Configuración de un flujo de trabajo que procese una lista de extracción

Identifique los datos que determinan si se extrae un documento.

Ejemplos:

Desea extraer documentos según una lista de números de cuenta. El número de cuenta determina si se extrae un documento.
Desea extraer documentos según una lista de códigos postales. El código postal determina si se extrae un documento.
Desea extraer documentos según una lista de tipos de póliza y estados. El tipo de póliza y el estado determinan si se extrae un documento.

Decida qué propiedades de documento usará para especificar los datos que el paso IdentifyPDFDocuments (archivos PDF) o el paso IdentifyDocuments (archivos AFP) extrae de cada documento del archivo de impresión.

Puede usar propiedades de documento de RICOH ProcessDirector existentes o definir propiedades de documento personalizadas.

Ejemplos:

Puede usar la propiedad de documento Doc.PullProp, que se suministra con todas las características de procesamiento de documentos.
Puede usar una o más propiedades de documento personalizadas, como Doc.Custom.AccountNumber, Doc.Custom.PostalCode, Doc.Custom.PolicyType y Doc.Custom.State.
Si las propiedades de documento personalizadas todavía no existen, debe definirlas.

Nota:

Para definir propiedades de documento:
- Edite el archivo de configuración de propiedades de documento.
- Ejecute la utilidad docCustom.
  La primera vez que ejecuta la utilidad, crea la característica Propiedades de documento personalizadas.
- Use el Gestor de características para instalar o actualizar la característica Propiedades de documento personalizadas.
- Si trabaja con archivos PDF, cargue las propiedades de documento de RICOH ProcessDirector actualizadas en Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.

Especifique los datos que el paso IdentifyPDFDocuments (archivos PDF) o el paso IdentifyDocuments (archivos AFP) extrae de cada documento del trabajo:

Si trabaja con archivos PDF, use la función Definir propiedad de documento de Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
Si trabaja con archivos AFP, use la modalidad Document Property Designer (DPD) de RICOH Visual Workbench.
- Si los archivos AFP no disponen de códigos de índice definidos para los datos de documento que desea extraer, utilice Indexador de AFP para añadir los códigos. Indexador de AFP se instala con la característica Soporte de AFP.

Guarde las definiciones de propiedades de documento en un archivo de control para usarlo con el paso IdentifyPDFDocuments (archivos PDF) o con el paso IdentifyDocuments (archivos AFP):

Si trabaja con archivos PDF, utilice la función Guardar archivo de control de Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
Si trabaja con archivos AFP, utilice la función Guardar archivo de control en RICOH Visual Workbench.

Envíe el archivo de control al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que el usuario del sistema RICOH ProcessDirector pueda acceder.

Inicie la sesión en RICOH ProcessDirector.

Pulse la pestaña Flujo de trabajo.

Haga una copia del flujo de trabajo que desea modificar o cree un flujo de trabajo nuevo.

En este procedimiento se modifica un flujo de trabajo sencillo que procesa archivos PDF. El flujo de trabajo tiene estos pasos:

SetJobPropsFromTextFile
CountPages
IdentifyPDFDocuments
WriteDocumentsToDatabase
BuildPDFFromDocuments
UpdateDocumentsInDatabase
CreatePageRanges
PrintJobs
RetainCompletedJobs
RemoveJobs

Nota:

Si tiene la característica Soporte de AFP instalada, un flujo de trabajo sencillo que modifique archivos AFP puede tener los pasos UseInlineFormDefinition y EnableRepositioning en lugar del paso CountPages, un paso IdentifyDocuments en lugar del paso IdentifyPDFDocuments y un paso BuildAFPFromDocuments en lugar del paso BuildPDFFromDocuments.

Añada un paso basado en la plantilla de pasos SetDocPropsFromList al flujo de trabajo después del paso WriteDocumentsToDatabase.

