Einen Workflow erstellen

RICOH ProcessDirector bietet mehrere Beispiel-Workflows. Um einen Workflow zu erstellen, können Sie einen dieser Workflows modifizieren oder, um einen Workflow zu erstellen, der einem bestehenden Workflow ähnlich ist, können Sie den bestehenden Workflow kopieren und bearbeiten. Sie können auch einen neuen Workflow erstellen, der nur zwei Schritte hat, SetJobPropsFromTextFile und RemoveJobs, mit einem Verbinder dazwischen.

Wir empfehlen, dass Sie Ihren Workflow planen, bevor Sie ihn erstellen. Legen Sie dar, welche Verarbeitungsschritte die Jobs durchlaufen, und achten Sie darauf, das die zum Erstellen dieser Schritte erforderlichen Schrittvorlagen vorhanden sind. Falls Schrittvorlagen, die Sie benötigen, nicht vorhanden sind, erstellen Sie diese bevor Sie den Workflow erstellen.

Um einen Workflow zu erstellen, der den Verarbeitungsschritten entspricht, die Ihre Jobs durchlaufen, können Sie den Verarbeitungsphasen Schritte in der Reihenfolge hinzufügen, in der sie von RICOH ProcessDirector ausgeführt werden sollen.

Schrittketten müssen einen Einstiegspunkt haben, d. h, einen einzelnen Schritt am Anfang der Schrittkette, den alle Jobs durchlaufen. Sie können jedoch mehrere Endpunkte oder Schritte ohne einen ausgehenden Anschluss aufweisen. Wenn eine Schrittkette in einen Workflow eingebunden ist, kann sie mit einem oder mehreren Schritten verbunden sein. Damit kann sie Jobs bearbeiten, die sowohl in die Schrittkette eingehen als auch diese verlassen. Wenn die Schrittkette mehrere Endpunkte hat, setzen alle Endpunkte die Verarbeitung nach dem ausgehenden Anschluss fort. Wenn es mehrere ausgehende Anschlüsse gibt, wird jeder Endpunkt anhand der Anschlüsse in der Reihenfolge der Ausführung bewertet und der Job geht ordnungsgemäß weiter.

Hinweis:

Wir empfehlen dringend, dass alle Workflows mit einem Schritt SetJobPropsFromTextFile beginnen und mit einem Schritt RemoveJobs enden.
Wenn sie einem Workflow hinzugefügt werden, werden Schrittketten wie Schritte behandelt. Bei allen folgenden Aktionen gelten die Verweise auf Schritte auch für Schrittketten.
Wenn Dateien für Datenströme, die ein Workflow nicht unterstützt, in den Workflow kommen können, empfehlen wir Ihnen die folgenden bewährten Methoden:
- Fügen Sie einen Schritt namens DetectInputDataStream nach dem Schritt SetJobPropsFromTextFile ein.
- Fügen Sie nach dem Schritt DetectInputDataStream eine Abzweigung mit 1 Schritt ein: FailWithMessage. Legen Sie den Wert für das Merkmal Fehlermeldung auf Unerwarteter Datenstrom erkannt. Legen Sie auf dem Anschluss von Schritt DetectInputDataStream zum nächsten Schritt im Workflow eine bedingte Verarbeitungsregel, die die Eingabedatenströme definiert. Geben Sie beispielsweise an, dass das Merkmal EingabedatenstromPDF entspricht.

So erstellen Sie einen Workflow:

