Escenario de uso para el almacenamiento de documentos para satisfacer solicitudes de reimpresión
Actualmente, la impresora comercial realiza 500 trabajos al día y utiliza un paso RetainCompletedJobs en el flujo de trabajo para conservar los trabajos durante tres días. Si se conservan los trabajos durante más de tres días, se dificultarían las búsquedas en la tabla Trabajos y el sistema de producción de impresiones podría experimentar problemas de rendimiento. Por ejemplo, si la impresora comercial conservara los trabajos durante tres meses, la tabla Trabajos contendría 45.000 trabajos.
Un administrador de la impresora comercial crea un repositorio con un período de retención de cuatro años. A continuación, el administrador define un objeto de notificación de registro del historial que registra la información del estado del trabajo cada vez que la propiedad Estado de trabajo actual cambia a Finalización. Luego, para minimizar el número de notificaciones que se registran, establece una condición para que el registro del historial sólo se guarde cuando el Paso actual sea igual a PrintJobs.
El administrador añade un paso basado en la plantilla de pasos StoreInRepository tras el paso PrintJobs al flujo de trabajo de impresión de PDF, pero antes del paso RetainCompletedJobs, y guarda el archivo de impresión. El administrador especifica propiedades de trabajo y de documento en el paso StoreInRepository. Las propiedades de trabajo son Nombre de cliente, Personalizado 2 (que almacena la fecha de ciclo), Hora de sometimiento y Flujo de trabajo. Las propiedades de documento son Destinatario de verificación, Número de cuenta y Código postal. El administrador también establece la propiedad Almacenar registros de historial en Sí. El personal de la impresora comercial puede utilizar cualquier combinación de propiedades de trabajo y documento para buscar y recuperar documentos e información sobre su historial de procesamiento.
El departamento de preimpresión utiliza Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar documentos en un archivo PDF y definir propiedades de documento. El personal envía el trabajo al flujo de trabajo de impresión PDF.
Cuando un trabajo completa el paso StoreInRepository, el trabajo y su indicación de fecha y hora de finalización de impresión se almacenan en el repositorio. Tres días después de la ejecución del trabajo, se suprime de la tabla Trabajos.
En agosto de 2014, ocho meses después de la ejecución del trabajo, la impresora comercial recibe una solicitud del banco para que reimprima un documento con el Número de cuenta 1122345687. El supervisor del departamento de impresión busca en el repositorio un documento con el valor DEC2013 para la propiedad Personalizado 2 y el valor 112234568 para la propiedad de documento Número de cuenta. En la tabla Resultados aparece el documento que coincide con dichos valores de propiedad.
El supervisor muestra información detallada acerca del documento. En la pestaña Historial confirma que el documento encontrado es el correcto. A continuación, vuelve a someter el extracto a un flujo de trabajo de reimpresión que sólo tiene pasos relacionados con la impresión.