Configuration de la synchronisation manuelle des travaux
- Remarque:
- Les fonctions Vérification automatique et Mise sous pli prennent en charge les équipements qui peuvent scanner des codes-barres pour suivre les documents tout au long des étapes mécaniques telles que la mise sous pli ou le cachetage. Ces fonctions prennent en charge la synchronisation automatique et manuelle. Si vous disposez de la fonction Vérification automatique, suivez les instructions du système d'aide pour configurer la vérification automatique des documents dans les travaux. Si vous disposez de la fonction Mise sous pli, suivez les instructions du système d'aide pour configurer l'utilisation de la mise sous pli.
Pour trouver les documents que vous souhaitez synchroniser, vous pouvez utiliser l'une de ces trois méthodes :
- Vous pouvez entrer les valeurs d'une ou plusieurs propriétés de document permettant
d'identifier chaque document dans un travail. Les propriétés de document peuvent être
fournies par RICOH ProcessDirector (par exemple, Numéro de document, Séquence d'origine ou Séquence de mise sous pli) ou définies en tant que propriétés de document personnalisées (par exemple, Numéro de compte client).
Les propriétés de document que vous utilisez doivent être des propriétés de base de données et non des propriétés limitées.
- Vous pouvez entrer une plage de valeurs pour la propriété de document Séquence de mise sous pli.
- Vous pouvez scanner un code-barres sur un document à l'aide d'un scanner portatif relié à votre ordinateur. Pour utiliser cette méthode, vous devez définir un format de code-barres comprenant la propriété de document qui identifie chaque document dans un travail.
Avant de pouvoir utiliser les valeurs des propriétés de document ou des codes-barres pour synchroniser les documents, vous devez configurer l'utilisation des documents dans les travaux. Pour plus d'informations, consultez le système d'aide.
- En option: Si vous souhaitez utiliser des codes-barres pour synchroniser les documents, créez
un format de code-barres.
Le format du code barres identifie les valeurs du document et du travail dans le code barres. Pour plus d'informations, consultez la tâche associée décrivant la création de formats de code-barres.
- Cliquez sur l'onglet Flot de travaux.
- Cliquez sur le nom du flot de travaux à modifier.Si vous modifiez l'exemple de flot de travaux EnhancePDFDocuments, le flot de travaux figurant à la fin de cette procédure présente les résultats.
- En option: Désactivez le flot de travaux en cliquant sur le commutateur à gauche du nom du flot
de travaux. Si vous ne désactivez pas le flot de travaux pendant que vous le modifiez, les travaux qui l'utilisent continuent à suivre les étapes de la procédure. Lorsque vous enregistrez, le flot de travaux est momentanément désactivé, puis il est activé à nouveau. Les travaux qui sont en cours de traitement dans le flot de travaux pourraient passer à l'état d'erreur.
- Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape CreateReprints après l'étape Synchroniser. Pour la propriété Flot de travaux de réimpression :
- Sélectionnez Non défini si vous souhaitez que le travail enfant créé pour les réimpressions recommence dans le même flot de travaux.
- Sélectionnez le nom d'un flot de travaux différent si vous voulez que le travail enfant créé pour les réimpressions passe à la première étape dans ce flot de travaux.
- Assurez-vous que le travail d'origine reste dans le système jusqu'à ce que les travaux
de réimpression soient terminés, ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape WaitForRelatedJobs. Placez l'étape avant l'étape RetainCompletedJobs.La durée de conservation ne commence pas pour aucun des travaux jusqu'à tous les documents du travail d'origine aient été comptabilisés dans le processus de synchronisation.
- Si le flot de travaux ne contient pas d'étape basée sur le modèle d'étape WriteDocumentsToDatabase, procédez comme suit :
- Dans un flot de travaux qui traite des fichiers PDF, ajoutez cette étape après l'étape IdentifyPDFDocuments, mais avant l'étape BuildPDFFromDocuments.
- Dans un flot de travaux qui traite des fichiers AFP, ajoutez cette étape après l'étape IdentifyDocuments, mais avant l'étape BuildAFPFromDocuments.
- Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape SetPropertiesForReconcile après l'étape WriteDocumentsToDatabase et après toute étape modifiant la position des documents dans le travail. Ajoutez
l'étape avant l'étape BuildPDFFromDocuments ou BuildAFPFromDocuments.
L'étape SetPropertiesForReconcile définit la propriété Séquence de mise sous pli pour chaque document d'un travail. Une fois la valeur définie, l'opérateur peut l'utiliser dans la boîte de dialogue Synchroniser le travail pour trouver des documents à synchroniser lorsque le travail atteint l'étape Synchroniser.
