Cenário de uso para envio de documentos aos clientes
A gráfica utiliza o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar as instruções como documentos individuais no arquivo PDF de produção para cada tarefa. Os dados de cada instrução incluem o nome e o endereço de e-mail do cliente.
Para alterar o fluxo de trabalho para que ele imprima e envie as instruções por e-mail, o administrador da gráfica configura o RICOH ProcessDirector para aceitar o novo processo.
O administrador:
- Configura o RICOH ProcessDirector para enviar documentos para um servidor SMTP externo no provedor de serviços de e-mail. A configuração envolve a definição de valores para as propriedades do Servidor Alternativo SMTP.
- Define uma propriedade personalizada para o documento, Doc.Custom.CustomerName, no arquivo
docCustomDefinitions.xml, executa o utilitário docCustom e atualiza o recurso de Propriedades personalizadas do documento. - Carrega as propriedades do documento atualizadas do RICOH ProcessDirector no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
- Usa a função Definir Propriedade do Documento no plug-in para especificar os dados que duas propriedades do documento extraem de
cada documento no arquivo PDF da tarefa:
- Doc.EmailAddress extrai o endereço de e-mail do cliente.
- Doc.Custom.CustomerName extrai o nome do cliente.
- Salva as duas definições de propriedade do documento no arquivo de controle que identifica as instruções como documentos individuais.
- Inclui a etapa EmailDocuments no fluxo de trabalho e define valores para as propriedades da etapa:
- O valor de Endereço do destinatário é ${Doc.EmailAddress}.
- O valor de Linha de assunto é Instrução para ${Doc.Custom.CustomerName}.
- O valor de Mensagem é Salve as árvores. Receba suas instruções eletronicamente!
- O valor de Anexar documento é Sim.
- O valor de Nome do anexo é ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
- Envia para o provedor de serviços de e-mail um arquivo PDF para cada instrução do cliente na tarefa.
- Imprime uma instrução para cada cliente.
O provedor do serviço envia por e-mail a instrução de cada cliente. Um cliente chamado Anita Doe recebe esse e-mail:
Para: Anita.Doe@mymail.com Assunto: Declaração para Anita Doe Anexo: Anita Doe.pdf __________________________________________________ Salve as árvores. Receba suas instruções eletronicamente!
Depois de receber uma instrução impressa por correio e uma instrução em PDF por e-mail, cada cliente pode decidir se deseja receber futuras instruções por correio ou e-mail.