ジョブ処理中に文書を E メールで送信する

EmailDocuments ステップテンプレートを基にするステップをワークフローに追加すると、PDF 文書を E メールで送信できます。

各文書に E メールアドレスを入力し、文書プロパティーに E メールアドレスを保存する必要があります。Doc.EmailAddress 文書プロパティーを使用できます。また、docCustomDefinitions.xml ファイルでカスタム文書プロパティーを定義することもできます。カスタム文書プロパティーを定義したら、 docCustom ユーティリティーを実行し、カスタム文書プロパティー機能を更新します。

各文書に、文書の受信者の E メールアドレスが含まれている場合は、RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat で文書プロパティーの定義機能を使用して、ジョブの各文書から抽出する E メールアドレスを指定できます。
Preference Management 機能がインストールされている場合は、外部ファイルの E メールアドレスを、ジョブの各文書の文書プロパティーにマップできます。

RICOH ProcessDirectorでメールを送信するには、SMTPサーバーをインストールして構成する必要があります。 RICOH ProcessDirectorによって、2つのSMTPサーバーに接続できます。デフォルトの SMTP サーバーのプロパティーを使用して内部 SMTP サーバーに接続し、代替 SMTP サーバーのプロパティーを使用して、E メールサービスプロバイダーに接続することもできます。

RICOH ProcessDirector を構成して、ジョブの処理中に文書を E メールで送信するには、次の手順に従います。

既存のワークフローのコピーを作成するか、新しいワークフローを作成します。
BuildPDFFromDocuments ステップの後と、 ReversePDFPageOrder や PreparePDFOutputForFinishing などのジョブレベルで文書を並び替えるステップの前の間に、 EmailDocuments ステップテンプレートに基づくステップをワークフローに追加します。
GroupDocuments、 SortDocuments、 SplitDocuments などの文書レベルで文書を並び替えるステップの後に、 EmailDocuments ステップを配置します。
文書を E メールで送信し、印刷するジョブのステップの順序は、通常、次のようになります。
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- EmailDocuments
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
E メールで送信する文書の抽出に使用するために、スプールディレクトリーにジョブファイルのコピーを保持するステップを追加する場合は、ジョブレベルで文書を並び替えるステップの後に、EmailDocumentsを配置できます。例えば、次のように BuildPDFFromDocuments ステップの後と、文書を並び替えるステップの前の間に、 SnapshotJobFile ステップテンプレートに基づくステップを追加できます。
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- SnapshotJobFile
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
- EmailDocuments
- ステップの配置に関するこれらの推奨事項に合わない場合、EmailDocuments ステップで、エラーが記録されないまま正しくない E メールアドレスに文書が送信される場合があります。
ステップをワークフロー内の他のステップと接続します。
一部の文書を印刷したり、他の人に E メールで送信したりする場合は、条件付き処理をワークフローに追加するか、子ワークフローを作成します。
例えば、次の方法があります。
- (SetJobPropsFromTextFile ステップの後などの) ワークフローの最初に親ジョブと子ジョブに条件付き処理を追加します。親ジョブを受け取る分岐用のルールを次のように定義します。ジョブ番号Unlike *.*。子ジョブ (ジョブ番号に小数点があります) が、子ジョブの分岐を移動します。
- はいといいえの値がある Doc.Custom.EmailPreference 文書プロパティーを定義します。
- GroupDocuments ステップテンプレートに基づくステップを使用して、 Doc.Custom.EmailPreference 文書プロパティーの値に基づいて文書をグループ化します。
- CreateJobsFromDocuments ステップテンプレートに基づくステップを使って、各グループに対して個別の子ジョブを作成できます。
- 子ジョブの分岐の最初で、SetDocPropsFromConditions ステップテンプレートに基づくステップを使用します。このステップでは、 Doc.Custom.EmailPreference 文書プロパティーの値に基づいて、ジョブプロパティーに値が割り当てられます。
  プロパティー条件ファイルで、カスタム1ジョブプロパティー（データベースプロパティー名 Job.Info.Attr1）の値が、次のようにemailまたはprintに設定される場合があります。
```
Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1
=Yes,email
=No,print
```
- 分岐で次のようなルールを定義して、子ジョブの分岐の個別の E メール分岐と印刷分岐に、子ジョブを送信します。
  - カスタム 1 = email ( EmailDocuments ステップの分岐用)。
  - カスタム 1 = print ( PrintJobs ステップの分岐用)。
EmailDocuments ステップの値を、次のように指定します。
1. 宛先アドレスプロパティーの値を設定します。
  例えば、Doc.EmailAddress 文書プロパティーにある E メールアドレスに各文書を送信する場合、値を ${Doc.EmailAddress} に設定します。
2. SMTP サーバーのタイププロパティーに値を設定します。
  例えば、代替 SMTP サーバープロパティーを使用して構成された外部 SMTP サーバーに文書を送信する場合、値を代替に設定します。
3. 文書の添付プロパティーにはいを設定します。
4. 添付のソースファイルプロパティーに値を設定します。
  例:
  - ジョブのスプールディレクトリーにある現在の PDF ファイルから文書を添付する場合。次のデフォルト値を使用します。${getFileName(print,pdf,read)}。
  - SnapshotJobFile ステップで保存した PDF ファイルから文書を添付する場合。 SnapshotJobFileステップのスナップショットファイルの記述子プロパティーの値をemailに設定する場合は、次の値を使用します。${getFileName(email,pdf,read)}。
5. 件名プロパティーまたはメッセージプロパティー、あるいはその両方に値を設定します。
  例えば、Doc.Custom.CustomerName 文書プロパティーを定義して、各文書から顧客名を抽出する場合。いずれかのプロパティーの値を ${Doc.Custom.CustomerName} 様宛の書類に設定できます。
6. 使用する予定のその他のオプションプロパティーの値を入力または編集します。
保存したら、ワークフローを使用可能にし、正常に機能することを確認するために、次のようにテストします。
1. 少数の文書があるテストジョブを作成します。テストには、有効な E メールアドレスが必要です。
2. ワークフローを通じてジョブを送信し、正しい文書が各 E メールアドレスに送信されることを確認します。

EmailDocuments ステップで、文書を SMTP サーバーに送信する場合は、文書プロパティーファイルの［E メールの作成］プロパティーの値を［はい］に設定します。そのステップで文書を送信しない場合は、プロパティー値をいいえに設定します。

注意:

RICOH ProcessDirector では、E メールの送信や宛先への配信が成功したかどうかについて、SMTP サーバーから情報を受信しません。

RICOH ProcessDirector™ for Windows

ジョブ処理中に文書を E メールで送信する

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