Features für die Dokumentverarbeitung

Die Dokumentenverarbeitungsfunktionen erweitern die Funktionsfähigkeit eines Workflows über die Steuerung und Überwachung von Jobs hinaus und umfassen auch die Steuerung und Überwachung einzelner Dokumente in einem Job.

Sie können ohne Änderung der Anwendung, die den Job erstellt, die Art und Weise der Verarbeitung einzelner Dokumente über Geschäftsregeln ändern, die angeben, welche Verarbeitung erfolgen soll. Sie haben die Möglichkeit, Dokumente aus einem Workflow zu extrahieren, Dokumente an eine E-Mail anzuhängen oder einzelne Dokumente erneut zu drucken. Die Dokumente im Job können in mehrere Jobs aufgeteilt, anhand von dokumentspezifischen Informationen wie Adressdaten sortiert oder auf der Basis von Daten im Dokument in Teiljobs gruppiert werden.

Zwei Features fügen grundlegende Funktionen und Objekte für die Verarbeitung von Dokumenten hinzu. Sie müssen eine oder beide dieser Funktionen installieren, bevor Sie die anderen Funktionen zur Dokumentenverarbeitung installieren können:

  • PDF-Dokument-Unterstützung fügt Funktionen und Objekte für die Verarbeitung von Dokumenten in PDF-Jobs hinzu. Dieses kostenlose Feature wird mit dem Basisprodukt bereitgestellt. Es ist jedoh nicht standardmäßig installiert.

  • AFP-Unterstützung fügt Funktionen und Objekte für die Verarbeitung von Dokumenten in AFP-Jobs hinzu.

Die anderen Dokumentverarbeitungsfunktionen fügen Funktionen und Objekte für spezielle Anforderungen hinzu, z. B. die Archivierung von Dokumentinformationen in einem Repository oder das Kuvertieren von Dokumenten. Zum Installieren dieser Funktionen müssen Sie PDF-Dokument-Unterstützung, AFP-Unterstützung oder beide installieren. Wenn Sie PDF-Dokument-Unterstützung installieren, funktionieren die anderen Dokumentverarbeitungsfunktionen mit PDF-Dateien. Wenn Sie AFP-Unterstützung installieren, funktionieren sie mit AFP-Dateien. Wenn Sie beide installieren, funktionieren sie mit beiden Dateitypen. Beispiele für diese Dokumentverarbeitungsfunktionen sind:

  • Archiv
  • Automatische Überprüfung
  • Papier-Inserter
  • Postal-Enablement
  • Einstellungsverwaltung

Mit PDF-Dokument-Unterstützung und AFP-Unterstützung können Sie einzelne Dokumente innerhalb eines Jobs identifizieren und Daten wie Kundennamen oder Postleitzahlen in den Dokumenten zu RICOH ProcessDirector-Dokumenteigenschaften zuordnen. RICOH ProcessDirector speichert die Dokumentmerkmale und ihre Werte in einer Dokumentmerkmaldatei.

PDF-Dokument-Unterstützung beinhaltet RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat zum Identifizieren von Dokumenten und Zuordnen von Daten. Sie können auch das Plugin verwenden, um zu den Dokumenten Erweiterungen hinzuzufügen, wie Barcodes, OME-Markierungen, Bilder, verdeckte Bereiche und Texte.

AFP-Unterstützung beinhaltet RICOH Visual Workbench zum Identifizieren von Dokumenten und Zuordnen von Daten. Sie können Funktionen erwerben, die Plugins in RICOH Visual Workbench hinzufügen:

  • Mit AFP Editor können Sie Barcodes und Text erstellen sowie Bereiche mit unerwünschten Inhalten, wie nicht benötigte Barcodes, verdecken.

  • Mit Whitespace Manager können Sie Bereiche mit Leerraum definieren und diesen Leerraum anschließend mit Inhalten wie Bildern oder Texten füllen.

Objekt

PDF-Dokument-Unterstützung und AFP-Unterstützung fügen das Barcodeformatobjekt hinzu. Barcodeformate werden verwendet, um die von einem Barcodescanner gesammelten Daten zu interpretieren. Sie können ein Barcodeformat definieren, welches ein Dokumentmerkmal enthält, anhand dessen jedes Dokument in einem Job identifiziert werden kann. Anschließend können Sie den Barcode auf einem Dokument scannen, um das Dokument im System zu finden.

Sie können einen an einen Computer angeschlossenen Barcode-Handscanner verwenden, um Dokumente abzugleichen. Wir empfehlen, den Barcodescanner so zu konfigurieren, dass nach jedem Scanvorgang ein Signal "Neue Zeile" gesendet wird.

