Traitement de travaux avec des fichiers PDF chiffrés

La plupart des étapes ne permettent pas de traiter des fichiers chiffrés. Dès lors, vous devez déchiffrer le fichier avant la première étape du flot de travaux nécessitant d'ouvrir le fichier PDF. Pour déchiffrer un fichier PDF, utilisez une étape basée sur le modèle d'étape DecryptPDF.

Lorsque vous chiffrez un fichier PDF, vous pouvez spécifier un ou deux mots de passe. Le Mot de passe de propriétaire est le mot de passe principal. Il déverrouille complètement le fichier, de sorte que le destinataire puisse le lire, renseigner les champs du formulaire, et même modifier le contenu du fichier. Les étapes RICOH ProcessDirector nécessitent le même niveau d'accès que celui fourni par le Mot de passe de propriétaire lors du traitement des travaux, car elles apportent souvent des modifications à ces fichiers PDF.

Le Mot de passe utilisateur est un mot de passe plus limité. Il déverrouille le fichier de sorte qu'il puisse être lu, mais en aucun cas modifié. Ce mot de passe n'est nécessaire que si les deux conditions suivantes sont vérifiées :

• Le destinataire doit entrer un mot de passe pour ouvrir le fichier afin de le lire.
• Le destinataire ne doit pas être autorisé à modifier le document, par exemple, en remplissant des formulaires ou en modifiant son contenu.

Si le fichier ne contient pas d'informations sécurisées, vous pouvez le chiffrer afin qu'il puisse être ouvert sans mot de passe, mais que le Mot de passe de propriétaire soit nécessaire pour les fonctions de modification.

Pour déchiffrer un fichier PDF, vous devez utiliser le Mot de passe de propriétaire défini lors de la création du fichier. Déterminez avec votre client la meilleure façon de gérer ces mots de passe. Vous pouvez choisir d'utiliser le même mot de passe pour chaque fichier PDF soumis par un client. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer la valeur du Mot de passe de propriétaire dans l'étape DecryptPDF, sans mise à jour.

Vous pouvez aussi choisir de définir un mot de passe différent pour chaque fichier PDF soumis. Si le mot de passe change pour chaque travail, vous devez prévoir un moyen pour que l'opérateur puisse saisir le mot de passe pour chaque travail. Vous pouvez ajouter une étape manuelle au flot de travaux, avant l'étape DecryptPDF, et la nommer EnterOwnerPassword, par exemple. Au cours du traitement, le travail s'arrête à cette étape. L'opérateur peut ouvrir le bloc-notes des propriétés de travail et saisir le Mot de passe de propriétaire dans l'onglet Enhance PDF. Il peut ensuite terminer l'étape manuelle puisque le mot de passe est disponible lors de l'exécution de l'étape DecryptPDF.

Le Mot de passe de propriétaire peut également être soumis dans un fichier de substitution avec d'autres propriétés de travail. Cependant, cette méthode n'est pas recommandée car elle n'est pas sécurisée.