I messaggi e-mail con documenti allegati non vengono inviati o ricevuti

Controllare il numero di messaggi e-mail non inviati per un determinato lavoro. Se nessuno dei messaggi è stato inviato, è probabile che il problema riguardi il server di posta elettronica. Come prima cosa, controllare con l'amministratore della posta elettronica che il sistema funzioni correttamente. Verificare che di recente non siano state modificate le impostazioni. Successivamente, controllare le impostazioni del server SMTP in RICOH ProcessDirector.

Se un'azienda invia ogni giorno migliaia di e-mail ai clienti, è possibile che il provider e-mail dell'azienda o quello del destinatario contrassegnino gli e-mail come spam o blocchino interamente la posta elettronica. Per evitare che questo succeda, si consiglia di valutare l'uso di una terza parte certificata e autorizzata all'invio in massa di messaggi e-mail. Assicurarsi di selezionare un fornitore con una buona reputazione a livello di invio e di dominio.

È anche possibile valutare la certificazione della propria posta elettronica. Con la certificazione, il servizio di posta elettronica viene incluso nelle whitelist e la consegna dei messaggi è garantita.

Assicurarsi che al documento da inviare sia associato un indirizzo e-mail. In RICOH ProcessDirector, controllare il log del lavoro per capire quanti e-mail sono stati inviati e confrontare questo numero con quello dei documenti nel lavoro. A questo punto, controllare il file delle proprietà di documento, che si trova nella directory di spool del lavoro, per capire se ci sono indirizzi mancanti.

Nel file delle proprietà di documento, controllare la proprietà utilizzata per estrarre gli indirizzi e-mail dai documenti nel lavoro. Ad esempio, nel caso della proprietà di documento Doc.EmailAddress, assicurarsi che contenga gli indirizzi e-mail. Se la proprietà non contiene indirizzi e-mail, assicurarsi di:

• Avere associato correttamente le informazioni sugli indirizzi dei documenti nel lavoro.

• L'operazione EmailDocuments specifica la proprietà di documento come il valore della proprietà Indirizzo destinatario. Ad esempio, il valore potrebbe essere ${Doc.EmailAddress}.

Controllare le dimensioni del documento inviato al destinatario. Se un documento è troppo grande, è possibile che il proprio provider e-mail o quello del destinatario blocchino il messaggio. In questo caso, potrebbe rendersi necessario suddividere il documento o inviare per posta ordinaria una copia cartacea del documento.