Regroupement des documents en fonction de vos besoins
Choisissez les propriétés de document pertinentes en fonction des flux de travaux
que vous souhaitez créer.
Pour regrouper les documents en fonction de vos besoins :
- Posez-vous les questions suivantes :
- Quelles propriétés de document utiliser pour distinguer vos documents ? (il s'agit là de ce qui différencie un document d'un autre)
- Quelles sont les propriétés de document à identifier afin de pouvoir utiliser les données définies dans les propriétés de document dans votre fichier PDF ?
- Quelles sont les propriétés de document à identifier afin de pouvoir utiliser les données définies dans les repères d'indexation, également appelés éléments TLE (Tagged Logical Elements), de votre fichier AFP (Advanced Function Presentation - Fonctions avancées de présentation) ?
- Quelles propriétés souhaitez-vous utiliser comme critères de suivi de documents ?
Vous pouvez par exemple définir une propriété appelée
numéro de compte
de façon à pouvoir suivre les documents en fonction du numéro de compte. - Si vous disposez d'une fonction qui inclut le modèle d'étape InsertJobs, quelles informations
souhaitez-vous inclure dans les codes barres de mise sous pli ou dans les fichiers
de contrôle de mise sous pli ? Par exemple, pour inclure le code postal du document
dans le fichier de contrôle de mise sous pli, vous pouvez définir une propriété de
document appelée
Code postal
. - Si vous disposez d'une fonction utilisée pour le traitement postal, quelles sont les informations nécessaires à votre logiciel de courrier pour chaque document ?
- Si vous disposez d'une fonction qui est utilisée pour ajouter des codes barres, quelles propriétés de document devez-vous inclure dans les données de codes barres ?
- Si vous disposez de la fonction Archive, quelles sont les propriétés de document que vous souhaitez utiliser pour récupérer des documents dans le référentiel dans lequel ils sont stockés ?
- Si vous disposez de la fonction Gestion des préférences, quelles sont les propriétés de document dont vous avez besoin pour traiter les informations sur les préférences dans RICOH ProcessDirector?
- Les réponses à ces questions permettent de choisir les propriétés à définir. Vous
pouvez ainsi définir les propriétés suivantes :
- Numéro de compte
- Ligne d'adresse
- Ligne d'informations spécifiques pour le traitement du courrier
- Données que vous souhaitez inclure dans un code barres unique pour chaque document
- Code postal
- Type de distribution (courrier express ou ordinaire par exemple)
- Type de contenant (enveloppe ou dossier par exemple)