Creazione di un flusso di lavoro per lo scambio di dati con il software postale

È possibile creare un flusso di lavoro o un set di flussi di lavoro, per estrarre i dati degli indirizzi di posta dai documenti di un lavoro e preparare i dati per l'elaborazione da parte di un software postale esterno. Dopo che il software postale ha verificato gli indirizzi e ne ha migliorato la qualità, il flusso di lavoro può elaborare i risultati ricevuti dal software postale per aggiornare i documenti nel lavoro.

La funzione Postal Enablement non fornisce il software postale. È possibile utilizzare un software postale a scelta, ad esempio BCC Mail Manager di Bell and Howell o MailPreparer di TEC Solutions. È necessario comprendere le informazioni necessarie al software postale per l'esecuzione dell'elaborazione desiderata. Occorre inoltre essere in grado di eseguire la connessione del software postale a RICOH ProcessDirector.

Per creare un flusso di lavoro per lo scambio di dati con il software postale:

Individuare il lavoro e i dati del documento necessari per lo scambio con il software postale.
1. Individuare i dati necessari al software postale per ciascun messaggio di posta.
  Il software postale richiede il nome e i dati di indirizzo indicati in un formato specifico.
  Se si sta utilizzando il software postale per l'elaborazione postale, è possibile che il software richieda informazioni relative al peso e allo spessore del messaggio di posta. Alcuni software postali considerano un peso e uno spessore uniformi per tutti i messaggi di posta. Altri consentono di specificare valori diversi per ciascun messaggio di posta.
2. Individuare i dati necessari al software postale per ciascun lavoro.
  Ad esempio, potrebbe essere necessario specificare ID mailer e Data rendiconto affrancatura.
3. Individuare il lavoro RICOH ProcessDirector e le proprietà del documento che corrispondono ai dati richiesti dal software postale.
  La funzione Postal Enablement fornisce numerose proprietà di lavoro e di documento da utilizzare con il software postale. Per le proprietà del lavoro, esaminare il modello procedura SetPostalJobProps nel notebook delle proprietà. Per le proprietà del documento, esaminare il modello procedura BuildExternalDocPropsFile nel notebook delle proprietà. Effettuare una selezione tra le proprietà del documento nell'elenco Disponibile.
4. Se occorre personalizzare le proprietà del documento, modificare il file docCustomDefinitions.xml ed eseguire l'utilità docCustom per definire le proprietà del sistema. Consultare RICOH ProcessDirector: Installazione delle funzioni di elaborazione dei documenti per istruzioni.
Se il file di stampa è in formato PDF, attenersi alla procedura seguente:
1. Seguire le istruzioni riportate nel Centro informazioni per migliorare i file PDF per Postal Enablement.
  Tali istruzioni spiegano la procedura di identificazione dell'inizio di ciascun messaggio di posta in un lavoro; illustrano i metodi di definizione delle proprietà del documento per l'estrazione dei dati di indirizzo da ciascun messaggio di posta e definiscono il processo di modifica del file PDF in base ai dati restituiti dal software postale.
2. Salvare le definizioni delle proprietà del documento in un file di controllo da utilizzare con un'operazione basata sul modello IdentifyPDFDocuments.
3. Inviare il file di controllo al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.
4. Se si stanno apportando modifiche al file PDF in base ai dati restituiti dal software postale (ad esempio con l'aggiunta di un codice a barre o la sostituzione di un indirizzo), salvare le definizioni delle proprietà del documento e i dati di indirizzo aggiornati in un file di controllo con un nome diverso da quello del file di controllo dell'operazione precedente. Inviare il file di controllo al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.
  Questo nuovo file di controllo viene utilizzato con un'operazione basata sul modello BuildPDFFromDocuments.
Se è stata eseguita l'installazione della funzione di supporto AFP e il file di stampa è in formato AFP, attenersi alla procedura seguente:
1. Seguire le istruzioni riportate nel Centro informazioni per migliorare i file AFP per Postal Enablement.
  Tali istruzioni spiegano la procedura di identificazione dell'inizio di ciascun messaggio di posta in un lavoro; illustrano i metodi di definizione delle proprietà del documento per l'estrazione dei dati di indirizzo da ciascun messaggio di posta e definiscono il processo di modifica del file AFP in base ai dati restituiti dal software postale.
2. Salvare il file di controllo creato da RICOH Visual Workbench e inviarlo al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.
  Questo file di controllo viene utilizzato con un'operazione basata sul modello IdentifyDocuments.
3. Se si stanno apportando modifiche al file AFP in base ai dati restituiti dal software postale (ad esempio con l'aggiunta di un codice a barre o la sostituzione di un indirizzo), salvare le definizione delle proprietà del documento e i dati di indirizzo aggiornati in un file di controllo AFP avanzato. Inviare il file di controllo al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.
