Dokumente während der Jobverarbeitung per E-Mail senden

Sie können Berichte zu PDF-Dokumenten generieren, indem Sie einen auf der Schrittschablone EmailDocuments basierenden Schritt zu einem Workflow hinzufügen.

Sie müssen für jedes Dokument eine E-Mail-Adresse bereitstellen und die E-Mail-Adresse in einem Dokumentmerkmal speichern. Sie können das Dokumentmerkmal Doc.EmailAddress verwenden oder ein angepasstes Dokumentmerkmal in der Datei docCustomDefinitions.xml definieren. Führen Sie nach dem Definieren eines angepassten Dokumentmerkmals das Dienstprogramm docCustom aus, und aktualisieren Sie das Feature Custom Document Properties.

Falls jedes Dokument die E-Mail-Adresse des Dokumentempfängers enthält, können Sie die Funktion Dokumentmerkmal definieren in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat dazu verwenden, die E-Mail-Adressdaten anzugeben, die aus jedem Dokument in einem Job extrahiert werden sollen.
Falls das Einstellungsverwaltung-Feature installiert ist, können Sie E-Mail-Adressen in einer externen Datei dem Dokumentmerkmal für jedes Dokument im Job zuordnen.

Sie müssen einen SMTP-Server installiert und konfiguriert haben, damit RICOH ProcessDirector E-Mails darüber senden kann. RICOH ProcessDirector lässt Sie eine Verbindung zu zwei SMTP-Servern herstellen. Sie könnten beispielsweise die SMTP-Server-Standardmerkmale für eine Verbindung zu einem internen SMTP-Server und die alternativen SMTP-Server-Merkmale für eine Verbindung zu einem E-Mail-Diensteanbieter verwenden.

So konfigurieren Sie RICOH ProcessDirector dafür, während der Jobverarbeitung Dokumente per E-Mail zu senden:

