Situação de uso do armazenamento de tarefas por até um ano
Atualmente, a gráfica executa 200 tarefas por dia e usa a etapa RetainCompletedJobs no seu fluxo de trabalho para reter tarefas por um mês. As tarefas se tornam difíceis de encontrar porque a tabela Tarefas tem 6.000 tarefas. Uma tarefa de 100 é reimpressa com atualizações. Com o recurso Arquivo, a gráfica pode armazenar tarefas em um repositório por um ano e reter tarefas na tabela Tarefas por apenas dois dias. Agora, a tabela Tarefas tem apenas 400 tarefas. A gráfica pode encontrar tarefas armazenadas mais rapidamente pesquisando no repositório em vez de pesquisar nas propriedades de tarefa das 6.000 tarefas.
Um administrador da gráfica cria um repositório com período de retenção de um ano. O administrador adiciona uma etapa baseada no modelo de etapa StoreInRepository após a etapa PrintJobs no fluxo de trabalho de impressão de PDF, mas antes da etapa RetainCompletedJobs. O administrador especifica seis propriedades de tarefa na etapa StoreInRepository: Designado à Impressora (data e hora em que a impressora recebeu a tarefa), Nome do cliente, Custom 2 (que armazena a data de ciclo), Nome do arquivo de entrada, Local solicitado e Fluxo de trabalho. A gráfica pode pesquisar e recuperar tarefas com base em seis propriedades de tarefa.
O departamento de pré-impressão usa Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar os documentos individuais em um arquivo PDF. Em seguida, o funcionário responsável pela pré-impressão envia a tarefa para o fluxo de trabalho de PDF.
Quando a tarefa conclui a etapa StoreInRepository, ela e suas seis propriedades são armazenadas no repositório. Dois dias após ter sido impressa, a tarefa conclui a etapa RetainCompletedJobs e é excluída da tabela Tarefas.
Em junho de 2014, vários meses após a tarefa de cartões postais ter sido executada para uma empresa do setor imobiliário, a gráfica recebe uma solicitação para reimprimir os cartões com um novo nome de contato. O supervisor da gráfica pesquisa no repositório o valor Metro Real Estate para Nome do cliente e um valor maior que 1/1/14 12:00:00 AM para Atribuição da tarefa. A tabela de resultados da pesquisa lista as tarefas que correspondem ao Nome de cliente Metro Real Estate. Todas as 12 tarefas impressas para o cliente em 2014 são exibidas. O supervisor verifica as datas na coluna Atribuição da tarefa na tabela Resultados para identificar a tarefa que deve ser reimpressa com um novo nome de contato.
Ele visualiza a tarefa para verificar se é a correta e, em seguida, a envia para um fluxo de trabalho curto que manda por e-mail o arquivo PDF como um anexo para o departamento de pré-impressão. O funcionário responsável pela pré-impressão usa o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para atualizar o nome do contato em todos os documentos no arquivo PDF. O PDF atualizado é, então, enviado ao fluxo de trabalho de PDF para reimpressão.