Creación de un flujo de trabajo para intercambiar datos con software postal

Puede crear un flujo de trabajo o un conjunto de ellos con el fin de extraer datos de direcciones de correo de los documentos de un trabajo y preparar los datos para su procesamiento mediante software postal externo. Una vez que el software postal ha verificado las direcciones y mejorado su calidad, el flujo de trabajo puede procesar los resultados recibidos del software postal para actualizar los documentos del trabajo.

La característica Postal Enablement no proporciona software postal. Puede emplear el software postal de terceros que prefiera, como, por ejemplo, BCC Mail Manager de Bell and Howell o MailPreparer de TEC Solutions. Debe entender qué información necesita su software postal para realizar el procesamiento postal que desea. También necesita saber cómo conectar el software postal a RICOH ProcessDirector.

Para crear un flujo de trabajo con el fin de intercambiar datos con software postal:

Identifique el trabajo y los datos de documento que necesita intercambiar con el software postal.
1. Identifique los datos que requiere su software postal para cada elemento de correo.
  El software postal requiere que los datos de nombre y dirección estén en un formato específico.
  Si está utilizando el software postal para calcular el franqueo, puede que el software necesite información acerca del peso y el grosor del elemento de correo. Algunos tipos de software postal asumen que todos los elementos de correo de un trabajo tienen un peso y grosor uniformes. Otros le permiten especificar valores diferentes para cada elemento de correo.
2. Identifique los datos que su software postal requiere para cada trabajo.
  Por ejemplo, puede que necesite especificar el ID de mailing y la fecha de la hoja de relación de envío.
3. Identifique las propiedades de trabajo y documento de RICOH ProcessDirector correspondientes a los datos que requiere su software postal.
  La función Postal Enablementproporciona un gran número de propiedades de trabajo y documento para el uso con software postal. Para las propiedades del trabajo, examine el bloc de notas correspondiente a la plantilla de pasos SetPostalJobProps. Para las propiedades del documento, examine el bloc de notas correspondiente a la plantilla de pasos BuildExternalDocPropsFile. Seleccione las propiedades en la lista Disponible.
4. Si necesita propiedades de documento personalizadas, edite el archivo docCustomDefinitions.xml y ejecute la utilidad docCustom para definir las propiedades al sistema. Consulte RICOH ProcessDirector: Instalación de características de procesamiento de documentos para obtener instrucciones
Si su archivo de impresión está en formato PDF, siga estos pasos:
1. Siga las instrucciones del Centro de información para mejorar archivos PDF para Postal Enablement.
  En estas instrucciones se explica cómo identificar el inicio de cada elemento de correo de un trabajo, definir las propiedades de documentos para extraer los datos de direcciones de cada elemento de correo y realizar cambios en el archivo PDF en función de los datos devueltos por el software postal.
2. Guarde las definiciones de propiedad de su documento en un archivo de control para utilizarlas con un paso basado en la plantilla de pasos IdentifyPDFDocuments.
3. Envíe el archivo de control al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que el usuario del sistema RICOH ProcessDirector pueda acceder.
4. Si va a efectuar cambios en el archivo PDF en función de los datos devueltos por el software postal (por ejemplo, añadir un código de barras o sustituir la dirección), guarde las definiciones de propiedad del documento y la dirección actualizada en un archivo de control cuyo nombre sea diferente al del archivo de control del paso anterior. Envíe el archivo de control al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que el usuario del sistema RICOH ProcessDirector pueda acceder.
  Este nuevo archivo de control se utiliza con un paso basado en la plantilla de pasos BuildPDFFromDocuments.
Si tiene instalada la función Soporte de AFP y su archivo de impresión está en formato AFP, siga estos pasos:
1. Siga las instrucciones del Centro de información para mejorar archivos AFP para Postal Enablement.
  En estas instrucciones se explica cómo identificar el inicio de cada elemento de correo de un trabajo, definir las propiedades de documentos para extraer los datos de direcciones de cada elemento de correo y realizar cambios en el archivo AFP en función de los datos devueltos por el software postal.
2. Guarde el archivo de control creado por RICOH Visual Workbench, envíelo al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que el usuario del sistema RICOH ProcessDirector pueda acceder.
  Este archivo de control se usa con un paso basado en la plantilla de pasos IdentifyDocuments.
