Archive

La fonction se compose de quatre parties principales :

• Un nouvel objet de référentiel et deux nouveaux modèles d'étape.

• Un nouveau type d'objet de notification.

Conditions préalables

Pour utiliser la fonction Archive, installez d'abord une fonction prenant en charge le traitement de documents :

• Pour les fichiers PDF, installez la fonction Prise en charge document PDF.

• Pour les fichiers AFP, installez la fonction Prise en charge AFP.

Nouvel objet de référentiel

Les objets de référentiel contiennent les données des documents et des travaux, ainsi que l'historique de traitement des travaux que vous voulez stocker pour pouvoir éventuellement les récupérer ultérieurement, notamment pour les soumettre en tant que nouveau travail. Lorsque vous récupérez les informations, vous pouvez afficher le travail, le soumettre à nouveau ou revoir les informations détaillées le concernant ainsi que son historique de production. Vous pouvez créer plusieurs référentiels, dotés chacun d'une durée de conservation unique. Chacun des référentiels peut être situé sur le système local ou sur un lecteur monté n'importe où sur votre réseau. Pour contrôler qui peut récupérer des fichiers dans le référentiel, vous pouvez associer le référentiel et ses utilisateurs à un emplacement spécifique.

Notifications d'enregistrement d'historique

La fonction Archive ajoute un nouveau type d'objet de notification nommé notification d'enregistrement d'historique. Ces objets surveillent le système pour détecter les changements intervenant sur la propriété État actuel du travail. Lorsque cette propriété change de valeur, la notification d'enregistrement d'historique capture le nouvel état, l'horodatage, ainsi que le niveau auquel se trouve le travail (flot de travaux, phase et étape). Ces informations peuvent ensuite être stockées dans le référentiel.

Grâce aux informations capturées par l'objet de notification d'enregistrement d'historique, vous pouvez enregistrer le calendrier de production du travail de façon à pouvoir répondre aux questions concernant le traitement de ce travail et de ses documents.

Nouveaux modèles d'étape

Archive ajoute le modèle d'étape StoreInRepository. Une étape basée sur ce modèle stocke dans un référentiel une copie de tout fichier sélectionné par la propriété Fichier à stocker, avec les propriétés de travail et de document que vous avez spécifiées. Les propriétés de travail et de document que vous sélectionnez pour les stocker avec le fichier peuvent être utilisées pour récupérer ce travail ou ce document.

Vous pouvez également utiliser la propriété Stocker les enregistrements d'historique pour que l'étape stocke les enregistrements d'historique générés pour ce travail par un ou plusieurs objets de notification d'enregistrement d'historique.

Archive ajoute également le modèle d'étape ExportFromRepository. Une étape basée sur ce modèle vous permet d'exporter des propriétés stockées dans un référentiel vers un fichier CSV (délimité par des virgules).