Fonctions de traitement de documents

Les fonctions de traitement des documents étendent les capacités de contrôle et de suivi de travaux dans un flot au contrôle et au suivi de chaque document d'un travail.

Sans modifier l'application qui crée le travail, vous pouvez modifier le mode de traitement des documents individuels, à l'aide de règles métier pour indiquer le traitement à adopter. Vous pouvez extraire des documents d'un flot de travaux, joindre des documents aux e-mails ou réimprimer des documents individuels. Les documents du travail peuvent être divisés en plusieurs travaux, triés en fonction d'informations spécifiques aux documents telles que les données d'adresse, ou regroupés en sous-ensembles de travaux en fonction des données contenues dans le document.

Deux fonctions ajoutent des fonctionnalités et des objets de base pour le traitement de documents. Vous devez installer au minimum l'une de ces fonctions avant de pouvoir installer les autres fonctions de traitement des documents :

  • Prise en charge document PDF ajoute des fonctions et des objets pour le traitement des documents en travaux PDF. Cette fonction gratuite est fournie avec le produit de base mais n'est pas installée par défaut.

  • Prise en charge AFP ajoute des fonctionnalités et des projets pour le traitement de documents dans des travaux AFP.

Les autres fonctions de traitement des documents ajoute des fonctions et des objets pour les besoins spéciaux tels que l'archivage d'informations de document dans un référentiel ou la mise sous pli de documents. Pour installer ces fonctions, vous devez installer Prise en charge document PDF, Prise en charge AFP ou les deux. Si vous installez Prise en charge document PDF, les autres fonctions de traitement de document permettent de travailler avec des fichiers PDF. Si vous installez Prise en charge AFP, elles permettent de travailler avec des fichiers AFP. Si vous installez les deux, elles fonctionneront avec les deux types de fichiers. Voici des exemples de ces fonctions de traitement des documents :

  • Archive
  • Vérification automatique
  • Module d'insertion
  • Postal Enablement
  • Gestion des préférences

Prise en charge document PDF et Prise en charge AFP permettent d'identifier les documents individuels d'un travail et de mapper les données, telles que les noms de clients ou codes postaux, dans les documents vers les propriétés de document de RICOH ProcessDirector. RICOH ProcessDirector stocke les propriétés de document et leurs valeurs dans un fichier de propriétés de document.

Prise en charge document PDF inclut Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour identifier les documents et mapper les données. Vous pouvez également utiliser le plug-in pour ajouter des extensions telles que des codes barres, des marques OMR, des images, des zones masquées et du texte aux documents.

Prise en charge AFP inclut RICOH Visual Workbench pour identifier les documents et mapper les données. Vous pouvez acheter des fonctions additionnelles qui ajoutent des plug-ins à RICOH Visual Workbench :

  • AFP Editor permet de créer des codes-barres et du texte, et de masquer les zones contenant des éléments indésirables, tels que des codes-barres obsolètes.

  • Whitespace Manager permet de définir les zones des espaces blancs et de remplir ces espaces avec du contenu, tel que des images et du texte.

Objet

Prise en charge document PDF et Prise en charge AFP ajoutent l'objet de format de code-barres. Les formats de codes-barres permettent d'interpréter les données collectées par un lecteur de codes-barres. Vous pouvez définir un format de codes-barres qui inclut une propriété de document identifiant chaque document d'un travail. Vous pouvez scanner le code-barres sur un document pour retrouver le document dans le système.

Vous pouvez utiliser un lecteur de codes-barres portable branché à l'ordinateur pour rapprocher plusieurs documents. Nous vous recommandons de configurer votre lecteur de codes-barres pour qu'il envoie un signal de nouvelle ligne après chaque scan.

Phase du flot de travaux

Prise en charge document PDF et Prise en charge AFP ajoutent la phase Assembler au flot de travaux RICOH ProcessDirector. La figure Étape de traitement des documents dans le flot de travaux RICOH ProcessDirector montre comment la phase Assembler s'intègre dans le flot de travaux.