Erstellen Sie eine Kopie eines vorhandenen Workflows, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
Fügen Sie basierend auf der Schrittschablone EmailDocuments nach dem Schritt BuildPDFFromDocuments und vor jedem Schritt, der Dokumente auf der Jobebene neu anordnet, wie zum Beispiel ReversePDFPageOrder oder PreparePDFOutputForFinishing, einen Schritt zum Workflow hinzu.
Sie können den Schritt EmailDocuments nach Schritten platzieren, die Dokumente auf der Dokumentebene neu anordnen, wie zum Beispiel GroupDocuments, SortDocuments und SplitDocuments.
Bei Jobs, die Dokumente per E-Mail senden und drucken, sieht eine typische Schrittreihenfolge so aus:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- EmailDocuments
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
Falls Sie einen Schritt hinzufügen, um eine Kopie der Jobdatei im Spoolverzeichnis zu behalten und sie zum Extrahieren der per E-Mail zu sendenden Dokumente zu verwenden, können Sie den Schritt EmailDocuments nach einem Schritt platzieren, der Dokumente auf Jobebene neu anordnet. Sie können beispielsweise einen auf der Schrittschablone SnapshotJobFile basierenden Schritt nach dem Schritt BuildPDFFromDocuments und vor dem Schritt platzieren, der Dokumente neu anordnet:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- SnapshotJobFile
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
- EmailDocuments
- Falls Sie diese Empfehlungen zur Schrittplatzierung nicht beachten, könnte der Fall eintreten, dass der Schritt EmailDocuments ein Dokument an eine falsche E-Mail-Adresse sendet, ohne einen Fehler zu registrieren.
Verbinden Sie den Schritt mit den anderen Schritten im Workflow.
Falls Sie manche Dokumente drucken und andere per E-Mail senden möchten, dann fügen Sie eine bedingte Verarbeitung zum Workflow hinzu oder erstellen Sie untergeordnete Workflows.
Gehen Sie beispielweise wie folgt vor:
- Fügen Sie eine bedingte Verarbeitung für übergeordnete und untergeordnete Jobs am Beginn des Workflows (zum Beispiel nach einem Schritt SetJobPropsFromTextFile) hinzu. Definieren Sie eine Regel für die Abzweigung, die die übergeordneten Jobs erhält: Jobnummer ungleich *.*. Untergeordnete Jobs, die in ihrer Jobnummer ein Dezimalzeichen enthalten, werden der Abzweigung für untergeordnete Jobs übergeben.
- Definieren Sie ein Dokumentmerkmal Doc.Custom.EmailPreference mit den Werten Ja und Nein.
- Verwenden Sie einen auf der Schrittschablone GroupDocuments basierenden Schritt dazu, die Dokumente auf der Grundlage des Werts des Dokumentmerkmals Doc.Custom.EmailPreference zu gruppieren.
- Verwenden Sie einen auf der Schrittschablone CreateJobsFromDocuments basierenden Schritt dazu, für jede Gruppe einen separaten untergeordneten Job zu erstellen.
- Verwenden Sie einen auf der Schrittschablone SetDocPropsFromConditions basierenden Schritt am Anfang der Abzweigung für untergeordnete Jobs. Der Schritt weist basierend auf dem Wert des Dokumentmerkmals Doc.Custom.EmailPreference einem Jobmerkmal einen Wert zu.
  Die Merkmalbedingungsdatei könnte beispielsweise für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 (Datenbankmerkmalname Job.Info.Attr1) den Wert email (Per E-Mail senden) oder print (Drucken) festlegen:
```
Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1
=Yes,email
=No,print
```
- Senden Sie die untergeordneten Jobs zu separaten E-Mail- und Druck-Abzweigungen der Abzweigung für untergeordnete Jobs, indem Sie Regeln für die Abzweigungen definieren:
  - Benutzerdefiniert 1 = email für die Abzweigung mit dem Schritt EmailDocuments.
  - Benutzerdefiniert 1 = print für die Abzweigung mit dem Schritt PrintJobs.
Legen Sie Merkmalwerte für den Schritt EmailDocuments fest:
1. Legen Sie einen Wert für das Merkmal Empfängeradresse fest.
  Sie möchten beispielsweise jedes Dokument an die E-Mail-Adresse im Dokumentmerkmal Doc.EmailAddress senden. Legen Sie ${Doc.EmailAddress} als Wert fest.
2. Legen Sie einen Wert für das Merkmal SMTP-Server-Typ fest.
  Sie möchten beispielsweise Dokumente an einen externen SMTP-Server senden, der mit den Merkmalen Alternativ-SMTP-Server konfiguriert wurde. Legen Sie Alternativ als Wert fest.
3. Legen Sie für das Merkmal Dokument anhängen den Wert Ja fest.
4. Legen Sie einen Wert für das Merkmal Quelldatei für Anhang fest.
  Beispiele:
  - Sie möchten ein Dokument aus der aktuellen PDF-Datei im Spoolverzeichnis des Jobs anhängen. Verwenden Sie den Standardwert: ${getFileName(print,pdf,read)}.
  - Sie möchten ein Dokument aus einer PDF-Datei anhängen, die Sie mit einem Schritt SnapshotJobFile gespeichert haben. Falls Sie für das Merkmal Momentaufnahmen-Dateikennung im Schritt SnapshotJobFile den Wert email (per E-Mail senden) festlegen, dann verwenden Sie den folgenden Wert: ${getFileName(email,pdf,read)}.
5. Legen Sie für das Merkmal Betreff oder das Merkmal Nachricht oder für beide Merkmale einen Wert fest.
  Sie haben beispielsweise den Kundennamen aus jedem Dokument extrahiert, indem Sie ein Dokumentmerkmal Doc.Custom.CustomerName definiert haben. Sie können für jedes Merkmal den Wert Kontoauszug für ${Doc.Custom.CustomerName} festlegen.
6. Geben Sie für alle weiteren optionalen Merkmale, die Sie verwenden möchten, Werte ein oder bearbeiten Sie bereits vorhandene Werte.
Testen Sie nach dem Speichern und Aktivieren Ihres Workflows den Workflow, um sicherzustellen, dass er richtig funktioniert:
1. Erstellen Sie einen Testjob mit einer kleinen Anzahl von Dokumenten. Diese Dokumente sollten gültige E-Mail-Adressen enthalten, mit denen Sie den Test durchführen möchten.
2. Schicken Sie den Job durch den Workflow, und vergewissern Sie sich, dass an jede E-Mail-Adresse das richtige Dokument gesendet wird.

Wenn der Schritt EmailDocuments ein Dokument zum SMTP-Server sendet, legt er in der Dokumentmerkmaldatei für das Merkmal E-Mail erstellt den Wert Ja fest. Falls der Schritt kein Dokument sendet, legt er für das Merkmal den Wert Nein fest.

Hinweis:

RICOH ProcessDirector erhält vom SMTP-Server keine Informationen über das Senden von E-Mails oder über deren erfolgreiche Zustellung bei Empfängern.

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