Workflow-Phase

PDF-Dokument-Unterstützung und AFP-Unterstützung fügen dem RICOH ProcessDirector-Workflow die Zusammensetzungsphase hinzu. Die Abbildung Phase "Dokumentenverarbeitung" im RICOH ProcessDirector-Workflow zeigt, wie die Phase "Zusammensetzung" in den Workflow integriert wird.

Hinweis: Wenn Sie in Ihrem System eigene Phasennamen verwenden, unterscheiden sich diese Phasennamen von den Phasennamen im Diagramm.

Phase "Dokumentenverarbeitung" im RICOH ProcessDirector-Workflow

Die Abbildung zeigt die Phasen "Eingang", "Vorbereitung", "Zusammensetzen", "Drucken" und "Abschließen"

Schrittschablonen

PDF-Dokument-Unterstützung und AFP-Unterstützung fügen Schrittschablonen zum Verarbeiten von Dokumenten in Workflows hinzu:

  • Für PDF-Dokument-Unterstützung übernehmen Schritte basierend auf den Schrittschablonen IdentifyPDFDocuments und BuildPDFFromDocuments Ihre Dokumentendefinitionen, Datenzuordnungen und andere Dokumentänderungen, die mit RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat an PDF-Jobs vorgenommen wurden.

  • Für AFP-Unterstützung übernehmen Schritte basierend auf den Schrittschablonen IdentifyDocuments und BuildAFPFromDocuments Ihre Dokumentendefinitionen, Datenzuordnungen und andere Dokumentänderungen, die mit RICOH Visual Workbench an AFP-Druckjobs vorgenommen wurden.

  • Ein Schritt, der auf der Schrittschablone SetDocPropsFromConditions basiert, ermöglicht Ihnen die Aktualisierung der Dokumentmerkmaldatei für einen Job auf der Basis anderer Dokument- und Jobmerkmalwerte. Beispiel: Sie können Dokumente auf der Basis eines bestimmten Bereichs von Postleitzahlen gruppieren und dann separate untergeordnete Jobs für die Gruppen von Postleitzahlen erstellen.

  • Mit Schritten basierend auf den Schrittschablonen SortDocuments, SplitDocuments und GroupDocuments können Sie Dokumente in einer einzelnen Datei bearbeiten und die Dokumente als einen oder mehrere neue Jobs ausgeben.

  • Mit einem Schritt basierend auf der Schrittschablone EmailDocuments können Sie jedes PDF-Dokument in einem Job als Anlage an eine individuelle E-Mail-Adresse senden. RICOH ProcessDirector kann E-Mails direkt über den Standard-SMTP-Server oder indirekt über einen E-Mail-Serviceanbieter senden.

  • Mit einem Schritt basierend auf der Schrittschablone SetDocPropsFromList können Sie eine oder mehrere Listendateien in einem Verzeichnis lesen und den Wert eines bestimmten Dokumentmerkmals für jedes Dokument in der Dokumentmerkmaldatei für den Job angeben. Sie können den Wert des Dokumentmerkmals verwenden, um Dokumente in einem Job zur gemeinsamen Verarbeitung zu gruppieren. Beispiel: Mit diesem Schritt können Sie eine "Aussortierliste" für Dokumente in einem Job bereitstellen. Anhand der Aussortierliste können Sie das Drucken von Dokumenten unterdrücken, Dokumente vor der Kuvertierung umleiten oder Dokumente an einen Anbieter für Expresssendungen schicken.

  • Ein auf der Schrittschablone SetPropertiesForReconcile basierender Schritt ermöglicht die Verwendung des Dokumentmerkmals Kuvertierfolge, um nach Dokumenten im Dialog "Job abgleichen" oder im Portlet "Dokumente" zu suchen.

  • Ein auf der Schrittschablone Abgleichen basierender Schritt ermöglicht das Festlegen einer Aktion, die für die Dokumente in einem Job ausgeführt werden muss. Sie können einen Schritt Abgleichen nach dem Schritt PrintJobs in einem Workflow platzieren. Wenn ein Job in den Schritt Abgleichen eintritt, wählt der Bediener die Aktion Abgleichen, um einen Job manuell abzugleichen. Der Bediener markiert während des manuellen Abgleichs Dokumente, die in Ordnung sind, Dokumente, die erneut gedruckt werden müssen, und Dokumente, die aus dem Job aussortiert werden.

  • Ein Schritt, der auf der Schrittschablone "CreateReprints" basiert, verarbeitet die Dokumente, die nach dem Abgleichen erneut gedruckt werden sollen. Dazu wird ein untergeordneter Job erstellt, der ausschließlich die Neudrucke enthält. Der untergeordnete Job kann durch denselben Workflow wie der Originaljob oder durch einen anderen Workflow geschickt werden.

Eine vollständige Liste der Schrittschablonen, die mit Dokumentenverarbeitungsfunktionen bereitgestellt werden, finden Sie im Abschnitt "Referenz" des RICOH ProcessDirector-Information Center.