Configure los valores de las propiedades del paso SetDocPropsFromList:

Para la propiedad Directorio de archivos de lista, especifique la ubicación del directorio que contiene las listas de extracción.
Por ejemplo: /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
Para la propiedad Delimitador, especifique el delimitador que se usa para separar valores en la lista de extracción.
Si la lista de extracción sólo usa una propiedad, debe colocar cada valor en una línea distinta y especificar Nueva línea como delimitador.
Si la lista de extracción usa dos o más propiedades, debe colocar cada conjunto de valores en una línea distinta. Especifique el delimitador que usa para separar los valores en cada línea: Tabulación, Punto y coma, Coma, Espacio o Tilde.
Ejemplos:
- La lista de extracción contiene números de cuenta:
```
4377852A
4372341A
4400076A
4401132H
```
  Establezca el valor de la propiedad Delimitador en Nueva línea.
- La lista de extracción contiene tipos de póliza y estados separados por comas:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
  Establezca el valor de la propiedad Delimitador en Coma.
Para la propiedad Columnas en el archivo de lista, seleccione todas las propiedades de documento que usa para especificar los datos que determinan si se extrae un documento.
Ejemplos:
- Doc.PullProp
- Doc.Custom.AccountNumber
- Doc.Custom.PostalCode
- Doc.Custom.PolicyType y Doc.Custom.State
Si usa dos o más propiedades para especificar los datos, ordene las propiedades de documento (de arriba a abajo) de manera que coincida con el orden de las columnas de datos de la lista de extracción (de izquierda a derecha).
Para volver a cambiar el orden de las propiedades, pulse , el icono del lápiz. En el diálogo que se abre, haga clic con el botón derecho sobre cada una de las propiedades seleccionadas y escoja Mover al principio. Una vez que todas las propiedades seleccionadas estén al principio de la lista, pulse y arrástrelas hasta situarlas en el orden correcto. Tras reorganizar las propiedades, pulse fuera del diálogo para cerrarlo.
Para la propiedad Detener en columnas que sobran:
- Seleccione YES si desea que el paso entre en un estado de error si la lista de extracción tiene más columnas de datos que el número de propiedades de documento especificadas por la propiedad Columnas en el archivo de lista.
  Por ejemplo, seleccione YES si la lista de extracción tiene dos columnas de datos y la propiedad Columnas en el archivo de lista especifica dos propiedades de documento. Desea que el paso entre en un estado de error si se coloca una lista de extracción con cuatro columnas de datos en el directorio del archivo de lista.
- Seleccione NO si no desea que el paso entre en un estado de error si la lista de extracción tiene más columnas de datos que el número de propiedades de documento especificadas por la propiedad Columnas en el archivo de lista.
  Por ejemplo, seleccione NO si la lista de extracción tiene cuatro columnas de datos, pero sólo usa la primera columna. La propiedad Columnas en el archivo de lista especifica una propiedad de documento.
  - Si la lista de extracción tiene columnas que sobran, deben encontrarse todas a la derecha de las columnas que está usando.
El paso siempre entra en un estado de error si la lista de extracción tiene menos columnas de datos que el número de propiedades especificadas por la propiedad Columnas en el archivo de lista.
Para la propiedad Propiedad de documento para establecer, seleccione la propiedad de documento que desee usar para especificar si se extrae un documento.
La propiedad Doc.Pull se suministra con todas las características de procesamiento de documentos. Es una buena opción para el valor de la propiedad Propiedad de documento para establecer. Como alternativa, puede crear una propiedad de documento personalizada o usar una propiedad de documento existente como valor de Propiedad de documento para establecer.
- Si usa una propiedad de documento que ya contiene un valor para los documentos del trabajo, RICOH ProcessDirector sobrescribe el valor original con el valor nuevo para documentos coincidentes o con el valor nuevo para otros documentos. Como el valor nuevo reemplaza al valor original, asegúrese de que ya no necesita el valor original.
Especifique valores para las propiedades Valor para documentos coincidentes y Valor para otros documentos.
Si la propiedad del documento que ha especificado como valor de la propiedad Propiedad de documento para establecer no existe en el archivo de propiedades del documento del trabajo, RICOH ProcessDirector crea una columna para la propiedad del documento en el archivo y la rellena con los valores especificados para las propiedades Valor para documentos coincidentes y Valor para otros documentos.
Si la propiedad de documento no existe en el archivo de propiedades de documento, RICOH ProcessDirector cambia los valores de la propiedad según los valores de las propiedades Valor para documentos coincidentes y Valor para otros documentos.
Ejemplo:
- Un archivo de propiedades de documento contiene tres propiedades de documento:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State
144372                    Home                   CO
144372                    Auto                   CO
144372                    Business               CO
187456                    Home                   AZ
187456                    Auto                   AZ
187456                    Business               AZ
223114                    Home                   NY
223114                    Auto                   NY
223114                    Business               NY
```
- Una lista de extracción contiene valores de las propiedades de documento Doc.Custom.PolicyType y Doc.Custom.State:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
- El valor de la propiedad Propiedad de documento para establecer es Doc.Pull. El archivo de propiedades de documento del trabajo no tiene una columna para la propiedad de documento Doc.Pull.
- El valor de la propiedad Valor para documentos coincidentes es YES.
- El valor de la propiedad Valor para otros documentos es NO.
- Cuando un trabajo entra en el paso SetDocPropsFromList, RICOH ProcessDirector:
  - Crea una columna para Doc.Pull en el archivo de propiedades de documento del trabajo.
  - Establece el valor de la propiedad de documento Doc.Pull en YES si los valores de las propiedades de documento de un documento coinciden con todos los valores de las propiedades de documento en la lista de extracción.
    El valor de la propiedad de documento Doc.Pull se establece en YES para los documentos que contienen pólizas para el hogar en Arizona (AZ) y para los documentos que contienen pólizas de para el hogar o automóvil en Colorado (CO).
  - Establece el valor en NO si el valor de cualquier propiedad de documento de un documento no coincide con el valor de una propiedad de documento en la lista de extracción.
    El valor de la propiedad de documento Doc.Pull se establece en NO para documentos que contienen pólizas para automóvil en Arizona, documentos que contienen cualquier póliza distinta de hogar o automóvil y documentos que contienen pólizas en cualquier estado excepto Arizona o Colorado.
  - El archivo de propiedades de documento actualizado tiene cuatro propiedades de documento:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State  Doc.Pull
144372                    Home                   CO                YES
144372                    Auto                   CO                YES
144372                    Business               CO                NO
187456                    Home                   AZ                YES
187456                    Auto                   AZ                NO
187456                    Business               AZ                NO
223114                    Home                   NY                NO
223114                    Auto                   NY                NO
223114                    Business               NY                NO
```
Edite las otras propiedades del paso según sea necesario.

