Recursos de processamento de documento

Sem alterar o aplicativo que cria a tarefa, você pode alterar a forma como documentos específicos são processados, usando regras de negócios para indicar qual processamento realizar. É possível extrair documentos de um fluxo de trabalho, anexar documentos em e-mails ou reimprimir documentos individuais. Os documentos na tarefa podem ser divididos em tarefas de subconjuntos, classificadas com base nas informações específicas ao documento, como dados de endereço ou agrupadas em tarefas de subconjuntos baseadas em dados no documento.

Dois recursos adicionam funções básicas e objetos para o processamento de documentos. Você deve instalar um ou ambos os recursos para que possa instalar os outros recursos de processamento de documentos:

• O Suporte de documento PDF adiciona funções e objetos para processar documentos em trabalhos em PDF. Esse recurso gratuito é fornecido com o produto de base, mas não é instalado por padrão.

• O Suporte AFP adiciona funções e objetos para processar documentos em trabalhos em AFP.

O Suporte de documento PDF e o Suporte AFP possibilitam a identificação de documentos individuais dentro de dados de uma tarefa e de um mapa, como nomes de clientes ou códigos postais, nos documentos de propriedades do documento do RICOH ProcessDirector. O RICOH ProcessDirector armazena as propriedades do documento e seus valores em um arquivo de propriedades do documento.

Os recursos de processamento de documento disponíveis são:

Arquivo

O recurso Arquivo permite armazenar tarefas, documentos e históricos de processamento de tarefas em um repositório e recuperá-los fazendo uma pesquisa de propriedades de tarefas e documentos. Por exemplo, você pesquisa documentos por nome da tarefa, nome do cliente e número da conta. Depois de recuperar uma tarefa ou um documento, você pode visualizar, revisar as propriedades que foram armazenadas com a tarefa ou documento e verificar o histórico de produção. Você pode salvar a tarefa ou documento para sua estação de trabalho, ou enviar para um fluxo de trabalho para reimpressão ou outro processamento.

Electronic Presentment

O recurso Electronic Presentment funciona com o recurso Arquivo, mas deve ser instalado separadamente. Ele está disponível gratuitamente e não requer uma licença separada.

O recurso fornece uma coleção de objetos de amostra para demonstrar o processo de armazenamento de informações em um repositório. O fluxo de trabalho de amostra recebe tarefas de um dispositivo de entrada e utiliza uma notificação do registro do histórico para capturar os horários em que os trabalhos são impressos e enviados por correio. O fluxo de trabalho armazena os trabalhos, documentos, valores de propriedade e as informações do histórico em um repositório.

Verificação automatizada

O recurso Verificação automatizada permite incluir códigos de barra nos documentos em uma tarefa de impressão. Por meio da leitura do código de barras, câmeras ou leitores de código de barras, detecta os documentos que não foram capazes de concluir uma etapa em seu fluxo de trabalho. É possível imprimir automaticamente documentos ausentes ou retirá-los do fluxo de trabalho manualmente. Um log de tarefa registra a disposição dos documentos em cada tarefa, e o ID de usuário do operador que realizou as disposições.

Insersor

O recurso Insersor automatiza a inserção de documentos impressos e as inserções (como materiais de marketing) em envelopes. O recurso pode se comunicar com os controladores do insersor enviando arquivos de controle a eles e recebendo arquivos de resultados deles. Usando as informações no arquivo de resultados, o recurso controla o status de inserção de cada documento da tarefa. Os trabalhos são reconciliados automaticamente (ou manualmente, com controle do operador). As reimpressões são geradas automaticamente para documentos danificados.

Ativação postal

O recurso Ativação postal permite que você extraia dados de endereço de correspondência dos documentos em uma tarefa e prepare-os para serem processados por um software postal externo. Depois que o software postal verifica os endereços e aprimora sua qualidade, o Ativação postal atualiza os documentos na tarefa com os resultados do software postal.

O software postal não está incluído neste recurso. É possível utilizar sua escolha de software postal externo.

Gerenciamento de preferência

O recurso Gerenciamento de preferência permite atualizar valores de propriedades de documentos com valores de um arquivo de preferências externo. Esses valores podem ser usados para alterar o conteúdo de documentos selecionados ou para alterar o processamento desses documentos.

Esse recurso gratuito é fornecido com o produto de base, mas não é instalado por padrão.

Substituição de formulários pré-impressos

O recurso Substituição de formulários pré-impressos permite que você imprima tarefas que anteriormente exigia formulários pré-impressos em papel comum. Você atualiza a definição de cada objeto de mídia para a mídia solicitada por essas tarefas para incluir o equivalente eletrônico dos dados do formulário pré-impresso. O aplicativo que envia os arquivos de impressão ao RICOH ProcessDirector pode continuar a especificar a mídia para as tarefas da mesma maneira.

Com o recurso Suporte AFP, o recurso Substituição de formulários pré-impressos também permite inserir formulários PDF nas tarefas AFP.