Remarque: Si vous avez personnalisé des noms de phase dans votre système, ceux-ci diffèrent des noms de phase indiqués sur le diagramme.

Étape de traitement des documents dans le flot de travaux RICOH ProcessDirector

Image montrant les phases Recevoir, Préparer, Assembler, Imprimer et Terminé

Modèles d'étape

Prise en charge document PDF et Prise en charge AFP ajoutent des modèles d'étape pour le traitement des documents au sein des flots de travaux :

  • Pour Prise en charge document PDF, les étapes reposant sur les modèles d'étape IdentifyPDFDocuments et BuildPDFFromDocuments appliquent aux travaux PDF vos définitions de document, mappages de données ainsi que d'autres modifications de documents apportées à l'aide de Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.

  • Pour Prise en charge AFP, les étapes reposant sur les modèles d'étape IdentifyDocuments et BuildAFPFromDocuments appliquent aux travaux AFP vos définitions de document, mappages de données, ainsi que d'autres modifications de documents apportées à l'aide de RICOH Visual Workbench.

  • Une étape reposant sur le modèle d'étape SetDocPropsFromConditions permet de mettre à jour le fichier de propriétés de document pour un travail basé sur d'autres valeurs de propriétés de document et de travail. Par exemple, vous pouvez regrouper des documents selon une série spécifique de codes postaux, puis créer des travaux enfant distincts pour les groupes de codes postaux.

  • Les étapes reposant sur les modèles d'étape SortDocuments, SplitDocuments et GroupDocuments permettent de manipuler des documents dans un seul fichier et de produire les documents sous la forme d'un seul ou de plusieurs nouveaux travaux.

  • Une étape reposant sur le modèle d'étape EmailDocuments permet d'envoyer vers une adresse électronique individuelle tous les documents PDF d'un travail, en pièce jointe d'un e-mail. RICOH ProcessDirector peut envoyer un e-mail directement, par l'intermédiaire du serveur SMTP par défaut, ou indirectement, via un fournisseur de messagerie.

  • Une étape reposant sur le modèle d'étape SetDocPropsFromList permet de lire un ou plusieurs fichiers de liste dans un répertoire, puis de définir la valeur d'une propriété de document spécifiée pour chaque document dans le fichier de propriétés de document propre au travail. Vous pouvez utiliser la valeur de la propriété de document afin de regrouper les documents d'un travail dans un traitement simultané. Grâce à cette étape, par exemple, vous pouvez fournir une "liste d'extraction" de documents d'un travail. Cette liste d'extraction vous permet de supprimer des documents de la file d'impression, de les exclure de la mise sous pli, ou de les envoyer à un service de courrier express.

  • Une étape basée sur le modèle d'étape SetPropertiesForReconcile vous permet d'utiliser la propriété de document Séquence de mise sous pli pour rechercher des documents dans la boîte de dialogue Synchroniser le travail ou sur le portlet Documents.

  • Une étape basée sur le modèle d'étape Synchroniser permet à un opérateur de définir une action à effectuer pour les documents d'un travail. Vous pouvez placer une étape Synchroniser après une étape PrintJobs dans un flux de travail. Lorsqu'un travail arrive à l'étape Synchroniser, l'opérateur sélectionne l'action Synchroniser pour synchroniser un travail manuellement. Pendant la synchronisation manuelle, l'opérateur marque les documents satisfaisants, les documents à réimprimer ainsi que tous les documents qui sont à extraire du travail sans aucune réimpression.

  • Une étape basée sur le modèle d'étape CreateReprints traite les documents devant être réimprimés après la mise sous pli en créant un travail enfant contenant uniquement les réimpressions. Le travail enfant peut être envoyé via le même flot de travaux que le travail d'origine ou via un flot de travaux différent.

Pour une liste complète de modèles d'étape fournis avec les fonctions de traitement des documents, consultez la section Référence du centre de documentation RICOH ProcessDirector.