3. Si va a efectuar cambios en el archivo AFP en función de los datos devueltos por el software postal (por ejemplo, añadir un código de barras o sustituir la dirección), guarde las definiciones de propiedad del documento y la dirección actualizada en un archivo de control AFP de mejora. Envíe el archivo de control al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que el usuario del sistema RICOH ProcessDirector pueda acceder.
  El archivo de control AFP de mejora se utiliza con un paso basado en la plantilla de pasos BuildAFPFromDocuments.
Inicie sesión en RICOH ProcessDirector como administrador.
Pulse la pestaña Flujo de trabajo.
Copie el flujo de trabajo que mejor se adapte a sus requisitos de procesamiento:
- Si no necesita cambiar el modo en que los documentos se procesan en función de los resultados del software postal, pulse con el botón derecho el flujo de trabajo PrintAndMailJob y seleccione Copiar.
  El flujo de trabajo PrintAndMailJob recopila datos de documentos para enviar al software postal y usa un paso basado en la plantilla de pasos RunHotFolderApplication para intercambiar archivos con el software postal. Tras recibir la salida del software postal, el flujo de trabajo actualiza los datos de documento e imprime el trabajo para su envío por correo. Si tiene RICOH ProcessDirector, el flujo de trabajo procesará tanto trabajos de impresión AFP como PDF. Si solo utiliza un formato, puede borrar los pasos de la ramificación correspondiente al otro formato.
- Si necesita obtener los resultados del software postal y dividir un trabajo en trabajos secundarios procesados por diferentes flujos de trabajo, pulse con el botón derecho el flujo de trabajo GroupDocsForPostalProcess y seleccione Copiar.
  GroupDocs ForPostalProcess forma parte de un grupo de tres flujos de trabajo:
  - GroupDocsForPostalProcess
    Este flujo de trabajo recopila datos de documento para enviarlos al software postal y actualiza los datos de documento de la salida del software postal. Aplicando las reglas establecidas por usted para interpretar los datos, el flujo de trabajo produce trabajos hijos para cada tipo de correo que ha identificado el software postal. El flujo de trabajo está configurado para pasar los trabajos hijos a uno de los dos flujos de trabajo siguientes.
  - ProcessQualifiedDocuments
    Este flujo de trabajo procesa los trabajos hijos creados por el flujo de trabajo GroupDocsForPostalProcess si los documentos del trabajo califican para un tratamiento postal adicional. El flujo de trabajo ordena los documentos mediante el método determinado por el software postal y pasa los trabajos hijos al flujo de trabajo PrintForPostalProcess.
  - PrintForPostalProcess
    Este flujo de trabajo imprime los trabajos hijos creados por el flujo de trabajo GroupDocsForPostalProcess. Los trabajos hijos contienen correo calificado, no calificado y de otros tipos. El flujo de trabajo verifica que el orden de los documentos en cada trabajo sea correcto para cada tipo de correo.
  Una vez que copie el flujo de trabajo GroupDocsForPostalProcess, determine cuántos flujos de trabajo adicionales necesita para realizar el procesamiento postal en su empresa.
Nombre la copia del flujo de trabajo, rellene o edite otros valores que necesite y pulse Aceptar.
Si tiene instaladas tanto la función Soporte de AFP como la función Soporte de PDF, estos flujos de trabajo procesan tanto trabajos de impresión AFP como PDF. Si sólo tiene instalado uno de estos formatos, borre los pasos de la ramificación correspondiente al otro formato.
Si el flujo de trabajo procesa trabajos PDF, pulse con el botón derecho el paso IdentifyPDFDocuments. Seleccione Propiedades y pulse PDF. Para la propiedad Identificar archivo de control PDF, escriba la vía de acceso y el nombre de archivo del archivo de control que contiene sus definiciones de propiedades de documento. Pulse Aceptar.
Si tiene instalada la función Soporte de AFP y el flujo de trabajo procesa trabajos AFP, siga estos pasos:
1. Pulse con el botón derecho el paso IdentifyDocuments. Seleccione Propiedades y pulse AFP. Para la propiedad Archivo de control de Visual Workbench, introduzca la vía de acceso y el nombre de archivo del archivo de control que creó con Document Property Designer. Pulse Aceptar.
2. Si su archivo de impresión AFP no está ya indexado, añada un paso basado en la plantilla de pasos IndexAFP antes del paso IdentifyDocuments.
  Este paso comparte el archivo de control especificado por usted para el paso IdentifyDocuments. No necesita especificar el archivo de control aquí.
Pulse con el botón derecho el paso SetPostalJobProps. Seleccione Propiedades y, a continuación, pulse Postal. Especifique los valores de las propiedades para el trabajo. Pulse Aceptar.
Pulse con el botón derecho el paso BuildExternalDocProps. Seleccione Propiedades y, a continuación, pulse Procesamiento de documentos. Realice los siguientes pasos:
1. Para la propiedad Archivo externo de propiedades del documento especifique el nombre y la ubicación que desea usar para el archivo externo de propiedades de documento.
  El valor por omisión escribe un archivo con el nombre jobID.ToPostal.csv en el directorio de spool del trabajo.
  
