Situação de uso do armazenamento de documentos para corresponder aos requisitos de impressão
Atualmente, a gráfica executa 500 tarefas por dia e usa a etapa RetainCompletedJobs no fluxo de trabalho para reter tarefas por três dias. Reter tarefas por mais de três dias poderia dificultar a busca de tarefas na tabela Tarefas, além de causar problemas de desempenho no sistema de produção de impressões. Por exemplo, se a gráfica retivesse tarefas por três meses, a tabela Tarefas teria 45.000 tarefas.
Um administrador da gráfica cria um repositório com período de retenção de quatro anos. O administrador define, então, um objeto de notificação de registro do histórico que registra as informações do estado da tarefa sempre que a propriedade Atual estado da tarefa muda para Concluído. Em seguida, para minimizar o número de notificações gravadas, ele define uma condição para que o registro do histórico só seja salvo quando a Etapa atual for igual a PrintJobs.
O administrador adiciona uma etapa baseada no modelo de etapa StoreInRepository após a etapa PrintJobs no fluxo de trabalho de impressão de PDF, mas antes da etapa RetainCompletedJobs e salva o arquivo impresso. O administrador especifica as propriedades de tarefa e documento na etapa StoreInRepository. As propriedades da tarefa são Nome do cliente, Custom 2 (que armazena a data do ciclo), Hora de envio e Fluxo de trabalho. As propriedades do documento são Destinatário de verificação, Número da conta e CEP. O administrador também define a propriedade Registros de histórico de armazenamento como Sim. O funcionário da gráfica pode usar qualquer combinação de propriedades de tarefas ou documentos para pesquisar e recuperar documentos e informações sobre o histórico de processamento da empresa.
O departamento de pré-impressão usa Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar documentos em um arquivo PDF e definir as propriedades do documento. Em seguida, o funcionário envia a tarefa para o fluxo de trabalho de impressão PDF.
Quando a tarefa conclui a etapa StoreInRepository, ela e seu registro de data e horas de conclusão da impressão são armazenados no repositório. A tarefa é excluída da tabela Tarefas três dias após sua execução.
Em agosto de 2014, oito meses após a tarefa ter sido executada, a gráfica recebe uma solicitação do banco para reimprimir um documento cujo Número da conta é 1122345687. O supervisor do departamento de impressão pesquisa no repositório documentos cujo valor seja DEC2013 para a propriedade de tarefa Custom 2 e o valor 112234568 para a propriedade de documento Número da conta . A tabela Resultados lista os documentos que correspondem a esses valores de propriedades.
O supervisor exibe as informações detalhadas sobre o documento. Na guia Histórico, ele confirma que o documento encontrado é o documento correto. Ele, então, envia o extrato para um fluxo de trabalho de reimpressão que só tenha etapas relacionadas à impressão