Criando um fluxo de trabalho para troca de dados com o software postal

Pode-se criar um fluxo de trabalho ou um conjunto de fluxos de trabalho para extrair dados de endereço de correspondência dos documentos em uma tarefa e preparar os dados para processamento por um software postal externo. Após o software postal verificar os endereços e melhorar sua qualidade, o fluxo de trabalho poderá processar os resultados recebidos do software postal para atualizar os documentos na tarefa.

O recurso Ativação postal não oferece software postal. Pode-se usar o software postal externo de sua preferência, por exemplo, o software Bell and Howell BCC Mail Manager ou o software TEC Solutions MailPreparer. Compreenda de quais informações seu software postal precisa para realizar o processamento postal que você deseja. Além disso, você deve saber como conectar o software postal ao RICOH ProcessDirector.

Para criar um fluxo de trabalho para troca de dados com o software postal:

Identifique a tarefa e os dados de documento de que você precisa para troca com o software postal.
1. Identifique os dados de que seu software postal necessita para cada mala postal.
  O software postal necessita de dados de nome e endereço em um formato específico.
  Caso esteja usando o software postal para computar a postagem, o software poderá necessitar de informações sobre o peso e a espessura da mala postal. Alguns softwares postais presumem que todas as malas postais em uma tarefa possuem peso e espessura uniformes. Outros softwares postais permitem especificar valores diferentes para cada mala postal.
2. Identifique os dados de que seu software postal necessita para cada tarefa.
  Por exemplo, poderá ser necessário especificar o ID do correios e a data de instrução da Postagem.
3. Identifique a tarefa de RICOH ProcessDirector e as propriedades do documento que correspondem aos dados exigidos por seu software postal.
  O recurso de Ativação postaloferece uma grande quantidade de propriedades de documentos e tarefas para uso com software postal. Para propriedades de tarefa, examine o bloco de notas de propriedades para o modelo de etapas SetPostalJobProps. Para propriedades de documento, examine o bloco de notas de propriedades para o modelo de etapas BuildExternalDocPropsFile. Selecione entre as propriedades de documento na lista Disponível.
4. Caso precise de propriedades de documento personalizadas, edite o arquivo docCustomDefinitions.xml e, depois, execute o utilitário docCustom para definir as propriedades para o sistema. Consulte RICOH ProcessDirector: Instalando recursos de processamento de documento para obter instruções.
Caso seu arquivo impresso esteja em formato PDF, execute estas etapas:
1. Siga as instruções no Centro de informações para aprimorar os arquivos PDF para Ativação postal.
  Essas instruções explicam como identificar o início de cada mala postal em uma tarefa, definir propriedades de documento para extrair dados de endereço de cada mala postal e mudar o arquivo PDF com base nos dados retornados pelo software postal.
2. Salve suas definições de propriedades de documento em um arquivo de controle para uso com uma etapa baseada no modelo de etapas IdentifyPDFDocuments.
3. Envie o arquivo de controle para o servidor de RICOH ProcessDirector em um diretório ao qual o usuário do sistema RICOH ProcessDirector tenha acesso.
4. Caso esteja alterando o arquivo PDF com base nos dados retornados pelo software postal (por exemplo, adicionando um código de barras ou substituindo o endereço), salve suas definições de propriedade de documento e dados de endereço atualizados em um arquivo de controle com um nome diferente do arquivo de controle da etapa anterior. Envie o arquivo de controle para o servidor de RICOH ProcessDirector em um diretório ao qual o usuário do sistema RICOH ProcessDirector tenha acesso.
  Esse novo arquivo de controle é usado com uma etapa baseada no modelo de etapa BuildPDFFromDocuments.
Se você tiver o recurso Suporte a AFP instalado e seu arquivo de impressão estiver no formato AFP, faça o seguinte:
1. Siga as instruções no Centro de informações para aprimorar os arquivos AFP para Ativação postal.
  Essas instruções explicam como identificar o início de cada mala postal em uma tarefa, definir propriedades de documento para extrair dados de endereço de cada mala postal e mudar o arquivo AFP com base nos dados retornados pelo software postal.
