Fonctions de traitement de documents

Sans modifier l'application qui crée le travail, vous pouvez modifier le mode de traitement des documents individuels, à l'aide de règles métier pour indiquer le traitement à adopter. Vous pouvez extraire des documents d'un flot de travaux, joindre des documents aux e-mails ou réimprimer des documents individuels. Les documents du travail peuvent être divisés en plusieurs travaux, triés en fonction d'informations spécifiques aux documents telles que les données d'adresse, ou regroupés en sous-ensembles de travaux en fonction des données contenues dans le document.

Deux fonctions ajoutent des fonctionnalités et des objets de base pour le traitement de documents. Vous devez installer au minimum l'une de ces fonctions avant de pouvoir installer les autres fonctions de traitement des documents :

• Prise en charge document PDF ajoute des fonctions et des objets pour le traitement des documents en travaux PDF. Cette fonction gratuite est fournie avec le produit de base mais n'est pas installée par défaut.

• Prise en charge AFP ajoute des fonctionnalités et des projets pour le traitement de documents dans des travaux AFP.

Prise en charge document PDF et Prise en charge AFP permettent d'identifier les documents individuels d'un travail et de mapper les données, telles que les noms de clients ou codes postaux, dans les documents vers les propriétés de document de RICOH ProcessDirector. RICOH ProcessDirector stocke les propriétés de document et leurs valeurs dans un fichier de propriétés de document.

Les fonctions de traitement des documents disponibles sont les suivantes :

Archive

La fonction Archive vous permet de stocker des travaux, des documents, ainsi que l'historique de traitement des travaux dans un référentiel et de les récupérer en recherchant les propriétés de travail ou de document. Vous recherchez par exemple des documents par nom du travail, nom du client et numéro de compte. Une fois que vous avez extrait un travail ou un document, vous pouvez l'afficher, vérifier les propriétés consignées en même temps que celui-ci et contrôler l'historique de production. Vous pouvez enregistrer le travail ou le document sur votre poste de travail ou le soumettre à un flot de travaux pour réimpression ou autre traitement.

Electronic Presentment

La fonction Electronic Presentment fonctionne avec la fonction Archive, mais doit être installée séparément. Elle est disponible gratuitement et ne nécessite pas de licence distincte.

Cette fonctionnalité fournit un ensemble de modèles d'objets pour démontrer le processus de stockage d'informations dans un référentiel. Le modèle de flux de travail reçoit des travaux d'une unité d'entrée et utilise une notification d'enregistrement d'historique pour capturer les heures d'impression et d'envoi des travaux. Le flux de travail enregistre les travaux, les documents, les valeurs de propriété et les informations de l'historique dans un référentiel.

Vérification automatique

La fonction Vérification automatique permet d'ajouter des codes-barres aux documents d'un travail d'impression. En lisant les codes-barres, les appareils photos ou les lecteurs de codes-barres détectent les documents qui n'ont pas terminé une étape de leur flot de travaux. Vous pouvez réimprimer automatiquement les documents manquants ou les extraire manuellement de leur flot de travaux. Un journal de travail enregistre la disposition des documents dans chaque travail et l'ID utilisateur de l'opérateur ayant effectué ces opérations.

Module d'insertion

La fonction d'insertion permet d'automatiser l'insertion des documents imprimés et des éléments (comme de la documentation marketing) dans des enveloppes. La fonction peut communiquer avec des contrôleurs de mise sous pli en leur envoyant des fichiers de contrôle et en recevant des fichiers de résultats de leur part. En utilisant les informations dans le fichier de résultat, la fonction suit le statut de mise sous pli de chaque document dans le travail. Les travaux sont synchronisés automatiquement (ou manuellement, avec le contrôle d'un opérateur). Les réimpressions sont automatiquement générées pour les documents endommagés.

Postal Enablement

La fonction Postal Enablement vous permet d'extraire les données d'adresse d'envoi des documents contenus dans un travail et de préparer ces données en vue d'un traitement par un logiciel de courrier externe. Après que le logiciel postal a vérifié les adresses et amélioré leur qualité, Postal Enablement met à jour les documents du travail avec les résultats donnés par le logiciel postal.

Le logiciel de courrier n'est pas inclus dans cette fonction. Vous pouvez utiliser le logiciel de courrier externe de votre choix

Gestion des préférences

La fonction Gestion des préférences vous permet de mettre à jour les valeurs des propriétés de document en utilisant les valeurs d'un fichier de préférences externe. Ces valeurs permettent de modifier le contenu des documents sélectionnés ou le traitement de ces documents.

Cette fonction gratuite est fournie avec le produit de base, mais n'est pas installée par défaut.

Remplacement de formulaires préimprimés

La fonction Remplacement de formulaires préimprimés vous permet d'imprimer, sur papier ordinaire, des travaux qui exigeaient auparavant des papiers préimprimés. Mettez à jour la définition de chaque objet de support pour le support demandé par ces travaux afin d'inclure l'équivalent électronique des données du papier préimprimé. L'application qui soumet les fichiers d'impression à RICOH ProcessDirector peut continuer à spécifier le support pour les travaux de la même façon.

Grâce à la fonction Prise en charge AFP, la fonction Remplacement de formulaires préimprimés vous permet également d'insérer des formulaires PDF dans les travaux AFP.