Impostazione di un flusso di lavoro per elaborare un elenco di estrazione

Identificare i dati necessari a stabilire se il documento deve essere estratto.

Esempi:

È possibile estrarre documenti in base a un elenco di numeri di conto. Il numero di conto determina se il documento deve essere estratto.
È possibile estrarre documenti in base a un elenco di codici postali. Il codice postale determina se il documento deve essere estratto.
È possibile estrarre documenti in base a un elenco di stati e di tipi di polizza. Lo stato e il tipo di polizza determinano se il documento deve essere estratto.

Decidere quali proprietà di documento utilizzare per specificare i dati che l'operazione IdentifyPDFDocuments (file PDF) o l'operazione IdentifyDocuments (file AFP) devono estrarre da ogni documento nel file di stampa.

È possibile usare le proprietà del documento di RICOH ProcessDirector oppure definire proprietà del documento personalizzate.

Esempi:

È possibile utilizzare la proprietà Doc.PullProp che è fornita con tutte le funzioni di elaborazione dei documenti.
È possibile utilizzare una o più proprietà personalizzate, come Doc.Custom.AccountNumber, Doc.Custom.PostalCode, Doc.Custom.PolicyType e Doc.Custom.State.
Se le proprietà di documento personalizzate non sono già presenti, è necessario definirle.

Nota:

Per definire un proprietà di documento:
- Modificare il file di configurazione proprietà del documento.
- Eseguire l'utilità docCustom.
  La prima volta che viene eseguita, l'utilità crea la funzione Proprietà documento personalizzato.
- Usare l'utilità Feature Manager per installare o aggiornare la funzione Proprietà del documento personalizzato.
- Se si lavora con file PDF, caricare le proprietà del documento di RICOH ProcessDirector aggiornate su Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.

Specificare i dati che l'operazione IdentifyPDFDocuments (file PDF) o IdentifyDocuments (file AFP) estrae da ciascun documento nel processo:

Se si lavora con file PDF, usare la funzione Definisci proprietà documento in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.
Se si lavora con file AFP, usare la modalità Document Property Designer (DPD) di RICOH Visual Workbench.
- Se i file AFP non hanno tag di indice definiti per i dati del documento che si desidera estrarre, usare Indicizzatore AFP per aggiungere i tag. Indicizzatore AFP è installata con la funzione Supporto AFP.

Salvare le definizioni delle proprietà del documento in un file di controllo da utilizzare con l'operazione IdentifyPDFDocuments (file PDF) o IdentifyDocuments (file AFP)

Se si lavora con file PDF, usare la funzione Salva file di controllo in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.
Se si lavora con file AFP, usare la funzione Salva file di controllo in RICOH Visual Workbench.

Inviare il file di controllo al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.

Accedere a RICOH ProcessDirector.

Fare clic sulla scheda Flusso di lavoro .

Effettuare una copia del flusso di lavoro da modificare oppure creare un nuovo flusso di lavoro.

In questa procedura verrà modificato un semplice flusso di lavoro per l'elaborazione dei file PDF. Il flusso di lavoro prevede le seguenti operazioni:

SetJobPropsFromTextFile
CountPages
IdentifyPDFDocuments
WriteDocumentsToDatabase
BuildPDFFromDocuments
UpdateDocumentsInDatabase
CreatePageRanges
PrintJobs
RetainCompletedJobs
RemoveJobs

Nota:

Se si dispone della funzione Supporto AFP, un semplice flusso di lavoro per la modifica dei file AFP deve prevedere le operazioni UseInlineFormDefinition e EnableRepositioning al posto dell'operazione CountPages , un'operazione IdentifyDocuments al posto dell'operazione IdentifyPDFDocuments e un'operazione BuildAFPFromDocuments al posto dell'operazione BuildPDFFromDocuments.

Aggiungere al flusso di lavoro un'operazione basata sul modello di operazione SetDocPropsFromList dopo l'operazione WriteDocumentsToDatabase.