Opcional: Si desea que los trabajos esperen hasta que reciba una lista de extracción, añada un paso Wait al flujo de trabajo antes del paso SetDocPropsFromList. Especifique los valores de las propiedades del paso.

Ejemplos:

Para esperar hasta las 6:00 PM, establezca la propiedad Esperar hasta en 6:00 PM. No especifique valores para las propiedades Esperar durante y Completar paso después de.
Para esperar cuatro horas, establezca la propiedad Esperar durante en 4 horas. No especifique valores para las propiedades Esperar hasta y Completar paso después de.
Para esperar seis horas o hasta las 5 PM, lo que suceda primero, establezca la propiedad Esperar hasta en 5:00 PM, la propiedad Esperar durante en 6 horas y la propiedad Completar paso después de en El primero de la lista.
Para esperar al menos tres horas y al menos hasta las 4 PM, lo que suceda en último lugar, establezca la propiedad Esperar hasta en 4:00 PM, la propiedad Esperar durante en 3 horas y la propiedad Completar paso después de en El último de la lista.

Añada pasos que procesen los documentos después del paso SetDocPropsFromList.

Por ejemplo:

Puede añadir un paso GroupDocuments y establecer el valor de la propiedad Agrupar primero en Documento de extracción.
A continuación, puede añadir un paso CreateJobsFromDocuments y establecer el valor de la propiedad Flujo de trabajo hijo en el nombre del flujo de trabajo actual.
- En este ejemplo se usa el procesamiento condicional del flujo de trabajo suministrado PullPDFSample. Como alternativa, puede establecer la propiedad Flujo de trabajo hijo en el nombre de otro flujo de trabajo y usar ese flujo de trabajo para procesar los trabajos hijo.
El paso CreateJobsFromDocuments crea dos trabajos hijo: uno para el grupo de documentos con Documento de extracción establecido en YES y otro para el grupo de documentos con Documento de extracción establecido en NO.

Añada procesamiento condicional para los documentos que se extraen y los documentos que permanecen en el trabajo.