  Cuando RICOH ProcessDirector crea este archivo, convierte el archivo de propiedades de documento al formato que requiere el software postal.
2. Para la propiedad Tipo de archivo, seleccione CSV o Delimitado por tabulaciones.
3. En la lista Propiedades de documento, seleccione las propiedades de documento que guardó en el archivo de control para el paso IdentifyPDFDocuments (PDF) o el paso IdentifyDocuments (AFP).
  - Asegúrese de incluir la propiedad Número de documento o Secuencia en trabajo.
4. En el campo Cabeceras de columna, escriba los nombres de las cabeceras de las columnas que precisa el software postal para las propiedades de documento. Utilice comas para separar los nombres, incluso si ha seleccionado Delimitado por tabulaciones como tipo de archivo.
  El orden de las cabeceras debe coincidir con el orden de las propiedades de documento seleccionadas.
5. Pulse Aceptar.
En función de las capacidades del software postal, seleccione una interfaz con RICOH ProcessDirector:
- Paso RunHotFolderApplication
  Si su software puede recibir datos utilizando una carpeta activa, use este paso para enviar y recibir archivos que contengan la información de documento que precisa el software postal. Debe hacer lo siguiente:
  - Configurar el software postal para que detecte en un directorio un archivo con un nombre o tipo de archivo específicos.
  - Configurar el software postal para que escriba su salida en un directorio con características de nombre de archivo conocidas.
  - Configurar los permisos de archivos y otras características de la red (por ejemplo, NFS o SAN) para compartir los directorios definidos para entrada y salida en el paso RunHotFolderApplication.
  Los flujos de trabajo de ejemplo proporcionados con la característica Postal Enablement utilizan este paso con nombres de directorio de ejemplo.
- Paso RunExternalProgram
  Si su software admite entrada con línea de mandatos, utilice este paso para ejecutar el software postal directamente en el flujo de trabajo.
  - El software postal debe tener una invocación de línea de comandos que se pueda ejecutar en el servidor principal RICOH ProcessDirector. Si tiene RICOH ProcessDirector, la invocación de línea de comandos también se puede ejecutar en un servidor secundario o un servidor de aplicaciones de Windows.
  - Debe usar métodos estándares de RICOH ProcessDirector, como ${getFileName(postal,bcc,read)}, para hacer referencia a los archivos intercambiados con el software postal.
- Pasos SendEmail y ManualStepWithAutoStart
  Utilice estos pasos para establecer una interfaz manual con el software postal. El paso SendEmail envía el archivo de salida a una persona que somete el archivo al software postal, ManualStepWithAutoStart. La persona pone el archivo de resultados devuelto por el software postal en el flujo de trabajo en el que el paso MapExternalResultsFiletoDocProps espera encontrar el archivo. A continuación, la persona efectúa una acción Completar manualmente para que el trabajo continúe al paso MapExternalResultsFiletoDocProps en el flujo de trabajo.
Si está utilizando el paso RunHotFolderApplication para interactuar con el software postal, siga estos pasos:
1. Pulse con el botón derecho el paso RunHotFolderApplication. Seleccione Propiedades y, a continuación, pulse Valores por omisión de trabajo.
2. Especifique los valores para las propiedades Carpeta de envío, Archivo a enviar, Carpeta de recuperación, Patrón de recuperación y Archivo recuperado.
3. Especifique valores para otras propiedades como corresponda.
4. Pulse Aceptar.
Si está utilizando el paso RunExternalProgram para interactuar con el software postal, siga estos pasos:
1. Borre el paso RunHotFolderApplication y sustitúyalo por el paso RunExternalProgram.
2. Pulse con el botón derecho el paso RunExternalProgram, seleccione Propiedades y, a continuación, pulse Externa.
3. Especifique la invocación de línea de mandatos para el software postal en el campo Mandato externo.
4. Especifique otros valores como corresponda.
5. Pulse Aceptar.
Si está utilizando los pasos SendEmail y ManualStepWithAutoStart para interactuar con el software postal, siga estos pasos:
1. Borre el paso RunHotFolderApplication y sustitúyalo con el paso SendEmail.
2. Añada el paso ManualStepWithAutoStart al flujo de trabajo después del paso SendEmail.
3. Pulse con el botón derecho el paso SendEmail. Seleccione Propiedades y pulse Correo electrónico.
4. Para la propiedad Dirección del destinatario, especifique la dirección de correo electrónico.
5. Especifique los demás valores como corresponda.
  - Si no ha especificado ya los valores del servidor SMTP, debe especificarlos para activar la función de correo electrónico. Una vez que guarde el flujo de trabajo, puede acceder a los valores pulsando la pestaña Administración en la página Principal. En el panel de la izquierda, pulse Sistema ⇒ Valores.
6. Pulse Aceptar.
7. Pulse con el botón derecho el paso ManualStepWithAutoStart y seleccione Propiedades.
8. Especifique los valores como corresponda.
9. Pulse Aceptar.
Pulse con el botón derecho el paso MapExternalResultsFileToDocProps. Seleccione Propiedades y pulse Procesamiento de documentos. Realice los siguientes pasos:
1. Para la propiedad Archivo de resultados modificados, especifique el nombre y la ubicación que desea utilizar para el archivo de resultados modificados.
2. Para la propiedad Archivo de resultados externos, especifique el nombre y la ubicación que desea usar para el archivo externo de propiedades del documento devuelto por el software postal.
3. Para la propiedad Tipo de archivo, seleccione el tipo de archivo de resultados externos: CSV o Delimitado por tabulaciones.
4. Para la propiedad Los resultados externos contienen cabeceras de columna seleccione Sí o No.
  Si el archivo de resultados externos no contiene cabeceras de columna, debe editar el archivo de resultados para que contenga únicamente las columnas de datos que se correlacionan con la lista de propiedades seleccionadas. El número y el orden de las columnas en el archivo de resultados externos debe coincidir con el orden y el número de las propiedades de documento de la lista Seleccionadas.
5. Si el archivo de resultados externos contiene cabeceras de columna, escriba los nombres de las cabeceras de columna que desee conservar en el campo Columnas para conservar. Utilice comas para separar los nombres.
6. En la lista Propiedades de documento, seleccione las propiedades de documento que correspondan a las cabeceras de columna que desea conservar.
  El orden de las propiedades de documento debe coincidir con el orden de las cabeceras de columna. El paso utiliza esta información para crear un archivo de resultados modificados.
7. Pulse Aceptar.
Puede usar la información del archivo de resultados modificados para hacer que otros pasos de RICOH ProcessDirector realicen un procesamiento adicional de los datos de documento antes de que los datos se fusionen en el archivo de propiedades de documento.
Pulse con el botón derecho el paso UpdateDocPropsFromExtResultsFile. Seleccione Propiedades y pulse Procesamiento de documentos. Para la propiedad Archivo de resultados modificados, escriba la vía de acceso y el nombre del archivo. Pulse Aceptar.
Este paso fusiona los datos de documento del archivo de resultados modificados con el archivo de propiedades de documento original que se creó en el paso IdentifyPDFDocuments para trabajos PDF o el paso IdentifyDocuments para trabajos AFP.
Los datos de documento de su software postal están ahora en RICOH ProcessDirector. Los datos se pueden utilizar en diversos pasos de RICOH ProcessDirector.
Si desea establecer propiedades de trabajo basadas en propiedades de documento, siga estos pasos:
1. Mediante un editor de texto, cree un archivo de condiciones de propiedades.
2. Defina la lógica requerida para agrupar documentos para su procesamiento adicional.
  Hay cuatro archivos de condiciones de propiedades de ejemplo en el directorio /aiw/aiw1/control_files/postal (en Linux) o el directorio C:\aiw\aiw1\control_files\postal (en Windows):
  - postal_doc.csv
  - postal_doc_qualified.csv
  - postal_doc_print.csv
  - postal_doc_print_afp.csv
  Para obtener más información, consulte el tema acerca de la plantilla de pasos SetDocPropsFromConditions en el centro de información.
  