Impostare i valori delle proprietà dell'operazione SetDocPropsFromList:

Per la proprietà Elenca directory file, specificare la posizione della directory contenente l'elenco di estrazione.
Ad esempio: /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
Per la proprietà Delimitatore, specificare il delimitatore utilizzato per separare i valori nell'elenco di estrazione.
Se l'elenco di estrazione utilizza una sola proprietà, è necessario specificare ogni valore su una riga a sé e specificare Nuova riga come delimitatore.
Se l'elenco utilizza due o più proprietà, è necessario specificare ogni gruppo di valori su una riga a sé. Specificare il delimitatore utilizzato per separare i valori su ogni riga: Tabulazione, Punto e virgola, Virgola, Spazio o Tilde.
Esempi:
- L'elenco di estrazione contiene i numeri di conto:
```
4377852A
4372341A
4400076A
4401132H
```
  Impostare il valore della proprietà Delimitatore su Nuova riga.
- L'elenco di estrazione contiene stati e tipi di polizza separati da virgole:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
  Impostare il valore della proprietà Delimitatore su Virgola.
Per la proprietà Colonne nel file di elenco, selezionare tutte le proprietà di documento utilizzate per specificare i dati che stabiliscono se un documento deve essere estratto.
Esempi:
- Doc.PullProp
- Doc.Custom.AccountNumber
- Doc.Custom.PostalCode
- Doc.Custom.PolicyType e Doc.Custom.State
Se si utilizzano una o più proprietà di documento per specificare i dati, ordinarle (dall'alto verso il basso) secondo l'ordine delle colonne di dati nell'elenco di estrazione (da sinistra a destra).
Per riorganizzare le proprietà, fare clic su , l'icona della matita. Nella finestra di dialogo che si apre, fare clic con il pulsante destro del mouse su ogni proprietà selezionata e scegliere Sposta verso l'alto. Dopo che tutte le proprietà selezionate sono all'inizio dell'elenco, fare clic e trascinarle nell'ordine corretto. Dopo aver riorganizzato le proprietà, fare clic fuori dalla finestra di dialogo per chiuderla.
Per la proprietà Arresta per numero eccessivo di colonne:
- Selezionare Sì per porre l'operazione in stato di errore se l'elenco di estrazione ha un numero di colonne di dati superiore a quello delle proprietà di documento specificate dalla proprietà Colonne nel file di elenco.
  Ad esempio, selezionare Sì se l'elenco di estrazione ha due colonne di dati e la proprietà Colonne nel file di elenco specifica due proprietà di documento. L'operazione viene posta in stato di errore se un elenco di estrazione con quattro colonne di dati viene inserito nella directory del file di elenco.
- Selezionare No per non porre l'operazione in stato di errore se l'elenco di estrazione ha un numero di colonne di dati superiore a quello delle proprietà di documento specificate dalla proprietà Colonne nel file di elenco.
  Ad esempio, selezionare No se l'elenco di estrazione ha quattro colonne di dati ma si sta utilizzando solo la prima colonna. La proprietà Colonne nel file di elenco specifica una proprietà di documento.
  - Se l'elenco di estrazione contiene un numero eccessivo di colonne, devono tutte trovarsi a destra delle colonne utilizzate.
L'operazione viene posta sempre in stato di errore se l'elenco di estrazione contiene un numero di colonne inferiore a quello delle proprietà specificate dalla proprietà Colonne nel file di elenco.
Per la proprietà Proprietà di documento da impostare, selezionare la proprietà da utilizzare per indicare se un documento deve essere estratto.
La proprietà Doc.Pull viene fornita con tutte le funzioni di elaborazione dei documenti. Permette di scegliere agevolmente il valore della proprietà Proprietà di documento da impostare. In alternativa, è possibile creare una proprietà di documento personalizzata oppure utilizzare una proprietà esistente come valore per Proprietà di documento da impostare.
- Se si utilizza una proprietà di documento che contiene già un valore per i documenti del lavoro, RICOH ProcessDirector sovrascrive il valore originale con il nuovo valore per i documenti corrispondenti o il nuovo valore per gli altri documenti. Dal momento che il nuovo valore sostituisce quello originale, quest'ultimo non serve più.
Specificare i valori per le proprietà Valore per documenti corrispondenti e Valore per altri documenti.
Se la proprietà di documento specificata come valore della proprietà Proprietà di documento da impostare non esiste nel file delle proprietà di documento per il lavoro, RICOH ProcessDirector crea una colonna per la proprietà di documento nel file e la popola con i valori specificati per le proprietà Valore per documenti corrispondenti e Valore per altri documenti.
Se la proprietà di documento esiste nel file delle proprietà di documento, RICOH ProcessDirector modifica i valori per la proprietà in base a quelli delle proprietà Valore per documenti corrispondenti e Valore per altri documenti.
Esempio:
- Il file di proprietà di un documento contiene tre proprietà:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State
144372                    Home                   CO
144372                    Auto                   CO
144372                    Business               CO
187456                    Home                   AZ
187456                    Auto                   AZ
187456                    Business               AZ
223114                    Home                   NY
223114                    Auto                   NY
223114                    Business               NY
```
- Un elenco di estrazione contiene i valori per le proprietà di documento Doc.Custom.PolicyType e Doc.Custom.State document properties:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
- Il valore della proprietà Proprietà di documento da impostare è Doc.Pull. Il file delle proprietà di documento per il lavoro non contiene una colonna per la proprietà di documento Doc.Pull.
- Il valore della proprietà Valore per documenti corrispondenti è Sì.
- Il valore della proprietà Valore per altri documenti è No.
- Quando un lavoro passa all'operazione SetDocPropsFromList, RICOH ProcessDirector:
  - Crea una colonna per Doc.Pull nel file delle proprietà di documento del lavoro.
  - Imposta il valore della proprietà di documento Doc.Pull su Sì se i valori delle proprietà di documento di un particolare documento corrispondono a tutti i valori delle proprietà di documento nell'elenco di estrazione.
    Il valore della proprietà di documento Doc.Pull viene impostato su Sì per i documenti che contengono le polizze Casa dell'Arizona (AZ) e quelli che contengono le polizze Casa o Auto del Colorado (CO).
  - Imposta il valore su No se il valore di una qualsiasi proprietà di documento di un particolare documento non corrisponde al valore di una proprietà di documento nell'elenco di estrazione.
    Il valore della proprietà di documento Doc.Pull viene impostato su No per i documenti che contengono le polizze Auto dell'Arizona, quelli che contengono polizze diverse da Casa o Auto e quelli che contengono polizze di qualsiasi stato, a eccezione dell'Arizona o del Colorado.
  - Il file delle proprietà di documento aggiornato contiene quattro proprietà di documento:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State  Doc.Pull
144372                    Home                   CO                YES
144372                    Auto                   CO                YES
144372                    Business               CO                NO
187456                    Home                   AZ                YES
187456                    Auto                   AZ                NO
187456                    Business               AZ                NO
223114                    Home                   NY                NO
223114                    Auto                   NY                NO
223114                    Business               NY                NO
```
Modificare le altre proprietà dell'operazione come necessario.

