Einen Workflow einrichten, der eine Extrahieren-Liste verarbeitet

Identifizieren Sie Daten, die bestimmen, ob ein Dokument extrahiert wird.

Beispiele:

Sie möchten Dokumente auf der Grundlage einer Liste von Kontonummern extrahieren. Die Kontonummer bestimmt, ob ein Dokument extrahiert wird.
Sie möchten Dokumente auf der Grundlage einer Liste von Postleitzahlen extrahieren. Die Postleitzahl bestimmt, ob ein Dokument extrahiert wird.
Sie möchten Dokumente auf der Grundlage einer Liste von Policentypen und Bundesstaaten extrahieren. Der Policentyp und der Bundesstaat bestimmen, ob ein Dokument extrahiert wird.

Entscheiden Sie, welche Dokumentmerkmale Sie verwenden werden, um die Daten festzulegen, die der Schritt IdentifyPDFDocuments (PDF-Dateien) oder der Schritt IdentifyDocuments (AFP-Dateien) aus jedem Dokument in der Druckdatei extrahiert.

Sie können vorhandene RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale verwenden oder Ihre eigenen angepassten Dokumentmerkmale definieren.

Beispiele:

Sie können das Dokumentmerkmal Doc.PullProp verwenden, das mit allen Dokumentenverarbeitungsfunktionen bereitgestellt wird.
Sie können ein oder mehrere angepasste Dokumentmerkmale wie z. B. Doc.Custom.AccountNumber, Doc.Custom.PostalCode, Doc.Custom.PolicyType und Doc.Custom.State verwenden.
Falls die angepassten Dokumentmerkmale noch nicht existieren, müssen Sie sie definieren.

Hinweis:

So definieren Sie Dokumentmerkmale:
- Bearbeiten Sie die Dokumentmerkmalkonfigurationsdatei.
- Führen Sie das Dienstprogramm docCustom aus.
  Wenn Sie das Dienstprogramm zum ersten Mal ausführen, erstellt es das Feature Custom Document Properties.
- Verwenden Sie den Feature Manager, um das Feature Custom Document Properties zu installieren oder zu aktualisieren.
- Falls Sie mit PDF-Dateien arbeiten, dann laden Sie die aktualisierten RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat.

Geben Sie die Daten an, die der Schritt IdentifyPDFDocuments (PDF-Dateien) oder der Schritt IdentifyDocuments (AFP-Dateien) aus jedem Dokument im Job extrahiert:

Falls Sie mit PDF-Dateien arbeiten, dann verwenden Sie die Funktion Define Document Property in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat.
Falls Sie mit AFP-Dateien arbeiten, dann verwenden Sie den Document Property Designer (DPD)-Modus von RICOH Visual Workbench.
- Falls die AFP-Dateien keine Indexkennzeichen für die Dokumentdaten definiert haben, die Sie extrahieren möchten, dann verwenden Sie AFP Indexer, um die Kennzeichen hinzuzufügen. AFP Indexer wird mit der AFP-Unterstützung-Funktion installiert.

Speichern Sie Ihre Dokumentmerkmaldefinitionen in einer Steuerdatei, die in dem Schritt IdentifyPDFDocuments (PDF-Dateien) oder dem Schritt IdentifyDocuments (AFP-Dateien) verwendet werden kann:

Falls Sie mit PDF-Dateien arbeiten, dann verwenden Sie die Funktion Steuerdatei speichern in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat.
Falls Sie mit AFP-Dateien arbeiten, dann verwenden Sie die Funktion Steuerdatei speichern in RICOH Visual Workbench.

Senden Sie die Steuerdatei an ein Verzeichnis des RICOH ProcessDirector-Servers, auf das der RICOH ProcessDirector-Systembenutzer zugreifen kann.

Melden Sie sich an RICOH ProcessDirector an.

Klicken Sie auf die Registerkarte Workflow.

Erstellen Sie eine Kopie des Workflows, den Sie modifizieren möchten, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.

In diesem Verfahren werden wir einen einfachen Workflow modifizieren, der PDF-Dateien verarbeitet. Der Workflow umfasst die folgenden Schritte:

SetJobPropsFromTextFile
CountPages
IdentifyPDFDocuments
WriteDocumentsToDatabase
BuildPDFFromDocuments
UpdateDocumentsInDatabase
CreatePageRanges
PrintJobs
RetainCompletedJobs
RemoveJobs

Hinweis:

Falls das AFP-Unterstützung-Feature installiert ist, enthält ein einfacher Workflow, der AFP-Dateien modifiziert, evtl. die Schritte UseInlineFormDefinition und EnableRepositioning statt des Schritts CountPages, einen Schritt IdentifyDocuments statt des Schritts IdentifyPDFDocuments und einen Schritt BuildAFPFromDocuments statt des Schritts BuildPDFFromDocuments.

