Envío de documentos por correo electrónico durante el procesamiento de trabajos

Puede enviar documentos PDF por correo electrónico si añade a un flujo de trabajo un paso basado en la plantilla de pasos EmailDocuments.

Debe proporcionar una dirección de correo electrónico para cada documento y almacenarla en una propiedad de documento. Puede usar la propiedad de documento Doc.EmailAddress o definir una propiedad de documento personalizada en el archivo docCustomDefinitions.xml. Después de definir una propiedad de documento personalizada, ejecute la utilidad docCustom y actualice la característica Propiedades de documento personalizadas.

Si cada documento contiene la dirección de correo electrónico del destinatario del documento, puede usar la función Definir propiedad de documento de Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para especificar los datos de dirección de correo electrónico que desea extraer de cada documento de un trabajo.
Si tiene la característica Gestión de preferencias instalada, puede correlacionar las direcciones de correo electrónico de un archivo externo con la propiedad de documento de cada documento del trabajo.

Debe tener un servidor SMTP instalado y configurado para permitir que RICOH ProcessDirector envíe correos electrónicos. RICOH ProcessDirector le permite conectarse a dos servidores SMTP. Puede usar las propiedades por omisión del servidor SMTP para conectarse a un servidor SMTP interno y las propiedades alternativas del servidor SMTP para conectarse a un proveedor de servicios de correo electrónico.

Para configurar RICOH ProcessDirector para enviar documentos por correo electrónico durante el procesamiento de trabajos:

Haga una copia de un flujo de trabajo existente o cree un flujo de trabajo nuevo.
Añada un paso al flujo de trabajo basado en la plantilla de pasos EmailDocuments después del paso BuildPDFFromDocuments y antes de cualquier paso que reordene documentos en el nivel de trabajo, como ReversePDFPageOrder o PreparePDFOutputForFinishing.
Puede colocar el paso EmailDocuments después de los pasos que reordenan documentos en el nivel de documento, como GroupDocuments, SortDocuments y SplitDocuments.
Para los trabajos que imprimen documentos y los envían por correo electrónico, el orden habitual de los pasos es:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- EmailDocuments
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
Si añade un paso para conservar una copia del archivo de trabajo en el directorio de spool con el fin de usarla para extraer documentos para enviarlos por correo electrónico, puede colocar el paso EmailDocuments después de un paso que reordene documentos en el nivel de trabajo. Por ejemplo, puede colocar un paso basado en la plantilla de pasos SnapshotJobFile después del paso BuildPDFFromDocuments y antes del paso que reordena documentos:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- SnapshotJobFile
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
- EmailDocuments
- Si no sigue estas recomendaciones para colocar los pasos, el paso EmailDocuments podría enviar un documento a una dirección de correo electrónico incorrecta sin registrar un error.
Conecte este paso con los otros pasos del flujo de trabajo.
Si desea imprimir algunos documentos y enviar por correo electrónico otros, añada procesamiento condicional al flujo de trabajo o cree flujos de trabajo hijo.
Por ejemplo:
- Añada procesamiento condicional para trabajos padre e hijo cerca en el inicio del flujo de trabajo (por ejemplo, después de un paso SetJobPropsFromTextFile). Defina una regla para la derivación que recibe los trabajos padre: Número de trabajo no similar a *.*. Los trabajos hijo, que tienen un separador decimal en el número de trabajo, van a la derivación de los trabajos hijo.
- Defina una propiedad de documento Doc.Custom.EmailPreference con los valores Sí y No.
- Use un paso basado en la plantilla de pasos GroupDocuments para agrupar los documentos según el valor de la propiedad de documento Doc.Custom.EmailPreference.
- Use un paso basado en la plantilla de pasos CreateJobsFromDocuments para crear un trabajo hijo independiente para cada grupo.
- Use un paso basado en la plantilla de pasos SetDocPropsFromConditions en el inicio de la derivación de trabajos hijo. El paso asigna un valor a una propiedad de trabajo basado en el valor de la propiedad de documento Doc.Custom.EmailPreference.
  El archivo de condiciones de propiedad podría establecer el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1 (nombre de propiedad de base de datos Job.Info.Attr1) en email o print:
```
Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1
=Yes,email
=No,print
```
- Para enviar los trabajos hijo a derivaciones de correo electrónico e impresión distintas de la derivación para trabajos hijo, defina reglas en las derivaciones:
  - Personalizado 1 = email para la derivación con el paso EmailDocuments.
  - Personalizado 1 = print para la derivación con el paso PrintJobs.
Especifique los valores de propiedad del paso EmailDocuments:
1. Establezca un valor para la propiedad Dirección del destinatario.
  Por ejemplo, desea enviar cada documento por correo electrónico a la dirección de correo electrónico especificada en la propiedad de documento Doc.EmailAddress. Establezca el valor en ${Doc.EmailAddress}.
2. Establezca un valor para la propiedad Tipo de servidor SMTP.
  Por ejemplo, desea enviar documentos a un servidor SMTP externo que se haya configurado con las propiedades de Servidor SMTP alternativo. Establezca el valor en Alternativo.
3. Establezca la propiedad Adjuntar documento en Sí.
4. Establezca un valor para la propiedad Archivo de origen para datos adjuntos.
  Ejemplos:
  - Desea adjuntar un documento del archivo PDF actual en el directorio de spool del trabajo. Use el valor por omisión: ${getFileName(print,pdf,read)}.
  - Desea adjuntar un documento de un archivo PDF que ha guardado con un paso SnapshotJobFile. Si establece el valor de la propiedad Descriptor de archivo de instantánea en el paso SnapshotJobFile en email, use este valor: ${getFileName(email,pdf,read)}.
5. Establezca un valor para la propiedad Asunto, la propiedad Mensaje o ambas.
  Por ejemplo, ha extraído el nombre del cliente de cada documento por medio de la definición de una propiedad de documento Doc.Custom.CustomerName. Puede establecer el valor de cualquiera de estas dos propiedades en Extracto para ${Doc.Custom.CustomerName}.
6. Rellene o edite los valores de cualquier otra propiedad opcional que tenga previsto utilizar.
Después de guardar y habilitar el flujo de trabajo, pruébelo para asegurarse de que funciona correctamente:
1. Cree un trabajo de prueba con una pequeña cantidad de documentos. Deben tener direcciones de correo electrónico válidas para realizar la prueba.
2. Envíe el trabajo por medio del flujo de trabajo y asegúrese de que se envía el documento correcto a cada dirección de correo electrónico.

Cuando el paso EmailDocuments envía un documento al servidor SMTP, establece el valor de la propiedad Correo electrónico creado en Sí en el archivo de propiedades del documento. Si el paso no envía un documento, establece el valor de la propiedad en No.

Nota:

RICOH ProcessDirector no recibe información del servidor SMTP sobre el envío del correo electrónico o la entrega correcta a los destinatarios.

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