EmailDocuments

RICOH ProcessDirector kann E-Mails direkt durch einen SMTP-Server oder indirekt durch einen E-Mail-Diensteanbieter senden.

Standardwerte für Jobmerkmale

• Dokument anhängen: Ja
• Adresse für Blindkopie:
• Adresse für Kopie:
• Nachricht:
• Empfängeradresse:
• Sichere Verbindung: Nein
• Adresse des Absenders:
• SMTP-Server-Typ: Alternativ
• Quelldatei für Anhang: ${getFileName(print,pdf,read)}
• Betreffzeile:
• Name des Anhangs: ${Job.Name}

Hinweise zur Verwendung

• Erstellen Sie zum Testen Ihrer E-Mail-Konfiguration einen Testjob mit einer kleinen Anzahl von Dokumenten. Geben Sie in das Merkmal Empfängeradresse Ihre eigene E-Mail-Adresse ein, und übergeben Sie den Job an den Workflow. Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Dokument im Job eine E-Mail erhalten.
  Wichtig: Senden Sie keinen Job mit einer großen Anzahl von Dokumenten durch den Workflow, während für das Merkmal Empfängeradresse Ihre E-Mail-Adresse als Wert festgelegt ist. Falls Sie das tun, spammen Sie Ihr eigenes E-Mail-Postfach zu.
• Falls Sie für jedes Dokument im Job einen Wert für das Doc.EmailAddress-Merkmal festlegen können, dann können Sie das Symbol ${Doc.EmailAddress} als Wert für das Merkmal Empfängeradresse eingeben, damit jedes Dokument an die mit ihm verknüpfte E-Mail-Adresse gesendet wird.
• Stellen Sie sicher, dass die SMTP-Server-Einstellungen für den Server, den Sie verwenden möchten, korrekt sind.
  • Falls Ihr SMTP-Server einen Benutzernamen und ein Kennwort erfordert, dann stellen Sie sicher, die richtigen Systemmerkmale zu aktualisieren:
    • Verwenden Sie beim Standard-SMTP-Server das Merkmal SMTP-Benutzername und das Merkmal SMTP-Kennwort.
    • Verwenden Sie beim Alternativ-SMTP-Server das Merkmal Alternativ-SMTP-Benutzername und das Merkmal Alternativ-SMTP-Kennwort.
  • Dieser Schritt unterstützt SSL- oder TLS-Verbindungen ohne Zertifikatauthentifizierung. Wenn Sie eine SSL- oder TLS-Verbindung verwenden, müssen Sie den richtigen zu verwendenden Anschluss angeben.
    • Verwenden Sie für den Standard-SMTP-Server das Merkmal E-Mail-SSL-Port oder das Merkmal E-Mail-TLS-Port.
    • Verwenden Sie für den Alternativ-SMTP-Server das Merkmal Alternativ-SMTP-SSL-Port oder das Merkmal Alternativ-SMTP-TLS-Port.

    Falls der SMTP-Server, den dieser Schritt verwendet, dafür konfiguriert ist, SSL- oder TLS-Sicherheit zu verwenden, und der richtige Anschluss nicht konfiguriert ist, wird der Job in den Status Fehler versetzt.

• Dieser Schritt sendet nur dann eine E-Mail, wenn der Job den Schritt erreicht. Es wird keine E-Mail gesendet, falls der Job:

  • aufgrund eines Fehlers seine Verarbeitung abbricht, bevor er den Schritt erreicht.

  • eine Abzweigung (in einem bedingten Workflow) durchläuft, die diesen Schritt umgeht.

• Bei jedem Dokument, das zum SMTP-Server gesendet wird, legt dieser Schritt in der Dokumentmerkmaldatei für das Merkmal E-Mail erstellt den Wert Ja fest. Bei jedem Dokument, das nicht zum SMTP-Server gesendet wird, wird für das Merkmal E-Mail erstellt für dieses Dokument der Wert Nein festgelegt.
• Falls zwei oder mehr EmailDocuments-Schritte einen Job verarbeiten, zeigt das Merkmal E-Mail erstellt bei jedem Dokument den Status des letzten EmailDocuments-Schritts an, der den Job verarbeitet hat.

• Falls keine E-Mail gesendet wird, wird der Job in den Status Fehler versetzt.

• Sie können diesen Schritt mehr als ein Mal zu einem Workflow hinzufügen.