Fügen Sie einen auf der Schrittvorlage SetDocPropsFromList basierenden Schritt nach dem Schritt WriteDocumentsToDatabase zum Workflow hinzu.

Legen Sie Werte für die Merkmale des Schritts SetDocPropsFromList fest:

Legen Sie für das Merkmal Listendateiverzeichnis den Speicherort des Verzeichnisses fest, in dem die Extrahieren-Listen enthalten sind.
Zum Beispiel: /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
Legen Sie für das Merkmal Begrenzer das Begrenzungszeichen fest, das zum Trennen von Werten in der Extrahieren-Liste verwendet wird.
Falls die Extrahieren-Liste nur ein einziges Merkmal verwendet, müssen Sie jeden Wert in eine separate Zeile setzen und als Begrenzungszeichen Neue Zeile festlegen.
Falls die Extrahieren-Liste zwei oder mehr Merkmale verwendet, müssen Sie jeden Satz von Werten in eine separate Zeile setzen. Legen Sie das Begrenzungszeichen fest, das Sie zum Trennen der Werte in jeder Zeile verwenden: Tabulator, Semikolon, Komma, Leerzeichen oder Tilde.
Beispiele:
- Die Extrahieren-Liste enthält Kontonummern:
```
4377852A
4372341A
4400076A
4401132H
```
  Legen Sie den Wert der Eigenschaft Begrenzer auf Neue Zeile fest.
- Die Extrahieren-Liste enthält Versicherungsarten und Staaten, die durch Kommata getrennt sind:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
  Legen Sie den Wert der Eigenschaft Begrenzer auf Komma fest.
Wählen Sie für das Merkmal Spalten in Listendatei alle Dokumentmerkmale aus, die Sie dazu verwenden, die Daten festzulegen, die bestimmen, ob ein Dokument extrahiert wird.
Beispiele:
- Doc.PullProp
- Doc.Custom.AccountNumber
- Doc.Custom.PostalCode
- Doc.Custom.PolicyType und Doc.Custom.State
Falls Sie zum Festlegen der Daten zwei oder mehr Dokumentmerkmale verwenden, dann ordnen Sie die Dokumentmerkmale (von oben nach unten) so an, dass ihre Reihenfolge der Reihenfolge der Datenspalten in der Extrahieren-Liste (von links nach rechts) entspricht.
Um die Eigenschaften neu anzuordnen, klicken Sie auf , das Bleistift-Symbol. In dem Dialogfeld, das geöffnet wird, rechtsklicken Sie auf jede der ausgewählten Eigenschaften und wählen Sie Zum Anfang verschieben. Nachdem sich alle ausgewählten Eigenschaften ganz oben in der Liste befinden, klicken Sie auf sie und ziehen Sie sie in die richtige Reihenfolge. Nachdem Sie die Eigenschaften neu angeordnet haben, klicken Sie außerhalb des Dialogfelds, um es zu schließen.
Für das Merkmal Bei überzähligen Spalten anhalten:
- Wählen Sie JA aus, wenn der Schritt in den Status "Fehler" versetzt werden soll, falls die Extrahieren-Liste mehr Datenspalten enthält, als durch das Merkmal Spalten in Listendatei Dokumentmerkmale festgelegt wurden.
  Wählen Sie beispielsweise JA aus, wenn die Extrahieren-Liste zwei Datenspalten enthält und das Merkmal Spalten in Listendatei zwei Dokumentmerkmale festlegt. Sie möchten, dass der Schritt in den Status "Fehler" versetzt wird, falls eine Extrahieren-Liste mit vier Datenspalten im Listendateiverzeichnis abgelegt wird.
- Wählen Sie NEIN aus, wenn der Schritt nicht in den Status "Fehler" versetzt wird, falls die Extrahieren-Liste mehr Datenspalten enthält, als durch das Merkmal Spalten in Listendatei Dokumentmerkmale festgelegt wurden.
  Wählen Sie beispielsweise NEIN aus, wenn die Extrahieren-Liste vier Datenspalten enthält, Sie aber nur die erste Spalte verwenden. Das Merkmal Spalten in Listendatei legt ein einziges Dokumentmerkmal fest.
  - Falls die Extrahieren-Liste überzählige Spalten enthält, müssen diese sich alle auf der rechten Seite der Spalten befinden, die Sie verwenden.
Der Schritt wird immer in den Status "Fehler" versetzt, wenn die Extrahieren-Liste weniger Datenspalten enthält, als durch das Merkmal Spalten in Listendatei Dokumentmerkmale festgelegt wurden.
Wählen Sie für das Merkmal Festzulegendes Dokumentmerkmal das Dokumentmerkmal aus, das Sie dazu verwenden möchten, festzulegen, ob ein Dokument extrahiert wird.
Das Merkmal Doc.Pull wird mit allen Dokumentenverarbeitungsfunktionen bereitgestellt. Das ist für den Wert des Merkmals Festzulegendes Dokumentmerkmal eine praktische Entscheidung. Als Alternative können Sie als Wert des Merkmals Festzulegendes Dokumentmerkmal ein angepasstes Dokumentmerkmal erstellen oder ein vorhandenes Dokumentmerkmal verwenden.
