Recursos de processamento de documento
Sem alterar o aplicativo que cria a tarefa, você pode alterar a forma como documentos específicos são processados, usando regras de negócios para indicar qual processamento realizar. É possível extrair documentos de um fluxo de trabalho, anexar documentos em e-mails ou reimprimir documentos individuais. Os documentos na tarefa podem ser divididos em tarefas de subconjuntos, classificadas com base nas informações específicas ao documento, como dados de endereço ou agrupadas em tarefas de subconjuntos baseadas em dados no documento.
Dois recursos adicionam funções básicas e objetos para o processamento de documentos. Você deve instalar um ou ambos os recursos para que possa instalar os outros recursos de processamento de documentos:
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O Suporte de documento PDF adiciona funções e objetos para processar documentos em trabalhos em PDF. Esse recurso gratuito é fornecido com o produto de base, mas não é instalado por padrão.
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O Suporte AFP adiciona funções e objetos para processar documentos em trabalhos em AFP.
Os outros recursos de processamento de documentos adicionam funções e objetos para necessidades especializadas, como arquivamento de informações do documento em um repositório ou inserção de documentos em envelopes. Para instalar esses recursos, você deve instalar o Suporte de documento PDF, o Suporte AFP ou ambos. Se você instalar o Suporte de documento PDF, os outros recursos de processamento de documentos funcionarão com arquivos PDF. Se você instalar o Suporte AFP, eles funcionarão com arquivos AFP. Caso instale ambos, eles funcionarão com os dois tipos de arquivos. Exemplos desses recursos de processamento de documentos são:
- Arquivo
- Verificação automatizada
- Insersor
- Ativação postal
- Gerenciamento de preferência
O Suporte de documento PDF e o Suporte AFP possibilitam a identificação de documentos individuais dentro de dados de uma tarefa e de um mapa, como nomes de clientes ou códigos postais, nos documentos de propriedades do documento do RICOH ProcessDirector. O RICOH ProcessDirector armazena as propriedades do documento e seus valores em um arquivo de propriedades do documento.
O Suporte de documento PDF inclui o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar dados do documento e do mapa. Você também pode usar o plug-in para incluir aprimoramentos como códigos de barra, marcas de OMR, imagens, áreas ocultas e textos para os documentos.
O Suporte AFP inclui o RICOH Visual Workbench para identificar dados do documento e do mapa. Você pode comprar recursos que incluem plug-ins no RICOH Visual Workbench:
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O AFP Editor permite criar códigos de barras e texto, e ocultar áreas com conteúdo indesejado, como códigos de barra obsoletos.
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O Gerenciador de Espaço em Branco permite definir as áreas de espaço em branco e, em seguida, preenchê-las com conteúdo, como imagens e textos.
Objeto
O Suporte de documento PDF e o Suporte AFP incluem o objeto de formato de código de barras. Os formatos de código de barras são usados para interpretar os dados coletados pelo scanner de código de barras. Você pode definir um formato de código de barras que inclui uma propriedade do documento que identifica cada documento em uma tarefa. Em seguida, você pode ler o código de barras em um documento para localizar o documento no sistema.
Você pode usar um scanner de código de barras portátil fixado ao computador para reconciliar documentos. Recomendamos que você configure o scanner de código de barras para enviar um sinal de nova linha depois de cada leitura.
Fase do fluxo de trabalho
O Suporte de documento PDF e o Suporte AFP incluem uma fase de montagem no fluxo de trabalho do RICOH ProcessDirector. A figura Fase de processamento de documentos no fluxo de trabalho do RICOH ProcessDirector mostra como a fases Montar se adapta ao fluxo de trabalho.
Fase de processamento de documentos no fluxo de trabalho do RICOH ProcessDirector
Modelos de etapa
O Suporte de documento PDF e o Suporte AFP incluem modelos de etapas para o processamento de documentos em fluxos de trabalho:
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No Suporte de documento PDF, as etapas baseadas nos modelos de etapa IdentifyPDFDocuments e BuildPDFFromDocuments aplicam suas definições de documento, mapeamento de dados e outras mudanças feitas com o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat nas tarefas em PDF.
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Para Suporte AFP, as etapas baseadas nos modelos de etapas IdentifyDocuments e BuildAFPFromDocuments aplicam suas definições de documento, mapeamento de dados e outras alterações feitas com o RICOH Visual Workbench nas tarefas AFP.
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Uma etapa baseada nos modelos de etapas SetDocPropsFromConditions permite atualizar o arquivo de propriedades do documento de uma tarefa baseada em outro documento e nos valores da propriedade da tarefa. Por exemplo, é possível agrupar documentos com base em um intervalo de CEP específico e criar tarefas filhas separadas para os grupos de CEP.
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As etapas baseadas nos modelos de etapas SortDocuments, SplitDocuments e GroupDocuments permitem manipular documentos em um único arquivo e imprimir os documentos como uma ou mais tarefas novas.
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Uma etapa baseada no modelo de etapa EmailDocuments permite enviar por e-mail cada documento PDF em uma tarefa como anexo a um endereço de e-mail individual. RICOH ProcessDirector pode enviar um e-mail diretamente por meio do servidor SMTP padrão ou indiretamente por meio de um provedor de serviços.
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Uma etapa baseada no modelo de etapa SetDocPropsFromList permite ler um ou mais arquivos de lista em um diretório e definir o valor de uma propriedade de documento especificada para cada documento no arquivo de propriedades do documento da tarefa. Você pode usar o valor da propriedade do documento para agrupar documentos em uma tarefa para processamento comum. Por exemplo, usando esta etapa, você pode fornecer uma "lista de extração" de documentos em uma tarefa. Usando a lista de extração, você pode impedir que documentos sejam impressos, desviá-los da inserção ou enviá-los para um serviço de correio expresso.
- Uma etapa baseada na modelo de etapa SetPropertiesForReconcile permite usar a propriedade do documento Sequência de inserção para localizar documentos na caixa de diálogo Reconciliar tarefa ou no portlet Documentos.
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Uma etapa baseada no modelo de etapa Reconciliar permite que um operador configure uma ação a executar para os documentos em uma tarefa. Você pode colocar uma etapa Reconciliar depois de uma etapa PrintJobs em um fluxo de trabalho. Quando uma tarefa entra na etapa Reconciliar, o operador seleciona a ação Reconciliar para reconciliar uma tarefa manualmente. Durante a reconciliação manual, o operador marca documentos que estão aceitáveis, os documentos a serem reimpressos e todos os documentos a serem extraídos da tarefa sem a reimpressão.
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Uma etapa baseada no modelo de etapa CreateReprints processa os documentos a serem reimpressos depois da reconciliação por meio da criação de uma tarefa filha que contenha somente as reimpressões. A tarefa filha pode ser enviada através do mesmo fluxo de trabalho como a tarefa original, ou através de um fluxo de trabalho diferente.
Para obter uma lista completa dos modelos de etapa fornecidos com os recursos de processamento de documentos, consulte a seção Referências do centro de informações RICOH ProcessDirector.