  El flujo de trabajo GroupDocsForPostalProcess emplea un archivo de condiciones de propiedades para colocar documentos en trabajos hijos para su procesamiento adicional mediante el flujo de trabajo ProcessQualifiedDocuments, el flujo de trabajo PrintForPostalProcess, o ambos.
3. Si va a editar una copia del flujo de trabajo PrintAndMailJob, añada al flujo de trabajo un paso basado en la plantilla de pasos SetDocPropsFromConditions.
4. Pulse con el botón derecho el paso SetDocsPropsFromConditions. Seleccione Propiedades y pulse Documentos. Para la propiedad Archivo de condiciones de propiedad, escriba la vía de acceso y el nombre del archivo. Pulse Aceptar.
Si el flujo de trabajo procesa trabajos PDF, pulse con el botón derecho el paso BuildPDFFromDocuments. Seleccione Propiedades y pulse PDF. Para la propiedad Crear archivo de control PDF 1, escriba la vía de acceso y el nombre de archivo del archivo de control que contiene sus definiciones de propiedades de documento y datos de sustitución de direcciones. Pulse Aceptar.
- El flujo de trabajo GroupDocsForPostalProcess no tiene ningún paso BuildPDFFromDocuments. Si ha estado editando una copia de GroupDocsForPostalProcess, puede copiar el flujo de trabajo PrintForPostalProcess y editar el paso BuildPDFFromDocuments en ese flujo de trabajo, o crear un flujo de trabajo para realizar el procesamiento de trabajo que necesite. Si edita una copia del flujo de trabajo PrintForPostalProcess, puede usar archivos de control diferentes para cada vía de acceso de procesamiento.
Si el flujo de trabajo procesa trabajos AFP, pulse con el botón derecho el paso BuildAPDFFromDocuments. Seleccione Propiedades y pulse Documentos. Para la propiedad archivo de control AFP de mejora, escriba la vía de acceso y el nombre de archivo del archivo de control AFP de mejora que creó. Pulse Aceptar.
Si edita una copia del flujo de trabajo PrintForPostalProcess, puede usar archivos de control AFP de mejora para cada vía de acceso de procesamiento.
Guarde el flujo de trabajo.
Para probar el flujo de trabajo, siga estos pasos:
1. Cree uno o más dispositivos de entrada que apunten al flujo de trabajo.
2. Active los dispositivos de entrada.
3. Someta su trabajo de impresión PDF o AFP al dispositivo de entrada.
Si desea procesar informes del software postal requeridos por su servicio postal, puede añadir pasos a su flujo de trabajo para recibir esos informes junto con el archivo de resultados externos y utilizar un paso basado en la plantilla de pasos CopyToFolder para someter los archivos de informe para imprimirlos en su propio flujo de trabajo.
Otra posibilidad consiste en crear un flujo de trabajo que envíe los informes a los usuarios por correo electrónico. Si los informes están en un directorio especificado con un nombre también especificado, el paso SendEmail puede enviarlos por correo a un destinatario detallado en el paso.

RICOH ProcessDirector™ para Windows

Creación de un flujo de trabajo para intercambiar datos con software postal

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