Funzioni di elaborazione dei documenti

Senza modificare l'applicazione che crea il lavoro, è possibile modificare la modalità di elaborazione dei singoli documenti tramite regole aziendali, per individuare il tipo di elaborazione da eseguire. È possibile estrarre i documenti da un flusso di lavoro, allegarli alle e-mail o ristampare singoli documenti. I documenti contenuti nel lavoro possono essere suddivisi in più lavori, ordinati in base a informazioni specifiche del documento, come i dati relativi all'indirizzo, oppure raggruppati in lavori secondari in base ai dati presenti nel documento.

Due funzioni aggiungono funzioni ed oggetti di base per l'elaborazione di documenti. È necessario installare una o entrambe le funzioni prima di poter installare le altre funzioni di elaborazione dei documenti:

• Supporto Documenti PDF aggiunge funzioni e oggetti per elaborare documenti in lavori PDF. Questa funzione gratuita viene fornita con il prodotto base ma non è installata per impostazione predefinita.

• Supporto AFP aggiunge funzioni e oggetti per elaborare documenti in lavori AFP.

Supporto Documenti PDF e Supporto AFP permettono di identificare singoli documenti all'interno di un lavoro e associare i dati, ad esempio i nomi o i codici postali dei clienti, nei documenti alle proprietà dei documenti RICOH ProcessDirector. RICOH ProcessDirector memorizza le proprietà di un documento e i loro valori all'interno di un file delle proprietà del documento.

Le funzioni di elaborazione dei documenti disponibili sono:

Archivia

La funzione Archivia consente di memorizzare i lavori, documenti e cronologia dell'elaborazione dei lavori in un contenitore e di recuperarli effettuando una ricerca di proprietà di lavoro o di documento. Ad esempio, è possibile ricercare documenti in base al nome del lavoro, del cliente e del numero di conto. Dopo aver recuperato un lavoro o un documento, è possibile visualizzare nuovamente le proprietà archiviate con esso e controllare la cronologia di produzione. È possibile salvare il lavoro o documento nella workstation o inviarlo a un flusso di lavoro per la ristampa o altro tipo di elaborazione.

Electronic Presentment

La funzione Electronic Presentment è compatibile con la funzione Archivia, ma deve essere installata separatamente. È disponibile gratuitamente e non richiede una licenza separata.

La funzione fornisce una raccolta di oggetti di esempio per dimostrare il processo di archiviazione delle informazioni in un contenitore. Il flusso di lavoro di esempio riceve lavori da un dispositivo di input e utilizza una notifica del record della cronologia per acquisire i tempi in cui i lavori vengono stampati e inviati tramite posta. Il flusso di lavoro memorizza lavori, documenti, valori di proprietà e informazioni sulla cronologia in un contenitore.

Verifica automatizzata

La funzione Verifica automatizzata consente di aggiungere codici a barre ai documenti in un lavoro di stampa. Tramite i codici a barre di lettura, gli scanner di codici a barre o delle fotocamere rilevano i documenti per cui non è stato possibile completare un'operazione nel loro flusso di lavoro. È possibile ristampare i documenti mancanti automaticamente o manualmente estraendoli dal flusso di lavoro. Un log di lavoro registra la disposizione dei documenti in ciascun lavoro, nonché l'ID utente dell'operatore che ha effettuato le disposizioni.

Insertore

La funzione Imbustatrice automatizza l'inserimento di documenti stampati e inserti (come materiali commerciali) nelle buste. La funzione può comunicare con i controller dell'insertore inviando file di controllo e ricevendo i file di risultati. Utilizzando le informazioni nel file di risultati, la funzione rileva lo stato di inserimento di ogni documento nel lavoro. I lavori vengono riconciliati automaticamente (o manualmente, con il controllo dell'operatore). Le ristampe vengono generate automaticamente dai documenti danneggiati.

Postal Enablement

La funzione Postal Enablement consente di estrarre i dati degli indirizzi di posta dai documenti in un lavoro e di preparare i dati per l'elaborazione da parte di un software postale di terzi. Dopo che il software postale ha verificato gli indirizzi e ne ha migliorato la qualità,Postal Enablement aggiorna i documenti nel lavoro con i risultati ricevuti dal software postale.

Il software postale non è incluso in questa funzione. È possibile utilizzare un software postale di terzi a scelta.

Gestione preferenza

La funzione Gestione preferenza consente di aggiornare i valori delle proprietà del documento con i valori relativi a un file di preferenze esterno. Questi valori possono essere utilizzati per modificare il contenuto dei documenti selezionati o per modificare l'elaborazione dei documenti.

Questa funzione gratuita viene fornita con il prodotto base ma non è installata per impostazione predefinita.

Sostituzione dei moduli prestampati

La funzione Sostituzione dei moduli prestampati consente di stampare su carta semplice i lavori che precedentemente richiedevano moduli prestampati. Aggiornare la definizione di ciascun oggetto supporto per i supporti richiesti da questi lavori per includere l'equivalente elettronico dei dati del modulo prestampato. L'applicazione che invia i file di stampa a RICOH ProcessDirector può continuare a specificare i supporti per i lavori allo stesso modo.

Con la funzione Supporto AFP, la funzione Sostituzione dei moduli prestampati consente anche di inserire moduli PDF nei lavori AFP.