- Falls Sie ein Dokumentmerkmal verwenden, das bereits einen Wert für die Dokumente im Job enthält, überschreibt RICOH ProcessDirector den Originalwert durch den neuen Wert für übereinstimmende Dokumente oder den neuen Wert für andere Dokumente. Da der neue Wert den Originalwert ersetzt, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den Originalwert nicht mehr benötigen.
Legen Sie Werte für die Merkmale Wert für übereinstimmende Dokumente und Wert für andere Dokumente fest.
Falls das Dokumentmerkmal, das Sie als Wert des Merkmals Festzulegendes Dokumentmerkmal festlegen, in der Dokumentmerkmaldatei für den Job nicht existiert, erstellt RICOH ProcessDirector in der Datei eine Spalte für das Dokumentmerkmal und liest in diese Spalte Werte ein, die für die Merkmale Wert für übereinstimmende Dokumente und Wert für andere Dokumente festgelegt wurden.
Falls das Dokumentmerkmal in der Dokumentmerkmaldatei enthalten ist, ändert RICOH ProcessDirector die Werte für das Merkmal basierend auf den Werten der Merkmale Wert für übereinstimmende Dokumente und Wert für andere Dokumente.
Beispiel:
- Eine Dokumentmerkmaldatei enthält drei Dokumentmerkmale:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State
144372                    Home                   CO
144372                    Auto                   CO
144372                    Business               CO
187456                    Home                   AZ
187456                    Auto                   AZ
187456                    Business               AZ
223114                    Home                   NY
223114                    Auto                   NY
223114                    Business               NY
```
- Eine Extrahieren-Liste enthält Werte für die Dokumentmerkmale Doc.Custom.PolicyType und Doc.Custom.State:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
- Das Merkmal Festzulegendes Dokumentmerkmal hat den Wert Doc.Pull. Die Dokumentmerkmaldatei für den Job enthält keine Spalte für das Dokumentmerkmal Doc.Pull.
- Das Merkmal Wert für übereinstimmende Dokumente hat den Wert JA.
- Das Merkmal Wert für andere Dokumente hat den Wert NEIN.
- Wenn ein Job in den Schritt SetDocPropsFromList eintritt, macht RICOH ProcessDirector Folgendes:
  - Es erstellt in der Dokumentmerkmaldatei für den Job eine Spalte für Doc.Pull.
  - Es legt für das Dokumentmerkmal Doc.Pull den Wert JA fest, falls die Werte der Dokumentmerkmale für ein Dokument mit allen Werten der Dokumentmerkmale in der Extrahieren-Liste übereinstimmen.
    Bei Dokumenten, die Hauspolicen in Arizona (AZ) enthalten, und bei Dokumenten, die Haus- oder Autopolicen in Colorado (CO) enthalten, wird für das Dokumentmerkmal Doc.Pull der Wert JA festgelegt.
  - Es legt den Wert NEIN fest, falls der Wert eines Dokumentmerkmals für ein Dokument nicht mit dem Wert eines Dokumentmerkmals in der Extrahieren-Liste übereinstimmt.
    Bei Dokumenten, die Autopolicen in Arizona enthalten, bei Dokumenten, die andere Policen als Haus- oder Autopolicen enthalten, und bei Dokumenten, die Policen in anderen Bundesstaaten als in Arizona oder Colorado enthalten, wird für das Dokumentmerkmal Doc.Pull der Wert NEIN festgelegt.
  - Die aktualisierte Dokumentmerkmaldatei enthält vier Dokumentmerkmale:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State  Doc.Pull
144372                    Home                   CO                YES
144372                    Auto                   CO                YES
144372                    Business               CO                NO
187456                    Home                   AZ                YES
187456                    Auto                   AZ                NO
187456                    Business               AZ                NO
223114                    Home                   NY                NO
223114                    Auto                   NY                NO
223114                    Business               NY                NO
```
Bearbeiten Sie die anderen Schrittmerkmale nach Bedarf.

