Envoi de fichiers par e-mail pendant le traitement d'un travail

Vous pouvez ajouter l'étape SendEmail à un flot de travaux et la configurer pour envoyer un e-mail avec une ou plusieurs pièces jointes. Lorsque le travail atteint cette étape, celle-ci extrait les fichiers demandés, les ajoute à un e-mail sous forme de pièce jointe et envoie cet e-mail aux adresses spécifiées. Si vous définissez la propriété Joindre un fichier ZIP sur Oui, l'étape regroupe toutes les pièces jointes dans un fichier ZIP qu'elle ajoute à l'e-mail.

Vous pouvez utiliser cette fonction dans différents cas :

• Si le flot de travaux utilise un programme de formatage externe pour reformater les travaux, vous pouvez envoyer des pages issues du travail reformaté, vers votre client pour approbation.
• Si votre client souhaite archiver les travaux dans leur propre système, vous pouvez leur envoyer les travaux après leur impression.
• Si vous avez mis en place des contrats de service auprès de vos clients, vous pouvez leur envoyer des notifications (y compris des pages d'exemple issues de travaux), une fois les étapes clés effectuées.

Vous pouvez utiliser le modèle d'étape EmailDocuments pour envoyer des documents PDF individuels à partir du travail, en pièces jointes d'un e-mail. Par exemple, vous pouvez envoyer le relevé de chaque client à une adresse électronique distincte en indiquant la propriété ${Doc.EmailAddress} dans la zone Adresse du destinataire de l'étape. Il peut être utile d'employer les adresses électroniques de chaque client individuel si le travail permet de sortir des documents spécifiques, comme des relevés client ou des mises à jour de police d'assurance.

Pour utiliser l'étape SendEmail ou EmailDocuments, vous devez configurer votre système pour qu'il se connecte à un serveur SMTP. Si vous envoyez les e-mails à partir de deux serveurs de messagerie différents, vous pouvez configurer un Serveur SMTP par défaut et un Autre serveur SMTP pour le système. Lorsque vous ajoutez l'une de ces étapes à un flot de travaux, vous pouvez choisir le serveur SMTP que vous voulez utiliser.