Création d'un flot de travaux permettant d'échanger des données avec le logiciel de courrier

Vous pouvez créer un flot, ou un ensemble de flots, de travaux pour extraire les adresses d'envoi des documents d'un travail et préparer les données en vue de leur traitement par un logiciel de courrier externe. Dès que le logiciel de courrier a vérifié les adresses et en a amélioré la qualité, le flot de travaux peut traiter les résultats reçus du logiciel de courrier pour mettre à jour les documents dans le travail.

La fonction Postal Enablement ne fournit pas de logiciel de courrier. C'est à vous de choisir un logiciel de courrier externe comme Bell and Howell BCC Mail Manager ou TEC Solutions MailPreparer. Vous devez identifier les informations dont a besoin votre logiciel de courrier pour pouvoir assurer le traitement postal qui vous convient. Vous devez aussi savoir connecter le logiciel de courrier au système RICOH ProcessDirector.

Pour créer un flot de travaux permettant d'échanger des données avec le logiciel de courrier :

Identifiez les données de travail et de document à échanger avec le logiciel de courrier.
1. Identifiez les données requises par votre logiciel de courrier pour chaque courrier.
  Le logiciel de courrier exige que les noms et adresses soient indiqués dans un format spécifique.
  Si vous utilisez le logiciel de courrier pour calculer le tarif d'affranchissement, le logiciel aura probablement besoin de connaître le poids et l'épaisseur du courrier. Certains logiciels de courrier partent du principe que les courriers d'un travail sont tous de même poids et de même épaisseur. D'autres vous permettent de spécifier différentes valeurs pour chaque courrier.
2. Identifiez les données requises par votre logiciel de courrier pour chaque travail.
  Vous devrez peut-être préciser l'ID du logiciel de courrier et la date du relevé d'affranchissement.
3. Identifiez les propriétés de travail et de document du système RICOH ProcessDirector correspondant aux données que requiert votre logiciel de courrier.
  La fonction Postal Enablement fournit un grand nombre de propriétés de travail et de document à utiliser avec le logiciel de courrier. Pour ce qui est des propriétés de travail, étudiez le bloc-notes de propriétés pour le modèle d'étape SetPostalJobProps. Pour ce qui est des propriétés de document, étudiez le bloc-notes de propriétés pour le modèle d'étape BuildExternalDocPropsFile. Sélectionnez les propriétés de document à partir de la liste Disponible.
4. Si vous avez besoin de personnaliser des propriétés de document, modifiez le fichier docCustomDefinitions.xml, puis exécutez l'utilitaire docCustom pour définir les propriétés dans le système. Voir RICOH ProcessDirector : Installation des fonctions de traitement de document pour plus d'informations.
Si votre fichier d'impression est au format PDF, suivez ces étapes :
1. Suivez les instructions données dans le Centre de documentation pour apporter des améliorations aux fichiers PDF pour Postal Enablement.
  Ces instructions vous expliquent comment vérifier le début du traitement de chaque courrier dans un travail, définir les propriétés de document permettant d'extraire les données d'adresse de chaque courrier et apporter des modifications aux fichiers PDF selon les données renvoyées par le logiciel de courrier.
2. Enregistrez les définitions des propriétés de document dans un fichier de contrôle à utiliser dans une étape basée sur le modèle d'étape IdentifyPDFDocuments.
3. Envoyez le fichier de contrôle au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.
4. Si vous apportez des modifications au fichier PDF en fonction des données renvoyées par le logiciel de courrier (ajout d'un code-barres ou remplacement de l'adresse, par exemple), enregistrez les définitions des propriétés de document et les données d'adresse mises à jour dans un fichier de contrôle portant un nom différent de celui de l'étape précédente. Envoyez le fichier de contrôle au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.
  Ce nouveau fichier de contrôle est utilisé avec une étape basée sur le modèle d'étape BuildPDFFromDocuments.
Si vous disposez de la fonction Support AFP et que votre fichier d'impression est au format AFP, procédez comme suit :
1. Suivez les instructions données dans le Centre de documentation pour apporter des améliorations aux fichiers AFP pour Postal Enablement.