Opzionale: Per fare in modo che i lavori restino in attesa fino a quando non viene ricevuto un elenco di estrazione, aggiungere un'operazione Attendi al flusso di lavoro, prima dell'operazione SetDocPropsFromList. Specificare i valori delle proprietà dell'operazione.

Esempi:

Per attendere fino alle 18, impostare la proprietà Attendi fino a su 18:00. Non specificare valori per le proprietà Attendi per e Completa operazione dopo.
Per creare un'attesa di quattro ore, impostare la proprietà Attendi per su 4 ore. Non specificare valori per le proprietà Attendi fino a e Completa operazione dopo.
Per creare un'attesa di sei ore o fino alle 17, a seconda dell'evento che si verifica per primo, impostare la proprietà Attendi fino a su 17:00, la proprietà Attendi per su 6 ore e la proprietà Completa operazione dopo su Evento che si verifica per primo.
Per creare un'attesa di almeno tre ore e almeno fino alle 16, a seconda dell'evento che si verifica per ultimo, impostare la proprietà Attendi fino a su 16:00, la proprietà Attendi per su 3 ore e la proprietà Completa operazione dopo su Evento che si verifica per ultimo.

Aggiungere le operazioni che elaborano i documenti dopo l'operazione SetDocPropsFromList.

Ad esempio:

È possibile aggiungere un'operazione GroupDocuments e impostare il valore della proprietà di documento Gruppo 1 su Estrai documento.
A questo punto è possibile aggiungere un'operazione CreateJobsFromDocuments e impostare il valore della proprietà di documento Flusso di lavoro secondario sul nome del flusso di lavoro corrente.
- In questo esempio viene utilizzata l'elaborazione condizionale nel flusso di lavoro PullPDFSample fornito. In alternativa, è possibile impostare la proprietà Flusso di lavoro secondario sul nome di un altro flusso di lavoro da utilizzare per elaborare i lavori secondari.
L'operazione CreateJobsFromDocuments crea due lavori secondari: uno per il gruppo di documenti con Estrai documento impostato su Sì e un altro per il gruppo di documenti con Estrai documento impostato su No.

Aggiungere l'elaborazione condizionale per i documenti estratti e quelli rimasti nel lavoro.