  Il file di controllo AFP avanzato viene utilizzato con un'operazione basata sul modello BuildAFPFromDocuments.
Accedere a RICOH ProcessDirector come amministratore.
Fare clic sulla scheda Flusso di lavoro .
Copiare il flusso di lavoro che si adatta meglio alle proprie esigenze di elaborazione:
- Se non occorre modificare la procedura di elaborazione dei documenti in base ai risultati restituiti dal software postale, fare clic con il tasto destro del mouse sul flusso di lavoro PrintAndMailJob e selezionare Copia.
  Il flusso di lavoro PrintAndMailJob raccoglie i dati dei documenti da inviare al software postale e utilizza un'operazione basata sul modello RunHotFolderApplication per lo scambio di file con il software postale. Una volta ricevuto l'output del software postale, il flusso di lavoro aggiorna i dati dei documenti e stampa il lavoro da spedire. Se si dispone di RICOH ProcessDirector, il flusso di lavoro elabora sia i lavori di stampa AFP che PDF. Se si sta utilizzando un solo formato, è possibile eliminare le operazioni della sezione per l'altro formato.
- Se occorre acquisire i risultati dal software postale e suddividere un lavoro in lavori secondari elaborati da flussi di lavoro diversi, selezionare il flusso di lavoro GroupDocsForPostalProcess e selezionare Copia.
  GroupDocs ForPostalProcess appartiene a una serie di tre flussi di lavoro:
  - GroupDocsForPostalProcess
    Questo flusso di lavoro raccoglie i dati dei documenti da inviare al software postale e aggiorna i dati dei documenti dall'output del software postale. Tramite le regole impostate per interpretare i dati, il flusso di lavoro genera lavori secondari per ciascun tipo di posta identificato dal software postale. Il flusso di lavoro viene configurato per spostare i lavori secondari su uno dei due flussi di lavoro successivi.
  - ProcessQualifiedDocuments
    Questo flusso di lavoro elabora i lavori secondari creati dal flusso di lavoro GroupDocsForPostalProcess se i documenti all'interno del lavoro sono qualificati per un'ulteriore elaborazione postale. Il flusso di lavoro ordina i documenti mediante il metodo ottimale stabilito dal software postale e sposta i lavori secondari al flusso di lavoro PrintForPostalProcess.
  - PrintForPostalProcess
    Questo flusso di lavoro stampa i lavori secondari creati dal flusso di lavoro GroupDocsForPostalProcess. I lavori secondari contengono posta qualificata, non qualificata e altri tipi di posta. Il flusso di lavoro garantisce che l'ordine dei documenti all'interno di ciascun lavoro sia corretto per ogni tipo di posta.
  Una volta copiato il flusso di lavoro GroupDocsForPostalProcess, stabilire il numero di flussi di lavoro aggiuntivi necessari per eseguire l'elaborazione postale presso la propria azienda.
Denominare la copia del flusso di lavoro, inserire o modificare gli altri valori necessari, quindi fare clic su OK.
Se è stata eseguita l'installazione sia della funzione di supporto AFP e sia della funzione di supporto documenti PDF, questi flussi di lavoro elaborano sia i lavori di stampa AFP che PDF. Se è stata eseguita l'installazione di una di queste funzioni, eliminare le operazioni della sezione per l'altro formato.
Se il flusso di lavoro elabora lavori PDF, fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione IdentifyPDFDocuments. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su PDF. Per la proprietà Identifica file di controllo PDF, digitare il percorso e il nome del file di controllo che contiene le definizioni delle proprietà del documento. Fare clic su OK.
Se è stata eseguita l'installazione della funzione di supporto AFP e il flusso di lavoro elabora lavori AFP, attenersi alla procedura seguente:
1. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione IdentifyDocuments. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su AFP. Per la proprietà File di controllo di Visual Workbench, digitare il percorso e il nome del file di controllo creato con Document Property Designer. Fare clic su OK.
2. Se il file di stampa AFP non è già indicizzato, aggiungere un'operazione basata sul modello IndexAFP prima dell'operazione IdentifyDocuments.
  Questa operazione condivide il file di controllo specificato per l'operazione IdentifyDocuments. Non è necessario specificare il file di controllo qui.
Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione SetPostalJobProps. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su Postale. Specificare i valori delle proprietà del lavoro. Fare clic su OK.
Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione BuildExternalDocProps. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su Elaborazione documento. Compiere queste operazioni:
1. Per la proprietà File esterno delle proprietà del documento, specificare il nome e la posizione da utilizzare per il file esterno delle proprietà del documento.
  Il valore predefinito scrive un file denominato jobID.ToPostal.csv nella directory di spool del lavoro.
  