2. Salve o arquivo de controle criado por RICOH Visual Workbench e envie-o para o servidor RICOH ProcessDirector em um diretório ao qual o usuário de sistema RICOH ProcessDirector tenha acesso.
  Esse arquivo de controle é usado com uma etapa baseada no modelo de etapas IdentifyDocuments.
3. Caso esteja alterando o arquivo AFP com base nos dados retornados pelo software postal (por exemplo, adicionando um código de barras ou substituindo o endereço), salve suas definições de propriedade de documento e dados de endereço atualizados em um arquivo de controle Aprimorar AFP. Envie o arquivo de controle para o servidor de RICOH ProcessDirector em um diretório ao qual o usuário do sistema RICOH ProcessDirector tenha acesso.
  Esse arquivo de controle Aprimorar AFP é usado com uma etapa baseada no modelo de etapas BuildAFPFromDocuments.
Efetue login no RICOH ProcessDirector como um administrador.
Clique na guia Fluxo de trabalho
Copie o fluxo de trabalho que melhor atenda às suas necessidades de processamento:
- Se você não precisa alterar a forma como os documentos são processados com base nos resultados do software postal, clique com o botão direito no fluxo de trabalho PrintAndMailJob e selecione Copiar.
  O fluxo de trabalho PrintAndMailJob coletas dados de documento para enviar ao software postal e usa uma etapa baseada no modelo de etapas RunHotFolderApplication para trocar arquivos com o software postal. Após receber a saída do software postal, o fluxo de trabalho atualiza os dados do documento e imprime a tarefa para envio. Se você tiver RICOH ProcessDirector, o fluxo de trabalho processará ambas as tarefas de impressão de AFP e PDF. Caso esteja usando somente um formato, será possível excluir as etapas no desvio para o outro formato.
- Se precisar obter os resultados do software postal e dividir uma tarefa em tarefas filhas processadas por diferentes fluxos de trabalho, clique com o botão direito no fluxo de trabalho GroupDocsForPostalProcess e selecione Copiar.
  GroupDocs ForPostalProcess faz parte de um conjunto de três fluxos de trabalho:
  - GroupDocsForPostalProcess
    Esse fluxo de trabalho coleta dados do documento para envio ao software postal e atualiza os dados do documento da saída do software postal. Usando regras definidas ao interpretar os dados, o fluxo de trabalho cria tarefas filho para cada tipo de correspondência identificada pelo software postal. O fluxo de trabalho está configurado para transmitir tarefas filho para um dos próximos dois fluxos de trabalho.
  - ProcessQualifiedDocuments
    Esse fluxo de trabalho processará tarefas filho criadas pelo fluxo de trabalho GroupDocsForPostalProcess se os documentos na tarefa se qualificarem para processamento postal adicional. O fluxo de trabalho classifica documentos usando o método ideal determinado pelo software postal e transmite as tarefas filho ao fluxo de trabalho PrintForPostalProcess.
  - PrintForPostalProcess
    Esse fluxo de trabalho imprime as tarefas filho criadas pelo fluxo de trabalho GroupDocsForPostalProcess. As tarefas filho contêm correspondências qualificadas, não qualificadas e de outros tipos. O fluxo de trabalho garante que a ordem de documentos em cada tarefa esteja correta para cada tipo de correspondência.
  Após copiar o fluxo de trabalho GroupDocsForPostalProcess, determine quantos fluxos de trabalho adicionais serão necessários para realizar o processamento postal em sua empresa.
Se você copiou o fluxo de trabalho, preencha ou edite os outros valores necessários e clique em OK.
Se você tiver os recursos Suporte a AFP e Suporte a Documento PDF instalados, esses fluxos de trabalho processarão ambos os trabalhos de impressão AFP e PDF. Se você tiver somente um desses recursos instalado, exclua as etapas no desvio para o outro formato.
Se o fluxo de trabalho processar tarefas PDF, clique com o botão direito na etapa IdentifyPDFDocuments. Selecione Propriedades e clique em PDF. Para a propriedade Identificar arquivo de controle de PDF, digite o caminho e o nome do arquivo de controle que contenha suas definições de propriedade do documento. Clique em OK.