  Ces instructions vous expliquent comment vérifier le début du traitement de chaque courrier dans un travail, définir les propriétés de document permettant d'extraire les données d'adresse de chaque courrier et apporter des modifications aux fichiers AFP selon les données renvoyées par le logiciel de courrier.
2. Enregistrez le fichier de contrôle créé par RICOH Visual Workbench et envoyez-le au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.
  Ce fichier de contrôle est utilisé avec une étape basée sur le modèle d'étape IdentifyDocuments.
3. Si vous apportez des modifications au fichier AFP en fonction des données renvoyées par le logiciel de courrier (ajout d'un code-barres ou remplacement de l'adresse, par exemple), enregistrez les définitions de propriétés de document et les données d'adresse mises à jour dans un fichier de contrôle Enhance AFP. Envoyez le fichier de contrôle au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.
  Le fichier de contrôle Enhance AFP est utilisé avec une étape basée sur le modèle d'étape BuildAFPFromDocuments.
Connectez-vous au système RICOH ProcessDirector en tant qu'administrateur.
Cliquez sur l'onglet Flot de travaux.
Copiez le flot de travaux correspondant le mieux à vos besoins de traitement :
- Si vous n'avez aucune modification à apporter quant au mode de traitement des documents à la suite des résultats du logiciel de courrier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le flot de travaux PrintAndMailJob et sélectionnez Copier.
  Le flot de travaux PrintAndMailJob collecte les données de document à envoyer au logiciel de courrier et utilise une étape basée sur le modèle d'étape RunHotFolderApplication pour échanger les fichiers avec le logiciel de courrier. À réception des résultats fournis par le logiciel de courrier, le flot de travaux met à jour les données de document et imprime le travail pour l'envoyer. Si vous avez RICOH ProcessDirector, le flot de travaux traite à la fois les travaux d'impression AFP et PDF. Si vous utilisez un seul format, vous pouvez supprimer de la branche les étapes concernant l'autre format.
- Si, à partir des résultats du logiciel de courrier, vous devez diviser un travail en travaux enfants, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le flot de travaux GroupDocsForPostalProcess et sélectionnez Copier pour qu'ils soient traités par différents flots.
  GroupDocsForPostalProcess fait partie d'un ensemble de trois flots de travaux :
  - GroupDocsForPostalProcess
    Ce flot de travaux collecte les données de document à envoyer au logiciel de courrier et met à jour les données de document en fonction des résultats du logiciel de courrier. En se fiant aux règles définies pour l'interprétation des données, le flot de travaux produit des travaux enfants pour chaque type de courrier identifié par le logiciel de courrier. Le flot de travaux est configuré de manière à transférer les travaux enfants à l'un des deux flots de travaux suivants.
  - ProcessQualifiedDocuments
    Ce flot de travaux traite les travaux enfant créés par le flot de travaux GroupDocsForPostalProcess si les documents du travail sont éligibles à un traitement postal supplémentaire. Le flot de travaux trie les documents selon la méthode optimale déterminée par le logiciel de courrier et transfère les travaux enfants au flot de travaux PrintForPostalProcess.
  - PrintForPostalProcess
    Ce flot de travaux imprime les travaux enfants créés par le flot de travaux GroupDocsForPostalProcess. Les travaux enfants contiennent des courriers de type Qualifié, Non qualifié et Autre. Le flot de travaux permet de vous assurer que l'ordre des documents dans chaque travail est correct pour chaque type de courrier.
  Après avoir copié le flot de travaux GroupDocsForPostalProcess, déterminez le nombre de flots de travaux supplémentaires requis pour assurer le traitement postal dans votre société.
Renommez la copie du flot de travaux, entrez ou modifiez d'autres valeurs si nécessaire, puis cliquez sur OK.
Si vous disposez des fonctions Support AFP et Prise en charge de document PDF, ces flots de travaux traitent les travaux d'impression AFP et PDF. Si vous ne disposez que d'une seule de ces deux fonctions, supprimez les étapes relatives à l'autre format.
Si le flot de travaux traite les travaux PDF, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape IdentifyPDFDocuments. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur PDF. Pour la propriété Identifier le fichier de contrôle PDF, entrez le chemin et le nom du fichier de contrôle qui contient les définitions des propriétés de document. Cliquez sur OK.