Por ejemplo:

Añada procesamiento condicional para trabajos padre e hijo cerca del inicio del flujo de trabajo, después del paso SetJobPropsFromTextFile.
- Defina una regla para la derivación que recibe los trabajos padre:
  Número de trabajo no similar a *.*
  
  En este ejemplo, esta derivación está conectada al paso DetectInputDataStream existente.
- Añada un paso basado en la plantilla de pasos SetDocPropsFromConditions.
- Cree una nueva derivación para los trabajos hijo que tengan un separador decimal en el número de trabajo y conecte la derivación al paso SetDocPropsFromConditions.
  En este ejemplo, conecte el paso SetDocPropsFromConditions al paso BuildPDFFromDocuments, que se conecta al paso UpdateDocumentsInDatabase.
Establezca las propiedades del paso SetDocPropsFromConditions.
En este ejemplo, el paso asigna un valor a una propiedad de trabajo basado en el valor de la propiedad de documento Documento de extracción. El archivo de condiciones de propiedad establece el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1 (nombre de propiedad de base de datos Job.Info.Attr1) en Pull o Print. Este ejemplo muestra el contenido del archivo de condiciones de propiedad:
```
"Doc.Pull","Job.Info.Attr1"
"=YES","Pull"
"=NO","Print"
```

Añada pasos que procesen los documentos extraídos.

Por ejemplo, si procesa trabajos PDF, puede añadir un paso EmailDocuments que envíe por correo electrónico los documentos extraídos a otra persona para que verifique que se han extraído los documentos.

Añada pasos que procesen los documentos que se imprimirán.

Por ejemplo, si procesa trabajos PDF, puede añadir pasos CreatePageRanges y PrintJobs.

Añada procesamiento condicional para enviar los trabajos hijo a distintas derivaciones de extracción e impresión del flujo de trabajo.

En este ejemplo, añada un conector entre el paso UpdateDocumentsInDatabase y el nuevo paso EmailDocuments. Añada esta regla al conector: Personalizado 1 = Pull
En este ejemplo, añada un conector entre el paso UpdateDocumentsInDatabase y el paso CreatePageRanges. Añada esta regla al conector: Personalizado 1 = Print

Cuando se envían trabajos a través del flujo de trabajo y los trabajos secundarios llegan al paso SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector define el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1:

Para un trabajo hijo con la propiedad Doc.Pull establecida en Yes, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Pull. El trabajo hijo pasa por el conector con la regla Personalizado 1 = Pull.
Para un trabajo hijo con la propiedad Doc.Pull establecida en No, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Print. El trabajo hijo pasa por el conector con la regla Personalizado 1 = Print.

Si ha creado procesamiento condicional para trabajos padre e hijo, envíe los trabajos padre e hijo juntos al paso RetainCompletedJobs:

Añada un paso basado en la plantilla de pasos WaitForRelatedJobs al flujo de trabajo antes del paso RetainCompletedJobs.
Conecte la derivación de los trabajos padre y las dos derivaciones de los trabajos hijo al paso WaitForRelatedJobs.
En este ejemplo, conecte estos pasos al paso WaitForRelatedJobs:
- CreateJobsFromDocuments en la derivación para trabajos padre.
- EmailDocuments en la derivación para trabajos hijo con documentos que se han extraído.
- PrintJobs en la derivación para trabajos hijo con documentos que se van a imprimir.

Ahora el flujo de trabajo se parece al flujo de trabajo PullPDFSample, con estas diferencias:

PullPDFSample tiene pasos DetectInputDataStream, FailWithMessage, SetDocPropsFromOriginal, CountPagesChild, AssignJobValuesPull y AssignJobValuesPrint.
Este flujo de trabajo tiene un paso EmailDocuments en lugar de los pasos AssignJobValuesPull y ManualStepWithAutoRestart del flujo de trabajo PullPDFSample.

Guarde el flujo de trabajo.

Compruebe el flujo de trabajo:

Cree uno o más dispositivos de entrada que apunten al flujo de trabajo.
Active el flujo de trabajo.
Active los dispositivos de entrada.
Coloque una lista de extracción de ejemplo en el directorio del archivo de lista.
Someta el trabajo al dispositivo de entrada.

RICOH ProcessDirector™ para Windows

Configuración de un flujo de trabajo que procese una lista de extracción

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