Se você tiver o recurso Suporte a AFP instalado e o fluxo de trabalho processar tarefas AFP, faça o seguinte:
1. Clique com o botão direito na etapa IdentifyDocuments. Selecione Propriedades e clique em AFP. Para a propriedade Arquivo de controle do Visual Workbench, digite o caminho e o nome do arquivo de controle que você criou com o Document Property Designer. Clique em OK.
2. Se o seu arquivo impresso AFP ainda não estiver indexado, adicione uma etapa baseada no modelo de etapa IndexAFP antes da etapa IdentifyDocuments.
  Essa etapa compartilha o arquivo de controle especificado por você na etapa IdentifyDocuments. Não é necessário especificar o arquivo de controle aqui.
Clique com o botão direito na etapa SetPostalJobProps. Selecione Propriedades e clique em Postal. Especifique os valores das propriedades para a tarefa. Clique em OK.
Clique com o botão direito na etapa BuildExternalDocProps. Selecione Propriedades e clique em Processamento de documentos. Execute estas etapas:
1. Para a propriedade Arquivo de propriedades de documento externo, especifique o nome e o local que deseja utilizar para o arquivo de propriedade de documento externo.
  O valor padrão cria uma arquivo nomeado jobID.ToPostal.csv no diretório spool da tarefa.
  
  Quando RICOH ProcessDirector cria esse arquivo, ele converte o arquivo de propriedades do documento para o formato exigido pelo software postal.
2. Para a propriedade Tipo de arquivo, selecione CSV ou Delimitado por tabulação.
3. Na lista Propriedades do documento, selecione as propriedades de documento salvas no arquivo de controle para a etapa IdentifyPDFDocuments (PDF) ou etapa IdentifyDocuments (AFP).
  - Certifique-se de incluir a propriedade Número do documento ou Sequência na tarefa.
4. No campo Cabeçalhos da coluna, digite os nomes dos cabeçalhos da coluna exigidos pelo software postal para as propriedades do documento. Use vírgulas para separar os nomes, mesmo que tenha selecionado Delimitado por tabulação como tipo de arquivo.
  A ordem dos cabeçalhos deve corresponder à ordem das propriedades de documento selecionadas.
5. Clique em OK.
Com base nos recursos do software postal, escolha uma interface com RICOH ProcessDirector:
- Etapa RunHotFolderApplication
  Caso seu software possa receber dados usando um hot folder, use essa etapa para enviar e receber arquivos contendo informações de documento de que o software postal necessite. Você deve:
  - Configurar o software postal para observar um diretório para um arquivo com um nome ou tipo de arquivo específico.
  - Configure o software postal para gravar sua saída em um diretório com características de nome de arquivo conhecidas.
  - Defina a rede (por exemplo, NFS ou SAN), permissões de arquivo e assim por diante para compartilhar os diretórios definidos para entrada e saída na etapa RunHotFolderApplication.
  Os fluxos de trabalho de amostra fornecidos com o recurso Ativação postal utilizam essa etapa com nomes exemplares de diretório.
- Etapa RunExternalProgram
  Caso seu software aceite entradas de linha de comandos, use essa etapa para execução do software postal diretamente no fluxo de trabalho.
  - O software postal deve ter uma chamada de linha de comandos que possa ser executada no servidor RICOH ProcessDirector principal. Se você tiver RICOH ProcessDirector, a chamada de linha de comandos também poderá ser executada em um servidor secundário ou em um servidor de aplicativo do Windows.
  - Você deve usar métodos RICOH ProcessDirector padrão, como ${getFileName(postal,bcc,read)}, para referência de arquivos trocados com o software postal.
- As etapas SendEmail e ManualStepWithAutoStart
  Use essas etapas para uma interface manual com o software postal. A etapa SendEmail envia o arquivo de saída para uma pessoa que envia o arquivo ao software postal enquanto a tarefa aguarda na etapa ManualStepWithAutoStart. A pessoa coloca o arquivo de resultados retornado pelo software postal no fluxo de trabalho onde a etapa MapExternalResultsFiletoDocProps espera encontrar o arquivo. Então, a pessoa executa uma ação Conclusão manual para permitir que a tarefa continue pelo fluxo de trabalho para a etapa MapExternalResultsFiletoDocProps.