Si vous disposez de la fonction Support AFP et que le flot de travaux traite des travaux AFP, procédez comme suit :
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape IdentifyDocuments. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur AFP. Pour la propriété Fichier de contrôle de Visual Workbench, entrez le chemin et le nom du fichier de contrôle que vous avez créé avec Document Property Designer. Cliquez sur OK.
2. Si votre fichier d'impression AFP n'est pas encore indexé, ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape IndexAFP avant l'étape IdentifyDocuments.
  Cette étape permet de partager le fichier de contrôle que vous avez spécifié pour l'étape IdentifyDocuments. Vous n'avez pas à spécifier le fichier de contrôle ici.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape SetPostalJobProps. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Postal. Spécifiez les valeurs des propriétés pour le travail. Cliquez sur OK.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape BuildExternalDocProps. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Traitement de document. Pour ce faire, procédez come suit :
1. Pour la propriété Fichier des propriétés de document externes, précisez le nom et l'emplacement à utiliser pour le fichier des propriétés de document externes.
  Par défaut, un fichier nommé jobID.ToPostal.csv est écrit dans le répertoire spoule du travail.
  
  Lorsque le système RICOH ProcessDirector crée ce fichier, il convertit le fichier des propriétés de document dans le format requis par le logiciel de courrier.
2. Pour la propriété Type de fichier, sélectionnez CSV ou Délimité par des tabulations.
3. Dans la liste Propriétés de document, sélectionnez les propriétés de document que vous avez enregistrées dans le fichier de contrôle pour l'étape IdentifyPDFDocuments (PDF) ou IdentifyDocuments (AFP).
  - Assurez-vous d'inclure la propriété Numéro de document ou Séquence dans le travail.
4. Dans le champ En-têtes de colonne, saisissez les noms des en-têtes de colonne requis par le logiciel de courrier pour les propriétés de document. Séparez les noms par des virgules, même si vous sélectionnez Délimité par des tabulations comme type de fichier.
  L'ordre des en-têtes doit correspondre à celui des propriétés de document sélectionnées.
5. Cliquez sur OK.
Selon les capacités du logiciel de courrier, sélectionnez une interface avec RICOH ProcessDirector : étape
- Étape RunHotFolderApplication
  Si votre logiciel peut recevoir des données via un dossier prioritaire, utilisez cette étape pour envoyer et recevoir les fichiers contenant les informations de document que le logiciel de courrier requiert. Vous devez :
  - Configurer le logiciel de courrier pour rechercher un fichier d'un nom et d'un type particuliers dans un répertoire.
  - Configurer le logiciel de courrier pour écrire les données en sortie dans un répertoire aux caractéristiques de nom de fichier connues.
  - Définir le réseau (NFS ou SAN, par exemple), les droits d'accès aux fichiers, etc. de façon à partager les répertoires définis pour les données en entrée et en sortie à l'étape RunHotFolderApplication.
  Les modèles de flot de travaux fournis avec la fonction Postal Enablement utilisent cette étape avec des exemples de noms de répertoire.
- Étape RunExternalProgram
  Si votre logiciel permet d'entrer des données depuis la ligne de commande, utilisez cette étape pour exécuter le logiciel de courrier directement dans le flot de travaux.
  - Le logiciel de courrier doit être associé à un appel de ligne de commande exécutable à partir du serveur principal RICOH ProcessDirector. Si vous avez RICOH ProcessDirector, l'appel de ligne de commande peut être également exécuté sur un serveur secondaire ou un serveur d'applications Windows.
  - Vous devez utiliser des méthodes RICOH ProcessDirector standard, comme ${getFileName(postal,bcc,read)}, pour faire référence aux fichiers échangés avec le logiciel de courrier.
- Étapes SendEmail et ManualStepWithAutoStart
  Utilisez ces étapes pour dialoguer manuellement avec le logiciel de courrier. L'étape SendEmail permet d'envoyer le fichier de sortie à une personne qui le soumet au logiciel de courrier alors que le travail est mis en attente dans l'étape ManualStepWithAutoStart. La personne place le fichier des résultats renvoyé par le logiciel de courrier dans le flot de travaux où l'étape MapExternalResultsFiletoDocProps est censée le retrouver. La personne doit ensuite exécuter une action Manuel Terminer pour faire passer le travail à l'étape suivante du flot de travaux, soit MapExternalResultsFiletoDocProps.
