E-Mails mit angehängten Dokumenten werden nicht gesendet oder nicht empfangen

Überprüfen Sie, wie viele der E-Mails für einen bestimmten Job nicht gesendet wurden. Falls keine der E-Mails gesendet wurde, liegt wahrscheinlich ein Problem mit Ihrem E-Mail-Server vor. Vergewissern Sie sich zuerst zusammen mit Ihrem E-Mail-Administrator, dass das System korrekt funktioniert. Vergewissern Sie sich, dass in letzter Zeit keine Einstellungen geändert wurden. Überprüfen Sie danach Ihre SMTP-Einstellungen in RICOH ProcessDirector.

Falls Sie auf einer täglichen Basis Tausende von E-Mails an Kunden senden, könnte es sein, dass Ihr E-Mail-Diensteanbieter oder der E-Mail-Diensteanbieter des Empfängers die E-Mail als Spam markiert oder einfach blockiert. Um zu verhindern, dass dies geschieht, sollten Sie in Betracht ziehen, einen externen E-Mail-Service zu nutzen, der zum Senden von Massen-E-Mail zertifiziert ist. Achten Sie darauf, einen E-Mail-Service mit einem hohen Ansehen als Absender und einem hohen Domänenansehen zu wählen

Sie können auch die Möglichkeit in Betracht ziehen, die E-Mail Ihres eigenen Unternehmens zertifizieren zu lassen. Wenn Sie Ihren E-Mail-Dienst zertifizieren lassen, werden Sie zu E-Mail-Weißlisten hinzugefügt, um die Zustellung Ihrer E-Mails zu gewährleisten.

Stellen Sie sicher, dass das Dokument, das gesendet wird, mit einer E-Mail-Adresse verknüpft ist. Sehen Sie in RICOH ProcessDirector im Jobprotokoll nach, wie viele E-Mails gesendet wurden, und vergleichen Sie diese Zahl mit der Anzahl der Dokumente im Job. Sehen Sie danach in der Dokumentmerkmaldatei, die sich im Spoolverzeichnis des Jobs befindet, nach, ob E-Mail-Adressen gefehlt haben.

Überprüfen Sie in der Dokumentmerkmaldatei das Dokumentmerkmal, das Sie dazu verwenden, E-Mail-Adressdaten aus den Dokumenten im Job zu extrahieren. Falls Sie zum Beispiel das Dokumentmerkmal Doc.EmailAddress verwenden, dann stellen Sie sicher, dass es mit E-Mail-Adressen gefüllt ist. Falls das Merkmal keine E-Mail-Adressen enthält, dann stellen Sie Folgendes sicher:

• Dass Sie die Adressdaten aus den Dokumenten im Job korrekt zugeordnet haben.

• Dass der Schritt EmailDocuments das Dokumentmerkmal als den Wert des Merkmals Empfängeradresse festlegt. Dieser Wert könnte beispielsweise ${Doc.EmailAddress} lauten.

Überprüfen Sie die Größe des zum Empfänger gesendeten Dokuments. Falls ein Dokument zu groß ist, blockiert Ihr E-Mail-Diensteanbieter oder der E-Mail-Diensteanbieter des Empfängers evtl. die Nachricht. Falls das Dokument zu groß ist, müssen Sie es möglicherweise aufteilen oder ein physisches Exemplar des Dokuments per Post senden.