Caso esteja usando a etapa RunHotFolderApplication para interface com o software postal, realize essas etapas:
1. Clique com o botão direito na etapa RunHotFolderApplication. Selecione Propriedades e, em seguida, clique em Padrões de Tarefa.
2. Especifique valores para as propriedades Pasta de envio, Arquivo de envio, Pasta de recuperação, Padrão de recuperação e Arquivo recuperado.
3. Especifique valores para outras propriedades, conforme necessário.
4. Clique em OK.
Caso esteja usando a etapa RunExternalProgram para interface com o software postal, realize essas etapas:
1. Exclua a etapa RunHotFolderApplication e substitua-a pela etapa RunExternalProgram.
2. Clique com o botão direito na etapa RunExternalProgram, selecione Propriedades e clique em Externo.
3. Especifique a chamada de linha de comandos para o software postal no campo Comando externo.
4. Especifique outros valores, conforme necessário.
5. Clique em OK.
Caso esteja usando as etapas SendEmail e ManualStepWithAutoStart para interface com o software postal, realize essas etapas:
1. Exclua a etapa RunHotFolderApplication e substitua-a pela etapa SendEmail.
2. Adicione a etapa ManualStepWithAutoStart ao fluxo de trabalho após a etapa SendEmail.
3. Clique com o botão direito na etapa SendEmail. Selecione Propriedades e clique em Email.
4. Para a propriedade Endereço do destinatário, especifique o endereço de e-mail.
5. Especifique outros valores, conforme necessário.
  - Caso ainda não tenha especificado configurações de servidor SMTP, especifique-as para ativar a função de e-mail. Após salvar o fluxo de trabalho, será possível acessar as configurações clicando na guia Administração na página Principal. No painel esquerdo, clique em Configurações do ⇒ Sistema.
6. Clique em OK.
7. Clique com o botão direito na etapa ManualStepWithAutoStart e selecione Propriedades.
8. Especifique valores, conforme necessário.
9. Clique em OK.
Clique com o botão direito na etapa MapExternalResultsFileToDocProps. Selecione Propriedades e clique em Processamento de documentos. Execute estas etapas:
1. Para a propriedade Arquivo de resultados modificado, especifique o nome e o local que deseja utilizar para o arquivo de resultados modificado.
2. Para a propriedade Arquivo de resultados externo, especifique o nome e o local que deseja utilizar para o arquivo de propriedade de documento externo que é retornado do software postal.
3. Para a propriedade Tipo de arquivo, selecione o tipo de arquivo de resultados externo: CSV ou Delimitado por tabulação.
4. Para a propriedade Resultados externos contêm cabeçalhos de coluna, selecione Sim ou Não.
  Caso o arquivo de resultados externo não contenha cabeçalhos de coluna, edite o arquivo de resultados para conter somente as colunas de dados que mapeiem para a lista de propriedades selecionadas. O número e a ordem das colunas no arquivo de resultados externo devem corresponder ao número e à ordem das propriedades do documento na lista Selecionado.
5. Caso o arquivo de resultados externo contenha cabeçalhos de coluna, digite os nomes dos cabeçalhos de coluna que você deseja manter no campo Colunas para manter. Use vírgulas para separar os nomes.
6. Na lista Propriedades do documento, selecione as propriedades de documento que correspondam aos cabeçalhos de coluna que você está mantendo.
  A ordem das propriedades de documento deve corresponder à ordem dos cabeçalhos de coluna. A etapa usa essas informações para criar um arquivo de resultados modificado.
7. Clique em OK.
Você pode usar as informações no arquivo de resultados modificados para que outras etapas RICOH ProcessDirector façam processamentos adicionais dos dados do documento antes que eles sejam mesclados no arquivo de propriedades do documento.
Clique com o botão direito na etapa UpdateDocPropsFromExtResultsFile. Selecione Propriedades e clique em Processamento de documentos. Para a propriedade Arquivo de resultados modificado, digite o nome do arquivo e o caminho até ele. Clique em OK.
