添付文書のある E メールが送信または受信されない

問題のジョブで、何通の E メールが送信されなかったのか確認します。E メールが 1 通も送信されなかった場合は、E メールサーバーに問題がある可能性があります。まず、E メールの管理者にシステムが正常に実行していることを確認します。最近、設定が変更されていないか確認します。そして、RICOH ProcessDirector の SMTP の設定を確認します。

毎日のように数千通の E メールを顧客に送信している場合は、差出人か宛先の E メールプロバイダーが、E メールをスパムとして認定しているか、E メールをまとめてブロックしている可能性があります。この行動を防ぐには、大量のメールの送信に適した第三者の E メール業者の利用を検討します。送信者とドメインの評価が高い E メール業者を選択してください。

自社の E メールの認証を検討することもできます。E メールサービスが認証されると、配信を保証する E メールのホワイトリストに追加されます。

送信される文書に、関連する E メールアドレスがあることを確認します。RICOH ProcessDirectorでジョブログを見て、何通の E メールが送信されたのか確認し、その数をジョブの文書数と比較します。そして、ジョブのスプールディレクトリーに配置された文書プロパティーファイルを調べて、行方不明の E メールアドレスがないか確認します。

文書プロパティーファイルで、ジョブの文書から E メールアドレスを抽出するのに使用している文書プロパティーを確認します。例えば、Doc.EmailAddress 文書プロパティーを使用している場合は、E メールアドレスが追加されていることを確認します。プロパティーに E メールアドレスが含まれていない場合は、次の点を確認します。

• ジョブの文書からアドレス情報を正しくマップしたこと。

• EmailDocuments で、文書プロパティーを 宛先アドレスプロパティーの値として指定していること。例えば、${Doc.EmailAddress} などの値です。

宛先に送信された文書のサイズを確認します。文書が大き過ぎると、差出人または宛先の E メールプロバイダーがそのメッセージをブロックすることがあります。文書が大きすぎる場合は、分割するか、その文書の物理コピーを郵送する必要があるかもしれません。