Funzioni di elaborazione dei documenti
Senza modificare l'applicazione che crea il lavoro, è possibile modificare la modalità di elaborazione dei singoli documenti tramite regole aziendali, per individuare il tipo di elaborazione da eseguire. È possibile estrarre i documenti da un flusso di lavoro, allegarli alle e-mail o ristampare singoli documenti. I documenti contenuti nel lavoro possono essere suddivisi in più lavori, ordinati in base a informazioni specifiche del documento, come i dati relativi all'indirizzo, oppure raggruppati in lavori secondari in base ai dati presenti nel documento.
Due funzioni aggiungono funzioni ed oggetti di base per l'elaborazione di documenti. È necessario installare una o entrambe le funzioni prima di poter installare le altre funzioni di elaborazione dei documenti:
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Supporto Documenti PDF aggiunge funzioni e oggetti per elaborare documenti in lavori PDF. Questa funzione gratuita viene fornita con il prodotto base ma non è installata per impostazione predefinita.
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Supporto AFP aggiunge funzioni e oggetti per elaborare documenti in lavori AFP.
Le altre funzioni di elaborazione documenti aggiungono funzioni e oggetti per esigenze particolari, come l'archiviazione delle informazioni di documenti in un repository o l'inserimento di documenti in buste. Per installare queste funzioni, è necessario installare Supporto Documenti PDF, Supporto AFP o entrambi. Se si installa Supporto Documenti PDF, le altre funzioni di elaborazione documenti lavorano con file PDF. Se si installa Supporto AFP, lavorano con file AFP. Se si installano entrambi, lavorano con entrambi i tipi di file. Esempi di queste funzioni di elaborazione documenti sono:
- Archivia
- Verifica automatizzata
- Imbustatrice
- Postal Enablement
- Gestione preferenza
Supporto Documenti PDF e Supporto AFP permettono di identificare singoli documenti all'interno di un lavoro e associare i dati, ad esempio i nomi o i codici postali dei clienti, nei documenti alle proprietà dei documenti RICOH ProcessDirector. RICOH ProcessDirector memorizza le proprietà di un documento e i loro valori all'interno di un file delle proprietà del documento.
Supporto Documenti PDF include Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per identificare i documenti e associare i dati. È possibile anche utilizzare il plug-in per aggiungere miglioramenti quali codici a barre, contrassegni OMR, immagini, aree nascoste e testo ai documenti.
Supporto AFP include RICOH Visual Workbench per identificare i documenti e associare i dati. È possibile acquistare ulteriori funzioni che aggiungono plug-in a RICOH Visual Workbench:
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Editor AFP consente di creare codici a barre e testo e nascondere le aree che includono contenuti indesiderati, come codici a barre obsoleti.
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Whitespace Manager consente di individuare le aree di spazio vuoto e riempirle con un contenuto, ad esempio immagini e testo.
Oggetto
Supporto Documenti PDF e Supporto AFP aggiungono l'oggetto del formato di codice a barre. I formati di codice a barre vengono utilizzati per interpretare i dati raccolti dallo scanner di codici a barre. È possibile definire un formato di codice a barre che include una proprietà del documento che identifica ciascun documento in un lavoro. Quindi è possibile eseguire la scansione del codice a barre su un documento per trovare il documento nel sistema.
È possibile utilizzare uno scanner di codici a barre portatile collegato al computer per riconciliare i documenti. Si consiglia di configurare lo scanner di codici a barre per inviare un segnale Nuova riga dopo ogni scansione.
Fase flusso di lavoro
Supporto Documenti PDF e Supporto AFP aggiungono una fase di assegnazione al flusso di lavoro RICOH ProcessDirector. L'immagine Fase di elaborazione dei documenti nel flusso di lavoro RICOH ProcessDirector mostra come la fase di assegnazione si integra nel flusso di lavoro.
Fase di elaborazione dei documenti nel flusso di lavoro RICOH ProcessDirector
Modelli di procedura
Supporto Documenti PDF e Supporto AFP aggiungono modelli di procedura per elaborare documenti nei flussi di lavoro:
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Per Supporto Documenti PDF, le operazioni basate sui modelli di procedura IdentifyPDFDocuments e BuildPDFFromDocuments applicano le definizioni di un documento, la mappatura dei dati e altre modifiche dei documenti apportate con Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat ai lavori PDF.
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Per Supporto AFP, le operazioni basate sui modelli di procedura IdentifyDocuments e BuildAFPFromDocuments applicano le definizioni di un documento, la mappatura dei dati e altre modifiche dei documenti apportate con RICOH Visual Workbench ai lavori AFP.
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Un'operazione basata sul modello SetDocPropsFromConditions consente di aggiornare il file di proprietà del documento di un lavoro in base ai valori delle proprietà del lavoro e di un altro documento. Si potrebbe voler, ad esempio, raggruppare documenti in base ad un particolare intervallo codici postali, quindi creare lavori secondari separati per i gruppi di codici postali.
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Le operazioni basate sui modelli di procedura SortDocuments, SplitDocuments e GroupDocuments consentono di gestire i documenti in un unico file e produrre documenti come uno o più lavori nuovi.
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Un'operazione basata sul modello di procedura EmailDocuments consente di inviare via e-mail tutti i documenti PDF di un lavoro come allegato a un indirizzo e-mail individuale. RICOH ProcessDirector può inviare e-mail direttamente, tramite il server predefinito SMTP, o indirettamente, tramite il provider di servizi e-mail.
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Un'operazione basata sul modello di procedura SetDocPropsFromList consente di leggere uno o più file di elenco di una directory e di impostare il valore di una proprietà documento specifica per ogni documento del file proprietà di un lavoro. È possibile utilizzare il valore della proprietà di un documento per raggruppare i documenti di un lavoro per un'elaborazione comune. Ad esempio, utilizzando questa operazione, è possibile fornire un "elenco di estrazione" dei documenti in un lavoro. Utilizzando l'elenco di estrazione, è possibile sopprimere i documenti da stampare, deviarli dall'inserimento o inviarli a un servizio postale espresso.
- Un'operazione basata sul modello di procedura SetPropertiesForReconcile consente di utilizzare proprietà documento Sequenza di inserimento per trovare i documenti nella finestra di dialogo Riconcilia lavoro o nel portlet Documenti.
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Un'operazione basata sul modello procedura Riconcilia consente a un operatore di impostare un'azione da eseguire per i documenti nel lavoro. È possibile collocare un'operazione Riconcilia dopo un'operazione PrintJobs in un flusso di lavoro. Quando un lavoro passa all'operazione Riconcilia, l'operatore seleziona l'azione Riconcilia per riconciliare manualmente un lavoro. Durante la riconciliazione manuale, l'operatore contrassegna i documenti che sono OK, tutti i documenti da ristampare e tutti i documenti da estrarre dal lavoro senza ristampa.
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Un'operazione basata sul modello CreateReprints consente di elaborare i documenti da ristampare dopo la riconciliazione, tramite la creazione di un lavoro secondario contenente solo le ristampe. Il lavoro secondario può essere inviato tramite lo stesso flusso di lavoro di quello secondario o tramite uno diverso.
Per un elenco completo dei modelli di procedura forniti con le funzioni di elaborazione dei documenti, consultare la sezione Riferimento del centro informazioni di RICOH ProcessDirector.