Essa etapa mescla os dados de documento no arquivo de resultados modificado com o arquivo de propriedades de documento original criado na etapa IdentifyPDFDocuments para tarefas PDF ou na etapa IdentifyDocuments para tarefas AFP.
Os dados do documento do seu software postal estão agora em RICOH ProcessDirector. Os dados podem ser usados por uma variedade de etapas RICOH ProcessDirector.
Caso queira definir as propriedades da tarefa com base nas propriedades do documento, execute estas etapas:
1. Com um editor de texto, crie um arquivo de condições de propriedades.
2. Defina a lógica necessária para agrupar documentos para processamento adicional.
  Há quatro arquivos de condições de propriedades de amostra no diretório /aiw/aiw1/control_files/postal (no Linux) ou no diretório C:\aiw\aiw1\control_files\postal (no Windows):
  - postal_doc.csv
  - postal_doc_qualified.csv
  - postal_doc_print.csv
  - postal_doc_print_afp.csv
  Para obter mais informações, consulte o tópico no modelo de etapas SetDocPropsFromConditions no centro de informações.
  
  O fluxo de trabalho GroupDocsForPostalProcess usa um arquivo de condições de propriedades para colocar documentos em tarefas filho para processamento adicional pelo fluxo de trabalho ProcessQualifiedDocuments, pelo fluxo de trabalho PrintForPostalProcess, ou por ambos.
3. Caso esteja editando uma cópia do fluxo de trabalho PrintAndMailJob, adicione uma etapa baseada no modelo de etapas SetDocPropsFromConditions ao fluxo de trabalho.
4. Clique com o botão direito na etapa SetDocsPropsFromConditions. Selecione Propriedades e clique em Documentos. Para a propriedade Arquivo de condições de propriedade, digite o nome do arquivo e o caminho até ele. Clique em OK.
Se o fluxo de trabalho processar tarefas PDF, clique com o botão direito na etapa BuildPDFFromDocuments. Selecione Propriedades e clique em PDF. Para a propriedade Arquivo de controle Criar PDF 1, digite o caminho e o nome do arquivo do arquivo de controle que contém suas definições de propriedades do documento e dados de substituição de endereço. Clique em OK.
- O fluxo de trabalho GroupDocsForPostalProcess não inclui uma etapa BuildPDFFromDocuments. Se você editou uma cópia do GroupDocsForPostalProcess, é possível copiar o fluxo de trabalho PrintForPostalProcess e editar a etapa BuildPDFFromDocuments nele ou criar um fluxo de trabalho para realizar o processamento da tarefa que você necessita. Caso edite uma cópia do fluxo de trabalho PrintForPostalProcess, será possível usar arquivos de controle diferentes para cada caminho de processamento.
Se o fluxo de trabalho processar tarefas AFP, clique com o botão direito na etapa BuildAFPFromDocuments. Selecione Propriedades e clique em Documentos. Para a propriedade Arquivo de controle Otimizar AFP, digite o caminho e o nome do arquivo do arquivo de controle Otimizar AFP que você criou. Clique em OK.
Caso edite uma cópia do fluxo de trabalho PrintForPostalProcess, será possível usar arquivos de controle Otimizar AFP diferentes para cada caminho de processamento.
Salve o fluxo de trabalho.
Para testar o fluxo de trabalho, execute estas etapas:
1. Crie um ou mais dispositivos de entrada para apontar ao fluxo de trabalho.
2. Habilite os dispositivos de entrada.
3. Envie sua tarefa de impressão em PDF ou AFP para o dispositivo de entrada.
Caso queira processar relatórios do software postal necessários para seu serviço postal, adicione etapas ao seu fluxo de trabalho para receber esses relatórios juntamente com o arquivo de resultados externo e use uma etapa baseada no modelo de etapas CopyToFolder para enviar os arquivos de relatório para impressão em seu próprio fluxo de trabalho.
Outra possibilidade é criar um fluxo de trabalho que envie os relatórios por e-mail para os usuários. Caso os relatórios estejam em um diretório especificado com um nome especificado, a etapa SendEmail poderá enviá-los por e-mail para um destinatário que você especificar na etapa.

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