Scénario d'envoi par e-mail de documents aux clients
L'atelier d'impression utilise Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour identifier les relevés comme des documents individuels dans le fichier PDF en production pour chaque travail. Les données de chaque relevé comprennent le nom et l'adresse e-mail du client.
Pour modifier le flot de travaux afin qu'il imprime et envoie par e-mail les relevés, un administrateur de l'atelier d'impression configure RICOH ProcessDirector pour prendre en charge le nouveau traitement.
L'administrateur :
- Configure RICOH ProcessDirector pour envoyer des documents à un serveur SMTP externe du fournisseur de services de messagerie électronique. La configuration implique la définition de valeurs pour les propriétés Autre serveur SMTP.
- Définit une propriété de document personnalisée, Doc.Custom.CustomerName, dans le fichier
docCustomDefinitions.xml, exécute l'utilitaire docCustom et met à niveau la fonction Propriétés de document personnalisées. - Charge les propriétés RICOH ProcessDirector de document mises à jour dans le Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.
- Utilise la fonction Définir la propriété de document dans le plug-in pour indiquer les données à extraire de chaque document par deux
propriétés de document dans le fichier PDF du travail :
- Doc.EmailAddress extrait l'adresse e-mail du client.
- Doc.Custom.CustomerName extrait le nom du client.
- Enregistre les deux définitions de propriétés de document dans le fichier de contrôle qui identifie les relevés comme des documents individuels.
- Ajoute l'étape EmailDocuments au flot de travaux et définit les valeurs des propriétés de l'étape :
- La valeur de la propriété Adresse du destinataire est ${Doc.EmailAddress}.
- La valeur de la propriété Ligne d'objet est Relevé pour ${Doc.Custom.CustomerName}.
- La valeur de la propriété Message est Sauvez des arbres en recevant vos relevés par voie électronique !
- La valeur de la propriété Joindre un document est Oui.
- La valeur de la propriété Nom de la pièce jointe est ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
- Envoie un fichier PDF au fournisseur de services de messagerie électronique pour chaque relevé client du travail.
- Imprime un relevé pour chaque client.
Le fournisseur de services envoie à chaque client leur relevé par e-mail. Une cliente s'appelant Anita Doe reçoit l'e-mail suivant :
À : Anita.Doe@mymail.com Objet : Déclaration pour Anita Doe Pièce jointe : Anita Doe.pdf __________________________________________________ Sauvez des arbres en recevant vos relevés par voie électronique !
Après avoir reçu un relevé imprimé par courrier et un relevé au format PDF par e-mail, chaque client peut décider de recevoir les futurs relevés par courrier ou par e-mail.