Verwendung von Dokumenten in PDF-Jobs konfigurieren

So können Sie Dokumente in PDF-Jobs verwenden: Legen Sie fest, wie die Dokumente erkannt werden sollen, ordnen Sie die Daten in den Dokumenten den RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmalen zu, und fügen Sie den Dokumenten Markups hinzu. Zum Schluss speichern Sie die Setupinformationen in eine RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat-Steuerdatei.

Sie ordnen die Daten in den Dokumenten von RICOH ProcessDirector bereitgestellten oder benutzerdefinierten Dokumentmerkmalen zu. Definieren Sie die benutzerdefinierten Dokumentmerkmale, und laden Sie die Merkmale in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, bevor Sie Daten zuordnen.

    Hinweis:
  • Dieses Verfahren bietet allgemeine Setupanweisungen. Detaillierte Anweisungen finden Sie in den entsprechenden Themen.

So richten Sie die Nutzung von Dokumenten in PDF-Jobs ein:
  1. Öffnen Sie in Adobe Acrobat Professional eine PDF-Datei, und klicken Sie auf Ricoh ⇒ Auswählen, um RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat zu aktivieren.
  2. Definieren Sie Seitengruppen, die den Start jedes Dokuments in einem Job definieren:
    1. Ziehen Sie einen Rahmen um den Text, den Sie für die textbasierte Seitengruppendefinition verwenden möchten, oder ziehen Sie einen Rahmen an einer beliebigen Stelle, um Seitengruppen zu definieren, die nicht auf Text basieren.
    2. Wählen Sie aus dem Popup-Menü die Option Seitengruppen definieren.
    3. Wählen Sie eine der Optionen aus der Liste Seitengruppen aus.
    4. Klicken Sie auf OK.
    5. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Seitengruppen-Navigator anzeigen, und prüfen Sie, ob die Dokumente in der PDF-Datei richtig definiert worden sind.
  3. Ordnen Sie die Daten in den Dokumenten Dokumentmerkmalen zu:
    1. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die linke obere Ecke der Daten, die erfasst werden sollen. Ziehen Sie die Maus, um einen Rahmen um die Daten zu ziehen.
      Stellen Sie sicher, dass der Rahmen groß genug ist, um auch das längste Vorkommen in der PDF-Datei zu erfassen. In einer PDF-Datei haben einige Zeichen einen größeren Leerraum-Puffer als andere Zeichen.
    2. Wählen Sie aus dem Popup-Menü die Option Dokumentmerkmal definieren.
      Die erfassten Daten werden im Dialogfenster im Bereich Ausgewählter Text angezeigt.
    3. Wählen Sie ein RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmal aus der Liste aus.
    4. Im Bereich "Bedingte Positionierung" können Sie die Seiten für das Extrahieren der Dokumentmerkmaldaten angeben.
      Um beispielsweise die Daten des Dokumentmerkmals aus der ersten Seite jedes Dokuments zu extrahieren, wählen Sie bitte Auf Regel basierende Seiten, und klicken Sie anschließend auf Nur erste Vorderseite.
    5. Klicken Sie auf OK, um das Dokumentmerkmal zu erstellen.
    6. Wählen Sie Ricoh ⇒ Dokumentmerkmalwerte anzeigen, und durchsuchen Sie mehrere Seitengruppen in Ihrer PDF-Datei, um sicherzustellen, dass RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat für jede Seitengruppe die richtigen Dokumentmerkmalwerte extrahiert hat.
    7. Um Daten in den Dokumenten einem anderen Dokumentmerkmal zuzuordnen, wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte.
  4. Fügen Sie Markups wie Barcodes, OMR-Markierungen, Bilder, verdeckte Bereiche und Text hinzu.
    1. Klicken Sie mit der linken Maustaste, um die linke obere Ecke des neuen Markups anzugeben. Ziehen Sie die Maus, um einen Rahmen zu ziehen.
      Bei ausgeblendeten Bereichen gibt der Rahmen den Bereich an. Bei Barcodes, OME-Markierungen, Bildern und Text gibt der Rahmen die linke obere Ecke an. Der Rahmen gibt nicht den Bereich an, in dem sich der Barcode, die OME-Markierung, das Bild oder der Text befindet.
    2. Wählen Sie eine Option wie Barcode hinzufügen aus dem Popup-Menü aus.
    3. Stellen Sie die erforderlichen Informationen bereit.
    4. Klicken Sie auf OK, um das Markup zu erstellen.
  5. Speichern Sie Ihre Seitengruppendefinition, Dokumentmerkmale und Markups in einer Steuerdatei:
    1. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Steuerdatei speichern.
    2. Geben Sie der Steuerdatei einen Namen oder verwenden Sie den Standardwert.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
      Es erscheint eine Bestätigungsnachricht.
    4. Klicken Sie auf OK.
  6. Senden oder kopieren Sie die Steuerdatei in ein Verzeichnis des primären Computers, auf das der RICOH ProcessDirector-Systembenutzer zugreifen kann.
Geben Sie beim Erstellen von Workflows, die PDF-Jobs mit Dokumenten verarbeiten, den Namen und das Verzeichnis der Steuerdatei in jedem Schritt an, der auf der Schrittschablone IdentifyPDFDocuments oder BuildPDFFromDocuments basiert.
    Hinweis:
  • Wenn Sie beim Verarbeiten einer PDF 2.0-Datei mit einem Schritt basierend auf dem Schritt IdentifyPDFDocuments unerwartete Ergebnisse erhalten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Verwenden Sie die Version von RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, die mit RICOH ProcessDirector Version 3.6 und höher geliefert wird, um die Steuerdatei zu aktualisieren. Denken Sie daran, die Steuerdatei in den richtigen Ort zu kopieren, damit RICOH ProcessDirector sie verwenden kann.
    • Platzieren Sie in den Workflow einen auf der Schrittschablone OptimizePDF basierenden Schritt vor den Schritt IdentifyPDFDocuments.

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