文書を顧客に E メールで送信する使用シナリオ
このシナリオでは、印刷所は、PDF ファイルとして受信可能な書類を受信する顧客を表示することを望んでいます。印刷所は、顧客の書類を印刷するだけでなく、すべての書類を
PDF ファイルとして E メールサービスプロバイダーに送信できるように、PDF ワークフローを変更します。サービスプロバイダーは、書類を顧客に E メールで送信します。
印刷所は RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat を使用して、各ジョブの実働 PDF ファイルの個別文書となる書類を識別します。各文書のデータには、顧客の名前と E メールアドレスが含まれます。
書類を印刷および E メールの送信の両方ができるようにワークフローを変更するには、印刷所の管理者が新しいプロセスをサポートする RICOH ProcessDirector を構成します。
管理者は次のように実行します。
- 文書を、E メールサービスプロバイダーの外部 SMTP サーバーに送信するために、RICOH ProcessDirector を構成します。この構成には、 代替 SMTP サーバープロパティーの値の設定が含まれます。
docCustomDefinitions.xmlファイルでカスタム文書プロパティーの Doc.Custom.CustomerName を定義し、 docCustom ユーティリティーを実行して、カスタム文書プロパティー機能をアップグレードします。- RICOH ProcessDirector の更新した文書プロパティーを RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat に読み込みます。
- プラグインで文書プロパティーの定義を使用して、2 つの文書プロパティーがジョブの PDF ファイルの各文書から抽出するデータを指定します。
- Doc.EmailAddress で、顧客の E メールアドレスを抽出します。
- Doc.Custom.CustomerName で、顧客名を抽出します。
- 2 つの文書プロパティー定義を、書類を個別文書として識別する制御ファイルに保存します。
- EmailDocuments ステップを追加し、ステッププロパティーの値を次のように設定します。
- 宛先アドレスの値は、${Doc.EmailAddress} です。
- 件名の値は、${Doc.Custom.CustomerName} 様宛の書類 です。
- メッセージの値は、書類を E メールで受け取り、緑を守りましょう！
- 文書の添付の値は、 はいです。
- 添付名の値は、 ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf です。
- E メールサービスプロバイダーに、ジョブのそれぞれの顧客書類の PDF ファイルを送信します。
- 各顧客の書類を印刷します。
サービスプロバイダーが、各顧客に書類を E メールで送信します。Anita Doe という顧客に、次の E メールが届きます。
宛先: Anita.Doe@mymail.com 件名: Anita Doe様のステートメント 書類添付：Anita Doe.pdf __________________________________________________ 書類をEメールで受け取り、緑を守りましょう！
それぞれの顧客は、郵便で印刷書類を受け取り、E メールで PDF 書類を受信した後に、今後の書類を郵便で受け取るか E メールで受信するかを決定できます。