Klantaccounts configureren voor verzending per e-mail

Klantgebruikers kunnen Bestellingen of Taken indienen via een aangepast e-mailadres.
U kunt als volgt klantaccounts configureren voor verzending per e-mail:
  1. Meld u aan bij RICOH Account Administration.
  2. Klik op Klanten.
  3. Klik in de tabel Klanten met de rechtermuisknop op de rij met klanten en selecteer Bewerken.
    Het dialoogvenster Klant bewerken: {1} wordt geopend.
  4. Controleer onder E-mailadres voor indienen van taken of de optie Indienen van taken via e-mail uitschakelen is geselecteerd.
    Wanneer de optie Indienen van taken via e-mail uitschakelen is ingeschakeld, wordt alleen voor deze klant automatisch een aangepast e-mailadres aangemaakt.
  5. Gebruik Aangepast invoegteken voor e-mail om het unieke e-mailadres voor deze klant verder aan te passen. U kunt het bijgewerkte e-mailadres zien in het veld E-mail voor indienen van taken.
    Klik op Help-knop, de helpknop voor eigenschappen, voor informatie over elk item.
  6. Deel het e-mailadres met uw klant.
  7. Om uw klant in staat te stellen taken of bestellingen per e-mail in te dienen, maakt u ten minste één gebruikersaccount voor hen aan, met de rol Taakindiener.
  8. Informeer uw klant over het volgende:
    • Gebruikers kunnen deze bestandstypen als bijlage toevoegen aan een e-mail en ze naar het aangepaste e-mailadres verzenden:
      • PDF
      • Microsoft Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden
      • PNG, JPEG/JPG en TIFF/TIF
        Opmerking:
      • Het indienen van taken in Microsoft Office-indeling is een bètafunctie die wordt ondersteund met het RICOH TotalFlow Producer Advanced-abonnement.
      • Afbeeldingen en bestanden in Microsoft Word-, Excel- en PowerPoint-indeling worden geconverteerd naar PDF.

        Alle gebruikte lettertypen moeten worden ingesloten in het Microsoft Office-document. Anders wordt het lettertype vervangen en kan de resulterende PDF er anders uitzien dan het originele bestand.

      • De bijlagen mogen niet groter zijn dan de totale grootte die is toegestaan door de e-mailserviceprovider.
    • Wanneer de e-mail is ontvangen, wordt een bestelling aangemaakt in RICOH TotalFlow Producer en worden de bijgevoegde bestanden de taakbestanden.

      Het onderwerp van de e-mail wordt de naam van de bestelling. Het e-mailadres wordt de naam van de afzender en de inhoud van de e-mail worden werkinstructies.

    • Als de e-mail ondersteunde en niet-ondersteunde bestandstypen bevat, worden alleen de ondersteunde bestanden verzonden naar RICOH TotalFlow Producer. De klant ontvangt een bevestigingse-mail met informatie over de bestelstatus, het bestelnummer, de datum en tijd van indiening en de lijst van ingediende taken.

      Als de e-mail alleen niet-ondersteunde bestanden bevat, worden deze niet ingediend en krijgt de klant een foutmelding.

Ouder onderwerp: Configureren