  Quando RICOH ProcessDirector crea questo file, converte il file delle proprietà del documento nel formato richiesto dal software postale.
2. Per la proprietà Tipo file, selezionare CSV o Delimitato da tabulazioni.
3. Nell'elenco Proprietà di documento, selezionare le proprietà del documento salvate nel file di controllo per l'operazione IdentifyPDFDocuments (PDF) o IdentifyDocuments (AFP).
  - Assicurarsi di includere la proprietà Numero documento o Sequenza in lavoro.
4. Nel campo Intestazioni di colonna, digitare i nomi delle intestazioni delle colonne richiesti dal software postale per le proprietà del documento. Utilizzare le virgole per separare i nomi, anche se come tipo di file è stato selezionato Delimitato da tabulazioni.
  L'ordine delle intestazioni deve corrispondere a quello delle proprietà del documento selezionate.
5. Fare clic su OK.
A seconda delle capacità del software postale, scegliere un'interfaccia con RICOH ProcessDirector:
- Operazione RunHotFolderApplication
  Se il software in uso è in grado di ricevere i dati tramite una hot folder, utilizzare questa operazione per inviare e ricevere i file contenenti le informazioni sul documento richieste dal software postale. Occorre:
  - Configurare il software postale per esaminare una directory per un file con un nome o un tipo specifici.
  - Configurare il software postale per scrivere il relativo output in una directory con nome e caratteristiche conosciuti.
  - Impostare la rete (ad esempio, NFS o SAN), le autorizzazioni del file e così via per condividere le directory definite per l'input e l'output nell'operazione RunHotFolderApplication.
  Il flusso di lavoro di esempio fornito con la funzione Postal Enablement utilizza questa operazione con nomi di directory di esempio.
- Operazione RunExternalProgram
  Se il software in uso accetta l'input della riga di comando, utilizzare questa operazione per eseguire il software postale direttamente nel flusso di lavoro.
  - Il software postale deve presentare un richiamo della riga di comando da eseguire sul server RICOH ProcessDirector principale. Se si dispone di RICOH ProcessDirector, il richiamo della riga di comando può essere eseguito anche su un server secondario o su un server applicazioni Windows.
  - È necessario utilizzare metodi RICOH ProcessDirector standard, ad esempio ${getFileName(postal,bcc,read)}, per fare riferimento ai file scambiati con il software postale.
- Operazioni SendEmail e ManualStepWithAutoStart
  Utilizzare queste operazioni per un'interfaccia manuale con il software postale. L'operazione SendEmail invia il file di output a un utente che invia il file al software postale mentre il lavoro è in attesa nell'operazione ManualStepWithAutoStart. L'utente inserisce i risultati restituiti dal software postale nel flusso di lavoro in cui è previsto che l'operazione MapExternalResultsFiletoDocProps trovi il file. A questo punto, l'utente esegue un'azione manuale completa per consentire al lavoro di continuare attraverso il flusso di lavoro nell'operazione MapExternalResultsFiletoDocProps.
Se si sta utilizzando l'operazione RunHotFolderApplication come interfaccia con il software postale, attenersi alla procedura seguente:
1. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione RunHotFolderApplication. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su Valori predefiniti del lavoro.
2. Specificare i valori per le proprietà Cartella di invio, File da inviare, Cartella di ricerca, Modello di ricerca e File richiamato.
3. Specificare i valori per le altre proprietà in base alle esigenze.
4. Fare clic su OK.
Se si sta utilizzando l'operazione RunExternalProgram come interfaccia con il software postale, attenersi alla procedura seguente:
1. Eliminare l'operazione RunHotFolderApplication e sostituirla con l'operazione RunExternalProgram.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione RunExternalProgram, selezionare Proprietà e fare clic su Esterno:
3. Specificare il richiamo della riga di comando per il software postale nel campo Comando esterno.
4. Specificare gli altri valori in base alle esigenze.
5. Fare clic su OK.
Se si stanno utilizzando le operazioni SendEmail e ManualStepWithAutoStart come interfaccia con il software postale, attenersi alla procedura seguente:
1. Eliminare l'operazione RunHotFolderApplication e sostituirlo con l'operazione SendEmail.
2. Aggiungere l'operazione ManualStepWithAutoStart al flusso di lavoro dopo l'operazione SendEmail.
3. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione SendEmail. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su E-mail.
4. Per la proprietà Indirizzo destinatario, specificare l'indirizzo e-mail.
5. Specificare gli altri valori in base alle esigenze.
  - Se non sono ancora state specificate le impostazioni del server SMTP, è necessario specificarle per abilitare la funzione e-mail. Una volta salvato il flusso di lavoro, è possibile accedere alle impostazioni facendo clic sulla scheda Amministrazione nella pagina principale. Nel riquadro sinistro, fare clic su Sistema ⇒ Impostazioni.
6. Fare clic su OK.
7. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione ManualStepWithAutoStart e selezionare Proprietà.
8. Specificare i valori in base alle esigenze.
9. Fare clic su OK.
Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione MapExternalResultsFileToDocProps. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su Elaborazione documento. Compiere queste operazioni:
1. Per la proprietà File di risultati modificato, specificare il nome e la posizione da utilizzare per il file di risultati modificato.
2. Per la proprietà File di risultati esterno, specificare il nome e la posizione da utilizzare per il file esterno delle proprietà del documento restituito dal software postale.
3. Per la proprietà Tipo file, selezionare il tipo di file di risultati esterno: CSV o Delimitato da tabulazioni.
4. Per la proprietà I risultati esterni contengono le intestazioni di colonna, selezionare Sì o No.
  Se il file di risultati esterno non contiene intestazioni di colonna, è necessario modificare il file di risultati in modo che contenga solo le colonne di dati associate all'elenco delle proprietà selezionate. Il numero e l'ordine delle colonne nel file di risultati esterno devono corrispondere al numero e all'ordine delle proprietà del documento nell'elenco Selezionato.
5. Se il file di risultati esterno contiene le intestazioni delle colonne, digitare i nomi di quelle che si desidera tenere nel campo Colonne da conservare. Utilizzare la virgola per separare i nomi.
6. Nell'elenco Proprietà del documento selezionare le proprietà del documento corrispondenti alle intestazioni delle colonne che si stanno conservando.
  L'ordine delle proprietà del documento deve corrispondere a quello delle intestazioni delle colonne. L'operazione utilizza queste informazioni per creare un file di risultati modificato.
7. Fare clic su OK.
È possibile utilizzare le informazioni nel file di risultati modificato per consentire altre operazioni RICOH ProcessDirector per l'elaborazione aggiuntiva dei dati dei documenti prima che vengano uniti nel file delle proprietà del documento.
Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione UpdateDocPropsFromExtResultsFile. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su Elaborazione documento. Per la proprietà File di risultati modificato, digitare il percorso e il nome del file. Fare clic su OK.
Questa operazione consente di unire i dati dei documenti nel file di risultati modificato con il file delle proprietà del documento originale creato nell'operazione IdentifyPDFDocuments per i lavori PDF o nell'operazione IdentifyDocuments per i file AFP.
A questo punto, i dati dei documenti provenienti dal software postale si trovano in RICOH ProcessDirector. I dati possono essere utilizzati in diverse operazioni RICOH ProcessDirector.
Se si desidera impostare le proprietà dei lavori in base alle proprietà del documento, attenersi alla seguente procedura:
1. Con un editor di testo, creare un file delle condizioni di proprietà.
2. Definire la condizione richiesta per raggruppare i documenti per un'elaborazione aggiuntiva.
  Nelle directory /aiw/aiw1/control_filies/postal (in Linux) o C:\aiw\aiw1\control_filies\postal (in Windows) sono presenti quattro file delle condizioni di proprietà di esempio:
  - postal_doc.csv
  - postal_doc_qualified.csv
  - postal_doc_print.csv
  - postal_doc_print_afp.csv
  Per ulteriori informazioni, consultare l'argomento nel modello procedura SetDocPropsFromConditions del Centro informazioni.
  