In this section:

  1. Prise en charge document PDF
    La fonction Prise en charge document PDF ajoute des fonctions et objets qui vous permettent de traiter des documents individuels en travaux PDF. Cette fonction inclut Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.
  2. Prise en charge de documents AFP
    En plus des fonctions et objets qui vous permettent de traiter des travaux AFP, la fonction Prise en charge AFP ajoute des fonctions et objets qui vous permettent de traiter des documents individuels en travaux AFP. Cette fonction inclut RICOH Visual Workbench.
  3. Fonction de mise sous pli
    Les fonctions de mise sous pli permettent d'automatiser l'insertion de documents imprimés et d'encarts supplémentaires (comme des documents marketing) dans des enveloppes. RICOH ProcessDirector prend en charge deux fonctions permettant l'insertion de documents : la fonction de mise sous pli complète et la fonction Quadient Inserter Express.
  4. Vérification automatique
    La fonction Vérification automatique permet d'ajouter des codes-barres aux documents d'un travail d'impression. Des appareils photos ou des scanners de codes-barres lisent les codes-barres afin de détecter les documents qui n'ont pas terminé une étape du flot de travaux. Vous pouvez opter pour que RICOH ProcessDirector réimprime automatiquement tous les documents manquants ou qu'un opérateur spécifie l'action à effectuer pour chaque document manquant.
  5. Archive
    La fonction Archive vous permet de stocker des travaux, des documents, ainsi que l'historique de traitement des travaux dans un référentiel et de les récupérer en effectuant une recherche sur des propriétés de travail ou de document. Vous pouvez par exemple rechercher des documents par nom du travail, nom du client et numéro de compte. Après avoir récupéré un travail ou un document, vous pouvez l'afficher, réviser les propriétés avec lesquelles il a été stocké, vérifier l'historique de production et soumettre ce travail ou document à un flot de travaux pour réimpression ou autre traitement.
  6. Présentation électronique
    La fonction Présentation électronique fournit un exemple de flux de travail qui reçoit les travaux d'une unité d'entrée et utilise un exemple de notification d'enregistrement d'historique pour capturer les heures d'impression et d'envoi des travaux. Le flot de travaux enregistre les travaux, les documents, les valeurs de propriété et les informations de l'historique dans un référentiel fourni à titre d'exemple.
  7. Postal Enablement
    La fonction Postal Enablement vous permet d'extraire les données d'adresse d'envoi des documents contenus dans un travail et de préparer ces données en vue d'un traitement par un logiciel de courrier externe. Dès que le logiciel de courrier a vérifié les adresses et en a amélioré la qualité, la fonction Postal Enablement peut traiter les résultats reçus du logiciel de courrier pour mettre à jour les documents dans le travail.
  8. Remplacement de formulaires préimprimés
    La fonction Remplacement de formulaires préimprimés vous permet d'imprimer, sur du papier ordinaire, des travaux qui exigeaient auparavant des papiers préimprimés. Mettez à jour la définition de chaque objet de support pour le support demandé par ces travaux afin d'inclure l'équivalent électronique des données du papier préimprimé. L'application qui soumet les fichiers d'impression à RICOH ProcessDirector peut continuer à spécifier le support pour les travaux de la même façon.
  9. Gestion des préférences
    La fonction Gestion des préférences vous permet de mettre à jour les valeurs de propriété de document avec les valeurs issues d'un fichier de préférences externe. Ces valeurs permettent de modifier le contenu des documents sélectionnés ou le traitement de ces documents.
  10. Scénarios d'utilisation pour le traitement des documents
    Si vous avez la fonction Prise en charge document PDF ou Prise en charge AFP, cette rubrique propose des liens vers les scénarios d'utilisation. Ces scénarios montrent comment le traitement des documents est utilisé pour améliorer vos processus de production et pour offrir de nouveaux services aux clients.

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