Remplacement de formulaires préimprimés
Pour chacun de vos papiers préimprimés, associez une page PDF représentant l'équivalent électronique des données préimprimées sur chaque côté d'un objet de support. Le travail entrant demande le support pour le travail ou pour les pages du travail sélectionnées, par son nom. Une étape du flot de travaux combine les données de la page PDF avec celles du travail afin de créer un fichier d'impression qui peut être imprimé sur du papier ordinaire.
Les propriétés de formulaire électronique des objets de support ne sont utilisées que lorsque les travaux passent par l'étape qui combine les formulaires électroniques avec les données de travail. Vous pouvez utiliser les mêmes objets de support pour imprimer des travaux sur des papiers préimprimés lorsque les travaux ne passent pas par cette étape.
Vous pouvez traiter les travaux prêts à utiliser des formulaires électroniques et ceux qui ne sont pas prêts, dans un seul flot de travaux, en les soumettant via deux branches :
- Les travaux qui sont prêts à utiliser des formulaires électroniques passent par une branche contenant l'étape qui combine les formulaires électroniques avec les données de travail.
- Les travaux qui ne sont pas prêts passent par une branche qui ne contient pas cette étape.
Les branches recherchent une propriété de travail, telle que Personnalisé1. Vous affectez à la propriété une valeur pour les travaux prêts à utiliser les formulaires électroniques et une autre valeur pour les travaux qui ne sont pas prêts.
Grâce aux branches de votre flot de travaux, vous pouvez utiliser des formulaires électroniques pour réduire ou supprimer votre stock de papiers préimprimés, à votre propre rythme. Vous pouvez, par exemple, sélectionner le papier préimprimé que vous êtes sur le point de réorganiser ou celui le plus onéreux, pour commencer à passer aux formulaires électroniques.
Conditions préalables
La fonction Remplacement de formulaires préimprimés nécessite la fonction Prise en charge document PDF. Si vous installez la fonction Prise en charge AFP, la fonction Remplacement de formulaires préimprimés vous permet également d'insérer des formulaires PDF dans les travaux AFP.
Modèles d'étape
Remplacement de formulaires préimprimés fournit les modèles d'étape CombinePDFWithForm et CombineAFPWithForm. Les étapes basées sur ces modèles d'étape combinent des formulaires électroniques avec les données figurant dans des fichiers PDF ou AFP, respectivement.
- Remarque:
- Le modèle d'étape CombineAFPWithForm est disponible lorsque les fonctions Remplacement de formulaires préimprimés et Prise en charge AFP sont installées.
Propriétés de formulaire électronique pour les objets de support
Pour définir des formulaires électroniques pour un objet de support, vous utilisez la section Formulaire électronique du bloc-notes de propriétés de support.
Les propriétés Recto du formulaire et Verso du formulaire vous permettent de créer un formulaire électronique à partir d'une page d'un fichier PDF. Vous pouvez créer un formulaire électronique pour le recto du support, le verso ou les deux. Lorsque les étapes CombinePDFWithForm ou CombineAFPWithForm traitent les travaux ou les pages qui exigent un support avec des valeurs pour ces propriétés, l'étape concernée combine les formulaires avec les données.
La propriété Nom du support pour l'impression indique à RICOH ProcessDirector le nom du support à utiliser pour planifier le travail, et pour imprimer le travail ou les pages qui exigent ce support. Les valeurs de propriété vous offrent les choix suivants :
- Remplacer le nom du support demandé pour le travail par un nouveau nom.
- Conserver le nom d'origine.
- Supprimer le nom afin que le support par défaut de l'imprimante soit utilisé.
Les valeurs de la propriété Nom du support pour l'impression vous permettent d'implémenter Remplacement de formulaires préimprimés dans votre processus d'impression, sans avoir à reformer vos opérateurs ou à modifier les données échangées avec d'autres applications. Par exemple :
- L'objet de support Formulaire1240 a été créé pour un formulaire préimprimé sur du papier blanc. Après avoir associé des formulaires électroniques à l'objet de support, vous souhaitez que l'étape CombinePDFWithForm ou CombineAFPWithForm supprime le nom du support Formulaire1240 lorsque les travaux ou les pages exigent le support Formulaire1240. Définissez la valeur de la propriété Nom du support pour l'impression sur Aucun. RICOH ProcessDirector imprime les travaux ou les pages sur le papier qui est défini comme support par défaut sur l'imprimante.
- L'objet de support Formulaire1400 a été créé pour un formulaire préimprimé sur du papier bleu. Après avoir associé des formulaires électroniques à l'objet de support, vous souhaitez que l'étape remplace le nom du support Formulaire1400 par Lettre Bleu lorsque les travaux ou les pages exigent le support Formulaire1400. Définissez la valeur de la propriété Nom du support pour l'impression sur Sélectionné, puis choisissez Lettre Bleu. RICOH ProcessDirector imprime les travaux ou les pages sur le papier Lettre Bleu.
- L'objet de support Formulaire 2010 a été créé pour un formulaire préimprimé sur du papier bond de haute qualité. Après
avoir associé des formulaires électroniques à l'objet de support, vous souhaitez que
l'étape conserve Formulaire 2010 comme nom de support lorsque les travaux ou les pages exigent le support Formulaire 2010.
Définissez la valeur de la propriété Nom du support pour l'impression sur Nom actuel. Formulaire 2010 est conservé comme un nom de support dans le catalogue de l'imprimante. Les opérateurs chargent du papier bond de haute qualité (sans données préimprimées) pour les travaux qui exigent le support Formulaire 2010.
Lorsque vous choisissez une valeur pour la propriété Nom du support pour l'impression, tenez compte des besoins de votre système d'information de gestion (SIG). Décidez comment vous souhaitez suivre et facturer le support.