Propiedades de documento y gestión de documento

Evalúe cuidadosamente sus necesidades de gestión de documentos antes de definir las propiedades del documento. No solo debe controlar el número de propiedades, sino que también debe tener en cuenta su tamaño. Una propiedad de 1024 caracteres utiliza más espacio de almacenamiento que una propiedad de 32 caracteres.

Las propiedades de documento limitadas no necesitan espacio de tabla de base de datos; sin embargo, ocupan espacio para cada documento en cada archivo de propiedades de documento que contiene la propiedad.

La utilización de las propiedades de documento de base de datos permite mostrar información del documento en la interfaz de usuario y permite procesar documentos globalmente (sin conocer qué trabajo contiene cada documento), pero el almacenamiento de información en la base de datos tiene un coste de rendimiento. Las propiedades de documento en la base de datos ocupan espacio en las tablas de base de datos. Las actualizaciones de las propiedades aumentan la actividad de registro y crean un posible acceso a la base de datos. La base de datos pone en antememoria la información procedente de la memoria. Con un número más reducido de propiedades de menor tamaño, la base de datos puede almacenar en caché más registros en la memoria y mejorar el rendimiento del sistema.

Diversos pasos y acciones procesan los documentos en la base de datos. El sistema de base de datos bloquea las filas de la base de datos durante el proceso. A medida que se producen más procesos de documentos, mayor es el impacto en los recursos del sistema. Puede realizar ajustes de la plantilla de pasos para limitar el número de pasos simultáneos que procesan documentos en la base de datos.

Estos pasos y acciones causan actualizaciones en la base de datos:

• WriteDocumentsToDatabase añade entradas para cada documento en la base de datos y asigna a cada entrada un identificador de documento.
• ReadDocumentsFromDatabase recupera información del documento de la base de datos y la almacena en un archivo de propiedades de documento. No se realizan actualizaciones en la base de datos.
• CompleteDocuments cambia el estado de todos los documentos en el trabajo por el estado Completado.
• CreateJobsFromDocuments y CreateAFPJobsFromDocuments crean una nueva asociación entre los documentos y los trabajos hijo que se crean.
• RemoveJobs notifica a RICOH ProcessDirector cuando se suprimen trabajos. Cuando RICOH ProcessDirector suprime un trabajo que tiene documentos en la base de datos, también suprime los documentos de la base de datos.
• UpdateDocumentsInDatabase actualiza las propiedades de documento en la base de datos mediante el valor del archivo de propiedades de documento.
• La acción Volver a procesar requiere la aprobación de características de procesamiento de documentos. Las características de procesamiento de documentos no permiten que RICOH ProcessDirector vuelva a procesar un trabajo original si los documentos de dicho trabajo también están asociados a otros trabajos.
• Al abrir el cuaderno de propiedades del documento desde el portlet Documentos, se recuperan los valores de las propiedades del documento de la base de datos. Solo las propiedades que están almacenadas en la base de datos aparecen en el cuaderno de propiedades.

Esta lista muestra pasos y acciones en orden conforme al número de recursos de base de datos que utilicen. Los elementos que necesitan más recursos se encuentran en la parte superior.

1. RemoveJobs
2. CompleteDocuments
3. WriteDocumentsToDatabase
4. CreateJobsFromDocuments o CreateAFPJobsFromDocuments
5. Visualización de la tabla Documentos en la interfaz de usuario
6. ReadDocumentsFromDatabase
7. Volver a procesar
8. Apertura del cuaderno de propiedades Documentos desde la tabla Documentos