOH Cloud Connector se abra en una nueva ventana del navegador.
Busque la configuración del bloqueador de ventanas emergentes en su navegador y permita que se abra la página.
- Su software antivirus está bloqueando la ejecución del instalador.
Conceda permiso para que el programa se ejecute dentro de su programa antivirus.
- Ha alcanzado el número máximo de conectores de nube que su suscripción admite.
Inicie sesión en RICOH Account Administration y elimine los conectores de nube desconectados de la tabla Conectores. O bien, póngase en contacto con su representante de ventas de Ricoh para actualizar su suscripción.
Si nada de lo anterior es cierto, utilice el procedimiento de línea de comandos para instalar RICOH Cloud Connector:
- Inicie sesión en el ordenador donde descargó los archivos de instalación como usuario con derechos de administrador.
- Abra un símbolo del sistema con la opción Ejecutar como administrador y localice el archivo ejecutable RICOH Cloud Connector.
Importante: Asegúrese de tener permiso para ejecutar el archivo. Si utiliza Linux, asegúrese de que el archivo sea ejecutable. Si no lo es, siga el procedimiento correspondiente a su versión de Linux para hacer que sea ejecutable.
- Escriba el siguiente comando de instalación:
rccInstallerFileName --install
- Pulse Intro.
1.8.2.2 Edge no se inicia al instalar RICOH Cloud Connector
Si Microsoft Edge es su navegador predeterminado y utiliza la cuenta de administrador integrada, el navegador no se abre automáticamente al instalar RICOH Cloud Connector.
En tal caso, puede iniciar sesión con las credenciales de una cuenta de usuario distinta o cambiar su navegador predeterminado por otro, como Chrome o Firefox. A continuación, inicie de nuevo el instalador de RICOH Cloud Connector.
1.8.2.3 Error de Cloud Connector: la firma aún no está actualizada
Este error puede producirse si la hora del servidor no está sincronizada con su hora local actual.
Asegúrese de que la hora de su servidor esté sincronizada con la hora actual con una precisión de hasta 5 minutos.
Si utiliza Windows, le recomendamos que ajuste automáticamente la hora actual:
- Inicie sesión en Windows como administrador.
- Haga clic en el icono de Windows en la barra de tareas.
- Vaya a .
- Active la opción Establecer la hora automáticamente.
- Desplácese hasta Configuración adicional y haga clic en Sincronizar ahora.
1.8.3 Descarga de registros de RICOH Cloud Connector
- Abra una ventana del navegador web.
- Introduzca la URL de la página Configuración de RICOH Cloud Connector en la barra de direcciones:
http://server_address:port_number/license,donde server_address es la dirección IP o el nombre de host del equipo en el que está instalado RICOH Cloud Connector y port_number es el puerto de la aplicación.
Si está en el ordenador donde está instalado RICOH Cloud Connector y está utilizando el puerto predeterminado, vaya ahttp://localhost:15180/license. - Haga clic en , el icono Ayuda, en el banner and seleccione Download logs.
- Guarde el paquete de registros en su sistema.El procedimiento de guardado del archivo dependerá de los ajustes del navegador web.
Los registros se guardan en formato ZIP y el paquete resultante se denomina
RCC_logs_yyyy-mm-ddThh_mm_ss.zip, donde yyyy-mm-dd y hh_mm_ss representan la fecha y la hora en que se recopilaron los registros.Nota: Si el componente RICOH Printer Connector se instaló junto con RICOH Cloud Connector, los registros de RICOH Printer Connector también se incluyen en el paquete.
1.9 Vídeos informativos
1.9.1 Visión general
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.2 Configuración de RICOH Cloud Connector y carpetas activas
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.3 Adición de usuarios
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.4 Adición de clientes
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.5 Envío de pedidos y trabajos
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.6 Control de documentos
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.7 Edición de archivos PDF
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.8 Personalización de estados de trabajos y pedidos
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa
1.9.9 Envío de trabajos a carpetas activas e impresoras
- Si utiliza Firefox: haga clic en el icono de pantalla completa situado en la esquina inferior derecha del reproductor de vídeo.
- Si utiliza Chrome o Edge: haga clic en este enlace: Abrir en modo de pantalla completa