Si vous utilisez l'étape RunHotFolderApplication pour dialoguer avec le logiciel de courrier, procédez ainsi :
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape RunHotFolderApplication. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Valeurs par défaut du travail.
2. Spécifiez les valeurs pour les propriétés Dossier d'envoi, Fichier à envoyer, Dossier d'extraction, Format d'extraction et Fichier extrait.
3. Spécifiez, si besoin, les valeurs des autres propriétés.
4. Cliquez sur OK.
Si vous utilisez l'étape RunExternalProgram pour dialoguer avec le logiciel de courrier, procédez ainsi :
1. Supprimez l'étape RunHotFolderApplication et remplacez-la par l'étape RunExternalProgram.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape RunExternalProgram, sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Externe.
3. Spécifiez l'appel de ligne de commande associé au logiciel de courrier dans le champ Commande externe.
4. Spécifiez, si besoin, les autres valeurs.
5. Cliquez sur OK.
Si vous utilisez les étapes SendEmail et ManualStepWithAutoStart pour dialoguer avec le logiciel de courrier, procédez ainsi :
1. Supprimez l'étape RunHotFolderApplication et remplacez-la par l'étape SendEmail.
2. Ajoutez l'étape ManualStepWithAutoStart au flot de travaux, après l'étape SendEmail.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape de SendEmail. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur E-mail.
4. Pour la propriété Adresse du destinataire, indiquez l'adresse e-mail.
5. Spécifiez, si besoin, les autres valeurs.
  - Si vous n'avez pas encore configuré les paramètres du serveur SMTP, vous devez le faire maintenant pour pouvoir activer la fonction de messagerie. Une fois le flot de travaux enregistré, vous pouvez accéder aux paramètres en cliquant sur l'onglet Administration de la page principale. Dans la sous-fenêtre de gauche, cliquez sur Système ⇒ Paramètres.
6. Cliquez sur OK.
7. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape ManualStepWithAutoStart, puis sélectionnez Propriétés.
8. Spécifiez, si besoin, les autres valeurs.
9. Cliquez sur OK.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape MapExternalResultsFileToDocProps. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Traitement de document. Pour ce faire, procédez come suit :
1. Pour la propriété Fichier des résultats modifiés, spécifiez le nom et l'emplacement à utiliser pour le fichier des résultats modifiés.
2. Pour la propriété Fichier des résultats externes, spécifiez le nom et l'emplacement à utiliser pour le fichier des propriétés de document externes renvoyé par le logiciel de courrier.
3. Pour la propriété Type de fichier, sélectionnez le type du fichier des résultats externes : CSV ou Délimité par des tabulations.
4. Pour la propriété Les résultats externes contiennent les en-têtes de colonne, sélectionnez Oui ou Non.
  Si le fichier des résultats externes ne contient pas d'en-tête de colonne, vous devez modifier le fichier des résultats de façon à ce que seules les colonnes de données correspondant à la liste des propriétés sélectionnées y figurent. Le numéro et l'ordre des colonnes du fichier de résultats externes doivent correspondre à ceux des propriétés de document de la liste Sélectionné.
5. Si le fichier des résultats externes contient des en-têtes de colonne, saisissez les noms des en-têtes de colonnes à conserver dans le champ Colonnes à conserver. Séparez les noms par des virgules.
6. Dans la liste Propriétés de document, sélectionnez les propriétés de document correspondant aux en-têtes de colonne que vous conservez.
  L'ordre des propriétés de document doit correspondre à celui des en-têtes de colonne. L'étape utilise ces informations pour créer le fichier des résultats modifiés.
7. Cliquez sur OK.
Vous pouvez utiliser les informations du fichier des résultats modifiés pour que d'autres étapes du système RICOH ProcessDirector effectuent un traitement supplémentaire sur les données de document avant leur fusion dans le fichier des propriétés de document.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape UpdateDocPropsFromExtResultsFile. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Traitement de document. Pour la propriété Fichier des résultats modifiés, saisissez le chemin d'accès au fichier et son nom. Cliquez sur OK.