Ad esempio:

Aggiungere un'elaborazione condizionale per i lavori principali e secondari in prossimità dell'inizio del flusso di lavoro, dopo l'operazione SetJobPropsFromTextFile.
- Definire una regola per il ramo che riceve i lavori principali:
  N. lavoro Diverso da *.*
  
  Nel nostro esempio, questo ramo è collegato all'operazione DetectInputDataStream esistente.
- Aggiungere un'operazione basata sul modello di operazione SetDocPropsFromConditions.
- Creare un nuovo ramo per i lavori secondari, che hanno un separatore decimale nel loro numero di lavoro, e collegare il ramo all'operazione SetDocPropsFromConditions.
  Per il nostro esempio, collegare l'operazione SetDocPropsFromConditions all'operazione BuildPDFFromDocuments che, a sua volta, è collegata all'operazione UpdateDocumentsInDatabase.
Impostare le proprietà per l'operazione SetDocPropsFromConditions.
Nel nostro esempio, l'operazione assegna un valore a una proprietà del lavoro in base al valore della proprietà di documento Estrai documento. Il file con le condizioni delle proprietà imposta il valore della proprietà di lavoro Custom 1 (nome proprietà database Job.Info.Attr1) su Estrai o Stampa. Questo esempio mostra il contenuto del file delle condizioni delle proprietà:
```
"Doc.Pull","Job.Info.Attr1"
"=YES","Pull"
"=NO","Print"
```

Aggiungere le operazioni per elaborare i documenti estratti.

Ad esempio, nel caso di lavori PDF, è possibile aggiungere un'operazione EmailDocuments che invia per e-mail i documenti estratti a qualcuno che ne verifichi l'effettiva estrazione.

Aggiungere le operazioni per elaborare i documenti da stampare.

Ad esempio, nel caso di lavori PDF, è possibile aggiungere le operazioni CreatePageRanges e PrintJobs.

Aggiungere l'elaborazione condizionale per inviare i lavori secondari a distinti rami di estrazione e stampa del flusso di lavoro.

Per il nostro esempio, aggiungere un connettore tra l'operazione UpdateDocumentsInDatabase e la nuova operazione EmailDocuments. Aggiungere questa regola al connettore: Custom 1 = Estrai
Per il nostro esempio, aggiungere un connettore tra l'operazione UpdateDocumentsInDatabase e l'operazione CreatePageRanges. Aggiungere questa regola al connettore: Custom 1 = Stampa

Quando i lavori vengono inviati mediante il flusso di lavoro e quelli secondari arrivano all'operazione SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector imposta il valore della proprietà di lavoro Custom 1:

Per un lavoro secondario con la proprietà Doc.Pull impostata su Sì, la proprietà di lavoro Custom 1 viene impostata su Estrai. Il lavoro secondario viene elaborato dal connettore in base alla regola Custom 1 = Estrai.
Per un lavoro secondario con la proprietà Doc.Pull impostata su No, la proprietà di lavoro Custom 1 viene impostata su Stampa. Il lavoro secondario viene elaborato dal connettore in base alla regola Custom 1 = Stampa.

Se è stata creata un'elaborazione condizionale per i lavori principali e secondari, inviare insieme questi lavori all'operazione RetainCompletedJobs:

Aggiungere al flusso di lavoro un'operazione basata sul modello di operazione WaitForRelatedJobs dopo l'operazione RetainCompletedJobs.
Collegare il ramo dei lavori principali e i due rami dei lavori secondari all'operazione WaitForRelatedJobs.
Per il nostro esempio, connettere all'operazione WaitForRelatedJobs queste operazioni:
- CreateJobsFromDocuments nel ramo dei lavori principali.
- EmailDocuments nel ramo dei lavori secondari con documenti che sono stati estratti.
- PrintJobs nel ramo dei lavori secondari con documenti da stampare.

Il flusso di lavoro è ora simile al flusso di lavoro PullPDFSample con le differenze indicate di seguito:

PullPDFSample ha le operazioni DetectInputDataStream, FailWithMessage, SetDocPropsFromOriginal, CountPagesChild, AssignJobValuesPull e AssignJobValuesPrint.
Questo flusso di lavoro ha un'operazione EmailDocuments al posto delle operazioni AssignJobValuesPull e ManualStepWithAutoRestart del flusso di lavoro PullPDFSample.

Salvare il flusso di lavoro.

Provare il flusso di lavoro:

Creare uno o più dispositivi di input da puntare sul flusso di lavoro.
Abilitare il flusso di lavoro.
Attivare i dispositivi di input.
Inserire un elenco di estrazione di esempio nella directory del file di elenco.
Inviare il lavoro al dispositivo di input.

RICOH ProcessDirector™ per Windows

Impostazione di un flusso di lavoro per elaborare un elenco di estrazione

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