Features für die Dokumentverarbeitung

Sie können ohne Änderung der Anwendung, die den Job erstellt, die Art und Weise der Verarbeitung einzelner Dokumente über Geschäftsregeln ändern, die angeben, welche Verarbeitung erfolgen soll. Sie haben die Möglichkeit, Dokumente aus einem Workflow zu extrahieren, Dokumente an eine E-Mail anzuhängen oder einzelne Dokumente erneut zu drucken. Die Dokumente im Job können in mehrere Jobs aufgeteilt, anhand von dokumentspezifischen Informationen wie Adressdaten sortiert oder auf der Basis von Daten im Dokument in Teiljobs gruppiert werden.

Zwei Features fügen grundlegende Funktionen und Objekte für die Verarbeitung von Dokumenten hinzu. Sie müssen eine oder beide dieser Funktionen installieren, bevor Sie die anderen Funktionen zur Dokumentenverarbeitung installieren können:

• PDF-Dokument-Unterstützung fügt Funktionen und Objekte für die Verarbeitung von Dokumenten in PDF-Jobs hinzu. Dieses kostenlose Feature wird mit dem Basisprodukt bereitgestellt. Es ist jedoh nicht standardmäßig installiert.

• AFP-Unterstützung fügt Funktionen und Objekte für die Verarbeitung von Dokumenten in AFP-Jobs hinzu.

Mit PDF-Dokument-Unterstützung und AFP-Unterstützung können Sie einzelne Dokumente innerhalb eines Jobs identifizieren und Daten wie Kundennamen oder Postleitzahlen in den Dokumenten zu RICOH ProcessDirector-Dokumenteigenschaften zuordnen. RICOH ProcessDirector speichert die Dokumentmerkmale und ihre Werte in einer Dokumentmerkmaldatei.

Die für die Dokumentverarbeitung verfügbaren Funktionen sind:

Archiv

Mit dem Archiv-Feature können Sie Jobs, Dokumente und den Jobverarbeitungsverlauf in einem Repository speichern und diese wieder abrufen, indem Sie nach Job- und Dokumenteigenschaften suchen. Zum Beispiel können Sie über den Jobnamen, den Kundennamen und die Kontonummer nach Dokumenten suchen. Nachdem Sie einen Job oder ein Dokument abgerufen haben, können Sie den Job oder das Dokument anzeigen, die Merkmale überprüfen, die damit gespeichert wurden, und den Produktionsverlauf prüfen. Sie können den Job oder das Dokument auf Ihrer Workstation speichern oder an einen Workflow zum Nachdruck oder zur anderweitigen Verarbeitung senden.

Electronic Presentment

Die Funktion Electronic Presentment funktioniert mit der Funktion Archiv, muss aber separat installiert werden. Sie ist kostenlos erhältlich und erfordert keine separate Lizenz.

Die Funktion bietet eine Sammlung von Beispielobjekten, die den Prozess der Speicherung von Informationen in einem Repository veranschaulichen. Der Beispiel-Workflow empfängt Jobs von einem Eingabegerät und verwendet eine Verlaufsdatensatzbenachrichtigung, um die Zeiten zu erfassen, zu denen Jobs gedruckt und versendet werden. Der Workflow speichert Jobs, Dokumente, Eigenschaftswerte und Verlaufsinformationen in einem Repository.

Automatische Überprüfung

Mit der Automatische Überprüfung-Funktion können Sie Dokumenten in einem Druckauftrag Barcodes hinzufügen. Kameras oder Barcodescanner lesen Barcodes und erkennen so Dokumente, die einen Schritt in ihrem Workflow möglicherweise nicht erfolgreich abgeschlossen haben. Sie können automatisch fehlende Dokumente erneut drucken oder sie manuell aus ihrem Workflow ziehen. Ein Jobprotokoll zeichnet die Disposition der Dokumente in jedem Job auf sowie die Benutzer-ID des Bedieners, der die Dispositionen ausgeführt hat.

Papier-Inserter

Die Inserter-Funktion automatisiert die Kuvertierung von gedruckten Dokumenten und Beilagen (beispielsweise Marketingmaterial) in Briefumschläge. Die Funktion kann mit Kuvertiereinheiten-Controllern durch den Versand von Steuerdateien an diese bzw. Erhalt von Ergebnisdateien von diesen kommunizieren. Anhand der Informationen in der Ergebnisdatei verfolgt die Funktion den Kuvertierstatus der einzelnen Dokumente im Job. Jobs werden automatisch (oder manuell über die Bedienersteuerung) abgeglichen. Nachdrucke für beschädigte Dokumente werden automatisch generiert.

Postal-Enablement

Das Postal-Enablement-Feature ermöglicht Ihnen, Postadressdaten aus den Dokumenten in einen Job zu extrahieren und die Daten zur Verarbeitung durch eine externe Postsoftware vorzubereiten. Nachdem die Postsoftware die Adressen verifiziert und ihre Qualität verbessert hat, kann Postal-Enablement die Dokumente im Job mit den von der Postsoftware erhaltenen Ergebnissen aktualisieren.

Postsoftware ist in diesem Feature nicht enthalten. Sie können eine externe Postsoftware frei wählen.

Einstellungsverwaltung

Mit der Funktion Einstellungsverwaltung können Sie Dokumenteigenschaftwerte mit Werten aus einer externen Einstellungsdatei aktualisieren. Diese Werte können verwendet werden, um den Inhalt ausgewählter Dokumente oder die Verarbeitung dieser Dokumente zu ändern.

Dieses kostenlose Feature wird mit dem Basisprodukt bereitgestellt. Es ist jedoch nicht standardmäßig installiert.

Vorgedruckte Formulare austauschen

Mit der Funktion Vorgedruckte Formulare austauschen können Sie Jobs auf Normalpapier drucken, für die zuvor vorgedruckte Formulare erforderlich waren. Sie aktualisieren die Definition aller Medienobjekte für das von diesen Jobs angeforderte Medium, um das elektronische Äquivalent der vorgedruckten Formulardaten hinzuzufügen. Die Anwendung, die die Druckdateien an RICOH ProcessDirector übermittelt, kann fortfahren, um das Medium für die Jobs auf gleiche Weise anzugeben.

Mit der Funktion AFP-Unterstützung können Sie mit der Vorgedruckte Formulare austauschen-Funktion PDF-Formulare in AFP-Jobs einfügen.