Dokumentmerkmale und Dokumentverwaltung

Überdenken Sie Ihren Bedarf bezüglich der Dokumentverwaltung sorgfältig, bevor Sie Dokumentmerkmale definieren. Sie müssen nicht nur die Anzahl der Merkmale kontrollieren, sondern auch ihre Größe berücksichtigen. Ein Merkmal, das aus 1024 Zeichen besteht, benötigt mehr Speicherplatz als ein Merkmal aus 32 Zeichen.

Eingeschränkte Dokumentmerkmale benötigen keinen Speicherplatz in Datenbanktabellen, belegen jedoch für jedes Dokument Speicherplatz in jeder Dokumentmerkmaldatei, in der dieses Merkmal enthalten ist.

Bei Verwendung von Datenbank-Dokumentmerkmalen können Sie Dokumentinformationen in der Benutzerschnittstelle anzeigen und Dokumente global verarbeiten (ohne zu wissen, welcher Job das einzelne Dokument enthält). Das Ablegen von Dokumentinformationen in die Datenbank geht jedoch zu Lasten der Leistung. Dokumentmerkmale in der Datenbank belegen Platz in den Datenbanktabellen. Aktualisierungen von Merkmalen erhöhen den Protokollierungsaufwand und erzeugen möglicherweise Datenbankkonflikte. Die Datenbank speichert Informationen im Hauptspeicher zwischen. Bei weniger und kleineren Merkmalen kann die Datenbank mehr Datensätze im Hauptspeicher ablegen, wodurch sich eine bessere Systemleistung ergibt.

Verschiedene Schritte und Aktionen verarbeiten Dokumente in der Datenbank. Das Datenbanksystem sperrt Zeilen in der Datenbank während ihrer Verarbeitung. Je mehr Dokumente verarbeitet werden, desto größer ist die Beeinträchtigung der Systemressourcen. Sie können eine Optimierung Ihrer Schrittschablonen vornehmen, um die Anzahl gleichzeitiger Schritte zu reduzieren, von denen Dokumente in der Datenbank verarbeitet werden.

Diese Schritte und Aktionen führen zu Aktualisierungen der Datenbank:

• WriteDocumentsToDatabase fügt für jedes Dokument Einträge in die Datenbank ein und weist jedem dieser Einträge eine Dokumentkennung zu.
• ReadDocumentsFromDatabase ruft Dokumentinformationen aus der Datenbank ab und speichert diese in eine Dokumentmerkmaldatei. Die Datenbank wird nicht aktualisiert.
• CompleteDocuments ändert den Status aller Dokumente im Job zu "Abschluss".
• CreateJobsFromDocuments und CreateAFPJobsFromDocuments erzeugen eine neue Zuordnung zwischen Dokumenten und den erstellten untergeordneten Jobs.
• RemoveJobs benachrichtigt RICOH ProcessDirector, wenn Jobs gelöscht werden. Wenn RICOH ProcessDirector einen Job löscht, der Dokumente in der Datenbank hat, löscht es die Dokumente aus der Datenbank.
• UpdateDocumentsInDatabase aktualisiert die Dokumentmerkmale in der Datenbank unter Verwendung von Werten aus der Dokumentmerkmaldatei.
• Die Aktion Erneut verarbeiten erfordert die Genehmigung durch Dokumentverarbeitungsfunktionen. Dokumentenverarbeitungsfunktionen lassen nicht zu, dass RICOH ProcessDirector erneut einen Originaljob verarbeitet, wenn die Dokumente für diesen Job auch noch anderen Jobs zugeordnet sind.
• Durch das Öffnen des Notizbuchs mit den Dokumentmerkmalen aus dem Dokumentenportlet werden Werte zu den Dokumentmerkmalen aus der Datenbank abgerufen. Nur in der Datenbank gespeicherte Merkmale werden im Merkmalnotizbuch angezeigt.

Diese Liste zeigt Schritte und Aktionen in der Reihenfolge der von ihnen verwendeten Datenbankressourcen an. Ganz oben sind die ressourcenintensivsten Einträge aufgelistet.

1. RemoveJobs
2. CompleteDocuments
3. WriteDocumentsToDatabase
4. CreateJobsFromDocuments oder CreateAFPJobsFromDocuments
5. Anzeigen der Dokumenttabelle in der Benutzerschnittstelle
6. ReadDocumentsFromDatabase
7. Erneut verarbeiten
8. Öffnen des Notizbuchs mit den Dokumenteigenschaften aus der Dokumenttabelle