Configuration de la fonction Archive

In this section:

1. Exécution de l'échantillon de flot de travaux Archive
   La fonction Archive fournit un échantillon de flot de travaux que vous pouvez examiner et exécuter afin d'en comprendre le fonctionnement. Celui-ci comprend un référentiel, une unité d'entrée de dossier prioritaire avec fichier PDF pré-soumis, une notification d'enregistrement d'historique qui vous est fournie et un flot de travaux incluant l'étape StoreInRepository.
2. Planification de la conservation des données des travaux et documents
   Avant de configurer la fonction Archive, vous devez déterminer la meilleure façon de configurer les référentiels qui contiendront les données des travaux et documents que vous souhaitez y stocker.
3. Optimisation des performances de recherche et de stockage
   La configuration de Archive peut être modifiée de façon à optimiser les performances de recherche et de stockage en fonction des ressources du serveur.
4. Création de référentiels
   Vous avez la possibilité de créer des référentiels qui contiendront les données des documents et des travaux que vous souhaitez stocker pour pouvoir éventuellement les récupérer ultérieurement et les soumettre en tant que nouveau travail. Vous pouvez créer plusieurs référentiels qui seront destinés à stocker les données de vos travaux et documents pendant des durées différentes ou dont les données seront accessibles à différents groupes d'utilisateurs.
5. Définition des notifications d'enregistrement d'historique
   Vous pouvez utiliser des notifications pour créer des enregistrements à conserver dans le cadre de l'historique des travaux. Vous pouvez définir des notifications d'enregistrement d'historique pour capturer l'horodatage des changements d'état d'un travail à mesure que ce travail est traité dans le flot de travaux.
6. Amélioration des fichiers PDF pour Archive
   Utilisez le Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour améliorer les modèles de fichier PDF et pouvoir ainsi stocker les documents ou leurs informations d'historique dans un référentiel.
7. Amélioration des fichiers AFP pour Archive
   La plupart des fichiers AFP qui sont soumis à RICOH ProcessDirector doivent être améliorés avant que vous puissiez stocker les documents ou leurs informations d'historique de traitement dans des fichiers AFP d'un référentiel.
8. Création d'un fichier de propriétés associées
   Vous pouvez créer un fichier de propriétés associées pour spécifier une ou plusieurs propriétés qui sont associées à un travail mais sont par ailleurs des propriétés d'autres objets. Lors de l'exécution d'une étape basée sur le modèle StoreInRepository, ces propriétés et leurs valeurs sont stockées dans un référentiel avec les données de travail et de document. Vous pouvez par exemple stocker le modèle de l'imprimante requise pour un travail ou la couleur de support spécifiée pour l'impression de ce travail.
9. Flots de travaux stockant les travaux et documents dans un référentiel
   Il est possible de créer des flots de travaux dans la fonction d'archivage pour stocker des travaux, des documents, des propriétés, des informations d'historique ou une combinaison de ces différentes entités dans un ou plusieurs référentiels. Les étapes de flot de travaux basées sur le modèle StoreInRepository sont utilisées pour stocker les fichiers et les données.

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