Optional: Falls Sie möchten, dass Jobs warten, bis Sie eine Extrahieren-Liste erhalten, dann fügen Sie einen Schritt Warten vor dem Schritt SetDocPropsFromList zum Workflow hinzu. Legen Sie Werte für die Schrittmerkmale fest.

Beispiele:

Um bis 18:00 Uhr (6 PM) zu warten, legen Sie für das Merkmal Warten bis den Wert 6:00 PM fest. Legen Sie keine Werte für die Merkmale Warten für und Schritt abschließen nach fest.
Um vier Stunden zu warten, legen Sie für das Merkmal Warten für den Wert 4 Stunden fest. Legen Sie keine Werte für die Merkmale Warten bis und Schritt abschließen nach fest.
Um sechs Stunden oder bis 17:00 Uhr (5 PM) zu warten, je nachdem, was zuerst eintritt, legen Sie für das Merkmal Warten bis den Wert 5:00 PM, das Merkmal Warten für den Wert 6 Stunden und das Merkmal Schritt abschließen nach den Wert Was zuerst eintritt fest.
Um mindestens drei Stunden und mindestens bis 16:00 Uhr (4 PM) zu warten, je nachdem, was zuletzt eintritt, legen Sie für das Merkmal Warten bis den Wert 4:00 PM, das Merkmal Warten für den Wert 3 Stunden und das Merkmal Schritt abschließen nach den Wert Was zuletzt eintritt fest.

Fügen Sie Schritte hinzu, die die Dokumente nach dem Schritt SetDocPropsFromList verarbeiten.

Beispiel:

Sie können einen Schritt GroupDocuments hinzufügen und für das Merkmal Als erstes gruppieren den Wert Dokument extrahieren festlegen.
Danach können Sie einen Schritt CreateJobsFromDocuments hinzufügen und für das Merkmal Untergeordneter Workflow den Namen des aktuellen Workflows als Wert festlegen.
- Dieses Beispiel verwendet die bedingte Verarbeitung im bereitgestellten Workflow PullPDFSample. Alternativ dazu können Sie für das Merkmal Untergeordneter Workflow den Namen eines anderen Workflows als Wert festlegen und diesen Workflow dafür verwenden, die untergeordneten Jobs zu verarbeiten.
Der Schritt CreateJobsFromDocuments erstellt zwei untergeordnete Jobs: einen für die Gruppe von Dokumenten, bei denen für Dokument extrahieren der Wert JA festgelegt ist, und einen weiteren für die Gruppe von Dokumenten, bei denen für Dokument extrahieren der Wert NEIN festgelegt ist.

Fügen Sie eine bedingte Verarbeitung für Dokumente, die extrahiert werden, und für Dokumente, die im Job verbleiben, hinzu.

Beispiel:

Fügen Sie eine bedingte Verarbeitung für übergeordnete und untergeordnete Jobs in der Nähe des Beginns des Workflows nach dem Schritt SetJobPropsFromTextFile hinzu.
- Definieren Sie eine Regel für die Abzweigung, die die übergeordneten Jobs erhält:
  Jobnummer ungleich *.*
  
  In unserem Beispiel ist diese Abzweigung mit dem vorhandenen Schritt DetectInputDataStream verbunden.
- Fügen Sie einen auf der Schrittvorlage SetDocPropsFromConditions basierenden Schritt hinzu.
- Erstellen Sie eine neue Abzweigung für die untergeordneten Jobs, die in ihrer Jobnummer ein Dezimalzeichen enthalten, und verbinden Sie die Abzweigung mit dem Schritt SetDocPropsFromConditions.
  Verbinden Sie in unserem Beispiel den Schritt SetDocPropsFromConditions mit dem Schritt BuildPDFFromDocuments, der mit dem Schritt UpdateDocumentsInDatabase verbunden ist.
Legen Sie die Merkmale für den Schritt SetDocPropsFromConditions fest.
In unserem Beispiel weist der Schritt basierend auf dem Wert des Dokumentmerkmals Dokument extrahieren einem Jobmerkmal einen Wert zu. Die Merkmalbedingungsdatei legt für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 (Datenbankmerkmalname Job.Info.Attr1) den Wert Pull (Extrahieren) oder Print (Drucken) fest. Dieses Beispiel zeigt den Inhalt der Merkmalbedingungsdatei:
```
"Doc.Pull","Job.Info.Attr1"
"=YES","Pull"
"=NO","Print"
```

Fügen Sie Schritte hinzu, die die extrahierten Dokumente verarbeiten.