Klicken Sie auf die Registerkarte Workflow.
Klicken Sie im linken Teilfenster auf Workflows.
Wählen Sie einen Workflow, den Sie als Modell verwenden möchten, und klicken Sie auf Kopieren.
- Wenn Sie mit einem Workflow beginnen möchten, der zwei Schritte, SetJobPropsFromTextFile und RemoveJobs, mit einem Anschluss zwischen diesen besitzt, klicken Sie auf Hinzufügen.
Benennen Sie die Kopie des Workflows, geben Sie nach Bedarf andere Werte ein oder bearbeiten Sie Werte entsprechend, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Die Schritte des Workflows werden im Workflow-Editor angezeigt.
Prüfen Sie die Schritte in jeder Phase des Workflows.
Die Verarbeitungsphasen im Basisprodukt sind Empfang, Vorbereitung, Druck und Abschluss. Einige Features fügen andere Phasen wie Zusammensetzung oder Kuvertierung hinzu.
- Die Standardphasennamen können geändert werden, damit Sie zu den Funktionen passen, die Sie in den jeweiligen Phasen durchführen.
Löschen Sie alle Schritte, die Sie nicht benötigen. Markieren Sie den Schritt und drücken Sie die Löschtaste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schritt und wählen Sie Löschen.
Fügen Sie jeden neuen Schritt oder jede neue Schrittkette hinzu:
1. Um einen Schritt hinzuzufügen, klicken Sie auf Schrittvorlagen in der oberen rechten Ecke des Workflow-Editors; um eine Schrittkette hinzuzufügen, klicken Sie auf Schrittketten in der oberen rechten Ecke des Workflow-Editors.
  - Wollen Sie eine Schrittvorlage oder eine Schrittkette in die Liste der Favoriten aufnehmen, klicken Sie auf den grauen Stern neben diesem Element. Der Stern wird blau.
  - Um nur Ihre bevorzugten Schrittvorlagen oder Schrittketten anzuzeigen, klicken Sie auf den Stern in der Kopfzeile der Tabelle.
2. Klicken Sie auf eine Schrittvorlage oder Schrittkette und ziehen Sie sie in den Workflow-Editor. Platzieren Sie den Schritt an der gewünschten Stelle. Wenn Sie einen Schritt auf einem Anschluss hinzufügen, teilt sich der Anschluss in zwei Teile, einen von der Quelle zum neuen Schritt und einen zum Zielschritt. Die Ausführungsreihenfolge der Anschlüsse aus der ursprünglichen Quelle bleibt auf den neuen Anschlüssen erhalten.
  - Wenn Sie den Schritt auf einem Anschluss ablegen, teilt sich der Anschluss in zwei Teile und der Schritt wird an diesem Punkt in den Workflow aufgenommen.
  - Wenn Sie einen Schritt direkt auf einem anderen Schritt ablegen, ersetzt der abgelegte Schritt den vorhandenen Schritt, nachdem Sie diese Aktion bestätigt haben. Der vorhandene Schritt wird aus dem Workflow entfernt.
  - Um eine weitere Instanz eines vorhandenen Schrittes im Workflow hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Kopieren. Positionieren Sie Ihre Maus an der Stelle, an der Sie den Schritt platzieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen.
  - Sie können denselben Namen für mehrere Schritte verwenden.
    Wenn Sie einen Schritt mit demselben Namen wie ein bereits vorhandener Schritt in derselben Verarbeitungsphase hinzufügen, weist RICOH ProcessDirector dem neuen Schritt einen Merkmalwert Schritt-ID zu. Am Ende des Schrittnamens des Wertes befindet sich eine Zahl, zum Beispiel AssignJobValues2.
    
    Jedes Mal, wenn Sie einen weiteren Schritt mit demselben Namen in derselben Phase hinzufügen, erhöht RICOH ProcessDirector die Zahl um 1, z. B. AssignJobValues3. Der Merkmalwert Schritt-ID wird im Schritt- und Jobmerkmal-Notizbuch, in Nachrichten und Systemprotokollen angezeigt.
Verbinden Sie die Schritte:
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Rand des Schritts, der Aufträge an den neuen Schritt sendet. Klicken Sie auf einen markierten Abschnitt (), und halten Sie die Maustaste gedrückt, damit der Anschluss dargestellt wird.
2. Ziehen Sie den Anschluss auf den Schritt, der Jobs vom neuen Schritt empfängt, und lassen Sie die Maustaste los.
  - Sie können den Anschluss oben, unten oder an beiden Seiten des Schritt anhängen oder über dem Mittelpunkt des Kreises freigeben.
  - Wenn ein Schritt die bedingte Verarbeitung verwendet, benutzt RICOH ProcessDirector die im Merkmal Reihenfolge der Ausführung festgelegten Werte der einzelnen Anschlüsse, um zu ermitteln, welcher der Anschlüsse zuerst auszuprobieren ist.
    Werden Jobs von einem Schritt an drei unterschiedliche Schritte gesendet, versucht RICOH ProcessDirector, die einzelnen Jobs über den Anschluss mit dem Wert 1 für das Merkmal Reihenfolge der Ausführung zu senden. Wenn der Job die Bedingungen für diesen Anschluss nicht erfüllt, versucht RICOH ProcessDirector, den Job über den Anschluss mit dem Wert 2 für das Merkmal Reihenfolge der Ausführung zu senden. Wenn ein Job auch diese Bedingungen nicht erfüllt, versucht RICOH ProcessDirector, den Job über den nächsten Anschluss in Reihenfolge der Ausführung zu senden.
    
