Envoi de documents par e-mail pendant le traitement d'un travail

Vous pouvez envoyer par e-mail des documents PDF en ajoutant une étape basée sur le modèle d'étape WriteJobReport à un flot de travaux.

Vous devez fournir une adresse e-mail pour chaque document et stocker l'adresse e-mail dans une propriété de document. Vous pouvez utiliser la propriété de document Doc.EmailAddress ou définir une propriété de document personnalisée dans le fichier docCustomDefinitions.xml. Après avoir défini une propriété de document personnalisée, exécutez l'utilitaire docCustom et mettez à jour la fonction Propriétés de document personnalisées.

  • Si chaque document contient l'adresse e-mail du destinataire du document, vous pouvez utiliser la fonction Définir la propriété de document dans Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour indiquer les données d'adresse e-mail que vous souhaitez extraire de chaque document d'un travail.
  • Si la fonction Gestion des préférences est installée, vous pouvez mapper les adresses e-mail d'un fichier externe sur la propriété de document de chacun des documents du travail.

Vous devez disposer d'un serveur SMTP installé et configuré pour permettre à RICOH ProcessDirector d'envoyer des e-mails. RICOH ProcessDirector permet de vous connecter à deux serveurs SMTP. Vous pouvez utiliser les propriétés du serveur SMTP par défaut pour vous connecter à un serveur SMTP interne et les propriétés du serveur SMTP de remplacement pour vous connecter à un fournisseur de services de messagerie électronique.

Pour configurer RICOH ProcessDirector pour l'envoi de documents par e-mail pendant le traitement du travail, procédez comme suit :
  1. Faites une copie d'un flot de travaux existant ou créez un nouveau flot de travaux.
  2. Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape EmailDocuments au flot de travaux après l'étape BuildPDFFromDocuments et avant toute étape qui réorganise les documents au niveau du travail, telle que ReversePDFPageOrder ou PreparePDFOutputForFinishing.
    Vous pouvez placer l'étape EmailDocuments après les étapes qui réorganisent les documents au niveau du document, telles que GroupDocuments, SortDocuments et SplitDocuments.

    Pour les travaux qui envoient par e-mail et impriment des documents, voici un ordre d'étape courant :

    • IdentifyPDFDocuments
    • SortDocuments
    • BuildPDFFromDocuments
    • EmailDocuments
    • PreparePDFOutputForFinishing
    • PrintJobs

    Si vous ajoutez une étape pour conserver une copie du fichier de travail dans le répertoire spoule à utiliser pour extraire les documents à envoyer par e-mail, vous pouvez placer l'étape EmailDocuments après une étape qui réorganise les documents au niveau du travail. Par exemple, vous pouvez placer une étape basée sur le modèle d'étape SnapshotJobFile après l'étape BuildPDFFromDocuments et avant l'étape qui réorganise les documents :

    • IdentifyPDFDocuments
    • SortDocuments
    • BuildPDFFromDocuments
    • SnapshotJobFile
    • PreparePDFOutputForFinishing
    • PrintJobs
    • EmailDocuments

      Important:
    • Si vous ne suivez pas ces recommandations de positionnement d'étape, l'étape EmailDocuments pourrait envoyer un document à la mauvaise adresse e-mail sans enregistrer d'erreur.

  3. Connectez l'étape aux autres étapes du flot de travaux.
    Si vous souhaitez imprimer des documents et en envoyer d'autres par e-mail, ajoutez un traitement conditionnel au flot de travaux ou créez des flots de travaux enfant.

