Características de procesamiento de documentos

Sin cambiar la aplicación que crea el trabajo, puede cambiar el modo en que se procesan los documentos individuales utilizando normas empresariales para indicar qué procesos se deben realizar. Puede extraer documentos de un flujo de trabajo, adjuntar documentos a correos electrónicos o reimprimir documentos individuales. Los documentos del trabajo se pueden dividir en varios trabajos, clasificar según información específica del documento, como los datos de dirección, o agruparse en trabajos de subconjunto según los datos de un documento.

Dos características añaden funciones y objetos básicos para procesar documentos. Debe instalar una o ambas de las características antes de que pueda instalar la otra característica de procesamiento de texto:

• Soporte de documento PDF añade funciones y objetos para procesar documentos en trabajos PDF. Esta función gratuita se proporciona con el producto base pero no se instala de manera predeterminada.

• Soporte de AFP añade funciones y objetos para procesar documentos en trabajos AFP.

Soporte de documento PDF y Soporte de AFP permiten identificar documentos individuales incluidos en un trabajo y correlaciona datos, como nombres de clientes o códigos postales, en los documentos con las propiedades del documento RICOH ProcessDirector. RICOH ProcessDirector almacena las propiedades de los documentos y sus valores en un archivo de propiedades de documento.

Las funciones de procesamiento de documentos disponibles son:

Archivador

La función Archivador le permite almacenar trabajos, documentos e historial de procesamiento de trabajos en un repositorio y recuperarlos por medio de la búsqueda de propiedades de trabajo y de documento. Por ejemplo, busque documentos por nombre de trabajo, nombre de cliente y número de cuenta. Después de recuperar un trabajo o documento, puede verlo, revisar las propiedades que se almacenaron junto con él y consultar el historial de producción. Puede guardar el trabajo o documento en su estación de trabajo o someterlo a un flujo de trabajo para volver a imprimirlo o realizar cualquier otra tarea de procesamiento.

Presentación electrónica

La función Presentación electrónica funciona con la función Archivador, pero debe instalarse por separado. Está disponible gratuitamente y no requiere una licencia aparte.

Esta función proporciona una colección de objetos de muestra para demostrar el proceso de almacenamiento de información en un repositorio. El flujo de trabajo de muestra recibe trabajos de un dispositivo de entrada y utiliza una notificación de registro de historial para capturar las horas en que se imprimen y se envían los trabajos. El flujo de trabajo almacena trabajos, documentos, valores de propiedad e información de historial en un repositorio.

Verificación automatizada

La característica Verificación automatizada permite añadir códigos de barras a los documentos de un trabajo de impresión. Mediante la lectura de los códigos de barras, las cámaras o los escáneres de códigos de barras detectan los documentos que no han realizado un paso en su flujo de trabajo. Puede reimprimir automáticamente los documentos que faltan o extraerlos manualmente de su flujo de trabajo. Un registro de trabajos guarda la disposición de los documentos en cada trabajo y el ID de usuario del operador que realizó las disposiciones.

Unidad de inserción

La característica Unidad de inserción automatiza la inserción de documentos impresos e inserciones (como, por ejemplo, material de marketing) en sobres. La característica se puede comunicar con los controladores de la unidad de inserción enviándoles archivos de control a ellos y recibiendo archivos de resultados de ellos. Con la información del archivo de resultados, la función realiza el seguimiento del estado de inserción de cada documento del trabajo. Los trabajos se concilian automáticamente (o manualmente, con el control del operador). Las reimpresiones se generan automáticamente para los documentos dañados.

Postal Enablement

La característica Postal Enablement le permite extraer datos de dirección de correo de los documentos de un trabajo y prepararlos para su procesamiento por un software postal de terceros. Una vez que el software postal ha verificado las direcciones y mejorado su calidad, Postal Enablement actualiza los documentos del trabajo con los resultados del software postal.

El software postal no se incluye en esta función. Puede utilizar su elección de software postal de terceros.

Gestión de preferencias

La característica Gestión de preferencias le permite actualizar los valores de propiedad del documento con valores de un archivo de preferencias externas. Se pueden utilizar estos valores para cambiar el contenido de los documentos seleccionados o para cambiar el procesamiento de dichos documentos.

Esta característica gratuita se proporciona con el producto base pero no se instala por omisión.

Sustitución de formularios preimpresos

La característica Sustitución de formularios preimpresos permite imprimir trabajos que anteriormente necesitaban formularios preimpresos en papel sin formato. Debe actualizar la definición de cada uno de los objetos de soporte para los soportes solicitados por estos trabajos para incluir el equivalente electrónico de los datos del formulario preimpreso. La aplicación que envía los archivos de impresión a RICOH ProcessDirector puede continuar especificando el soporte para los trabajos del mismo modo.

Con la característica Soporte de AFP, la característica Sustitución de formularios preimpresos también permite insertar formularios PDF en trabajos AFP.