  Il flusso di lavoro GroupDocsForPostalProcess utilizza il file delle condizioni di proprietà per posizionare i documenti nei lavori secondari per l'elaborazione aggiuntiva da parte del flusso di lavoro ProcessQualifiedDocuments o PrintForPostalProcess, o da parte di entrambi.
3. Se si sta modificando una copia del flusso di lavoro PrintAndMailJob, aggiungere al flusso di lavoro un'operazione basata sul modello SetDocPropsFromConditions.
4. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione SetDocsPropsFromConditions. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su Documenti. Per la proprietà File delle condizioni di proprietà, digitare il percorso e il nome del file. Fare clic su OK.
Se il flusso di lavoro elabora lavori PDF, fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione BuildPDFFromDocuments. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su PDF. Per la proprietà File di controllo Crea PDF 1, digitare il percorso e il nome del file di controllo che contiene le definizioni delle proprietà del documento e i dati di sostituzione dell'indirizzo. Fare clic su OK.
- Il flusso di lavoro GroupDocsForPostalProcess non contiene un'operazione BuildPDFFromDocuments. Se si sta modificando una copia di GroupDocsForPostalProcess, è possibile copiare il flusso di lavoro PrintForPostalProcess e modificare l'operazione BuildPDFFromDocuments in tale flusso di lavoro oppure creare un flusso di lavoro per eseguire l'elaborazione del lavoro desiderata. Se si modifica una copia del flusso di lavoro PrintForPostalProcess, è possibile utilizzare file di controllo diversi per ciascun percorso di elaborazione.
Se il flusso di lavoro elabora lavori AFP, fare clic con il tasto destro del mouse sull'operazione BuildAFPFromDocuments. Selezionare Proprietà, quindi fare clic su Documenti. Per la proprietà File di controllo AFP avanzato, digitare il percorso e il nome del file di controllo AFP avanzato creato. Fare clic su OK.
Se si modifica una copia del flusso di lavoro PrintForPostalProcess, è possibile utilizzare file di controllo AFP avanzati diversi per ciascun percorso di elaborazione.
Salvare il flusso di lavoro.
Per verificare il flusso di lavoro, attenersi alla seguente procedura:
1. Creare uno o più dispositivi di input da puntare sul flusso di lavoro.
2. Attivare i dispositivi di input.
3. Inviare il lavoro di stampa PDF o AFP al dispositivo di input.
Se si desidera elaborare i report dal software postale richiesti dal servizio postale in uso, è possibile aggiungere operazioni al flusso di lavoro per ricevere tali report insieme al file di risultati esterno e utilizzare un'operazione basata sul modello CopyToFolder per inviare i file di report per la stampa nel proprio flusso di lavoro.
Un altro approccio possibile consiste nel creare un flusso di lavoro in grado di inviare i report agli utenti tramite e-mail. Se i report si trovano nella directory specificata con il nome specificato, l'operazione SendEmail è in grado di inviarli tramite e-mail al destinatario specificato nell'operazione.

RICOH ProcessDirector™ per Linux

Creazione di un flusso di lavoro per lo scambio di dati con il software postale

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