Caso de ejemplo de uso para enviar documentos por correo electrónico a los clientes
La imprenta usa Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar los extractos como documentos individuales en el archivo PDF de producción de cada trabajo. Los datos de cada extracto incluyen el nombre del cliente y la dirección de correo electrónico.
Para cambiar el flujo de trabajo para que imprima extractos y los envíe por correo electrónico, un administrador de la imprenta configura RICOH ProcessDirector para que soporte el nuevo proceso.
El administrador hace lo siguiente:
- Configura RICOH ProcessDirector para enviar documentos a un servidor SMTP externo en el proveedor de servicios de correo electrónico. La configuración implica el establecimiento de valores para las propiedades Servidor SMTP alternativo.
- Define una propiedad de documento personalizada, Doc.Custom.CustomerName, en el archivo
docCustomDefinitions.xml, ejecuta la utilidad docCustom y actualiza la característica Propiedades de documento personalizadas. - Carga las propiedades de documento de RICOH ProcessDirector actualizadas a Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
- Usa la función Definir propiedad de documento del plug-in para especificar los datos que dos propiedades de documento extraen de
cada documento en el archivo PDF para el trabajo:
- Doc.EmailAddress extrae la dirección de correo electrónico del cliente.
- Doc.Custom.CustomerName extrae el nombre del cliente.
- Guarda las dos definiciones de propiedades de documento en el archivo de control que identifica los extractos como documentos individuales.
- Añade el paso EmailDocuments al flujo de trabajo y establece los valores de las propiedades del paso:
- El valor de Dirección del destinatario es ${Doc.EmailAddress}.
- El valor de Línea de asunto es Extracto para ${Doc.Custom.CustomerName}.
- El valor de Mensaje es Reciba extractos electrónicos para salvar árboles
- El valor de Adjuntar documento es Sí.
- El valor de Nombre del documento adjunto es ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
- Envía un archivo PDF al proveedor de servicios de correo electrónico para cada extracto de cliente del trabajo.
- Imprime un extracto para cada cliente.
El proveedor de servicios envía el extracto por correo electrónico a cada cliente. Un cliente de nombre Anita Doe recibe este mensaje de correo electrónico:
Para: Anita.Doe@mymail.com Asunto: Extracto para Anita Doe Archivo adjunto: Anita Doe.pdf __________________________________________________ Reciba extractos electrónicos para salvar árboles
Después de recibir un extracto impreso por correo postal y un extracto en PDF por correo electrónico, cada cliente puede decidir si desea recibir los extractos futuros por correo postal o por correo electrónico.