Par exemple, l'opérateur peut sélectionner Par plage dans la boîte de dialogue Synchroniser le travail et indiquer une plage de valeurs de Séquence de mise sous pli. Il peut également sélectionner Par propriétés et indiquer une valeur de Séquence de mise sous pli.
- En option: Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape SetDocPropsFromConditions avant les étapes WriteDocumentsToDatabase et Synchroniser.
Définissez la propriété Fichier de conditions de propriété avec le chemin du répertoire et le nom d'un fichier séparé par des virgules (CSV) que vous aurez créé à l'aide d'un éditeur de texte. Par exemple, définissez la valeur de la propriété sur
/aiw/aiw1/testfiles/ReconcileProperties.csvsous Linux, ou surC:\aiw\aiw1\testfiles\ReconcileProperties.csvsous Windows.Par défaut, la valeur Action de chaque document d'un travail est Non défini. L'opérateur doit attribuer à chaque document une valeur Action demandée ( OK, Réimprimer ou Extraire) pour terminer le processus de synchronisation manuelle. Pour un travail comportant des milliers de documents, l'opérateur doit définir la valeur Action demandée sur OK pour chaque document imprimé correctement. La façon la plus rapide de synchroniser le travail consiste à définir la valeur Action demandée de tous les documents sur OK. Ensuite, l'opérateur redéfinit la valeur Action demandée de documents spécifiques sur Réimprimer ou sur Extraire. Pour que l'opérateur ne perde pas de temps à définir manuellement la valeur Action demandée sur OK pour tous les documents, vous pouvez utiliser une étape SetDocPropsFromConditions afin de définir automatiquement la valeur Action sur OK. Ensuite, l'opérateur peut immédiatement définir la valeur Action demandée de documents spécifiques sur Réimprimer ou sur Extraire.
Voici un exemple de contenu d'un fichier de conditions de propriété qui définit la valeur de la propriété Action de tous les documents du travail sur OK :
- Doc.OriginalSequence,Doc.Insert.Disposition>=1,OK
- En option: Si vous souhaitez envoyer les travaux enfant créés pour réimpression à un flot de
travaux uniquement destiné à l'impression, indiquez ce dernier en tant que Flot de travaux de réimpression à l'étape CreateReprints.Si vous souhaitez traiter les flots de travaux enfant créés pour réimpression au sein même de ce flot de travaux, ajoutez une branche :
- Commencez la nouvelle branche par une étape basée sur le modèle d'étape BuildPDFFromDocuments ou BuildAFPFromDocuments.
- Ajoutez un connecteur de l'étape SetDocPropsFromTextFile à la nouvelle étape BuildPDFFromDocuments ou BuildAFPFromDocuments.
- Définissez la règle suivante sur le connecteur :
- Nom de la règle : Reprint
- Ordre d'exécution : 1
- Appliquer tout ou partie des conditions suivantes : ET
- Condition 1 : Nombre de documents >0
- Condition 2 : Nombre de documents créés <1
- Récapitulatif : Job.Doc.DocumentCount > ‘0’ AND Job.Doc.CreatedDocumentCount < ‘1’
- Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape SetDocPropsFromConditions après l'étape BuildPDFFromDocuments ou BuildAFPFromDocuments.
- Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape UpdateDocumentsInDatabase après l'étape SetDocPropsFromConditions.
- Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape SetPropertiesForReconcile après l'étape UpdateDocumentsInDatabase.
- Connectez l'étape SetPropertiesForReconcile à l'étape située après l'étape BuildPDFFromDocuments ou BuildAFPFromDocuments dans la branche d'origine.
Par exemple, connectez l'étape SetPropertiesForReconcile à l'étape CountPages.
- Enregistrez le flot de travaux et activez-le.
- Testez le flot de travaux.
Lorsqu'un travail entre dans le flot de travaux, il est traité normalement jusqu'à ce qu'il atteigne l'étape Synchroniser, où il passe à l'état Attente de synchronisation. L'opérateur clique alors avec le bouton droit sur le travail dans la table Travaux et sélectionne Synchroniser. La valeur Action de tous les documents du travail n'est définie que si une étape SetDocPropsFromConditions définit la propriété Action sur une autre valeur, par exemple OK.
L'opérateur trouve tous les documents à réimprimer et définit leur valeur Action demandée sur Réimprimer. Lorsque tous les documents ont une valeur Action demandée, l'opérateur clique sur OK.
Le travail passe à l'étape CreateReprints. Cette étape crée un travail enfant contenant tous les documents à réimprimer et l'envoie au flot de travaux désigné pour la réimpression.
Les illustrations ci-dessous présentent le modèle de flot de travaux sous forme de phases.
