Einsatzszenario für das Senden von Dokumenten an Kunden per E-Mail
Die Druckerei verwendet RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat dazu, die Kontoauszüge als individuelle Dokumente in der Produktions-PDF-Datei für jeden Job zu identifizieren. Die in jedem Kontoauszug enthaltenen Daten umfassen den Kundennamen und die E-Mail-Adresse.
Um den Workflow so zu ändern, dass er Kontoauszüge sowohl druckt als auch per E-Mail sendet, konfiguriert ein Administrator in der Druckerei RICOH ProcessDirector dafür, den neuen Prozess zu unterstützen.
Der Administrator:
- Konfiguriert RICOH ProcessDirector dafür, Dokumente zu einem externen SMTP-Server beim E-Mail-Diensteanbieter zu senden. Die Konfiguration umfasst das Festlegen von Werten für die Merkmale Alternativer SMTP-Server.
- Definiert ein angepasstes Dokumentmerkmal namens Doc.Custom.CustomerName in der Datei
docCustomDefinitions.xml, führt das Dienstprogramm docCustom aus und aktualisiert das Feature Custom Document Properties. - Die aktualisierten RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat laden.
- Verwendet die Funktion Dokumentmerkmal definieren im Plugin dazu, die Daten festzulegen, die die zwei Dokumentmerkmale aus jedem Dokument
in der PDF-Datei für den Job extrahieren:
- Doc.EmailAddress extrahiert die E-Mail-Adresse des Kunden.
- Doc.Custom.CustomerName extrahiert den Kundennamen.
- Speichert die zwei Dokumentmerkmaldefinitionen in der Steuerdatei, die die Kontoauszüge als individuelle Dokumente identifiziert.
- Fügt den Schritt EmailDocuments zum Workflow hinzu und legt Werte für die Schrittmerkmale fest:
- Empfängeradresse hat den Wert ${Doc.EmailAddress}.
- Betreffzeile hat den Wert Kontoauszug für ${Doc.Custom.CustomerName}.
- Nachricht hat den Wert Retten Sie Bäume, indem Sie Ihre Kontoauszüge auf elektronischem Weg erhalten!
- Dokument anhängen hat den Wert Ja.
- Name des Anhangs hat den Wert ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
- Sendet dem E-Mail-Diensteanbieter für jeden Kundenkontoauszug im Job eine PDF-Datei.
- Druckt für jeden Kunden einen Kontoauszug.
Der Diensteanbieter sendet jedem Kunden per E-Mail seinen Kontoauszug zu. Eine Kundin namens Martha Mustermann erhält folgende E-Mail:
An: Anita.Doe@mymail.com Betreff: Stellungnahme für Anita Doe Anhang: Martha.Mustermann.pdf __________________________________________________ Retten Sie Bäume, indem Sie Ihre Kontoauszüge auf elektronischem Weg erhalten!
Nach dem Erhalt eines gedruckten Kontoauszugs per Post und eines PDF-Kontoauszugs per E-Mail kann jeder Kunde entscheiden, ob er zukünftige Kontoauszüge per Post oder per E-Mail erhalten möchte.