Enviando documentos por e-mail durante o processamento da tarefa
É preciso fornecer um endereço de e-mail para cada documento e armazenar o endereço
de e-mail em uma propriedade do documento. Você pode usar a propriedade do documento
Doc.EmailAddress ou definir uma propriedade personalizada do documento no arquivo docCustomDefinitions.xml
. Depois de definir uma propriedade personalizada para o documento, execute o utilitário
docCustom e atualizer o recurso Propriedades personalizadas do documento.
- Se cada documento contiver o endereço de e-mail do destinatário do documento, use a função Definir Propriedade do Documento no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para especificar os dados do endereço de e-mail que você deseja extrair de cada documento da tarefa.
- Se você tiver o recurso Gerenciamento de preferência instalado, mapeie os endereços de e-mail em um arquivo externo com a propriedade de cada documento da tarefa.
É preciso ter um servidor SMTP instalado e configurado para permitir que o RICOH ProcessDirector envie e-mails. RICOH ProcessDirector permite que você se conecte a dois servidores SMTP. Você pode usar as propriedades padrão do servidor SMTP para conectar-se a um servidor SMTP interno, e as propriedades alternativas do servidor SMTP para conectar-se a um provedor de serviços de e-mail.
- Faça uma cópia de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
- Inclua no fluxo de trabalho uma etapa baseada no modelo de etapas EmailDocuments depois da etapa BuildPDFFromDocuments e antes de quaquer etapa que reordene os documentos no nível das tarefas, como ReversePDFPageOrder ou PreparePDFOutputForFinishing.Você pode colocar a etapa EmailDocuments depois das etapas que reordenam os documentos no nível do documento, como GroupDocuments, SortDocuments e SplitDocuments.
Para tarefas que enviam documentos por e-mail e imprimem documentos, a ordem normal das etapas é:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- EmailDocuments
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
Se você incluir uma etapa para manter uma cópia do arquivo de tarefas no diretório de spool para usá-la para extrair documentos a serem enviados por e-mail, coloque a etapa EmailDocuments depois de uma etapa que reordene os documentos no nível da tarefa. Por exemplo, coloque uma etapa baseada no modelo de etapas SnapshotJobFile depois da etapa BuildPDFFromDocuments e antes da etapa que reordena documentos:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- SnapshotJobFile
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
- EmailDocuments
- Importante:
- Se você não seguir estas recomendações para o posicionamento de etapas, a etapa EmailDocuments poderá enviar o documento para o endereço de e-mail incorreto, sem gravar nenhum erro.
- Conecte a etapa às outras etapas do fluxo de trabalho.Se quiser imprimir alguns documentos e enviar outros por e-mail, inclua processamento condicional no fluxo de trabalho ou crie fluxos de trabalho filhos.
Por exemplo, é possível:
- Incluir processamento condicional para tarefas pais e filhas próximo ao início do fluxo de trabalho (por exemplo, depois da etapa SetJobPropsFromTextFile). Definir uma regra para a ramificação que receber as tarefas pais: Número da tarefa diferente de *.*. Tarefas filhas, que têm uma vírgula decimal no número da tarefa, vão para a ramificação de tarefas filhas.
- Definir uma propriedade de documento Doc.Custom.EmailPreference com os valores Sim e Não.
- Use uma etapa baseada no modelo de etapas GroupDocuments para agrupar os documentos com base no valor da propriedade de documento Doc.Custom.EmailPreference.
- Use uma etapa com base no modelo de etapas CreateJobsFromDocuments para criar uma tarefa filha separada para cada grupo.
- Use uma etapa com base no modelo de etapas SetDocPropsFromConditions no início da ramificação das tarefas filhas. A etapa designa um valor à propriedade
da tarefa com base no valor da propriedade do documento Doc.Custom.EmailPreference.
O arquivo de condições da propriedade pode definir o valor da propriedade da tarefa Custom 1 (nome da propriedade do banco de dados Job.Info.Attr1) como e-mail ou Imprimir.
Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1 =Yes,email =No,print
- Para enviar as tarefas filhas para ramificações separadas de e-mail e impressão da
ramificação das tarefas filhas, defina regras nas ramificações:
- Custom 1 = email para a ramificação com a etapa EmailDocuments.
- Custom 1 = print para a ramificação com a etapa PrintJobs.
- Especifique os valores de propriedade da etapa EmailDocuments:
- Defina um valor para a propriedade Endereço do destinatário.Por exemplo, se você quiser enviar cada documento por e-mail para o endereço de e-mail na propriedade do documento Doc.EmailAddress. Configure o valor como ${Doc.EmailAddress}.
- Defina um valor para a propriedade Tipo de servidor SMTP.Por exemplo, se você quiser enviar documentos para um servidor SMTP externo que tenha sido configurado com as propriedades Servidor Alternativo SMTP. Defina o valor como Alternativo.
- Configure a propriedade Anexar documento como Sim.
- Defina um valor para a propriedade Arquivo fonte para anexo.Exemplos:
- Você deseja anexar um documento do arquivo PDF atual no diretório de spool da tarefa. Use o valor padrão: ${getFileName(print,pdf,read)}.
- Você deseja anexar um documento de um arquivo PDF que salvou na etapa SnapshotJobFile. Se você configurou o valor da propriedade Descritor do arquivo de instantâneo na etapa SnapshotJobFile como email, use este valor: ${getFileName(email,pdf,read)}.
- Defina um valor para a propriedade Assunto, a propriedade Mensagem ou ambos.Por exemplo, você extraiu o nome do cliente de cada documento através da definição de uma propriedade de documento Doc.Custom.CustomerName. Você pode configurar o valor de qualquer propriedade como Statement for ${Doc.Custom.CustomerName}.
- Preencha ou edite valores para qualquer outra propriedade opcional que pretende utilizar.
- Defina um valor para a propriedade Endereço do destinatário.
- Depois de salvar e habilitar o fluxo de trabalho, teste-o para se certificar de que
ele esteja funcionando corretamente:
- Crie uma tarefa de teste com um pequeno número de documentos. Eles devem ter endereços de e-mail válidos com os quais você deseja fazer o teste.
- Envie a tarefa através do fluxo de trabalho e certifique-se de que o documento correto seja enviado para cada endereço de e-mail.
- Obs.:
- O RICOH ProcessDirector não recebe informações do servidor SMTP sobre o envio dos e-mails nem sobre a entrega para os destinatários.