Cette étape fusionne les données de document du fichier des résultats modifiés avec le fichier d'origine des propriétés de document qui a été créé à l'étape IdentifyPDFDocuments pour les travaux PDF ou à l'étape IdentifyDocuments pour les travaux AFP.
Les données de document en provenance de votre logiciel de courrier se trouvent désormais dans RICOH ProcessDirector. Les données peuvent être utilisées par différentes étapes de RICOH ProcessDirector.
Pour définir les propriétés de travail d'après les propriétés de document, procédez ainsi :
1. Dans un éditeur de texte, créez un fichier de conditions de propriété.
2. Définissez la logique requise pour grouper les documents en vue d'un traitement supplémentaire.
  Vous trouverez quatre exemples de fichiers de conditions de propriété dans le répertoire /aiw/aiw1/control_files/postal (sous Linux) ou dans le répertoire C:\aiw\aiw1\control_files\postal (sous Windows) :
  - postal_doc.csv
  - postal_doc_qualified.csv
  - postal_doc_print.csv
  - postal_doc_print_afp.csv
  Pour plus d'informations, consultez les rubriques consacrées au modèle d'étape SetDocPropsFromConditions dans le Centre de documentation.
  
  Le flot de travaux GroupDocsForPostalProcess utilise un fichier de conditions de propriété pour placer des documents dans des travaux enfants en vue d'un traitement supplémentaire effectué par l'un des flots de travaux ProcessQualifiedDocuments ou PrintForPostalProcess, voire les deux.
3. Si vous modifiez une copie du flot de travaux PrintAndMailJob, ajoutez au flot de travaux une étape basée sur le modèle d'étape SetDocPropsFromConditions.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape SetDocsPropsFromConditions. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Documents. Pour la propriété Fichier de conditions de propriété, saisissez le chemin d'accès au fichier et son nom. Cliquez sur OK.
Si le flot de travaux traite les travaux PDF, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape BuildPDFFromDocuments. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur PDF. Pour la propriété Créer le fichier de contrôle PDF 1, entrez le chemin d'accès et le nom du fichier de contrôle contenant les définitions de propriétés de document et les données de remplacement des adresses. Cliquez sur OK.
- Le flot de travaux GroupDocsForPostalProcess ne comporte pas d'étape BuildPDFFromDocuments. Si vous avez modifié une copie de GroupDocsForPostalProcess, vous pouvez copier le flot de travaux PrintForPostalProcess et modifier l'étape BuildPDFFromDocuments de ce flot de travaux, ou créer un flot de travaux pour effectuer le traitement de travaux dont vous avez besoin. Si vous modifiez une copie du flot de travaux PrintForPostalProcess, vous pouvez utiliser différents fichiers de contrôle pour chaque chemin de traitement.
Si le flot de travaux traite les travaux AFP, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape BuildAFPFromDocuments. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Documents. Pour la propriété Fichier de contrôle Enhance AFP, saisissez le chemin d'accès et le nom du fichier de contrôle Enhance AFP que vous avez créé. Cliquez sur OK.
Si vous modifiez une copie du flot de travaux PrintForPostalProcess, vous pouvez utiliser différents fichiers de contrôle Enhance AFP pour chaque chemin de traitement.
Enregistrez le flot de travaux.
Pour tester le flot de travaux, procédez ainsi :
1. Créez une ou plusieurs unités d'entrée pointant sur le flot de travaux.
2. Activez les unités d'entrée.
3. Soumettez votre travail d'impression PDF ou AFP à l'unité d'entrée.
Pour traiter les rapports issus du logiciel de courrier et requis pour votre service postal, vous pouvez ajouter des étapes à votre flot de travaux de façon à recevoir ces rapports avec les fichiers des résultats externes, puis utiliser une étape basée sur le modèle d'étape CopyToFolder pour soumettre les rapports à l'impression dans leur propre flot de travaux.
Une autre méthode consiste à créer un flot de travaux qui envoie les rapports aux utilisateurs par courrier électronique. Si les rapports se trouvent dans un répertoire particulier avec un nom particulier, l'étape SendEmail peut les envoyer par voie électronique à un destinataire indiqué dans l'étape.

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