    Wenn ein Anschluss alle Jobs verarbeitet, die die von dem anderen Anschluss festgelegten Bedingungen nicht erfüllen, müssen Sie sicherstellen, dass dieser Anschluss den höchsten Wert für das Merkmal Reihenfolge der Ausführung besitzt.
Optional: Um das Layout der Schritte zu ändern, klicken Sie auf einen Schritt und ziehen Sie ihn an eine neue Position im Workflow-Editor. Die Anschlüsse positionieren sich selbst, wenn der Schritt verschoben wird.
Optional: Um die Reihenfolge der Schritte zu ändern, klicken Sie auf die Pfeilspitze eines Anschlusses und verschieben Sie ihn zu einem anderen Schritt. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Anschlüsse der neuen Route durch Ihre Schritte folgen. Ordnen Sie dann die Schritte im Workflow-Editor entsprechend der Schrittfolge neu an.
Optional: Um eine Reihe von Schritten auszuwählen, die zusammenhängen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und ziehen Sie die Maus, um einen Rahmen um die Schritte zu ziehen, die Sie auswählen möchten. Lassen Sie die Maustaste los.

Um eine Reihe von Schritten auszuwählen, die nicht zusammenhängen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Schritte, die Sie auswählen möchten.
- Um eine ausgewählte Gruppe von verbundenen Schritten als Schrittkette zu speichern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Sie Als Schrittkette speichern.
- Um die markierte Gruppe zu verschieben, drücken Sie die linke Maustaste innerhalb des Kastens, ziehen Sie die Gruppe an die gewünschte Stelle und lassen Sie die Maustaste los.
- Um die ausgewählte Gruppe zu löschen, drücken Sie die Löschtaste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld, um das Kontextmenü aufzurufen, und wählen Sie Löschen.
Legen Sie Merkmalwerte für die einzelnen Schritte fest:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schritt, und wählen Sie Merkmale.
2. Geben Sie auf jeder Registerkarte im Notizbuch der Merkmale Werte für alle erforderlichen Merkmale ein, oder bearbeiten Sie sie.
  Durch ein Sternchen * wird angezeigt, dass ein Wert erforderlich ist.
3. Geben Sie für die optionalen Merkmale, die Sie verwenden wollen, Werte ein, oder bearbeiten Sie bereits vorhandene Werte.
  Sie können auch Standardwerte für Jobmerkmale angeben, ohne jeden Schritt zu bearbeiten, und zwar mithilfe der Aktion Jobstandardwerte verwalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Workflow-Editor und wählen Sie Jobstandardwerte verwalten aus.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
  - RICOH ProcessDirector merkt sich die Werte, die Sie für die jeweiligen Schritte eingeben, speichert sie aber erst, wenn Sie den Workflow speichern.
Wenn ein Schritt Jobs an mehrere Schritte sendet, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jeden Anschluss von dem sendenden Schritt an den empfangenden Schritt, und klicken Sie auf Merkmale. Legen Sie eine bedingte Verarbeitungsregel für den Anschluss fest, und klicken Sie auf OK.
Speichern Sie den Workflow, indem Sie Workflow speichern im Menü "Mehr" links neben dem Workflownamen wählen. Sie können einen unvollständigen Workflow speichern.
Wenn Sie bereit sind, den Workflow zu verwenden, aktivieren Sie ihn, indem Sie im Menü "Mehr" links neben dem Workflownamen Workflow aktivieren auswählen.
RICOH ProcessDirector validiert den Workflow, wenn Sie ihn aktivieren. Um gültig zu sein, muss nur ein Schritt den Workflow starten. Dieser Schritt empfängt keine Jobs von anderen Schritten. Alle anderen Schritte müssen Anschlüsse aufweisen, über die sie Jobs empfangen.
- Benachrichtigungssymbole () zeigen Schritte, die die Anforderungen nicht erfüllen.

RICOH ProcessDirector™ für Windows

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