    Par exemple, vous pouvez :

    • Ajouter un traitement conditionnel pour des travaux parent et enfant au début d'un flot de travaux (par exemple, après une étape SetJobPropsFromTextFile). Définir une règle pour la branche qui reçoit les travaux parent : Numéro du travail Unlike *.*. Les travaux enfant, qui comportent une décimale dans leur numéro de travail, sont envoyés à la branche pour les travaux enfant.
    • Définir une propriété de document Doc.Custom.EmailPreference comportant les valeurs Oui et Non.
    • Utiliser une étape basée sur le modèle d'étape GroupDocuments pour grouper les documents en fonction de la valeur de la propriété de document Doc.Custom.EmailPreference.
    • Utiliser une étape basée sur le modèle d'étape CreateJobsFromDocuments pour créer un travail enfant distinct pour chaque groupe.
    • Utiliser une étape basée sur le modèle d'étape SetDocPropsFromConditions au début de la branche pour les travaux enfant. L'étape affecte une valeur à une propriété de travail en fonction de la valeur de la propriété de document Doc.Custom.EmailPreference.

      Le fichier de conditions de propriété peut définir la valeur de la propriété de travail Personnalisé1 (nom de propriété de base de données Job.Info.Attr1) sur envoyer par e-mail ou imprimer : 

      Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1
=Yes,email
=No,print

    • Envoyez les travaux enfant à des branches d'envoi par e-mail et d'impression distinctes de la branche des travaux enfant en définissant des règles sur les branches :
      • Personnalisé1 = envoyer par e-mail pour la branche comprenant l'étape EmailDocuments.
      • Personnalisé1 = imprimer pour la branche comprenant l'étape PrintJobs.

  4. Indiquez les valeurs de propriété pour l'étape EmailDocuments :
    1. Définissez une valeur pour la propriété Adresse du destinataire.
      Par exemple, vous souhaitez envoyer chaque document à l'adresse e-mail de la propriété de document Doc.EmailAddress. Définissez la valeur sur ${Doc.EmailAddress}.
    2. Définissez une valeur pour la propriété Type de serveur SMTP.
      Par exemple, vous souhaitez envoyer des documents à un serveur SMTP qui a été configuré avec les propriétés Autre serveur SMTP. Définissez la valeur sur Autre.
    3. Définissez la propriété Joindre un document sur Oui.
    4. Définissez une valeur pour la propriété Fichier source de la pièce jointe.
      Exemples :
      • Vous souhaitez joindre un document du fichier PDF en cours dans le répertoire spoule du travail. Utilisez la valeur par défaut : ${getFileName(print,pdf,read)}.
      • Vous souhaitez joindre un document d'un fichier PDF que vous avez enregistré avec une étape SnapshotJobFile. Si vous définissez la valeur de la propriété Snapshot file descriptor de l'étape SnapshotJobFile sur envoyer par e-mail, utilisez la valeur suivante : ${getFileName(email,pdf,read)}.
    5. Définissez une valeur pour la propriété Objet, la propriété Message ou les deux.
      Par exemple, vous avez extrait le nom de client de chaque document en définissant une propriété de document Doc.Custom.CustomerName. Vous pouvez définir la valeur de chaque propriété sur Relevé bancaire pour norme ${Doc.Custom.CustomerName}.
    6. Tapez ou éditez des valeurs pour toutes les autres propriétés facultatives que vous envisagez d'utiliser.
  5. Une fois votre flot de travaux enregistré et activé, testez le flot de travaux pour vérifier qu'il fonctionne correctement :
    1. Créez un travail de test avec un petit nombre de documents. Ils doivent comporter des adresses e-mail valides que vous souhaitez utiliser pour le test.
    2. Envoyez le travail via le flot de travaux et assurez-vous que le bon document est envoyé à chaque adresse e-mail.
Lorsque l'étape EmailDocuments envoie un document au serveur SMTP, elle définit la valeur de propriété E-mail créé sur Oui dans le fichier de propriétés de document. Si l'étape n'envoie pas de document, elle définit la valeur de propriété sur Non.
    Remarque:
  • RICOH ProcessDirector ne reçoit pas d'informations du serveur SMTP sur l'envoi d'e-mails ou la livraison réussie aux destinataires.

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