In this section:

  1. PDF-Dokument-Unterstützung
    Die PDF-Dokument-Unterstützung-Funktion fügt Funktionen und Objekte hinzu, mit denen Sie einzelne Dokumente in PDF-Jobs verarbeiten können. Die Funktion umfasst RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat.
  2. AFP-Unterstützung für Dokumente
    Zusätzlich zu den Funktionen und Objekten, mit denen Sie die AFP-Jobs verarbeiten können, fügt die AFP-Unterstützung-Funktion Funktionen und Objekte hinzu, mit denen Sie einzelne Dokumente in AFP-Jobs verarbeiten können. Die Funktion umfasst RICOH Visual Workbench.
  3. Kuvertiereinheit-Funktionen
    Die Kuvertiereinheit-Funktionen helfen dabei, die Kuvertierung von gedruckten Dokumenten und zusätzlichen Einlagen (beispielsweise Marketingmaterial) in Briefumschläge zu automatisieren. RICOH ProcessDirector unterstützt zwei Funktionen, die Kuvertiereinheiten unterstützen: die vollständige Kuvertiereinheit-Funktion und die Quadient Inserter Express-Funktion.
  4. Automatische Überprüfung
    Mit der Automatische Überprüfung-Funktion können Sie Dokumenten in einem Druckauftrag Barcodes hinzufügen. Kameras oder Barcodescanner lesen die Barcodes, um Dokumente zu erkennen, die einen Schritt in ihrem Arbeitsablauf nicht abgeschlossen haben. Sie wählen, ob RICOH ProcessDirector alle fehlenden Dokumente automatisch erneut drucken soll oder ob ein Bediener eine für jedes fehlende Dokument auszuführende Aktion festlegt.
  5. Archiv
    Mit dem Archiv-Feature können Sie Jobs, Dokumente und den Jobverarbeitungsverlauf in einem Repository speichern und diese wieder abrufen, indem Sie nach Job- und Dokumentmerkmalen suchen. Zum Beispiel können Sie über den Jobnamen, den Kundennamen und die Kontonummer nach Dokumenten suchen. Nach dem Abrufen eines Jobs oder eines Dokuments können Sie den Job oder das Dokument anzeigen, die Merkmale anzeigen, die damit gespeichert wurden, den Produktionsverlauf prüfen und den Job oder das Dokument zum erneuten Drucken oder für eine andere Verarbeitung an einen Workflow übergeben.
  6. Electronic Presentment
    Die Funktion „Elektronische Präsentation“ bietet einen Beispiel-Workflow, der Jobs von einer Muster-Eingabeeinheit empfängt und eine Muster-Verlaufssatzbenachrichtigung verwendet, um die Zeiten zu erfassen, zu denen Jobs gedruckt und versendet werden. Der Workflow speichert Jobs, Dokumente, Merkmalwerte und Verlaufsinformationen in einem Muster-Repository.
  7. Postal-Enablement
    Das Feature Postal-Enablement ermöglicht Ihnen, Postadressdaten aus den Dokumenten in einen Job zu extrahieren und die Daten zur Verarbeitung durch eine externe Postsoftware vorzubereiten. Nachdem die Postsoftware die Adressen verifiziert und ihre Qualität verbessert hat, kann das Feature Postal-Enablement die von der Postsoftware erhaltenen Ergebnisse verarbeiten, um die Dokumente im Job zu aktualisieren.
  8. Vorgedruckte Formulare austauschen
    Mit der Funktion Vorgedruckte Formulare austauschen können Sie Jobs auf Normalpapier drucken, für die zuvor vorgedruckte Formulare erforderlich waren. Sie aktualisieren die Definition aller Medienobjekte für das von diesen Jobs angeforderte Medium, um das elektronische Äquivalent der vorgedruckten Formulardaten hinzuzufügen. Die Anwendung, die die Druckdateien an RICOH ProcessDirector übermittelt, kann fortfahren, um das Medium für die Jobs auf gleiche Weise anzugeben.
  9. Einstellungsverwaltung
    Über das Einstellungsmanagement-Feature können Sie die Dokumentmerkmalwerte mit Werten aus einer externen Einstellungsdatei aktualisieren. Diese Werte können verwendet werden, um den Inhalt ausgewählter Dokumente oder die Verarbeitung dieser Dokumente zu ändern.
  10. Nutzungsszenarien für die Verarbeitung von Dokumenten
    Wenn Sie über die Funktion PDF-Dokument-Unterstützung oder AFP-Unterstützung verfügen, finden Sie in diesem Thema Links zu Nutzungsszenarien. Diese Szenarien zeigen, wie die Dokumentenverarbeitung zur Verbesserung ihrer Produktionsprozesse eingesetzt wird, und bieten neue Services für Kunden.

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