Dateien während der Jobverarbeitung per E-Mail senden

Sie können den Schritt SendEmail zu einem Workflow hinzufügen und ihn so konfigurieren, dass E-Mails mit einem oder mehreren Anhängen versendet werden. Wenn dieser Schritt des Jobs erreicht wird, werden die angeforderten Dateien vom Schritt abgerufen, an eine E-Mail angehängt und an die angegebenen Adressen gesendet. Wenn Sie das Merkmal ZIP-Datei anhängen auf Ja setzen, werden im betreffenden Schritt sämtliche Anlagen als ZIP-Datei gepackt und an die E-Mail angehängt.

Diese Funktion können Sie in verschiedenen Situationen verwenden:

• Wenn für den Workflow ein externes Formatierungsprogramm verwendet wird, um Jobs neu zu formatieren, können Sie Seiten des neu formatierten Jobs zur Genehmigung an Ihren Kunden senden.
• Wenn Ihr Kunde Jobs in seinem eigenen System archivieren möchte, können Sie Jobs nach dem Drucken an ihn senden.
• Wenn Sie Service-Level-Agreements (SLAs) mit Ihren Kunden vereinbart haben, können Sie Benachrichtigungen an die Kunden senden (einschließlich Musterseiten von Jobs), wenn zentrale Schritte abgeschlossen sind.

Sie können mithilfe des Schritts EmailDocuments einzelne PDF-Dokumente aus dem Job als Teil des Workflows als Anhang einer E-Mail versenden. So können Sie beispielsweise die Kontoauszüge jedes Kunden an eine separate E-Mail-Adresse senden, indem Sie das Merkmal ${Doc.EmailAddress} im Feld Empfängeradresse in diesem Schritt festlegen. Das Verwenden individueller Kunden-E-Mail-Adressen ist hilfreich, wenn der Job Ausgaben wie Kunden-Kontoauszüge oder Aktualisierungen von Versicherungspolicen erstellt.

Um entweder den Schritt SendEmail oder EmailDocuments zu verwenden, müssen Sie Ihr System für die Verbindung mit einem SMTP-Server konfigurieren. Wenn Sie einige E-Mails von einem E-Mail-Server und einige von einem anderen E-Mail-Server versenden, können Sie einen Standard- SMTP-Server und einen Alternativen SMTP-Server für das System verwenden. Wenn Sie einen dieser Schritte zu einem Workflow hinzufügen, können Sie wählen, welcher SMTP-Server verwendet wird.