Scenari di utilizzo per la memorizzazione di documenti per soddisfare le richieste di ristampa

In questo scenario, un'impresa commerciale stampa e invia per posta estratti conti bancari una volta al mese. Quando i clienti chiedono la ristampa del proprio estratto conto, la banca si aspetta che l'impresa sia in grado di rispondere a questa richiesta fino a quattro anni dopo che gli estratti conto sono stati stampati. La banca desidera anche salvare la cronologia di produzione dei lavori memorizzati, per poter verificare se gli estratti conto sono stati stampati al tempo dell'elaborazione del lavoro originale.

Al momento la stampante commerciale esegue 500 lavori al giorno e utilizza l'operazione RetainCompletedJobs nel proprio flusso di lavoro per conservare i lavori per tre giorni. Conservare i lavori oltre tre giorni renderebbe difficili trovarli nella tabella Lavori e potrebbe compromettere le prestazioni del sistema di produzione della stampa. Ad esempio, se la stampante commerciale conservasse i lavori per tre mesi, la tabella Lavori conterrebbe 45.000 lavori.

Un amministratore dell'impresa può creare un contenitore con un periodo di conservazione di quattro anni. L'amministratore a questo punto definisce un oggetto notifica dei record cronologici che registra le informazioni sullo stato dei lavori ogni volta che la proprietà Stato del lavoro corrente diventa Completato. Poi, per minimizzare il numero delle notifiche registrate, imposta una condizione per fare in modo che il record cronologico venga salvato solo quando Operazione corrente corrisponde a PrintJobs.

L'amministratore aggiunge un'operazione basata sul modello di operazione StoreInRepository dopo l'operazione PrintJobs del flusso di lavoro di stampa PDF, ma prima dell'operazione RetainCompletedJobs, quindi stampa il file di stampa. L'amministratore specifica sia le proprietà di lavoro che di documento nell'operazione StoreInRepository. Le proprietà di lavoro sono Nome cliente, Personalizzato 2 (che conserva la data del ciclo), Ora di invio e Flusso di lavoro. Le proprietà di documento sono Destinatario di verifica, Numero di conto e Codice postale. L'amministratore imposta anche la proprietà Memorizza record cronologici su Sì. Il personale dell'impresa commerciale può utilizzare qualsiasi combinazione delle proprietà di lavoro e di documento per cercare e recuperare i documenti e le informazioni sulla loro cronologia di elaborazione.

Il reparto addetto alla prestampa utilizza Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per identificare i documenti in un file PDF e definire le proprietà di documento. Il personale invia, quindi, il lavoro al flusso di lavoro PDF.

Una volta che ha completato l'operazione StoreInRepository, il lavoro e la data e l'ora del completamento vengono memorizzati nel contenitore. Tre giorni dopo che il lavoro è stato eseguito, viene eliminato dalla tabella Lavori.

Ad agosto 2014, otto mesi dopo l'esecuzione di un lavoro, l'impresa commerciale riceve dalla banca la richiesta di ristampare un documento con il Numero di conto 1122345687. Il supervisore del reparto stampa cerca nel contenitore un documento con il valore DIC2013 per la proprietà di lavoro Custom 2 e il valore 112234568 per la proprietà di documento Numero di conto. Nella tabella Risultati è elencato il documento che corrisponde a questi valori delle proprietà.

Il supervisore visualizza le informazioni dettagliate sul documento. Nella scheda Cronologia, verifica che il documento trovato sia quello corretto. A questo punto, invia l'estratto conto a un flusso di lavoro di ristampa che contiene solo operazioni di stampa.

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