Falls Sie PDF-Jobs verarbeiten, könnten Sie beispielsweise einen Schritt EmailDocuments hinzufügen, der die extrahierten Dokumente per E-Mail an jemanden sendet, um zu prüfen, ob die Dokumente wirklich extrahiert wurden.

Fügen Sie Schritte hinzu, die diejenigen Dokumente verarbeiten, die gedruckt werden sollen.

Falls Sie PDF-Jobs verarbeiten, könnten Sie beispielsweise die Schritte CreatePageRanges und PrintJobs hinzufügen.

Fügen Sie eine bedingte Verarbeitung hinzu, um die untergeordneten Jobs zu separaten Extrahieren- und Drucken-Abzweigungen des Workflows zu senden.

Fügen Sie in unserem Beispiel einen Anschluss zwischen dem Schritt UpdateDocumentsInDatabase und dem neuen Schritt EmailDocuments hinzu. Fügen Sie die folgende Regel zum Anschluss hinzu: Benutzerdefiniert 1 = Extrahieren
Fügen Sie in unserem Beispiel einen Anschluss zwischen dem Schritt UpdateDocumentsInDatabase und dem Schritt CreatePageRanges hinzu. Fügen Sie die folgende Regel zum Anschluss hinzu: Benutzerdefiniert 1 = Print

Wenn Jobs durch den Workflow gesendet werden und die untergeordneten Jobs den Schritt SetDocPropsFromConditions erreichen, legt RICOH ProcessDirector den Wert für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 fest:

Bei einem untergeordneten Job, bei dem für das Merkmal Doc.Pull der Wert Ja festgelegt ist, wird für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 der Wert Pull (Extrahieren) festgelegt. Der untergeordnete Job durchläuft den Anschluss mit der Regel Benutzerdefiniert 1 = Pull.
Bei einem untergeordneten Job, bei dem für das Merkmal Doc.Pull der Wert Nein festgelegt ist, wird für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 der Wert Print (Drucken) festgelegt. Der untergeordnete Job durchläuft den Anschluss mit der Regel Benutzerdefiniert 1 = Print.

Falls Sie eine bedingte Verarbeitung für übergeordnete und untergeordnete Jobs erstellt haben, dann senden Sie die übergeordneten und untergeordneten Jobs zusammen zu dem Schritt RetainCompletedJobs:

Fügen Sie einen auf der Schrittvorlage WaitForRelatedJobs basierenden Schritt vor dem Schritt RetainCompletedJobs zum Workflow hinzu.
Verbinden Sie die Abzweigung für übergeordnete Jobs und die zwei Abzweigungen für untergeordnete Jobs mit dem Schritt WaitForRelatedJobs.
Verbinden Sie in unserem Beispiel die folgenden Schritte mit dem Schritt WaitForRelatedJobs:
- CreateJobsFromDocuments in der Abzweigung für übergeordnete Jobs.
- EmailDocuments in der Abzweigung für untergeordnete Jobs mit Dokumenten, die extrahiert wurden.
- PrintJobs in der Abzweigung für untergeordnete Jobs mit Dokumenten, die gedruckt werden sollen.

Jetzt ähnelt der Workflow dem Workflow PullPDFSample mit folgenden Unterschieden:

PullPDFSample enthält die Schritte DetectInputDataStream, FailWithMessage, SetDocPropsFromOriginal, CountPagesChild, AssignJobValuesPull und AssignJobValuesPrint.
Dieser Workflow enthält einen Schritt EmailDocuments statt der Schritte AssignJobValuesPull und ManualStepWithAutoRestart im Workflow PullPDFSample.

Speichern Sie den Workflow.

Prüfen Sie den Workflow:

Erstellen Sie eine oder mehrere Eingabeeinheiten, um auf den Workflow zu verweisen.
Aktivieren Sie den Workflow.
Aktivieren Sie die Eingabeeinheiten.
Legen Sie eine Muster-Extrahieren-Liste im Listendateiverzeichnis ab.
Übergeben Sie Ihren Job an die Eingabeeinheit.

RICOH ProcessDirector™ für Windows

Einen Workflow einrichten, der eine Extrahieren-Liste verarbeitet

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